Blinkist schafft eine selbstbestimmte Arbeitsatmosphäre mit Asana

Laut dem US Bureau of Labor Statistics lesen wir weniger als 20 Minuten am Tag. Berücksichtigen wir die aktuelle Digitalgesellschaft und all die Medien, die um unsere Aufmerksamkeit und Zeit buhlen, verwundert es kaum, dass wir weniger lesen. Aber das heißt nicht, dass wir weniger Interesse haben. Und tatsächlich gibt es immer mehr verfügbare und auch wichtige Informationen, egal ob es um unsere Kaufentscheidungen, die Umwelt, Politik oder Kreativität geht. Wenn es nur eine Möglichkeit gäbe, mehr und schneller zu lesen, um auf dem neusten Stand zu bleiben...

Blinkist ermöglicht genau das: Die Micro-Lese-App bietet die Kerninformationen von Sachbuchbestsellern als Text oder Audioversion, die man in nur 15 Minuten durchgehen kann. Die Blinkist-Gründer Holger Seim, Niklas Jansen, Tobias Balling und Sebastian Klein sahen hier großes Potenzial und haben ein Unternehmen gegründet. Für sie, insbesondere für den Geschäftsführer Holger, ist Zeit die kostbarste Ressource – sowohl für ihn selbst als CEO, als auch für die Blinkist-Kunden.

Die Herausforderung: Ergebnisse liefern

Als Holger und das Team das Unternehmen 2012 gründeten, war der Weg zum Erfolg klar: So viele Steine aus dem Weg zu räumen, wie möglich, damit das Team schnell agieren kann. „Die größte Herausforderung, um am Markt zu bestehen ist und bleibt zu liefern“, so Holger. Für ihn bedeutet das, „die richtigen Personen und die richtige Organisationsform zu finden, damit Großes erreicht werden kann“.

Also haben sie danach gesucht: „Entscheidend für den Erfolg ist es, gute Leute zu finden und ihnen nicht im Weg zu stehen, damit alle gemeinsam auf dasselbe Ziel hinarbeiten können.“

Schon früh versuchten sie zu klären, wie das Wesentliche eines Buchs in einem Format erfasst werden kann, um es innerhalb einer kurzen Zeitspanne auf einem Mobilgerät lesen oder anhören zu können. Sie haben verschiedene Formate mit den ersten Nutzern ausprobiert und landeten bei „Blinks“, die Leser jetzt bei Blinkist finden. Richtungsweisend für all ihre Handlungen ist ihre Mission: Menschen dazu zu inspirieren, sich weiterzubilden. Dafür wollen sie die Nutzererfahrung verbessern, bessere und passendere Empfehlungen geben und bei ihren Formaten weiterhin innovativ bleiben.

Damit sein Team die gemeinsamen Ziele erreichen kann, ist Holger zufolge ein Faktor von entscheidender Bedeutung: Selbstbestimmung. Selbstbestimmung ist für ihn und seine Mitgründer selbstverständlich, sie wollten daher ein Unternehmen aufbauen, das auf Autonomie beruht und auf Mikromanagement verzichtet.

Durch den Fokus auf Selbstbestimmung gibt es bei Blinkist keine Büropolitik. „Bei Blinkist konzentrieren wir uns voll auf Transparenz und direkte Kommunikation im gesamten Unternehmen“, erklärt Holger. „Das ist das absolute Gegenteil von klassischer und undurchsichtiger Firmenpolitik“, fährt er fort. „Wir haben eine verständliche, offene und effektive Arbeitsumgebung, in der die Stimme jedes Einzelnen zählt.“

Die Rendite der Selbstbestimmung

In sechs Jahren konnte Holger das Team auf fast 600 Mitarbeiter erweitern und ein beliebtes Produkt erschaffen.

Von Anfang an wussten Holger und das Team, dass sie ein Tool benötigten, das Transparenz ermöglicht und die Zusammenarbeit fördert, damit Selbstbestimmung nicht nur ein leeres Schlagwort blieb. Daher haben sie sich für Asana entschieden. „Mit Asana sieht jeder, woran andere arbeiten, kann Feedback geben oder sich zu Wort melden, wenn ein Meeting nötig ist“, erklärt Holger. „Jeder weiß, was gerade im Unternehmen vor sich geht.“

Damit Menschen kluge Entscheidungen treffen können, brauchen sie Transparenz und Kommunikation.”

Ein selbstbestimmtes Team kann prompt reagieren, wodurch „die Arbeit viel schneller vorangeht“, ist Holger begeistert. „Als Gründer halte ich Arbeitsvorgänge nicht mehr auf, ich muss nicht für alles grünes Licht geben.“

Selbst bei größeren Projekten haben die Mitarbeiter Entscheidungsbefugnisse, weil sie die Probleme oft viel besser kennen, als Holger oder andere Führungskräfte im Unternehmen. Wenn sie selbst Entscheidungen treffen, kommen sie schneller voran, weil sie nicht mehr auf die Beiträge der Führungsetage oder deren Genehmigung warten müssen. Als zum Beispiel ein Team den Podcast Simplify entwickelte und veröffentlichte, war Holger nur gelegentlich involviert, um Feedback zu geben.

„Wenn Menschen selbstbestimmt arbeiten können, identifizieren sie sich mehr damit und sind engagierter“, so Holger. Aber bei Selbstbestimmung geht es nicht nur um das Wohlbefinden: „Wir haben eine sehr geringe Personalfluktuation, weil die Mitarbeiter merken, dass sie hier etwas bewegen können“, erklärt Holger.

Selbstbestimmung in der Praxis

„Jede Person braucht ein System, um Ideen umzusetzen. Unser Hirn ist kein Speichermedium, es dient zum Denken“, so Holger. Das ist die Prämisse bei Blinkist, um Asana werteorientiert einzusetzen. Das Team greift auf Asana zurück, um Projekte zu verwalten, aber auch für „Projekte, die keine Projekte sind“ wie Holger sie nennt; also abstrakte Arbeitsbereiche oder laufende Arbeitsvorgänge.

Projektmanagement mit Asana

Blinkist nutzt Asana, um Projekte unternehmensübergreifend zu planen. Sie organisieren damit ihre Arbeit, strukturieren Projekte und nutzen die Kommentare und Projektdiskussionen, um ohne Meetings zu kommunizieren. Die Erfassung der gesamten Arbeit in Asana vereinfacht die Teamarbeit und gibt jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, Verantwortung für seine Arbeit zu übernehmen. So wurde zum Beispiel ein Projekt angelegt, um die Lokalisierung ihrer Homepage für deutschsprachige Märkte zu verfolgen.

Projekte, die keine Projekte sind

Genauso wie Blinkist Projekte in Asana verwaltet, verfolgt das Team auch Arbeit, die nicht der klassischen Projektdefinition entspricht. Projekte in Asana werden ebenso genutzt, um die Rolle jedes Mitarbeiters und seine Zuständigkeiten zu verwalten. Dadurch entstehen Transparenz und Klarheit.

Jede Abteilung von Blinkist (unternehmensintern werden sie „Kreise“ genannt) ist ein Projekt in Asana, in dem Aufgaben Zuständigkeiten und Rollen definieren. So kann jeder Mitarbeiter ein Projekt eines Kreises öffnen und verstehen, worum es geht, wer welche Verantwortlichkeiten innerhalb des Kreises übernimmt und wie die einzelnen Aufgaben auf ein gemeinsames Ziel zulaufen.

Die Teams bei Blinkist nutzen Asana auch für die wöchentlichen Strategiesitzung. Jedes Team hat ein Asana-Projekt für Strategiefragen, Teammitglieder fügen Besprechungsthemen zur Tagesordnung hinzu und erfassen im Projekt Notizen als Referenz.

Jedes Strategieprojekt beinhaltet auch eine „Wunschliste“, in der das Team neue Ideen erfasst. „In der Vergangenheit musste ich eine lange E-Mail schreiben, wenn ich eine Idee hatte, die ich mit meinem Team besprechen wollte. Dann haben alle geantwortet und am Ende hatten wir eine lange und wirklich ineffiziente E-Mail-Debatte“, erläutert Holger.

Statt langer, unübersichtlicher E-Mail-Verläufe, bei denen die Ideen oft noch vor dem wöchentlichen Meeting in Vergessenheit geraten, vertraut man bei Blinkist nun auf die Wunschliste. Dort können Teammitglieder ihre Ideen teilen und sicher sein, dass sie auch besprochen werden.

Werte in die Tat umsetzen

Blinkist hat stark davon profitiert, den Unternehmenswert Selbstbestimmung umzusetzen. So wie ihr Produkt dem Nutzer Zeit spart, indem Inhalte effizienter vermittelt werden, „spart uns Asana sehr viel Zeit“, freut sich Holger. „Es vereinfacht Diskussionen und die Kommunikation, schafft Transparenz und hat sich als System für produktiveres Arbeiten etabliert.“

Indem Holger und sein Team Asana täglich werteorientiert nutzen, konnte Blinkist zu einem erfolgreichen Unternehmen heranwachsen, eine höhere Mitarbeiterbindung erreichen und ein großartiges Produkt entwickeln. „Asana ist nur ein Tool, aber es ermöglicht uns, unsere Werte umzusetzen und unsere Mission zu erreichen.“