Planificación de eventos de recaudación de fondos

Cómo crear un proyecto para un evento de recaudación de fondos en Asana

Hay algunas opciones para crear tu proyecto del evento. Para empezar rápido, haz lo que sigue.

  1. Comienza con nuestra plantilla para eventos de recaudación de fondos y personalízala según las necesidades de tu organización.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que gestionas los eventos actualmente.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si prefieres crear tu propio plan del evento desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, comienza aquí.

¿Gestionas múltiples eventos de recaudación de fondos a la vez?

Si usas nuestra plantilla:

  1. Duplica la [TAREA DE EJEMPLO] en la plantilla, cámbiale de nombre y conviértela en proyecto.
  2. Después, agrega estos proyectos a un portafolios que te será útil para gestionar y supervisar todos tus eventos de recaudación de fondos desde un mismo lugar.

¿Trabajas con proveedores, agencias o contratistas?

Dar seguimiento a los vencimientos, activos y conversaciones de varios terceros mediante emails solamente agrega complejidad. Considera agregar como invitados a todos los terceros involucrados en tu proyecto. De este modo, ellos podrán ver tus planes y tú podrás definir claramente los vencimientos y dar seguimiento a las entregas.

¿Necesitas que parte del trabajo para el evento sea privado? Aun en este caso, puedes invitar a terceros a Asana, pero debes configurar tu proyecto como privado y solamente agregarlos como seguidores en cada tarea. Solamente podrán ver esa tarea.

Consejos para gestionar y realizar el trabajo de eventos

Ahora que ya has creado un proyecto de planificación de eventos para recaudación de fondos, sigue estos consejos que te ayudarán a gestionarlo a medida que el trabajo avance.

1. Planifica tu plan de evento (y modifícalo a medida que sea necesario) con el Cronograma

La mayoría de los planes de eventos tienen muchos plazos importantes y dependencias durante su desarrollo. El Cronograma te ayuda a planificar todas esas cosas como parte de tu plan antes de iniciar el trabajo para garantizar que todas las piezas encajen bien y el evento salga perfecto.

GIF de creación de plan de proyecto con la función de cronograma de Asana

Cómo crear tu plan con el Cronograma:

  1. Programa tareas arrastrándolas y solándolas en el cronograma. Si detectas conflictos en el calendario, simplemente vuelve a arrastrar y soltar las tareas para reagendarlas.
  2. Extiende los plazos de tareas para que el responsable pueda planificar bien su tiempo de trabajo según la fecha de entrega.
  3. Si es necesario completar las tareas en cierto orden, crea dependencias entre ellas. Para hacerlo, coloca el cursor sobre una tarea y después, arrástrala a la tarea relacionada.

Una vez que el trabajo está encaminado, el Cronograma también es útil para adaptar tu plan. Por ejemplo, si reservar un espacio demanda más tiempo del esperado, puedes cambiar las fechas de entrega y ver en el Cronograma qué impacto tiene el cambio en todo tu plan.

2. Da seguimiento a los emails importantes (y pasa menos tiempo en tu bandeja de entrada) con las integraciones para emails.

Captura de pantalla de las integraciones de email de Outlook y Gmail con Asana para emails y bandejas de entrada

Siempre puedes invitar a los proveedores a tu proyecto del evento, pero si habitualmente te comunicas mediante email, ahora prueba las integraciones de Asana con Gmail, Outlook y otros clientes de email. Cuando recibas emails con documentos importantes o tareas por realizar, podrás agregarlos a Asana directamente desde tu bandeja de entrada y asignarlos como tarea, agregarlos a tu proyecto del evento y mucho más. Con esto, evitarás perder detalles clave de la planificación o tareas pendientes entre los emails (y ya no tendrás que perder tanto tiempo con la organización de tu bandeja de entrada).

3. Crea comentarios viables con la Verificación directamente desde los elementos de un evento para recaudación de fondos.

GIF acerca de dejar comentarios con la función Verificación en una imagen adjunta a una tarea en Asana.

Ser capaz de realizar e incorporar fácilmente comentarios en elementos de un evento (como las invitaciones por email o los pósteres del evento) puede hacer la diferencia entre quedarte en la penumbra o volverte viral. La verificación de Asana hace que para los revisores sea mucho más sencillo realizar comentarios directamente en los elementos de trabajo y así mantenerlos dentro de un contexto. Cada comentario se transforma en una subtarea viable para que luego, el creador decida cómo incorporarla.

Cuando trabajes en una lluvia de ideas creativas o sobre elementos para tu evento, crea una tarea por cada elemento/idea y usa el botón “me gusta” para que tu equipo vote.

Consejos para gestionar el trabajo del día del evento

1. Trabaja en todo momento con las aplicaciones móviles de Asana

Si tu equipo se encuentra preparando el lugar del evento, posiblemente le sea difícil acceder a los detalles para ver qué queda en la lista de pendientes. Con la aplicación móvil de Asana, tu equipo se mantiene conectado con el plan del evento antes, durante y después del evento (incluso, desconectado).

Captura de pantalla de una tarea en Asana móvil para la planificación de eventos

2. Transforma conversaciones en tiempo real en acciones con la integración de Slack

Muchos equipos usan Asana y Slack para coordinar e informar sobre el trabajo, especialmente cuando se trata de un evento. En lugar de elegir una herramienta o la otra, los equipos pueden usar ambas con la integración de Asana para Slack.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

Si un compañero de equipo solicita opiniones sobre su discurso de presentación pero estás ocupado realizando otra tarea para el evento, puedes crear una tarea de Asana directamente desde la conversación de Slack, de modo que no se te olvide y tengas todo el contexto original.

Consejos para informar sobre el trabajo y el progreso de eventos

1. Comunícate con todo tu equipo (sin más reuniones).

En vez de convocar a una reunión para verificar el estado de una tarea para brindar una actualización a tu equipo, Asana ofrece varias formas de hacerlo:

  • Comenta en una tarea para proporcionar una actualización acerca del progreso de esa tarea, para aportar comentarios o hacer una pregunta.
  • Usa las actualizaciones de estado del proyecto (mediante la pestaña Progreso de tu proyecto) para comunicar las actualizaciones más importantes acerca del progreso del proyecto como alcanzar los logros, cumplir con los vencimientos o enterarte si algo corre algún riesgo.
  • @menciona en cualquier descripción o comentario a tus colegas, las tareas relevantes, los proyectos o las conversaciones para vincularlos directamente.

2. Supervisa el progreso y gestiona el personal de múltiples eventos con los Portafolios y la Gestión de recursos

GIF en el que se muestra cómo usar un Portafolios en Asana para las actualizaciones de progreso.

Para entender el progreso de un proyecto y evaluar la carga laboral del equipo, los planificadores de eventos, por lo general, concentran la información de las reuniones, los email o las hojas de cálculo, algo que puede llevar mucho tiempo y ser poco preciso. En su lugar, crea un portafolios de proyectos con todos los planes de tus eventos para ver el progreso en tiempo real, las fechas de los eventos y las prioridades. Todo desde un mismo lugar.

CAPTURA DE PANTALLA de cómo usar la Gestión de recursos para ver qué compañeros de equipo tienen demasiado trabajo y reasignarlo

Después, usa la pestaña Gestión de recursos para ver la capacidad productiva de tu equipo en todos los eventos basada en las tareas que ya tienen asignadas en Asana. La gestión de recursos te ayuda a tomar decisiones informadas con respecto al personal para mantener el trabajo distribuido equitativamente y no perder de vista los eventos.

Recursos para planificar y gestionar eventos en Asana

¿Tu tipo de aprendizaje es más visual? ¿Quieres ver cómo nuestros clientes planifican eventos con Asana? Revisa estos recursos:

Recursos Enlace
Planilla para planificación de eventos de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro Guía del producto | Usar plantilla
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Curso a pedido Regístrate en la Academia Asana
Casos de uso Mira cómo los equipos de las Olimpíadas Especiales, The Young Survival Coalition, Together We Rise y NTEN planifican eventos con Asana.
Guía esencial de productividad del profesional de eventos Leer guía
Conéctate con la comunidad Asiste a las próximas capacitaciones o comienza una conversación en el foro de nuestra comunidad

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.