Hur tre team i världsklass effektiviserar kreativ produktion i stor skala

Från affischannonser till inlägg i sociala medier – kreativa resurser av hög kvalitet är avgörande för att ditt varumärke ska sticka ut. Men ju större ditt företag är, desto svårare är det att samordna alla rörliga delar av den kreativa produktionen. 

Det betyder inte att det inte är möjligt. Dessa tre stora företag – Discovery Inc., Benefit Cosmetics och Dr. Martens – har alla lyckats med kreativ produktion i stor skala. Här får du en inblick i hur de använder Asana för att få sina kreativa arbetsflöden att fungera. 

1. Hur Discovery Digital Studios producerar tusentals videor varje månad

Discovery Inc. är mediejätten bakom stora underhållningsnätverk som TLC, Animal Planet och Food Network. Deras Digital Studios-team skapar tusentals videor varje månad för sociala medier och konsumentappar – ingen liten uppgift med tanke på hur mycket samordning som krävs för varje video. För att få allt gjort organiserar de den kreativa produktionen från början till slut i Asana. 

Standardisera innehållsproduktionen 

Digital Studios-teamet skapar ofta upp till sex versioner av varje videoklipp, vart och ett perfekt formaterat för deras webbplats, Facebook, Instagram, YouTube och andra plattformar. Med så många leveranser att hantera är det viktigt att ha en tydligt definierad kreativ process. Så här får de det att fungera: 

• En central knutpunkt för varje arbetsström: Teamet skapar ett Asana-projekt för varje videoformat, vilket gör att de kan organisera alla leveranser och intressenter inom innehållsproduktionen på ett och samma ställe. 

• Mallbaserade produktionsarbetsflöden: Med standardiserade projektmallar – till exempel en mall för inspelningsschemat för film- eller videoteam – kan teamen omedelbart komma igång med arbetet med en fördefinierad lista över leveranser, så att inga uppgifter glöms bort. 

• Automatiska överlämningar: Automatiseringar överlämnar omedelbart uppgifter mellan olika team och avdelningar, så att varje intressent vet när de kan påbörja arbetet. 

Insyn i arbetets status

När man skapar innehåll i så stor skala kan det vara svårt att få en helhetsbild av vad som väntar, vad som är pågående och vad som har slutförts. Med Asana kan Discovery se allt detta i en övergripande vy, samt hämta rapporter och söka efter specifika videor. Så här ser det ut: 

• En översikt: Innehållsteamet använder portfolior för att spåra relaterade videoprojekt, till exempel en grupp videor med matlagningskurser för appen Food Network Kitchen. Detta gör det möjligt för dem att spåra arbetsstatus, publiceringsdatum och mycket mer i en enda, övergripande vy.

• Ett enda dokumenteringssystem: Genom att organisera videoproduktionen på ett och samma ställe har teamet ett register över allt de har producerat. De kan till exempel enkelt söka i Asana efter alla videoklipp som är taggade med ett visst sökord, t.ex. ”sommar”, och få fram tidigare exempel som kan ligga till grund för framtida arbete. 

• Centraliserad kommunikation: Det finns inget värre än att behöva spåra osammanhängande konversationer i olika appar. Discovery-teamet undviker detta genom att integrera Asana med verktyg som Outlook och Slack, som omvandlar punkter att göra i e-postmeddelanden och Slack-konversationer direkt till Asana-uppgifter. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Se mall

2. Så här hanterar Benefit Cosmetics 75 kreativa projekt samtidigt 

I det amerikanska kreativa teamet på Benefit Cosmetics ingår designer, copywriters och specialister inom video och foto – och de arbetar alla med upp till 75 projekt samtidigt. Det är mycket att samordna, bland annat produktlanseringar, e-postmeddelanden, betald media och influencer-marknadsföring. Teamet använder Asana för att effektivt hantera sin intagsprocess, sina arbetsbelastningar och sina kampanjtidslinjer i ett och samma verktyg. 

Effektivisera kreativa förfrågningar

Det kreativa teamet på Benefit Cosmetics hanterar 50–60 jobbförfrågningar varje månad. Med tanke på den omfattningen var de tvungna att förvandla sin process för kreativa förfrågningar till en välsmord maskin, med ett tydligt, fördefinierat arbetsflöde för varje uppgift. Så här ser det ut: 

• Standardiserade förfrågningsformulär: Varje förfrågan skickas in via ett standardiserat Asana-formulär. Detta ger det kreativa teamet all information det behöver redan från början, vilket helt tar bort kommunikation som skickas fram och tillbaka och sparar teamet nästan sex arbetsveckor per år. 

• Genomförbara nästa steg: En Asana-uppgift dokumenterar varje ny kreativ förfrågan, och alla förfrågningar organiseras i ett och samma Asana-projekt, Inkommande kreativa förfrågningar. När förfrågningar godkänns kan teamet omedelbart tilldela leveranser och fördela arbetet till rätt personer – allt med hjälp av samma ursprungliga uppgift, så att inget sammanhang går förlorat. 

Hantera resurser och tidslinjer

Med så många förfrågningar måste Benefit Cosmetics få ut mesta möjliga av teamets begränsade tid. Det innebär att resurshantering och noggrann tidsplanering är avgörande för att uppnå kampanjmålen och hålla arbetet i fas. Så här håller teamet sig på rätt spår:

• Insyn i teamets arbetsbelastning: Teamet använder Asanas arbetsbelastningsfunktion för att automatiskt beräkna teamets arbetskapacitet och visualisera den på en tidslinje varje vecka. Det här gör det enkelt att se när teamet behöver anställa nya resurser, såsom frilansande designer eller copywriters. 

• Tidsplanering för flera kampanjer: Teamet visualiserar tidslinjer för flera kampanjer i en och samma kalendervy, så att de kan upptäcka luckor och proaktivt planera för överlappningar. Vid behov kan de också filtrera vyn för att titta på tidslinjen för en enskild kampanj åt gången. 

3. Hur Dr. Martens för samman globala designteam

Dr. Martens Creative Services-team arbetar med allt från skyltfönster och utomhusannonser till inlägg i sociala medier och digital marknadsföring – för hela det globala detaljhandelsföretaget. De använder Asana för att hålla varje regionalt team sammansvetsat och i fas, och de organiserar designinitiativ och -förfrågningar på en central plats där inget kan gå förlorat. 

Säkerställa enhetlig design

Teamet för kreativa tjänster har ett viktigt uppdrag: att sätta tonen för och kommunicera säsongens kreativa riktning. Teamet tillhandahåller resurser, illustrationer och riktlinjer för att hjälpa kreativa team i andra länder att ge liv åt berättelserna. Asana gör den här processen sömlös tack vare: 

• En enda informationskälla för alla regioner: Designers i Storbritannien och övriga Europa använder Asana för att hantera arbetet och kommunicera om kreativa tillgångar. Det innebär att någon i Europa kan be det globala teamet att snabbt kontrollera om en kreativ tillgång för Frankrike är enhetlig, och att alla har tillgång till ett arkiv med tidigare kreativa sammanfattningar. 

• Ansvarstagande och insyn i projekt: Teamet använder projekt för att organisera betydande initiativ och varumärkesberättelser. Detta ger intressenterna en helhetsbild av varje projekt och dess förlopp. Alla kan ta en titt för att se vem som arbetar med vad, och ingen behöver längre leta efter statusuppdateringar. 

Förenklad planering och prioritering

Kreativtjänstteamet hanterar kreativa förfrågningar från avdelningar runt om i företaget och samarbetar med externa byråer. Med en så stor arbetsbelastning måste de kunna förutse när det kommer att bli mycket arbete – och se till att formgivarna alltid prioriterar det viktigaste arbetet. Så här hjälper Asana dem att uppnå det: 

• Rapportering och trendidentifiering: Eftersom alla kreativa förfrågningar registreras i Asana under hela året kan kreativtjänstteamet använda rapporteringspaneler för att identifiera årets intensivaste månader och förutse resursbehovet i förväg. 

• Snabbare prioritering: i Asana kan en intressent eller ledare enkelt se vilka kreativa tillgångar designer arbetar med och placera projekt med stor genomslagskraft högst upp på listan. Därefter kan enskilda designer använda vyn Mina uppgifter i Asana för att prioritera och planera sitt eget arbete dagligen. 

Påskynda kreativa processer

Börja inte från noll. Lär dig beprövade processer som kan hjälpa ditt kreativa team att effektivisera och automatisera arbetsflöden från början till slut. Med rätt verktyg kan du glädja kunder i hela världen med kreativt innehåll av hög kvalitet – oavsett hur komplexa dina processer är. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Se mall