Hur tre team i världsklass effektiviserar kreativ produktion i stor skala

Från skyltannonser till inlägg i sociala medier är högkvalitativa kreativa tillgångar viktiga för att ditt varumärke ska sticka ut. Men ju större företaget är, desto svårare är det att samordna alla rörliga delar av kreativ produktion. 

Men det betyder inte att det inte är möjligt. De här tre företagen – Discovery Inc., Benefit Cosmetics och Dr. Martens – har alla lyckats med storskalig kreativ produktion. Här får du en inblick i hur de använder Asana för att få sina kreativa arbetsflöden att fungera. 

1. Hur Discovery Digital Studios producerar tusentals videor varje månad

Discovery Inc. är mediejätten bakom stora underhållningsnätverk som TLC, Animal Planet och Food Network. Deras Digital Studios-team skapar tusentals videor varje månad för sociala medier och konsumentappar – ingen liten uppgift med tanke på hur mycket samordning som krävs för varje video. För att få allt gjort organiserar de kreativ produktion från början till slut i Asana. 

Standardisering av innehållsproduktion 

Digital Studios-teamet skapar ofta upp till sex versioner av varje videoklipp, vart och ett perfekt formaterat för deras webbplats, Facebook, Instagram, YouTube och andra plattformar. Med så många leveranser att hantera är det viktigt att ha en tydligt definierad kreativ process. Så här får de det att fungera: 

• En central knutpunkt för varje arbetsström: teamet skapar ett Asana-projekt för varje videoformat, så att de kan organisera alla leveranser och intressenter för innehållsproduktion på ett och samma ställe. 

• Mallar för produktionsarbetsflöden: Med standardiserade projektmallar – som en mall för inspelningsschema för film- eller videoteam – kan team starta arbetet direkt med en förinställd lista över leveranser, så att inga uppgifter glöms bort. 

• Automatiska överlämningar: Automatiseringar överlämnar omedelbart uppgifter mellan olika team och avdelningar, så att varje intressent vet när de är avblockerade och redo att börja arbeta. 

Insyn i arbetets status

När man skapar innehåll i så stor skala kan det vara svårt att se helhetsbilden av vad som är på gång, vad som är pågående och vad som har slutförts. Med Asana kan Discovery se allt detta i en övergripande vy – plus hämta rapporter och söka efter specifika videor. Så här ser det ut: 

• En översikt: Innehållsteamet använder portfolior för att spåra relaterade videoprojekt, till exempel en grupp videor med matlagningskurser för appen Food Network Kitchen. Det gör det möjligt för dem att spåra arbetsstatus, publiceringsdatum och mycket mer i en enda, övergripande vy.

• Ett enda system för dokumentation: Att organisera videoproduktion på ett ställe innebär att teamet har ett register över allt de har producerat. De kan till exempel enkelt söka i Asana efter alla videoklipp som är taggade med ett specifikt nyckelord, till exempel ”sommar”, och få fram tidigare exempel för att informera om framtida arbete. 

• Centraliserad kommunikation: Det finns inget värre än att spåra osammanhängande konversationer i olika appar. Discovery-teamet undviker det genom att integrera Asana med verktyg som Outlook och Slack, som omvandlar punkter att göra i e-post och Slack-konversationer direkt till Asana-uppgifter. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Se mall

2. Hur Benefit Cosmetics hanterar 75 kreativa projekt samtidigt 

I det amerikanska kreativa teamet på Benefit Cosmetics ingår designer, copywriters och specialister inom video och foto, som arbetar med upp till 75 projekt samtidigt. Det finns mycket att samordna, inklusive produktlanseringar, e-post, betalda medier och marknadsföring med influencers. Teamet använder Asana för att effektivt hantera sin intagsprocess, arbetsbelastning och kampanjtidslinjer i ett och samma verktyg. 

Effektivisera kreativa förfrågningar

Det kreativa teamet på Benefit Cosmetics hanterar 50–60 jobbförfrågningar varje månad. I den omfattningen var de tvungna att förvandla sin process för kreativa förfrågningar till en väloljad maskin, med ett tydligt, fördefinierat arbetsflöde för varje uppgift. Så här ser det ut: 

• Standardiserade formulär för förfrågningar: Alla förfrågningar skickas via ett standardiserat Asana-formulär. Det ger det kreativa teamet all information de behöver från början, vilket eliminerar fram och tillbaka-kommunikation och sparar teamet nästan sex arbetsveckor per år. 

• Genomförbara nästa steg: En Asana-uppgift dokumenterar varje ny förfrågan, och alla organiseras i ett projekt för inkommande kreativa förfrågningar. När förfrågningar godkänns kan teamet omedelbart tilldela leveranser och sortera arbetet till rätt personer – allt med samma ursprungliga uppgift, så att ingen kontext går förlorad. 

Hantera resurser och tidslinjer

Med så många förfrågningar måste Benefit Cosmetics få ut mesta möjliga av teamets begränsade tid. Det innebär att resurshantering och noggrann tidslinjeplanering är nyckeln till att nå kampanjmål och hålla arbetet i fas. Så här håller teamet sig i fas:

• Synlighet i teamets arbetsbelastning: Teamet använder Asanas arbetsbelastningsfunktion för att automatiskt beräkna teamets arbetskapacitet och visualisera den på en tidslinje varje vecka. Det gör det enkelt att se när teamet behöver anställa nya resurser, såsom frilansande designer eller copywriters. 

• Tidslinjeplanering för flera kampanjer: teamet visualiserar tidslinjer för flera kampanjer i en kalendervy, vilket gör det möjligt för dem att upptäcka luckor och proaktivt planera för överlappningar. Vid behov kan de också filtrera vyn för att titta på en enskild kampanjtidslinje. 

3. Hur Dr. Martens för samman globala designteam

Det kreativa teamet på Dr. Martens arbetar med allt från skyltfönster och utomhusannonser till inlägg i sociala medier och digital marknadsföring – för hela det globala detaljhandelsföretaget. De använder Asana för att hålla varje regionalt team anslutet och i fas, och organiserar designinitiativ och förfrågningar i en central knutpunkt där ingenting kan gå förlorat. 

Säkerställa konsekvent design

Teamet för kreativa tjänster har ett viktigt jobb: att kommunicera säsongens kreativa ton och riktning och tillhandahålla resurser, konstverk och riktlinjer för att hjälpa kreativa team i andra länder att ge liv åt berättelser. Asana gör den här processen sömlös med: 

• En sanningskälla i alla regioner: Designer i Storbritannien och övriga Europa använder Asana för att hantera arbetet och kommunicera om kreativa tillgångar. Det innebär att någon i Europa kan be det globala teamet att snabbt kontrollera om en kreativ tillgång för Frankrike är konsekvent, och alla har tillgång till ett arkiv med tidigare kreativa sammanfattningar. 

• Ansvar och synlighet i projekt: teamet använder projekt för att organisera stora initiativ och varumärkesberättelser. Det ger intressenterna en helhetsbild av varje projekt och dess förlopp. Alla kan ta en titt för att se vem som arbetar med vad, och ingen behöver längre leta efter statusuppdateringar. 

Förenklad planering och prioritering

Kreativtjänst-teamet hanterar kreativa förfrågningar från avdelningar runt om i företaget och samarbetar med externa byråer. Med en så stor arbetsbelastning måste de kunna förutse när arbetet kommer att bli hektiskt – och se till att designers alltid prioriterar det viktigaste arbetet. Så här hjälper Asana dem att uppnå det: 

• Rapportering och trendspaning: Eftersom alla kreativa förfrågningar registreras i Asana under hela året kan kreativa tjänster-teamet använda rapporteringspaneler för att identifiera årets mest intensiva månader och förutse resursbehovet i förväg. 

• Snabbare prioritering: I Asana kan intressenter eller chefer enkelt se vilka kreativa tillgångar designer arbetar med och placera projekt med stor genomslagskraft högst upp på listan. Därefter kan enskilda designer använda vyn Mina uppgifter i Asana för att prioritera och planera sitt eget arbete varje dag. 

Påskynda kreativa processer

Börja inte från noll. Lär dig beprövade processer som kan hjälpa ditt kreativa team att effektivisera och automatisera arbetsflöden från början till slut. Med rätt verktyg kan du glädja kunder i hela världen med högkvalitativa kreativa produkter, oavsett hur komplexa dina processer är. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Se mall