Så här använder du expertbedömning inom projekthantering

När du arbetar med ett projekt stöter du på ämnen, utmaningar eller frågor som du helt enkelt inte vet hur du ska lösa. Det är då du behöver en expert. Projektledare använder expertbedömning för att lösa komplexa problem under projekt med stor inverkan. Experterna är unikt kvalificerade för att fatta beslut baserat på många års erfarenhet. Lär dig hur expertbedömning fungerar och när du ska använda den i ditt arbete.

Vad är expertbedömning inom projekthantering?

Expertbedömning är när du anlitar en expert för att få en kvalificerad åsikt. Det är en uppskattningsmetod för projektplanering som förlitar sig på expertens åsikt för att uppskatta kvantitativa projektdetaljer, såsom tidslinjer och potentiella resurser. 

Enligt Project Management Institute (PMI) är expertbedömning ett av de vanligaste planeringsverktygen för projekthantering. I PMBOK®-guiden föreslås expertbedömning som ett potentiellt verktyg i var och en av de sex processerna. Specialkunskap är dyr, så det är inte alltid kostnadseffektivt att anställa en skicklig heltidsanställd för att ge expertbedömningar. Istället anlitar många företag externa experter för att slutförd bedömningar och använder dem för att övervaka och kontrollera projektarbetet inom specifika områden. 

När och hur man använder expertbedömning

En av anledningarna till att expertbedömningar är så vanliga är att de kan tillämpas i en mängd olika situationer. Det är ett användbart sätt att få externa insikter om arbetet, men det är subjektivt och behöver riktlinjer. Ofta använder man expertbedömningar för att hjälpa till med resurshantering. En expert kan till exempel hjälpa dig att avgöra hur många resurser du behöver för att lansera en ny produkt, funktion eller till och med ett nytt företag om du är i uppstartsfasen.

Du kan också använda expertbedömning:

• När insatserna är höga. Om du har ett projekt med stor inverkan som väntar är det bra att få validering från experter innan du går vidare.

• Innan projektplanering. Om du utvecklar en projektstadga innan du skapar en projektplan kan det vara bra att ta hjälp av en expert för att granska den och bekräfta att projektet är genomförbart. 

• För kostnadshantering. När du fastställer kostnadsberäkningar för produktprissättning eller rekrytering hjälper en expert dig att komma så nära en realistisk siffra som möjligt.

• Under beslutsfattandet. Du kan använda expertbedömning i ett ramverk för beslutsfattande, till exempel RACI, eller under rutinbeslut. Om du använder RAPID hjälper det att ha en expert som beslutsfattare för att få full nytta av expertutlåtanden.   

• Med prognoser. Experter kan hjälpa dig att väga faktorer såsom den nuvarande makromiljön eller marknadspassningen under prognosen, för att hjälpa dig att få en korrekt uppskattning av potentiell försäljning.

• För riskhantering. En expert kan granska och analysera din riskbedömning, riskanalys och riskrespons för att avgöra hur högrisk olika scenarier är, så att du kan vara förberedd på alla sannolika resultat.

Vilka är experterna?

Experterna varierar beroende på dina behov – det kan vara vem som helst, från en teammedlem till en konsult som du anlitar för en unik situation. Dina experter kan vara:

• Interna teammedlemmar i projektet. Ditt team består förmodligen redan av experter. Det här är det enklaste stället (och ofta det första stället) att leta efter experter.

• Ämnesexperter. Det här är experter med en djup kunskapsbas om ett specifikt ämne. Om du till exempel leder ett tillverkningsföretag skulle du sannolikt ta hjälp av en upphandlingsexpert när du letar efter nya potentiella leverantörer. Ämnesexperter kan vara externa konsulter eller interna experter. Fördelen med att använda någon utanför organisationen är att de inte har några fördomar och kan vara mer objektiva.

• Projektledare. Projektledare har ofta en djup förståelse för sitt ämne. När du använder projektledare som experter bör du vara uppmärksam på fördomar som kan uppstå när man arbetar inom samma område.

• Projektets intressenter. Intressenter kan komma från olika bakgrunder och ha olika roller. Många av dem är därför experter. Var inte rädd för att be om deras värdefulla bedömning.

De 7 stegen för att få expertbedömning

Det räcker inte att bara prata med en expert – du måste klargöra vad du vill och förväntar dig av dem för att samarbetet ska bli framgångsrikt. Genom att tydligt definiera projektets input, output och förväntningar kan du och din expert dra nytta av en strukturerad expertbedömningsprocess som tillfredsställer alla.

1. Undersök problemet

Innan du kan involvera din expert måste du ha en grundlig förståelse för problemet. Se till att du vet exakt vad som redan är slutfört, hur problemet ser ut och vad du behöver från din expert. 

2. Skriv ner dina frågor

Var så specifik som möjligt här. Ju mer riktade dina frågor är, desto bättre blir expertens svar. Använd din research från föregående steg för att utveckla tydliga frågor. Frågorna kan vara komplexa, men bör vara tillräckligt tydliga för att experten ska förstå och svara på dem.

3. Välj dina experter

Välj de experter som bäst passar behoven för det specifika problemet eller projektet. Om du till exempel arbetar med produktdistributioner bör du involvera experter som förstår branschens leveranskedja och målmarknaden. Förklara sedan problemet för dem och dela alla resurser och projektdokument så att de har den kunskap de behöver för att göra en effektiv bedömning. 

4. Skicka in dina frågor

Skicka dina frågor till de experter du har valt. Om du använder en programvara för projekthantering kan du bifoga relevanta analyser och dokument direkt till frågorna. När dina experter svarar kan du se deras svar i realtid.

5. Granska och analysera deras bedömningar

När du har fått svar från experterna är det upp till dig att granska dem och bestämma hur du ska använda informationen. För att ytterligare minska fördomar kanske du vill använda en granskningsprocess som består av flera experter för att säkerställa att du får de mest korrekta uppgifterna.

6. Sammanställ bedömningar i en rapport

Skapa en rapport med alla bedömningar du får. Spara den som en central referenskälla så att du enkelt kan dela resultaten med intressenter.

7. Kommunicera resultaten

När resultaten är klara kan du skicka ut dem till alla intressenter för granskning. I det här skedet börjar ni också diskutera om ni behöver en ny omgång expertbedömningar. Oftast upprepar man processen om intressenterna upptäcker fel eller har ytterligare frågor.

Expertbedömningar minskar gissningar

När du uppskattar viktiga projekt-, produkt- eller företagsinitiativ kommer du aldrig att vara 100 procent säker, men att använda experter kan hjälpa dig att komma så nära de resultat du behöver som möjligt.