Cuando Danny Mendoza se enteró que su primo vivía en un automóvil, comenzó a movilizar recursos para asistirlo y ayudarlo a ingresar a un hogar de acogida. Durante el proceso, conoció la situación en la que se encuentran la mayoría de los niños en situación de acogida: tienen que ir de hogar en hogar con sus pertenencias en bolsas de basura, los separan de sus hermanos y no pueden ir a la universidad. Entonces, Danny fundó Together We Rise, una organización sin fines de lucro para mejorar las vidas de los niños en hogares de acogida.

Como fundador, Danny se centra en la visión y estrategia de la organización. Su Equipo de 35 personas se reparte entre Brea, California y Austin, Texas. Ayudan a llevar a cabo los programas que ofrecen, como el de la bolsa de lona, la patineta, la bicicleta y los programas de becas escolares.

La responsabilidad es esencial

Cuando la organización comenzó a expandirse en 2014, tuvieron dificultades para mantener la Responsabilidad. A los miembros del equipo les costaba recordar todo lo que tenían que hacer. Era muy difícil dar seguimiento a emails interminables y a notas adhesivas. El equipo de Danny se sentía más frustrado aun cuando las pequeñas tareas se pasaban por alto, ya que los pequeños detalles, como los cumpleaños o las graduaciones, son muy importantes para los niños de acogida. Sin una manera de dar seguimiento a todo lo que hacían, no podían tener el efecto que creían que podrían tener.

Ser una fuente confiable para los jóvenes en hogares de acogida a quienes asistimos es lo más importante que hacemos. Antes de usar Asana, no teníamos cómo gestionar todos los detalles y las responsabilidades.

Para que el Equipo fuera confiable y se pudiese gestionar todo el trabajo sin emails y notas adhesivas, Danny y su Equipo pidieron recomendaciones a sus conocidos. Cuando un amigo le sugirió Asana, Danny la analizó exhaustivamente. Poder asignar tareas y fechas límite a su Equipo les brindaría un sistema de responsabilidad, por lo que Danny decidió probarla.

Danny ayudó a que su Equipo se incorporara a Asana de forma simple y divertida; empezó con un pequeño proyecto de poco riesgo: la planificación de su propio cumpleaños. Las funciones como los “me gusta” y la verificación de las tareas en algo similar a una Lista de pendientes les resultaban familiares e intuitivas. Gracias a ello, la incorporación de su equipo a Asana fue sencilla. Para ayudar a integrar a Asana en sus procesos, Danny le pidió al Equipo entero que consultara Asana a diario. Finalmente, les brindó apoyo compartiendo varios videos de capacitación de Asana a medida que agregaban más flujos de trabajo a la herramienta.

Preparación, ejecución y logro de objetivos de mayor alcance

Desde la transición de su Equipo a Asana, Danny y la organización han notado cómo aumentaron la Responsabilidad, la visibilidad y la escalabilidad; en definitiva, los mejores resultados. A continuación te contamos cómo:

La Responsabilidad implica no pasar ningún detalle por alto: con Asana para gestionar los eventos y las agendas de las reuniones todos se vuelven responsables en cada paso del proceso; lo cual disminuye la cantidad de detalles que se pasan por alto. También ayuda a evitar que alguien olvide hacer sus tareas, lo que es particularmente crítico en los días anteriores a los eventos.

Con Asana podemos hacer más porque nos permite confiar en todos los miembros del equipo y dar seguimiento al estado del trabajo y, además, elimina la necesidad de tener que hacer controles todo el tiempo.

La visibilidad conduce a un liderazgo más efectivo: con Asana, Danny y su Equipo ejecutivo pueden acceder a una vista general de todo el trabajo que se lleva a cabo en la organización y ahondar en las tareas individuales si es necesario. Para los trabajos más delicados, puede interactuar con los empleados de forma confidencial mediante las tareas privadas.

Como fundador, todos esperan que uno sepa todo lo que sucede sin siquiera consultar, lo cual es imposible. Poder usar una herramienta como Asana para ver qué hacen todos ha sido fundamental.

La alineación permite que el equipo produzca más: antes de usar Asana, Danny no tenía una forma de compartir su estrategia y objetivos de manera colaborativa con el equipo. El impacto de la organización estaba limitado por la confusión acerca de las prioridades. Ahora, establecen sus objetivos en Asana para que todos sepan en qué trabajo centrarse, como el lanzamiento de su nuevo programa de becas escolares. Al usar Zapier para integrar Asana con Hubspot y con Hojas de cálculo de Google, Danny y su Equipo han automatizado los pasos de su proceso para la gestión de donantes y así poder centrarse en fortalecer las relaciones en vez de dar seguimiento a todo. Con Asana, la organización completa establece mejores objetivos y lanza más programas. Ahora, ayuda a más de 90 000 niños al año; ¡9 veces más que antes!

Adoptamos la tecnología en la oficina y en los hogares de acogida

La consecuencia de haber logrado Responsabilidad, visibilidad y éxito con Asana ha sido que Together We Rise pudo inspirarse en el software que usa y aplicarlo a los servicios que prestan a los niños en hogares de acogida. Gracias a la tecnología con la que cuentan en la oficina, ahora pueden hacer más para mejorar las experiencias en los hogares de acogida.

Antes de empezar a usar Asana estábamos limitados a trabajar con 10 000 jóvenes en hogares de acogida por año. ¡Asana nos ayudó a aumentar ese número a más de 90 000 niños al año!

Danny y su Equipo adoptaron otras nuevas tecnologías además de Asana. Tienen planeado lanzar una herramienta que permitirá a los niños en hogares de acogida, a sus familiares y a los trabajadores sociales cargar fotos y recuerdos en una aplicación para poder guardar todo en un solo lugar sin importar dónde vivan.