L’Oréal Reino Unido e Irlanda encarna la belleza de la colaboración con Asana

L’Oréal es la empresa de productos cosméticos y de cuidado personal más grande del mundo, con una cartera compuesta por marcas tan icónicas como Lancôme, Armani, YSL Beauty y Kiehl’s. La innovación y la investigación son el corazón de la empresa y sus productos nuevos, su esencia. Cada año la compañía lanza al menos 200 productos nuevos al mercado.

En el Reino Unido e Irlanda, el equipo de planificación de la cadena de suministros de L’Oréal Luxe, dirigido por Nicolò Facchini, director de Planificación de L’Oréal Luxe Reino Unido e Irlanda, es responsable de la distribución de productos y marcas en todo el mercado. Gestiona los principales lanzamientos de productos para dieciséis marcas de lujo y se ocupa de las cadenas de suministros asociadas. El equipo de planificación de lanzamientos es responsable de gestionar los lanzamientos de principio a fin —desde la definición de los requisitos de inventario hasta que un cliente satisfecho compra el producto en un local—, un proceso que puede tardar hasta ocho meses.

El equipo colabora en estrecha relación con muchos departamentos, como los equipos de logística, marketing, finanzas y datos. Las diversas regulaciones nacionales y los requisitos de etiquetado de productos aumentan la complejidad de las tareas, por lo que todos trabajan arduamente para garantizar que los lanzamientos de los productos se realicen a tiempo y dentro del presupuesto, y que se envíen las cantidades correctas. Cuando un lanzamiento se presenta a tiempo, el producto obtiene más exposición en las tiendas, lo que repercute positivamente en las ventas; mientras que un lanzamiento tardío puede provocar pérdidas económicas, por ejemplo, en el caso de tener que posponer los anuncios de televisión.

Por lo tanto, no es un tema menor que el equipo gestione los lanzamientos de hasta 80 productos al mismo tiempo. Cada producto sigue una “ruta crítica” hacia el mercado, pasando por las distintas etapas operativas hasta el lanzamiento. Antes, el equipo planificaba todo en hojas de cálculo, pero con tantos lanzamientos de productos a la vez, el trabajo se volvió confuso:

• Las hojas de cálculo requerían de mucho trabajo manual. Copiar y pegar de un documento a otro era engorroso y demandaba mucho tiempo.

• Hubo problemas para mantener el control de las diferentes versiones, lo que inevitablemente generó más confusión.

• Los diferentes departamentos comenzaron a trabajar de forma aislada, causando un impacto negativo en la comunicación. Los intercambios informales entre los empleados no siempre se registraban en las hojas de cálculo, lo que provocó que disminuyera la visibilidad en toda la empresa.

La transformación digital es el objetivo principal para toda la organización de L’Oréal, por lo que el equipo de planificación de lanzamientos del grupo Luxe del Reino Unido e Irlanda buscaba una plataforma mejor que les permitiera reestructurar la forma en que trabajaban. Los productos debían llegar a los estantes a su debido tiempo a pesar de que, muchas veces, las demoras ocurren debido a expectativas poco realistas y procesos poco claros.

El equipo de planificación de lanzamientos buscaba fortalecer las comunicaciones, seguir procesos de lanzamientos más claros y encontrar una mejor manera de visualizar su progreso.

Cuando pienso en Asana, lo que se me viene a la mente es la simplificación y el empoderamiento. Asana nos ayuda a cumplir con las tareas que menos nos inspiran. Mi equipo está comprometido, motivado y capacitado para revisar los procesos y analizar cómo se pueden mejorar. ”

En busca de la mejor herramienta de trabajo

El equipo buscaba una plataforma de gestión del trabajo que facilitara la planificación de los lanzamientos que hasta ese momento se realizaba en engorrosas hojas de cálculo. Querían plantillas para poder replicar fácilmente cada paso de un proyecto anterior, y luego poder adaptarlos a las necesidades de cada producto. También necesitaban una herramienta que fuera lo suficientemente flexible para adaptarse a los diferentes estilos de trabajo de cada departamento.

A todo el equipo le resulto fácil implementar Asana, y les gustó mucho el estilo visual de la plataforma. Y por sobre todo, contaba con la flexibilidad que estaban buscando. Podían cambiar de vista fácilmente y al equipo le encantó la posibilidad de trabajar con una vista de tablero y crear sus propios encabezados de columna. Además, la función Gestión de recursos de Asana permitía a los gerentes supervisar las cargas de trabajo y las capacidades productivas individuales de los empleados sin tener que recurrir a la microgestión.

Hoy en día, Chris Lancaster, gerente de proyectos de la cadena de suministros de L’Oréal Luxe, es el impulsor de Asana en la organización, quien está centrado en mejorar los procesos para la región del Reino Unido e Irlanda. Tiene una visión integral de cómo las herramientas de sus equipos impactan en su trabajo y su objetivo principal es introducir formas de trabajo digitales más eficientes. “Las hojas de cálculo son muy difíciles de gestionar, especialmente cuando tienes muchas tareas diferentes”, cuenta Chris. “Algo que nos encanta de Asana es la capacidad de buscar elementos entre todos los proyectos y por archivos asignados a una parte interesada. Es realmente muy útil”.

La revolución del trabajo de arriba hacia abajo

Para ayudar al equipo a adoptar Asana, Eoin Griffin, exgerente de Planificación de suministros y lanzamientos de L’Oréal Luxe en el Reino Unido e Irlanda, presentó la plataforma a la alta gerencia como una forma nueva y revolucionaria de trabajar, que impulsaría las prioridades de transformación digital de L’Oréal. Cuando los gerentes sénior comprendieron los beneficios de Asana, comenzaron a trabajar con sus respectivos equipos para fomentar la adopción de la herramienta en sus empleados. También ofrecieron capacitaciones a todos los usuarios para presentarles la herramienta y enseñarles las mejores prácticas de uso.

Los miembros del equipo se sintieron aliviados al remplazar sus hojas de cálculo antiguas por una herramienta como Asana. Ahora que todos usan la plataforma, siguen encontrando formas de migrar los flujos de trabajo a Asana y aumentar el valor que aporta a la empresa.

Visualmente, Asana es una herramienta realmente atractiva, sencilla e intuitiva. Es una manera completamente diferente y sencilla de trabajar. ”

Más transparencia, más motivación y mayor rentabilidad con Asana

En la actualidad, cada vez que se presenta un producto nuevo, el equipo de planificación de lanzamientos simplemente duplica una plantilla de proyecto y define cada etapa hasta el lanzamiento. Planifican todo el proceso de manera inversa, empezando por la “fecha de lanzamiento” del producto y marcando hitos importantes con fechas específicas a lo largo del proceso, como los productos de exhibición en los puntos de venta, el diseño minorista y la coordinación con los centros de distribución.

El equipo se ha vuelto más ágil gracias a que la plantilla de lanzamientos ahora es más fácil de personalizar. “Las hojas de cálculo no permitían realizar cambios rápidos, por lo que era poco probable que ajustáramos o agregáramos elementos a la plantilla de lanzamientos. Ahora, con Asana, tenemos una plantilla sólida y clara, y podemos agregar y eliminar tareas fácilmente. Podemos personalizar y realizar modificaciones sobre la marcha, y es algo que estamos más dispuestos a hacer porque la herramienta nos lo permite”.

También han podido superar los desafíos de comunicación, lo que les permitió mejorar la colaboración entre los diferentes departamentos. Las actualizaciones de estado en Asana mantienen a todos informados sobre el progreso de cada lanzamiento, y es un entorno más amigable porque todos pueden ver quién está trabajando en qué. En Asana puedes ver la foto de perfil y el rol de cada miembro, que aparece junto con las tareas del proyecto, lo que facilita la comunicación en el equipo. Como afirma Magda Talar, una de las cuatro planificadoras de lanzamientos de L’Oréal Luxe en el Reino Unido e Irlanda, “Cuando colaboras en proyectos que involucran a varios departamentos, es muy útil saber con quién estás trabajando y a quién recurrir para discutir sobre determinadas tareas. Queremos que todo el proceso se lleve a cabo de la manera más fluida posible y Asana permite que eso suceda”.

Además, los Portafolios de Asana han transformado los informes de negocio. Todos los meses, el equipo de planificación presenta los proyectos del trimestre de ventas al resto de la empresa. Gracias a los Portafolios, pueden mostrar una vista general de alto nivel, marcar los proyectos que se encuentran en riesgo y profundizar en todo lo que no esté avanzando y necesite atención.

Asana respalda la misión del equipo de ejecutar lanzamientos de productos de manera perfecta. Al mejorar la comunicación, aclarar las responsabilidades y aumentar la visibilidad del progreso de los lanzamientos, el equipo ha podido entregar productos a tiempo para garantizar la mejor visibilidad en las tiendas minoristas y evitar demoras costosas. Gracias a la implementación de Asana, también han podido aumentar un 10 % en el KPI de cumplimiento de entregas. El equipo dedica mucho menos tiempo a resolver problemas, lo que facilita la asignación de recursos para cada lanzamiento de productos y permite que las personas puedan trabajar en proyectos en paralelo.

La belleza de la eficiencia

Mientras L’Oréal Reino Unido e Irlanda continúa trabajando para desarrollar productos innovadores, Chris sigue buscando nuevas formas de empoderar a sus colegas para que trabajen de manera más eficiente. Al equipo le interesa mucho la integración de Asana con Power BI de Microsoft para poder transferir los paneles de KPI a Asana y deshacerse de las hojas de cálculo, como así también para poder visualizar las proyecciones directamente en la plataforma.

Todo forma parte de la revolución digital de L’Oréal.

Antes de adoptar Asana, solíamos cometer muchos errores. Hemos pasado de un proceso que era largo y tedioso a un proceso rápido y eficaz. ”