Åtgärda de här vanliga utmaningarna med introduktion för att öka produktiviteten
Uppgifterna ljuger inte – en bra introduktionsprocess leder till lyckligare och mer produktiva anställda. Men även om introduktionen kan öka kvarhållningsgraden med 82 %, är det bara 12 % av de anställda som instämmer i att deras organisation gör ett bra jobb med att introducera nyanställda.
Att skapa en smidig introduktionsprocess är en utmaning, så det är inte förvånande att vissa organisationer misslyckas. Men det behöver inte vara så. Så här undviker du vanliga fallgropar i introduktionsprocessen och hjälper varje nyanställd att snabbt komma igång.
Få nyanställda att komma igång snabbare
Håll teamets prioriteringar i rätt fas med effektiviserad introduktion av nyanställda och kortare uppstartsperioder.
1. Brist på standardisering
Introduktionen är din möjlighet att introducera nya medarbetare till företaget, ert uppdrag och era processer. Det är en viktig inlärningsperiod och det är viktigt att alla anställda får samma positiva upplevelse. Men trots vikten av introduktion har endast 69 % av företagen ett formellt introduktionsprogram för hela företaget. Utan en robust och standardiserad process har varje chef olika tillvägagångssätt för introduktion, vilket leder till avvikelser mellan team och avdelningar.
Lösningen
Skapa en företagsövergripande introduktionsprocess: Bestäm vad nyanställda behöver veta på företagsnivå och skapa ett strukturerat program för att vägleda dem under de första veckorna. Du kan till exempel inkludera information såsom företagskultur och värderingar, policyer, processer och teamstruktur.
Dela anpassningsbara checklistor för introduktion: Även om varje team är olika kan du fortfarande standardisera de viktigaste delarna av introduktionen. Du kan till exempel kräva att varje team utbildar nyanställda i yrkeskunskaper, verktyg, rollspecifika processer och individuella ansvarsområden och förväntningar.
Använd mallar: Med ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan du skapa genomförbara checklistor för introduktion och sedan göra dem till mallar så att alla chefer snabbt kan kopiera mallen och skapa en ny checklista. Med Asana kan mallarna innehålla uppgifter med länkar till relevant information och slutdatum. Sedan kan du tilldela dem till dig själv, IT-avdelningen, personalavdelningen eller den nyanställda för att slutföra dem.
2. För mycket information
Enligt en undersökning med över 2 000 kunskapsarbetare kände 81 % av de anställda sig överväldigade under introduktionsprocessen. Företag delar för mycket information på en gång, vilket gör att arbetstagare måste rota igenom oändliga dokument, konversationer och rapporter – allt utspritt över olika plattformar och appar. Det är mycket att hantera, särskilt för någon som är ny på företaget. Förutom att överväldiga nyanställda är informationsöverbelastning också tidskrävande. De anställda måste leta efter det sammanhang de behöver, vilket gör att de har mindre tid att faktiskt lära sig och utföra sitt jobb.
Lösningen
Skapa struktur: Schemalägg utbildningssessioner och informationsdelning för att ge nyanställda tid att smälta det de lärt sig. Skapa till exempel en checklista för att beskriva de uppgifter som behöver slutföras under den första, andra och tredje arbetsveckan.
Inkludera pauser: I stället för att packa ihop utbildningssessioner, lämna utrymme för nya teammedlemmar att läsa igenom information och utforska på egen hand. Detta är särskilt viktigt under de första veckorna, när de anställda inte är bekanta med företagets processer. Ledig tid ger också nyanställda en möjlighet att bygga relationer och få kontakt med sina kollegor.
Centralisera information: Framför allt vill du att nyanställda ska kunna hitta den information de behöver utan att behöva leta i olika appar och dokument. Det är där en arbetshanteringsplattform som Asana kan vara till hjälp. Med Asana kan du dela strukturerade introduktionsprojekt så att nyanställda vet exakt vilka uppgifter som ska slutföras och när. Och med informationen centraliserad på en plattform kan teammedlemmarna enkelt se relevanta uppgifter, dokumentation och vem de ska kontakta för frågor.
3. Brist på tydliga mål
Enligt vår forskning uppger 87 % av anställda på företag med tydliga, sammankopplade mål att deras organisation är väl förberedd för att möta kundernas förväntningar – fler än dubbelt så många som i organisationer utan sådana mål. Mål ger de anställda ett konkret fokus. De klargör varför en nyanställds arbete är viktigt, så att de förblir motiverade och ansvarstagande under hela introduktionsprocessen. Enligt Harvard-föreläsaren och tidigare Aetna CMO David C. Edelman får mål ”människor att må bättre eftersom de kan följa sina framsteg. De känner att de har bidragit till att det har hänt och att de har kunnat komma med nya idéer och kreativitet och sedan se resultatet av det.”
Utan tydliga mål är arbetstagarna mindre effektiva och mindre benägna att stanna kvar på företaget. Faktum är att 87 % av anställda med tydliga mål kan tänka sig att arbeta på företaget även nästa år. Det är 85 % mer än arbetstagare som sa att deras företag inte hade några tydliga mål.
Lösningen
Koppla nyanställdas arbete till företagets mål: hjälp nyanställda att sätta upp genomförbara mål för sin roll och illustrera hur de kopplas till företagets övergripande mål. Om en nyanställd till exempel har som mål att uppdatera it-processen för intag under det första året kan du visa hur det är kopplat till företagets övergripande mål att effektivisera processer och minska utgifterna. En programvara för arbetshantering som Asana kan vara till hjälp. Med Asana kan du sätta upp mål för företaget, teamet eller dig själv och se hur de alla hänger ihop. Du kan också koppla varje mål till det arbete som stöder det.
Gör regelbundna avstämningar: Gör upp en plan med nyanställda för att följa upp hur det går med målen. Du kan också använda en plattform som Asana som automatiskt uppdaterar mål när teamet gör framsteg. På så sätt behöver du inte slösa tid på att manuellt uppdatera dina mål.
4. Begränsad synlighet och ansvarstagande
Nyanställda behöver stöd, vägledning och tydliga punkter att göra för att lyckas i sina roller. Men alltför ofta lämnas anställda ensamma efter anställningsprocessen utan ett konkret stödsystem och en handlingsplan. Det gör introduktionen mindre effektiv eftersom de inte kan få svar på sina frågor eller ta bort hinder.
Lösningen
Skapa regelbundna individuella möten mellan chefer och nyanställda: Individuella möten är en hörnsten för direkt och öppen kommunikation mellan chefer och deras teammedlemmar. De här mötena hjälper till att bygga förtroende och är avgörande för att förstå personliga mål, ta itu med problem och främja en kultur av förtroende och öppenhet inom teamet.
Samla konversationer och åtgärdspunkter för individuella möten på ett ställe: Förutom att schemalägga möten kan du dokumentera konversationer och åtgärdspunkter på ett och samma ställe så att de anställda kan hitta och följa upp dem senare. Med en programvara för arbetshantering kan du skapa projekt för individuella möten. I projekten kan du sedan skapa uppgifter med tydliga slutdatum och tilldelade personer.
Lyckas från första dagen
Att ta sig tid att skapa en framgångsrik introduktionsprocess hjälper inte bara anställda att lyckas i sin nya roll – det hjälper dem också att komma igång med alla färdigheter, all information och alla kontakter de behöver för att göra skillnad. Lär dig hur Asana kan hjälpa dig att förvandla din introduktionsprocess till en väloljad maskin.
Få nyanställda att komma igång snabbare
Håll teamets prioriteringar i rätt fas med effektiviserad introduktion av nyanställda och kortare uppstartsperioder.
