Hoy en día, The Trevor Project es la organización de prevención del suicidio y salud mental más grande del mundo para jóvenes LGBTQ, que brinda asesoramiento gratuito y confidencial por teléfono, chat y mensajes de texto, así como una red social segura llamada TrevorSpace. El galardonado Equipo de Trevor lleva a cabo programas innovadores de investigación, educación y promoción para abordar la crisis de salud pública del suicidio de jóvenes LGBTQ, y se ha asociado con celebridades como Lil Nas X y Janelle Monae para crear conciencia sobre sus servicios y enviar mensajes de amor y apoyo a los jóvenes LGBTQ para que se sientan seguros y empoderados. 

David B. (pronombres: elle/él) es jefe sénior de Proyectos Especiales en The Trevor Project, y su Equipo gestiona iniciativas estratégicas e interdisciplinarias para la organización, como la renovación de la marca de Trevor y la expansión internacional de los servicios, comenzando por México. Debido a que estos proyectos son altamente interdisciplinarios, y a que diferentes equipos gestionaban su trabajo de diferentes maneras antes de Asana, solía requerir un esfuerzo adicional recopilar actualizaciones de estado y ver las iniciativas con un alto grado de detalle.

David y sus colegas querían más análisis de datos y transparencia en toda la organización. Esto fue especialmente importante ya que The Trevor Project aumentó significativamente su Equipo en los últimos tres años.

Queríamos mitigar los desafíos a medida que los equipos crecían y se volvían más colaborativos e interdisciplinarios. Esto nos llevó a buscar una plataforma en la que todos los miembros de la organización pudieran gestionar su trabajo, proporcionando una estructura central y una forma sistemática de iniciar y ejecutar proyectos.

David B., jefe sénior de Proyectos Especiales

Comenzaron a buscar una plataforma de gestión del trabajo para unir a los departamentos, crear una infraestructura interna antes del crecimiento futuro y ayudarlos a brindar servicios de alta calidad a más comunidades de todo el mundo. 

Una plataforma para adaptarse a todos los equipos con diferentes formas de trabajar

El equipo necesitaba una plataforma en la que toda la organización pudiera trabajar en conjunto en proyectos, dar seguimiento a los hitos e informar sobre el progreso. David dice: “Buscábamos escalabilidad, colaboración, facilidad de uso e integración con los sistemas que ya usábamos, como Okta, Slack, Jira y Google Workspace”. 

Evaluaron varias herramientas y redujeron las opciones a Asana y otra plataforma. Valoraron cómo las vistas de cronograma, tablero, lista y calendario de Asana se adaptarían a equipos con diferentes estilos de gestión del trabajo, ofreciendo flexibilidad y, al mismo tiempo, unificando a la organización. 

Finalmente, The Trevor Project eligió Asana porque era la opción que más se ajustaba a sus necesidades. “Lo que se destacó fue la cantidad de funciones que tenía Asana, en comparación con otras plataformas”, afirma David.

Lanzamiento de estándares de gestión de proyectos, guiados por Asana

La implementación de Asana fue de la mano con el lanzamiento de un conjunto de estándares internos de gestión de proyectos por parte de The Trevor Project. “Usamos Asana para guiar el proceso de gestión de proyectos que creamos”, dice David. Para ayudar a los empleados a adoptar el nuevo sistema, ofrecieron un manual con orientación, sesiones de capacitación virtual en vivo para estar en contacto con cada Equipo y dos capacitaciones asíncronas sobre los estándares de gestión de proyectos recién establecidos y cómo usar Asana dentro de ese nuevo marco. 

A medida que seguimos creciendo, Asana nos ayuda a consolidar nuestros procesos de gestión de proyectos para que las personas puedan seguir esos estándares de manera sistemática.

David B., jefe sénior de Proyectos Especiales

Al definir una forma de trabajo flexible pero unificada en toda la organización, The Trevor Project se adelantó a los desafíos relacionados con el crecimiento y encaminó a los equipos hacia la productividad. La investigación del Índice de la anatomía del trabajo halló que las empresas más grandes tienen procesos más complejos que las organizaciones más pequeñas y, por lo tanto, tienden a pasar por alto acciones y actualizaciones con más frecuencia.

Los equipos grandes también dedican más tiempo a los “pormenores del trabajo”, que describe todas las tareas de coordinación que se realizan en torno al trabajo estratégico y de alto impacto. Con los sistemas establecidos, The Trevor Project podría crecer y seguir operando como un Equipo ágil y cohesionado.

Más de un año de trabajo ahorrado con Asana

Hoy en día, The Trevor Project gestiona muchos de sus proyectos en Asana, lo que le permite ahorrar aproximadamente 348 días de trabajo por año que de otro modo se dedicarían a la coordinación, el equivalente a 70 semanas o más de un año de trabajo de un empleado a tiempo completo. Este ahorro de tiempo estimado se basa en la investigación que Asana ha realizado con sus clientes y en otras investigaciones de terceros sobre el tiempo que los empleados dedican a actividades comunes como la búsqueda de información, el cambio de contexto y el cambio entre aplicaciones cuando no usan una plataforma de gestión del trabajo. Y en The Trevor Project, cuya principal prioridad es apoyar a los jóvenes LGBTQ que están en crisis, el ahorro de tiempo es fundamental. Cuando diriges una organización de prevención del suicidio, cada segundo cuenta.

Asana ha permitido la transparencia en el progreso de todos los proyectos y muestra cómo contribuyen a un resultado. Antes, los proyectos se gestionaban y se informaba sobre ellos de manera diferente, y tener un estándar hace que sea más fácil contar esa historia.

David B., jefe sénior de Proyectos Especiales

Estos ahorros de tiempo provienen de funciones de Asana como los Formularios, que ayudan al personal a registrar las solicitudes internas y externas e iniciar el trabajo rápidamente, lo que permite recuperar 244 días laborales al año. Cada mes se envían más de 650 Formularios en toda la organización. Las reglas automatizan los pasos y las notificaciones: el promedio de 8770 acciones automatizadas por mes de The Trevor Project contribuye a un ahorro de tiempo de 36 días de trabajo al año.

Los equipos también comparten más de 1600 comentarios por mes, lo que evita emails innecesarios y cambios de contexto al centralizar la comunicación en un solo lugar. Esto ahorra 43 días hábiles y une a los compañeros de equipo y proveedores externos sin importar dónde se encuentren. 

Equipo de Proyectos Especiales

El equipo de Proyectos Especiales de David, compuesto por 12 personas, gestiona todas las iniciativas en Asana y las organiza en niveles según la financiación y las partes interesadas. Cuando lanzan un proyecto en Asana, adjuntan un brief y crean secciones en el proyecto para representar diferentes flujos de trabajo con hitos. 

Las tareas dentro de un flujo de trabajo contienen instrucciones en el campo de descripción para un inicio fácil, de modo que una vez que las tareas se asignan a un responsable, el trabajo comienza de inmediato. Cuando se finaliza una tarea, Asana alerta a los compañeros de equipo en el canal de Slack del proyecto a través de la integración con Slack, para que el siguiente responsable pueda tomar el relevo rápidamente. 

Y David finalmente obtiene la transparencia que necesita en toda la organización: supervisa el progreso de los proyectos mediante los portafolios de Asana y tiene un lugar para colaborar con personas de diferentes equipos. 

David dice: “Durante la actualización de nuestra marca, incorporamos a nuestro proveedor externo a Asana para revisar el trabajo y dar seguimiento a la investigación. La capacidad de colaborar de esa manera, tanto dentro como fuera de la organización, nos permitió llegar a un producto final con el que los jóvenes pudieran identificarse”.

Equipo de Sociedades Corporativas

The Trevor Project se asocia con empresas de diversos sectores para promover la misión de Trevor de poner fin al suicidio entre los jóvenes LGBTQ. Posteriormente, el Equipo de Alianzas Corporativas trabaja de manera interdisciplinaria dentro de la organización para garantizar que se cumplan los entregables de la alianza y, por lo general, registra esto en Asana como fuente de referencias. 

Cuando trabajamos con asociaciones, aprovechamos las plantillas para facilitar el trabajo y seguimos un proceso estándar de principio a fin.

Leah K. (pronombres: ella/su), gerente de asociaciones corporativas

Cuando se confirma una asociación, el equipo usa una plantilla de Asociación corporativa en Asana para crear un proyecto nuevo. En la sección de resumen del proyecto, colocan un brief que enumera los entregables requeridos de la asociación para que el jefe de campaña asignado pueda ponerse al día. A partir de allí, usan el proyecto para organizar y completar las tareas para las acciones pendientes, y definen un calendario inverso basado en la fecha de lanzamiento según sea necesario.

Las tareas se organizan en diferentes secciones del proyecto, como “Logística” y “Compromiso de los empleados”, lo que permite al gerente de Campaña, al gerente de Asociaciones y a otras partes interesadas internas proporcionar comentarios y activos dentro del proyecto de Asana para que todo el trabajo y los documentos sean fáciles de encontrar. El equipo de Asociaciones Corporativas también utiliza Formularios para gestionar las solicitudes de los equipos internos y los socios.

Equipo de marketing

El equipo de Marketing, compuesto por siete personas, crea conciencia e impulsa el compromiso a través de iniciativas que pueden incluir hasta 30 partes interesadas de toda la organización. Un jefe de campaña asignado a un nuevo programa lo dirige de principio a fin, iniciándolo en Asana con una plantilla: hay una para las iniciativas de Trevor además de la que se usa para las asociaciones. 

El nuevo proyecto contiene el brief y todas las tareas de ejecución para que no se pase por alto ningún paso, así como documentos como enlaces a vistas previas de emails y publicaciones en redes sociales. Cada semana, los jefes de proyecto usan las actualizaciones de estado de Asana para mantener al Equipo informado, lo que les ahorra una reunión y algunos emails.

La gerenta de Campañas, Elise M. (pronombres: ella/su), dice: “El intercambio de conocimientos dentro de mi Equipo ha sido un área de crecimiento para nosotros. Con Asana, ha sido excelente ver lo que está sucediendo [en mis proyectos] de un vistazo y ahorrarle a las personas el tiempo de explicarme sus flujos de trabajo individuales”.

El equipo de Marketing usa los portafolios para supervisar el estado de todas las campañas de marketing en curso, organizadas por nivel de prioridad. “Recientemente, vimos que se avecinaban algunos retrasos en una campaña”, dice Elise. “Asana nos ayudó a identificarlo e iniciar una conversación colaborativa para resolver el problema de manera proactiva”.

Asana permite concentrarse en los objetivos más importantes, en lugar de en los pequeños detalles de un activo que se ha perdido.

Elise M., gerente de campaña

Un Equipo cohesionado que trabaja de manera eficiente para abordar la crisis de salud pública global del suicidio de jóvenes LGBTQ 

The Trevor Project ha implementado con éxito un nuevo estándar de gestión de proyectos con Asana. Sus procesos actúan como barreras de protección para brindar servicios de calidad a medida que crecen, y sus numerosos miembros nuevos del equipo pueden comenzar a hacerse cargo de los proyectos más rápido porque el contexto histórico en Asana los incorpora rápidamente.

Asana nos ha permitido evitar reinventar la pólvora para cada proyecto que hacemos. Eso permite mucho más tiempo para la inspiración o para emprender un proyecto más ambicioso.

Elise M., gerente de campaña

Esta infraestructura interna ha reducido el trabajo administrativo y ha ayudado al personal a concentrar su energía en las actividades con mayor impacto en la comunidad. Elise dice: “Aquí hay muchas personas increíbles y apasionadas listas para ayudar. Pero con muchas ideas, la Responsabilidad puede ser difícil de descifrar, y Asana lo hace por nosotros. Sabemos quién está entregando un proyecto y quiénes son nuestros responsables de la toma de decisiones”. 

Ahora que The Trevor Project ha sentado una base sólida para la productividad y la colaboración entre equipos, puede brindar más servicios que salvan vidas a los jóvenes en los Estados Unidos y en el extranjero. La idea que comenzó como un número de teléfono en una pantalla de televisión se ha convertido en una organización líder en defensa de los derechos y una poderosa fuerza protectora que ayuda a los jóvenes LGBTQ a sentirse seguros y aceptados tal como son para que puedan imaginar un futuro brillante para sí mismos.