5 個為什麼

專案期限逾期。 行銷活動表現不佳。 客戶意外流失。 這些都是各行各業團隊的日常挑戰。 然而，治療可見的症狀通常意味著真正的問題未得到檢查並繼續發生。 這就是 5 個為什麼技巧的用武之地。 透過詢問五次「為什麼」，您可以剝離問題的各個層面，找到其根本原因。

我們的 5 個為什麼範本簡化了問題解決流程，讓您可以停止猜測並開始修復。 無論您是要排除技術問題、改善團隊工作流程，還是處理客戶回饋，此範本都能幫助您深入挖掘、組織思維並實施持久的變革。 它快速、易於使用並內建於 Asana 中，因此您可以即時協作並立即採取行動。

誰能從 5 個為什麼範本中受益？

我們的一位產品經理最近分享了他們如何使用 5 個為什麼範本來揭示產品發佈不斷滑坡的原因。 這不僅僅是開發團隊的時間軸。 分析將問題追溯到不明確的專案關係人輸入。

5 個為什麼技巧非常適合需要揭示問題根本原因而非僅僅是表面症狀的任何人。 其中包括：

• 產品和工程團隊對複雜問題進行疑難排解。

• 營運與品質保主管在錯過KPI後進行根本原因分析 (RCA)。

• 客戶支援團隊處理反覆出現的投訴。

• 敏捷團隊使用 5 個為什麼方法進行衝刺回顧。

• 醫療保健、財務和製造團隊專注於持續改進。

如果您的團隊處理複雜問題並優先考慮長期解決方案，此範本就很適合您。

為何要使用 Asana 的 5 個為什麼範本

在我們的一次衝刺審查中，設計團隊使用此 5 個為什麼範本來確定為什麼模型總是延遲。 事實證明，這是從不一致的接收請求開始的，這是他們可以立即實施的修復。

Asana 的 5 個為什麼分析範本使這個經驗汲取流程不僅更快，而且更易於跨團隊管理。 您不需要單獨的白板或工具。 一切都在您已經在進行工作的地方。

以下是團隊使用此範本的原因：

• 遵循定義明確、可重複的流程，以揭示根本原因

• 使用連結的任務、檔案和所有者新增情境資訊和組織。

• 持續追蹤模式和反覆發生的問題。

• 無需額外會議即可讓正確的專案關係人參與其中。

如何使用此 5 個為什麼範本

5 個為什麼範本已準備就緒，可供使用。 只需複製它，即可開始診斷問題的根本原因。 您可以在Asana 中的範本庫中探索更多範本，以支援專案管理流程的每個部分。

1. 定義您的問題陳述

首先，請對您要解決的特定問題進行明確的描述。 目標是對問題進行事實性的總結，而不是猜測根本原因。 例如：「客戶未能及時收到報告。」

在範本中，您會看到此步驟列於「定義問題」下方。 使用此區段，讓團隊就您要解決的問題達成共識，並在任務描述中輸入相關的背景詳細資料。 您也可以為此步驟指派所有者。

2. 詢問問題發生的原因

首先詢問最初問題的原因，從第一個「為什麼」開始。 鼓勵您的團隊進行實事求是的思考。 例如：「為什麼客戶沒有收到報告？ 因為它遲了一天交付。」

Asana 的 5 個為什麼分析範本將此流程分解為五個清晰的任務，標籤為「詢問為什麼 1」到「詢問為什麼 5」。 針對每個步驟，點選任務以新增您的答案，並提供任何必要的連結或文件。 將任務指派給主持人或 SME 以確認準確性。

3. 繼續詢問「為什麼」至少四次

在每個答案的基礎上再次詢問「為什麼」，以達到更深層次的理解。 目標是至少提出五個「為什麼」的問題。 這麼做有助於揭示潛在原因，並避免依賴表面層面的修復。

針對每個「為什麼」，在相應的「詢問原因」區段下繼續輸入下一層推理。 任務描述讓您在同一處追蹤對話的同時，擴展每個答案。 雖然此分析工具預設提供五個「為什麼」，但您可以隨時依據需要新增更多任務或區段。

4. 隨進度協作並記錄

使用評論和任務描述記錄關鍵深入解析，讓團隊成員參與其中。 您甚至可以將所有者指派到特定的後續項目，以說明後續步驟。

使用清單檢視中可見的欄位 (例如根本原因、影響程度和負責方)記錄關鍵發現並指派當責者。 在評論中提及隊友，以邀請回饋或讓其他人瞭解問題。

5. 將深入解析轉化為行動

確定問題的根本原因後，指派任務、設定期限，並使用 Asana 的自動化功能實施糾正措施，以防止再次發生。

填寫範本的「開發解決方案」區段，以總結分析。 您可以在此處使用內建欄 (例如解決方案狀態、預估投入量和後續任務計劃) 記錄提議的修正、追蹤解決方案狀態並指派後續任務。 

Asana 問題解決功能

範本只是第一步。 Asana 的功能將簡單的問題解決技巧轉化為強大的系統性改進工具。 這些功能可協助您在同一處進行協作、記錄和採取實際行動。 以下是我們最喜歡的幾個功能。

專案檢視

以最符合團隊風格的格式將 5 個為什麼分析範本可視化。 您可以選擇用於逐步追蹤的清單、用於敏捷協作的工作流程看板，或用於對應相依性的時間軸。 無論他們偏好的工作風格如何，靈活的檢視方式都能讓專案關係人和協調人有效地理解和貢獻。

自訂欄位

自訂欄位可協助您分類原因、指派風險等級，或按部門標記問題。 結構良好的欄位設定可帶來明晰度，並隨著時間的推移使趨勢分析更加容易。 例如，將根本原因標記為流程、人員或工具，可揭示跨團隊的重複主題。

任務相依性

有些原因依賴於其他原因才能完全理解。 藉助任務相依性，您可以在五個為什麼調查的每個步驟之間建立邏輯連結。 對應這些關係有助於更透明的 RCA 結構，並改善專案流程。

評論串和提及

使用評論記錄每個步驟的深入解析，尤其是在跨團隊或跨時區工作時。 提及特定團隊成員，以引入他們的專業知識或回饋。 建立詳細的協作空間可確保您的 RCA 既負責又透明。

範本和任務複製

您可以透過複製已完成的五個為什麼專案或從原始範本開始，將根本原因分析的方法標準化。 使用一致的格式有助於團隊快速採取行動，並開發可靠的流程來解決經常發生的問題。

報告儀表板

當您的團隊完成多個 5 個為什麼分析時，報告儀表板可提供長期趨勢的可視度。 使用它們來追蹤最常出現的原因，識別有風險的部門，並監控您的糾正措施隨著時間推移的有效性。

推薦的整合

整合可讓 Asana 與您的團隊已經在使用的其他應用程式連結，例如 Slack、Google Drive 或 Jira，這樣您解決問題所需的一切內容都會在一處地方了。

整合可將相關檔案、更新和對話直接拉入您的工作流程，從而減少情境切換。 您可以在我們的應用程式資源庫中瀏覽已完成的清單。

Slack

將 Slack 與您的 5 個為什麼專案連結，即時向專案關係人提供資訊。 當取得進度、新增任務或確定根本原因時，您可以自動將更新推送至相關頻道。 透過整合式溝通，讓團隊維持資訊同步變得更輕鬆。

Google 工作空間

將 Google Drive 中的重要文件、試算表和證據直接附加到您的 Asana 任務中。 在分析時，將此參考材料放在確切位置，可減少尋找資訊所花費的時間。 結果是更乾淨、更有條理的工作流程。

Lucidchart

建立並嵌入視覺圖表，例如魚骨圖或流程圖，以補充您的 5 個為什麼分析。 提供可視化情境資訊有助於團隊更輕鬆地瞭解複雜的問題。 這些圖表還支援在團隊審查或事後分析期間進行更透明的溝通。

Zoom

無需離開 Asana，即可進行腦力激盪會議或後續會議。 藉助 Zoom 整合，您可以排定通話、新增會議連結至任務，並自動將通話文字記錄和錄音連結回您的專案。 這是一種簡單的方法，可將即時討論與您的根本原因分析聯繫起來。

Jira Cloud

將 Jira 與 Asana 整合，將技術調查與更廣泛的 RCA 任務連結起來。 開發人員可以專注於錯誤追蹤，同時仍可為 5 個為什麼流程提供深入解析。 連結這兩個工具可確保您的分析反映問題的全部範圍。

關於 5 個為什麼根本原因分析範本的常見問答