產品目錄範本

當團隊在處理 PDF、試算表和圖片資料夾時，他們會浪費時間並遺漏詳細資料。 藉助產品目錄範本，他們可以將所有內容集中在一個可靠的中心。

這個免費目錄範本提供了一個結構化的協作平台，可讓您快速更新目錄並將其發佈給您的團隊。 一次新增 SKU，即可在任何地方使用。 在單一工作流程中追蹤版本、附加照片、管理定價更新和路由審查。

假設您需要一個免費的產品目錄範本才能開始使用，一個線上產品目錄範本，讓隊友可以搜尋，或一個可編輯的產品目錄範本，您可以自訂以符合您的流程。 在這種情況下，此版面配置可節省時間並減少整個看板上的錯誤。

誰能從產品目錄範本中受益？

上一季，Asana 的團隊將季節性目錄從拼湊的表單切換為單一專案。 這項變更將目錄問題減少了一半，並加快了發佈交接的速度。

產品目錄範本使任何團隊都能大規模管理 SKU、規格和圖片。 電子商務團隊可以更快地發佈產品，銷售部門可以分享準確的產品線表單、商品銷售計劃和分類。 營運團隊可追蹤庫存，行銷團隊可即時提取已核准的資產。

產品目錄範本用途廣泛，您可以在各個行業中使用。 零售商彙整季節性分類、批發商分享最新資料，製造商則追蹤認證。 如果您管理 SKU、UPC 或變體，此範本有助於讓您的目錄井然有序且可靠。

為何要使用 Asana 的產品目錄範本

一位商品銷售主管告訴我們：「一旦資料存放在一個 Asana 專案中，我們的目錄就能與客戶看到的內容相符。」 這就是共用、可追蹤系統的力量。

藉助 Asana，您的目錄會從靜態文件轉化為動態工作流程。 您只需新增一次產品，然後在情境資訊中更新詳細資料。 自訂欄位將價格、可用性和變體等屬性標準化。 規則可自動化審查和定價調整。 核准可在任何內容公開之前確保品質。 由於它是協作性的，因此您可以防止版本擴散和目錄外編輯。

• 使用線上產品目錄範本，讓隊友可以搜尋和篩選，更快速地發佈。

• 使用可編輯的產品目錄範本，將欄位和資產審查標準化，從而減少返工。

• 使用工作流程規則，自動將定價或複製更新指派給適當的所有者，從而節省時間。

• 透過要求填寫規格和圖片的欄位和核准，最大限度地減少目錄錯誤。

如何使用此產品目錄範本

使用此產品目錄範本建立井然有序且易於使用的工作流程。 在左側階段中移動每個項目，而頂部的欄則顯示所有權、時機、準備情況、管道和價格。 您可以一次擷取可靠的產品資訊，然後將其重複用於銷售目錄、線上目錄或可列印的目錄手冊，而無需重新建立工作。

步驟 1. 複製範本並設定所有者

從產品目錄範本建立專案，並指派一位所有者維護欄位和檢視。 邀請撰寫文案、建立圖片、設定定價、管理合規性和處理銷售的隊友，以便更新流程在單一系統中進行。 新增簡介，說明每個角色如何使用欄，並為工作流程做出貢獻。

說明隊友何時更新內容狀態、他們在審閱回饋中記錄的內容，以及他們附加檔案的位置。 參考字型和調色盤的房屋風格，確保目錄版面配置和圖形設計在不同季節保持一致。 將新的協作者導向專案中的簡短教學課程，以便每個人都能快速學習流程。

步驟 2. 在核心內容開發中新增產品

在核心內容開發中為每個產品或變體建立任務。 使用任務標題來表示產品名稱，並填寫產品類別，以便可依據您實際銷售的系列來分組產品線。 指派一位文案主管，並為第一稿設定截止日期，以便工作按時推進。

在任務內文中撰寫產品資訊，並新增您計劃在各個管道重複使用的規格項目。 包含材料、尺寸、功能和價格等詳細資料，以便團隊建立準確的頁面。 此結構支援服裝目錄、家具目錄範本或具有相同可靠欄位的房地產服務目錄。

步驟 3. 在設計和品牌設定中完善命名和視覺效果

撰稿人提交文案後，將任務移動至設計和品牌設定。 請您的品牌合作夥伴確認命名規則、字體和調色盤，以便您的目錄版面配置保持一致且引人注目。 在評論中擷取問題，以便在核准前消除猜測。

在審閱回饋中記錄編輯內容，以便歷史記錄與 SKU 保持關聯。 當您解決未完成的項目並指派下一個所有者時，將內容狀態切換為「可供審查」。

隨著您的目錄設計範本演變成極簡主義的造型手冊或手冊範本，您可以自訂此可編輯的產品目錄範本。

步驟 4： 在「圖片收集和編輯」中管理資產

將任務移動至「圖片收集和編輯」以進行攝影和潤飾。 指派攝影師或編輯者，並設定與發佈計劃一致的截止日期，以便團隊無需等待資產。 附加您自己的圖片、原始檔案和已完成的檔案，以便將完整的記錄保留在一處位置。

使用「編輯中」或「已核准」等圖片品質值追蹤進度，並直接在圖片本身上保留校訂評論。 設計師可以輕鬆存取高品質資產，用於模擬工作或 Adobe InDesign 專案，而無需搜尋資料夾。 然後，團隊會將複製的檔案用於社交媒體、雙頁手冊或可列印的目錄範本。

步驟 5. 輸入定價和訂購資訊

文案和圖片鎖定後，將任務移動至「定價和訂購資訊」。 在欄位或任務主體中包含價格點、批發條款和綁定規則，以便銷售人員無需猜測。 在與合作夥伴分享之前，請標記財務部門以確認數字。

使用平台相容性標記 Shopify、Amazon 或批發表單等通路。 財務部門核准後，將內容狀態更改為「定價已確認」，然後通知下一個所有者。 現在，這些數字會自動流程到銷售目錄和線上目錄中，從而無需單獨重建。

步驟 6. 在審閱與核准中傳送核准

將任務傳送至審閱與核准，以收集最終簽核。 包含對文案和圖片的核准，以便核准者可以在一處點選「核准」或「請求變更」，並在情境資訊中新增原因。 提及下一個所有者，以維持動能。

使用認證狀態追蹤監管檢查，並在需要時標記您的法務部門。 在審閱回饋中擷取請求，以便完整的決策追蹤保持附加到 SKU。 當審核者同意並將項目移至發佈時，將內容狀態切換為「已核准」。

步驟 7. 在「定案」和「發佈」中發佈和封裝

將已核准的產品移至「定稿和發佈」，並按受眾進行封裝。 建立僅提取每個群組所需資訊的已儲存檢視，並分享連結，以便人員無需編輯來源即可檢視資料。

您維護一個產品目錄，而每個受眾都會查看其中的特定區段。

• 銷售目錄：篩選已核准的內容狀態和所選的平台相容性，以便銷售代表查看他們現在可以銷售的項目，並顯示價格和產品資訊，以便快速報價。 新增使用情況的簡介，以幫助新代表快速學習。

• 網站上線：在產品類別中篩選至目前季節，並排除未經核准圖片品質的項目，以便網站保持準確性和一致性。 如果您的團隊在社交媒體上進行促銷，請包含徽章的欄位集。

• 設計交接：篩選已核准的項目並包含資產連結，以便設計師無需額外請求即可組裝型錄、產品手冊或目錄。 偏好 Adobe InDesign 或 PSD 檔案的團隊可以快速取得所需內容。

接著進行快速抽查，讓專案關係人審查小型匯出，並驗證名稱和圖片。 您將主檔案維護為單一事實來源，而每個檢視則提供團隊所需的確切內容。 這種方法可在每個週期中節省數小時，並保持整個產品線的一致性。

步驟 8. 使用頂端欄作為您的控制面板

將欄視為每日速度和準確性的槓桿。 指派每個任務並設定截止日期，以便持續推進工作，這樣就沒有人會想知道下一步該由誰負責。 使用產品類別來規劃品類和季節性彙總，使其清楚地對應到網站和印刷品。

• 內容狀態：顯示每個階段的確切進度和觸發交接，確保沒有人等待更新。

• 圖片品質：指示電子商務可以發佈的時間，以及設計團隊應該建立引人注目的展開或極簡版面配置的時間。 團隊可以拉起模型或將圖片拖放到頁面中，而無需請求新檔案。

• 認證狀態：在發佈日期延遲之前，揭示合規需求，並讓受監管類別的風險保持可見。

• 審查回饋：在情境資訊中儲存決策和編輯內容，以便團隊避免重複相同的問題。 設計師在建立頁面時會參考字型和調色盤的備註。

• 平台相容性：標記通路準備情況，並啟用唯讀合作夥伴檢視，以便代理商僅看到他們需要的內容。

步驟 9. 將交接自動化

建立可自動觸發下一步的規則，從而無需手動推動。 當內容狀態變為「可供審查」時，指派核准者並通知團隊，以免任務停滯。 當圖片品質獲得核准時，提醒電子商務和設計團隊，以便兩個團隊都能按時發佈。

當平台相容性新增其通路時，通知銷售部門，以便銷售代表可以提前準備推銷。 當認證狀態為「已核准」時發佈評論，以便通知法務部門關閉。 您的可編輯產品目錄範本現在可以在每個功能中以更少的投入量推進工作。

步驟 10. 讓目錄井然有序

封存已停用的項目，或將其移至「定稿和發佈」下的專用區段。 每週按內容狀態排序，找出停滯的草稿，並在期限到期前重新指派所有者。 每季度審查欄位並移除您未使用的欄位，以便系統保持簡單且有效。

在專案描述中新增有關命名規則、字體和調色盤的簡介，以確保設計的一致性。 管理 Business 版、Service 版或 Fashion 版目錄的團隊都遵循相同的指引。 您維護一個架構，而每一行都適應其市場。

步驟 11. 建立快速匯出和可分享的內容

開啟銷售或 Business 版目錄檢視，並在合作夥伴請求工作表時匯出。 根據平台相容性和內容狀態進行篩選，確保匯出準確無誤，無需額外步驟。 銷售代表會傳送唯讀存取權限的連結，以便合作夥伴隨時查看目前的項目。

設計團隊使用相同的檢視來組裝可列印的產品目錄、雙折手冊或線上白板。 他們可能更喜歡 Adobe InDesign 或 PSD 工作流程，而附加的檔案支援這兩種路徑。 社交團隊還會從相同的任務中提取資產，以便發佈一致的貼文。

步驟 12. 健康報告

建立儀表板，顯示具有核准影像品質的 SKU 百分比、按認證狀態劃分的項目，以及從草稿到核准的平均天數。 與領導分享儀表板，以便他們無需諮詢專案所有者即可回答常見問題。

透過排序延遲的截止日期或按階段分組，深入瞭解瓶頸。 在您看到停滯不前時調整所有者或規則，並觀察週期時間的改善。 您的產品目錄範本現在可以從接收到交付無縫運行，無需額外的檔案或碎片化的對話。

Asana 目錄編制功能

Asana 的功能可將產品目錄範本轉化為不僅僅是一個清單。 它們提供了組織詳細資料、控制品質和更快發佈的工具。 以下是我們在編目專案中最喜歡的一些內容。

自訂欄位

使用結構化欄位追蹤 SKU、價格、變體和可用性，以確保資料準確。 單選選單可確保類別一致性，而數字欄位則可管理定價。 必填欄位可防止遺漏產品資訊，從而確保目錄的準確性。

專案檢視

根據您的需求切換檢視。 使用清單檢視來組織產品詳細資料，使用看板檢視來監控狀態，使用行事曆來檢視發佈日期，並使用時間軸來協調跨團隊。 檢視可讓您的目錄版面配置保持彈性且易於使用。

規則與自動化

消除重複的交接。 建立規則，以便在狀態變更時指派審查者、在價格更新時通知銷售人員，或在圖片獲得核准時提醒電子商務。 自動化可讓您的工作流程保持運作，而無需額外投入量。

核准和校訂

在 Asana 中收集最終簽核。 核准者直接在任務中審閱文案、圖片或模擬，並依據情境留下評論。 無論您是準備小冊子、產品目錄還是線上目錄，這都能確保目錄的高品質。

表單

將新產品新增至系統的流程標準化。 表單使隊友或供應商能夠一致地提交 SKU、規格或圖片，確保不會遺漏任何內容。 每次提交都會產生一個具有預填欄位的任務，從而節省時間並最大限度地減少錯誤。

報告和儀表板

清楚掌握目錄的健康狀況。 追蹤準備好發佈的 SKU 數量，識別缺少圖片的項目，或衡量平均審查時間。 儀表板可協助您維持產品線井然有序，並維持高品質。

產品目錄範本的推薦整合

整合可將您的目錄工作流程連結至您已經在使用的工具。 它們確保資料準確，並為每個團隊提供必要的資產，而無需切換平台。 請前往asana.com/apps瀏覽已完成的資料庫。

Google Drive

將規格表、產品手冊或圖片從雲端硬碟直接附加至任務。 無論團隊是需要線上目錄的檔案，還是可列印的手冊，都始終使用最新版本。

Dropbox

將高解析度圖片和設計檔案儲存在 Dropbox 中，然後將其連結至您的目錄。 更新會即時顯示，確保行銷、銷售和設計團隊都能使用相同的資產進行工作。

Figma

將您的目錄連結至 Figma 中的設計工作。 團隊可以在同一處審查版面配置、產品圖冊或目錄模擬並留下回饋。 這樣可以讓創意和產品團隊保持一致。

Slack

將目錄更新傳送至 Slack 頻道，以便讓銷售和電子商務團隊隨時掌握最新資訊。 提醒可能包括價格變更、新產品線或已核准的資產。 這樣團隊就能隨時掌握最新資訊，無需額外查核。

Zapier

在 Asana 與您的電子商務或發佈工具之間將動作自動化。 例如，當 SKU 達到「準備發佈」時，在 Shopify 中觸發更新或通知行銷部門準備社交貼文。

關於產品目錄範本的常見問答