Todos los años, los responsables de marketing digital de todo el mundo viajan a Colonia, Alemania a la DMEXCO Digital Marketing Expo & Conference. La exposición comercial recibe a más marcas, agencias y líderes en tecnología que ningún otro evento del sector. Al evento de 2019 asistieron 40 000 personas de 98 países, 1000 expositores y más de 700 oradores. Hablamos de muchos responsables de marketing digital.

Un equipo de aproximadamente 60 personas, incluidos los proveedores externos, trabajan para poner en marcha la conferencia de DMEXCO. Son parte de la organización Cologne Trade Fair. El equipo de gestión informática y de productos de Peter Knobloch se encuentra dentro de este grupo. Prestan asistencia a los equipos de Marketing, Ventas y Planificación de Eventos. También crean y gestionan herramientas tecnológicas como la aplicación móvil y el sistema de entradas de la conferencia.

Cuando Peter se unió a la empresa usaban el email como método principal para planificar los proyectos, junto con otras herramientas como Slack, HubSpot y Confluence. Pero el email no prosperó por varios motivos:

• La información se perdía entre las cadenas de email o quedaba aislada en lugares inaccesibles.

• Demandaba mucho tiempo hallar la información, por lo que lograr ejecutar el trabajo era casi imposible.

• No era fácil ver qué miembros del equipo eran los responsables de qué tarea. El progreso de los proyectos complejos no quedaba claro.

Peter le presentó Asana al equipo y nunca más volvieron atrás.

Los emails no son prácticos para proyectos grandes. Puede llevar un día entero leer emails con asuntos inadecuados y buscar entre todas las líneas de comentarios para resolver una tarea.”

Una plataforma para gestionar proyectos complejos

Peter sabía que el equipo necesitaba una mejor plataforma de gestión del trabajo para poder avanzar más rápido. Con 10 años de experiencia en empresas emergentes bajo el brazo, ya había usado Asana mientras ocupaba otros puestos. Así que la promovió dentro del equipo. Sabía que con Asana se podría administrar la complejidad de la planificación de DMEXCO y que además, permitiría que los proveedores externos colaboraran con los compañeros de equipo en un mismo lugar.

En mi opinión, no es posible trabajar a nivel profesional sin una herramienta de gestión del trabajo.”

Si la solicitud no está en Asana, no existe.

Creó equipos en Asana para asociarlos con los equipos reales de la organización DMEXCO, como los de Ventas, Marketing y Planificación de Conferencias. Cada equipo con sus propios proyectos.

Después, el equipo de informática de Peter difundió Asana en toda la organización con un lema “aprende haciendo”. Aceptaban solicitudes de asistencia solamente si venían de tareas de Asana, no por email ni Slack. En consecuencia, los demás equipos de la organización se empezaron a sentir cómodos con Asana y comenzaron a adoptarla para su propio trabajo.

Asana es el sistema más estable para lograr un buen desempeño. Hemos ganado confianza y claridad acerca de quién es el responsable por cada trabajo y para cuándo se debe hacer.”

Todos los años la conferencia mejora... y el equipo es cada vez más eficiente.

Hoy en día, todos en DMEXCO usan Asana para planificar la conferencia y gestionar los proyectos. El equipo de marketing, por ejemplo, planifica las colaboraciones, el marketing por email y los anuncios para obtener una vista previa de los principales 20 oradores invitados a la conferencia.

Toda la organización de DMEXCO realiza una reunión posterior al evento del año en la que se toman los aprendizajes para mejorar a futuro. Dan seguimiento a las acciones pendientes en Asana y también a las conversaciones de alto nivel acerca de las ideas. Así, ayudan a mejorar la experiencia de los asistentes año tras año. En pocas palabras, planificar la conferencia del próximo año es más fácil; lo único que tienen que hacer es duplicar los proyectos en Asana del año anterior, reasignar las tareas y agregar las mejoras.

Además, la incorporación de nuevos empleados es más simple porque la información histórica es fácil de ver y hay un sistema claro para desvincular a los empleados que se van. Pero lo que es más importante, el equipo es más eficiente día tras día, gracias a lo bien organizada que está la información y a que las responsabilidades son claras. Buscar sin sentido entre tantos emails ya no es un requisito previo para finalizar tareas simples. Y, al final de la semana, cuando el equipo puede ver que el trabajo se finaliza en Asana siente realización, motivación y satisfacción al mismo tiempo.

¿Qué sigue para DMEXCO y Asana?

El equipo de DMEXCO sigue mejorando sus flujos de trabajo y la eficiencia. Esperan integrar Asana con sus herramientas internas.

El propósito de Asana es la productividad sin estrés.”