¿Por qué nos cuesta la colaboración entre equipos y qué podemos hacer al respecto?

Dada la cantidad de tecnología creada para mejorar la comunicación del equipo, la colaboración entre equipos debería ser más fácil que nunca. Podemos comunicarnos al instante con nuestros compañeros de trabajo a través de Slack. Podemos compartir documentos en todo el mundo con Google Drive. Podemos asignar tareas y colaborar en proyectos en Asana. Sin embargo, presentar un nuevo software a tu equipo no siempre es suficiente. Es probable que también tengas otras barreras más interpersonales que superar.

Aprender a colaborar con los miembros del equipo en diferentes departamentos puede abrir oportunidades para que las empresas hagan su mejor trabajo posible. Entonces, ¿por qué luchamos contra eso? ¿Y por qué nos cuesta tanto facilitarla incluso cuando todos estamos de acuerdo en que la queremos? A continuación, encontrarás 5 obstáculos comunes para la colaboración entre equipos, departamentos y funciones, junto con soluciones para cada uno.

5 consejos para mejorar la colaboración entre equipos

En pocas palabras, la colaboración interdisciplinaria es cuando personas de diferentes equipos o funciones (marketing, ventas, ingeniería, Recursos Humanos) dentro de una empresa unen fuerzas para trabajar en un objetivo, proyecto o responsabilidad en común.

Puede ser cualquier cosa, desde responsabilidades diarias, como Atención al Cliente y Marketing que se asocian en las redes sociales, hasta proyectos únicos, como Ventas y Producto que desarrollan una nueva función de conversión de clientes. Sin embargo, lograr que suceda, y que además funcione, no siempre es fácil.

1. Los equipos involucrados tienen objetivos contradictorios o no tienen objetivos en absoluto

¿Alguna vez intentaste involucrar a otro equipo en un proyecto y te dijeron que no es una prioridad para ellos? Puede ser desesperante si sabes que afectará directamente a los ingresos, te permitirá ganar una cantidad significativa de clientes nuevos, solucionará una gran deuda técnica o tendrá un impacto positivo en tu negocio.

En este caso, es probable que tú y el equipo en cuestión no estén alineados con los objetivos. O peor, no conoces los objetivos de tu equipo o empresa.

Cuando no hay claridad de propósito, se hace evidente cuando intentas salir de tu silo para colaborar y luego te topas con un muro.

Solución: alinear los objetivos y compartirlos con todos

Anima a los líderes sénior a hacer que los objetivos de tu empresa sean visibles públicamente para que todos, no solo el equipo de liderazgo, conozcan las prioridades de tu empresa. Si eres un colaborador individual, asegúrate de saber cómo tus proyectos se relacionan con objetivos más amplios (puedes usar la pirámide de la claridad para ayudarte a planificar esto) y comunica a tus colaboradores qué objetivo respalda tu iniciativa.

Si usas Asana, crea un proyecto que enumere todos los objetivos y metas de tu empresa. Compártelo con toda la empresa para que todos los equipos, desde Contabilidad hasta Ventas, entiendan el panorama general. Puedes usar el acceso solo para comentar para asegurarte de que todos puedan verlo, pero no editarlo. Para obtener instrucciones más detalladas, lee nuestro artículo del Centro de ayuda sobre cómo crear un proyecto de objetivos e hitos de la empresa en Asana.

2. No conoces los proyectos e iniciativas de otros equipos

Algunas de las mejores colaboraciones en las que he trabajado comenzaron cuando otro compañero de trabajo se acercó a mí y me dijo: “Oye, el equipo tal y tal está trabajando en XYZ. ¿Lo sabías?”

Es probable que a ti también te haya pasado. Las colaboraciones orgánicas son solo la punta del iceberg. Piensa en cuántas oportunidades más podemos descubrir si comunicamos activamente nuestro trabajo entre nosotros.

Solución: comparte el trabajo futuro dentro y fuera de tu departamento

No saber lo que hacen tus compañeros de trabajo crea una barrera para la colaboración efectiva, pero no tiene por qué ser así. Para resolver esto, comparte regularmente un resumen del próximo trabajo de tu Equipo con toda la empresa o crea un lugar donde otros puedan descubrir fácilmente esta información.

Solo ten en cuenta el ruido. Si bien es bueno tener una idea de lo que está haciendo cada Equipo en tu empresa, no todas las personas necesitan saber sobre cada pequeño tweet, corrección de errores o caso de Atención al Cliente. Comparte información breve, pero ofrece a tus compañeros de trabajo un lugar al que puedan ir (como un proyecto de Asana) si quieren obtener más información.

En Asana, usa las actualizaciones de estado para proporcionar a todos los seguidores de tu proyecto una actualización rápida sobre el progreso y el trabajo futuro. Para iniciativas más grandes, crea un resumen y compártelo como una conversación de equipo o de todo el personal. Incluye enlaces a tareas y proyectos relevantes e invita a tus compañeros de equipo a unirse a un proyecto si pueden contribuir.

3. No entiendes los roles, las responsabilidades o la jerga de tus compañeros de trabajo

Una vez, escuché a un compañero de trabajo dar la misma actualización en nuestra reunión semanal del equipo durante dos meses seguidos. No pensé que fuera relevante para mi trabajo. Eso fue hasta que vi el resultado final y me di cuenta de que acabábamos de perder una muy buena oportunidad para colaborar. Si hubiéramos hablado de ello con más detalle, podríamos haber encontrado formas de reducir el trabajo duplicado y acortar el cronograma de su proyecto.

A menudo, esta “conexión perdida” ocurre en el trabajo porque:

1. no entendemos completamente el rol o las responsabilidades del otro

2. Usamos jerga y nomenclatura que no es fácil de entender para un público más amplio.

Afortunadamente, la conciencia es el primer paso para derribar esta barrera.

Solución: aprender quién hace qué y cómo hablar su idioma

Siempre que puedas, conoce a tus compañeros de trabajo, sus estilos de trabajo y hazles preguntas detalladas sobre en qué están trabajando. En las empresas más grandes, facilita las oportunidades de aprendizaje, como reuniones individuales aleatorias o presentaciones para toda la empresa donde las personas puedan mostrar las cosas que crearon, lanzaron o en las que trabajaron.

En Asana, lo hacemos asignando áreas de responsabilidad (AoR) a cada empleado y manteniendo una lista activa de todas las AoR y sus propietarios. Ayuda a que todos sepan exactamente quién hace qué.

4. Asumir otro proyecto parece llevar demasiado tiempo

Este es probablemente el escenario más común: invitas a un equipo o compañero de equipo a colaborar en algo contigo. Están interesados, pero no tienen tiempo. Tal vez acepten ayudar, pero “el próximo mes” o “el próximo trimestre”. Finalmente, tu proyecto se retrasa indefinidamente y ya no tienes esperanzas de que se termine.

El problema es que involucrarse en un nuevo proyecto a menudo parece una tarea desalentadora y lenta, incluso si en realidad es una tarea mucho más pequeña.

Solución: presenta una propuesta clara, un cronograma y un compromiso de tiempo estimado

Antes de pedirle a tu compañero de trabajo que te ayude con un proyecto nuevo, tómate el tiempo para estimar cuánto tiempo llevará el proyecto. Si puedes, reserva tiempo adicional para tu proyecto. Luego, describe el rol del compañero de trabajo y el compromiso de tiempo estimado. Si tienen una comprensión más clara de lo que necesitas de ellos y cuánto tiempo les llevará, la barrera para participar se vuelve más pequeña.

En Asana, crea un proyecto y agrega una descripción y fechas de entrega a las tareas. Asigna tareas dentro de tu proyecto a compañeros de equipo individuales. Luego, usa los campos personalizados para agregar un compromiso de tiempo estimado. Cuando asignes tareas, tus compañeros de trabajo tendrán una comprensión mucho más clara de lo que deben hacer, para cuándo y cuánto tiempo les llevará.

5. Hay reticencia a adoptar nuevas formas de trabajo

“Los hábitos son la versión de piloto automático de tu cerebro”, escribe Stephanie Vozza en Fast Company. En el lugar de Trabajo, esto a menudo se traduce en resistencia a adoptar una nueva herramienta, método o forma de trabajar. Es la mentalidad de “si no está roto, no lo arregles”. Y todos sabemos que los hábitos son difíciles de romper.

Desafortunadamente, mantener nuestros hábitos nos hace ignorar las oportunidades para trabajar de manera más eficiente, ahorrar tiempo y adelantarnos a la curva. (Piensa en la ventaja que tenían los primeros usuarios de email sobre sus colegas que no lo usaban). ¿Y quién no quiere tener más tiempo en su día?

Solución: presenta una nueva herramienta o hábito lentamente

Si estás presentando algo nuevo, ya sea un nuevo proceso o herramienta, a tu Equipo, deja que las personas se adapten a los nuevos procesos. “Descubrí que no es necesario impulsar una revisión importante del proceso (cuando se capacita a nuevas personas sobre el uso de Asana)”, dice Caisha, miembro de la Comunidad de Asana. “Comienza con un proyecto simple, como una agenda de reunión o un evento. Idealmente, es algo que muchas personas en el departamento, independientemente de su enfoque, necesitarán conocer o en lo que deberán participar”.

También es una buena idea tener una persona de contacto, o impulsor, que recuerde amablemente a las personas “Oye, ¿recuerdas ese nuevo proceso que estamos siguiendo?” O “Oye, ¿podrías poner esto en Asana?” para ayudar a otros a adoptar una nueva forma de trabajar.

Si recién comienzas a usar Asana con tu equipo, usa integraciones como el complemento de Gmail para ayudar a las personas a pasar sin problemas de la comunicación por email a la colaboración en Asana.

Empieza a colaborar con tus compañeros de equipo

Con una colaboración efectiva, puedes desbloquear algunos de los mejores trabajos de tu equipo, descubrir análisis de datos que no sabías que necesitabas y llevar los resultados de tu proyecto de decentes a excepcionales. Pero facilitar la colaboración no está exento de desafíos. Requiere trabajo. Depende de ti decidir si dejarás que las barreras te atrapen en un silo o las derribarás.