甘特圖範本

什麼是甘特圖範本？

甘特圖範本讓您的團隊有辦法以圖像呈現既定時間軸內的每項專案任務。當您需要顯示工作任務和每項任務具有多少時間，此類範本便特別實用。您可用這些可重複使用的專案管理文件，快速呈現所有專案細節及其時間範圍，包括專案任務清單、指派的角色和相依性。

簡言之，甘特圖範本以圖像呈現具有清楚定義的時間軸的專案計劃，而不像專案計劃提供更多詳細資訊、大量文字，且沒有確認的開始或結束日期。由於專案關係人可一眼透過甘特圖深入瞭解專案狀態和細節，因此若建立甘特圖範本，您就能在專案關係人需要的時候，隨時讓他們擁有新專案的資訊。

如何建立甘特圖範本

若要建立自己專屬的甘特圖範本，不妨思索一下您典型專案的使用案例和複雜度。此範本將會在工作開始後成為您的專案排程，或是成為即時的專案資訊來源？由於您需要甘特圖的目的有所不同，因此您可據此決定納入多少細節。例如：若您是將範本當成專案排程使用，請著重建置指派任務和委派任務的方法。若是把它當作專案資訊來源，則在製作範本時，讓團隊可以附加檔案及追蹤流程。通常您這兩種目的都會使用到。

一旦決定要如何使用範本，就可以開始進入建置的流程：

• 進行腦力激盪活動，思考您需要明列出來並且在專案裡追蹤的部分。把這些當成輸入項，在範本的每個類別留下空白。針對複雜的專案，您需要比其他專案更多的輸入項。可能的輸入項包括：開始日期、結束日期、獨立及依存任務、里程碑、角色、子任務和描述。

• 集結資訊及相關資源。附加需重複使用的工作表、相關藍圖、文件、分析結果、報告儀表板、目標、指派角色及流程。

• 將您的資訊輸入至一個集中的事實來源，例如專案管理軟體。請務必納入會重複出現的相依性和角色。例如：若總是由同一位團隊成員管理，就可以在範本裡將他們指派為預算交付項目的負責人。建置範本時思考愈周密，啟動下一次專案時就能花較少的時間工作。

• 新增整合和應用程式來輔助您的工作。若使用專案管理工具，您可以直接附加 Google 試算表、工作流程看板及參考資料 (例如 PowerPoints 教學課程) 至專案時間軸。

針對較複雜的專案，只用簡單的試算表可能無法提供足夠的自訂選項。不妨考慮具有較多功能的專案管理軟體，例如：能讓您在一個位置微調資料及輸入資訊的工具，且此工具還能讓所有專案關係人存取。

如何將甘特圖範本用於專案規劃

建立範本是比較費時的部分，然而一旦範本建立完成，您就只要加以複製，再填寫空白處即可。如同任何專案管理資源，甘特圖範本呈現的是最佳案例情境和限制。然而，若在動態工具中建立範本，您就能即時更新並查看變化。例如：

您的甘特圖可以…

• 讓所有專案關係人以宏觀的視角，快速掌握專案的大方向。

• 提供易於參照、清楚定義的期限，讓專案始終能如期推展。

• 減少混淆和溝通上的誤解。

• 透過相依性和強大的自訂功能來自動化，特別是當範本是藉助支援軟體建立時，更是如此。

您的甘特圖範本不能…

• 若甘特圖範本是非動態格式，您就無法在建立之後輕易加以調整。請記得：您可以使用專案管理軟體建立自己的甘特圖範本，從而避免這一點。

• 在專案上線後取代專案管理的工作。在專案規劃階段期間，甘特圖範本最為實用。

整合功能

• 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式，以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期，還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視，您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外，由於您是在一處地方查看所有工作，因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理，從而保障按時實現所有目標。

• 子任務。有時候待辦事項的規模太大，難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期距離較寬鬆，或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准，請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法，可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份，或擷取多步驟流程的個別組成部份。

• 里程碑。里程碑代表重要的專案檢查點。在整個專案的過程中設定里程碑，您可以讓團隊成員和專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。在您努力實現重大的專案目標時，不妨利用里程碑來慶祝路途中的小成功。

• 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作，以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務，並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時，指派對象會收到通知，告知他們可以開始進行依存項任務。或者，如果您的工作依存於另一項任務，而該任務的時程被重新安排，則 Asana 會通知您，讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

推薦的應用程式

• Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

• OneDrive使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具，直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

• Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合，您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆，並且安排時間完成工作。

• Vimeo。文字也許可以表達重點，但書面文字缺乏語氣、情感和表情。藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能，您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊，而無需另外安排會議。錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息，然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中，即可提供更多明晰度和情境。Asana 會自動建立錄音檔字幕，使其可讀且可搜尋。無需離開 Asana，即可提供回饋、提問和指派任務。

常見問題