Planificación de eventos de recaudación de fondos

Cómo crear un proyecto para un evento de recaudación de fondos en Asana

Hay algunas opciones para crear tu proyecto del evento. Para empezar rápido, haz lo que sigue.

  1. Comienza con nuestra plantilla para eventos de recaudación de fondos y personalízala según las necesidades de tu organización.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que gestionas los eventos actualmente.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si prefieres crear tu propio plan del evento desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Gestionas múltiples eventos de recaudación de fondos a la vez?

Si usas nuestra plantilla:

  1. Duplica la [TAREA DE EJEMPLO] en la plantilla, cámbiale de nombre y conviértela en proyecto.
  2. Después, agrega estos proyectos a un portafolio que te será útil para gestionar y supervisar todos tus eventos de recaudación de fondos desde un mismo lugar.

¿Trabajas con proveedores, agencias o contratistas?

Dar seguimiento a los vencimientos, activos y conversaciones de varios terceros mediante emails solamente agrega complejidad. Considera agregar como invitados a todos los terceros involucrados en tu proyecto. De este modo, ellos podrán ver tus planes y tú podrás definir claramente los vencimientos y dar seguimiento a las entregas.

¿Necesitas que parte del trabajo para el evento sea privado? Aun en este caso, puedes invitar a terceros a Asana, pero debes configurar tu proyecto como privado y solamente agregarlos como seguidores en cada tarea. Solamente podrán ver esa tarea.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de eventos

Ahora que ya has creado un proyecto de planificación de eventos para recaudación de fondos, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avance.

1. Planifica tu plan de evento (y modifícalo a medida que sea necesario) con el Cronograma

La mayoría de los planes de eventos tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo. El Cronograma te ayuda a planificar todas esas cosas como parte de tu plan antes de iniciar el trabajo para garantizar que todas las piezas encajen bien y el evento salga perfecto.

GIF de creación de plan de proyecto con la función de cronograma de Asana

Cómo crear tu plan con el Cronograma:

  1. Programa tareas arrastrándolas y solándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  2. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
  3. Si es necesario completar las tareas en cierto orden, crea dependencias entre ellas. Para hacerlo, coloca el cursor sobre una tarea y después, arrástrala a la tarea relacionada.

Una vez que el trabajo está encaminado, el Cronograma también es útil para adaptar tu plan. Por ejemplo, si reservar un espacio demanda más tiempo del esperado, puedes cambiar las fechas de entrega y ver en el Cronograma qué impacto tiene el cambio en todo tu plan.

2. Da seguimiento a los emails importantes (y pasa menos tiempo en tu bandeja de entrada) con las integraciones para emails.

Captura de pantalla de las integraciones de email de Outlook y Gmail con Asana para emails y bandejas de entrada

Siempre puedes invitar a los proveedores a tu proyecto del evento, pero si habitualmente te comunicas mediante email, ahora prueba las integraciones de Asana con Gmail, Outlook y otros clientes de email. Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, podrás agregarlos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada y asignarlos como tarea, agregarlos a tu proyecto del evento y mucho más. Con esto, evitarás perder detalles clave de la planificación o tareas pendientes entre los emails (y ya no tendrás que perder tanto tiempo con la organización de tu bandeja de entrada).

3. Crea comentarios viables con la Verificación directamente desde los elementos de un evento para recaudación de fondos.

GIF acerca de dejar comentarios con la función Verificación en una imagen adjunta a una tarea en Asana.

Ser capaz de realizar e incorporar fácilmente comentarios en elementos de un evento (como las invitaciones por email o los pósteres del evento) puede hacer la diferencia entre quedarte en la penumbra o volverte viral. La verificación de Asana hace que para los revisores sea mucho más sencillo realizar comentarios directamente en los elementos de trabajo y así mantenerlos dentro de un contexto. Cada comentario se transforma en una subtarea viable para que luego, el creador decida cómo incorporarla.

Cuando trabajes en una lluvia de ideas creativas o sobre elementos para tu evento, crea una tarea por cada elemento/idea y usa el botón "me gusta" para que tu equipo vote.

Consejos para gestionar el trabajo del día del evento

1. Trabaja en todo momento con las aplicaciones móviles de Asana

Si tu equipo se encuentra preparando el lugar del evento, posiblemente le sea difícil acceder a los detalles para ver qué queda en la lista de pendientes. Con la aplicación móvil de Asana, tu equipo se mantiene conectado con el plan del evento antes, durante y después del evento (incluso, desconectado).

Captura de pantalla de una tarea en Asana móvil para la planificación de eventos

2. Transforma conversaciones en tiempo real en acciones con la integración de Slack

Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar e informar sobre el trabajo, especialmente cuando se trata de un evento. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usar ambas con la integración de Asana para Slack.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

Si un compañero de equipo solicita opiniones sobre su discurso de presentación pero estás ocupado realizando otra tarea para el evento, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no se te olvide y tengas todo el contexto original.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de eventos

1. Comunícate con todo tu equipo (sin más reuniones).

En vez de convocar a una reunión para verificar el estado de una tarea para brindar una actualización a tu equipo, Asana ofrece varias formas de hacerlo:

  • Comenta en una tarea para proporcionar una actualización acerca del progreso de esa tarea, para aportar comentarios o hacer una pregunta.
  • Usa las actualizaciones de estado del proyecto (mediante la pestaña Progreso de tu proyecto) para comunicar las actualizaciones más importantes acerca del progreso del proyecto como alcanzar los logros, cumplir con los vencimientos o enterarte si algo corre algún riesgo.
  • @menciona en cualquier descripción o comentario a tus colegas, las tareas relevantes, los proyectos o las conversaciones para vincularlos directamente.

2. Supervisa el progreso y gestiona el personal de múltiples eventos con los Portafolios y la Gestión de recursos

GIF en el que se muestra cómo usar un portafolio en Asana para las actualizaciones de progreso.

Para entender el progreso de un proyecto y evaluar la carga laboral del equipo, los planificadores de eventos, por lo general, concentran la información de las reuniones, los email o las hojas de cálculo, algo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolio de proyectos con todos los planes de tus eventos para ver el progreso en tiempo real, las fechas de los eventos y las prioridades. Todo desde un mismo lugar.

CAPTURA DE PANTALLA de cómo usar la Gestión de recursos para ver qué compañeros de equipo tienen demasiado trabajo y reasignarlo

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo en todos los eventos basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los eventos.

Recursos para planificar y gestionar eventos en Asana

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes planifican eventos con Asana? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Planilla para planificación de eventos de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro Guía del producto
Tutorial de video Mira: Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Casos de uso Mira cómo los equipos de las Olimpíadas Especiales, The Young Survival Coalition, Together We Rise y NTEN planifican eventos con Asana.
Guía esencial de productividad del profesional de eventos Leer guía
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