Som är vanligt för många ideella organisationer är NTEN:s team litet men kraftfullt. De är baserade i Portland och har flera anställda på distans. De anordnar en årlig konferens och producerar otaliga resurser för sina över 50 000 medlemmar så att de kan lära sig om och börja använda den bästa tekniken. Vid organisationens roder sitter Amy Sample Ward, NTEN:s VD.

I takt med att organisationen växte ville teamet ha mer transparens kring ansvar, deadliner och hur man bidrar till ett projekt. Och eftersom flera initiativ pågick samtidigt glömdes små men kritiska steg bort på grund av informationssilor. Med tanke på sin roll som teknikledare visste NTEN-teamet att det fanns verktyg som kunde hjälpa dem att arbeta mer effektivt, så de bestämde sig för att leda med gott exempel och hitta ett verktyg som skulle hjälpa dem att organisera allt på ett och samma ställe.

På spaning efter ett dynamiskt samarbetsverktyg

Flera medlemmar i Amys team hade tidigare provat olika arbetshanteringsverktyg, men de bestämde sig för att det var dags att centralisera allt på en plattform. För Amy erbjöd de verktyg de hade provat inte de funktioner de behövde.

Efter att ha utvärderat några verktyg bestämde Amy och hennes team att Asana gav dem den funktionalitet de behövde. Det kunde visa dem hur olika delar av arbetet hänger ihop – till exempel uppgifter i flera projekt, beroenden och slutdatum. Det gjorde det också möjligt för dem att kommunicera om arbetet med kommentarer, konversationer och projektstatus i stället för att behöva ett annat verktyg. Genom att hålla kommunikationen kopplad till arbetet blev ansvarsområden tydliga och störande element minskade. Slutligen gav det möjligheten att anpassa sekretessinställningarna för känsligt arbete.

Jag minns att jag fick reda på om rabatten för ideella organisationer och tänkte: ”Vi kan få tillgång till alla de här funktionerna och hålla oss inom budgeten – vi gör det här.”

För Amy, som är alltför bekant med bristen på resurser som ideella organisationer upplever, var den avgörande faktorn för att börja använda Asana programmen för ideella organisationer. Med 50 % rabatt och åtkomst till Asana-rådgivarprogrammet arbetar Amy och hennes team nu med Asana Business-abonnemanget och använder funktioner såsom formulär, portföljer och arbetsbelastning. Med de här funktionerna effektiviserar de arbetets mottagning, kan se hur initiativ fortskrider och kan bättre hantera sina alltid värdefulla resurser.

Föregå med gott exempel: Införa Asana till teamet

Med så mycket erfarenhet av att hjälpa ideella organisationer att införa ny teknik valde NTEN en mycket metodisk strategi för att implementera Asana. De började med ett pilotprojekt med ett team och ett projekt och utökade sedan till fler projekt och teammedlemmar. De tidiga användarna utbildade sedan sina teamkollegor när de började samarbeta i projekt och hantera sitt arbete i Asana.

Vår introduktionsmetod bidrog till att det kändes som att människor inkluderades snarare än att de tvingades använda verktyget.

När strukturen och konventionerna för att hantera arbete i Asana väl var etablerade var det enkelt att få resten av organisationen med på tåget. NTEN använde projektmallar för att hjälpa nya användare att se den omedelbara nyttan med Asana. Med det visuella hjälpmedel som mallarna ger kunde människor se hur de skulle strukturera och hantera sitt arbete, vilket omedelbart gjorde det tydligt hur Asana skulle underlätta deras dagliga arbete. Detta bidrog till att påskynda tiden det tog att få hela teamet med på tåget.

Använd Asana för att öka synligheten och effektiviteten

Nu använder NTEN projektmallar för att planera var och en av sina veckokurser, till exempel Digital kompetens och tillgänglighet och Anatomin i en webbplatsomdesign, så att de inte missar viktiga steg och vem som helst kan hoppa in och hjälpa till om en teamkollega är frånvarande. Det minskar inte bara stressen för teamet, utan hjälper dem också att leverera ännu bättre innehåll och resurser i varje kurs.

Med Asana slösar vi inte längre tid på att försöka komma ihåg vad vi behöver göra.

NTEN-teamet använder också Asana för att planera sin årliga konferens, NTC, som välkomnar över 2 400 deltagare från ideella organisationer som letar efter nya sätt att skapa förändring med teknik. Genom att hantera alla NTC-uppgifter i ett huvudprojekt kan de se allt på en tidslinje och följa milstolpar för att säkerställa att viktiga steg slutförs i tid. Detta har gjort det möjligt för teamet att erbjuda en bättre konferensupplevelse för sina medlemmar, till exempel genom att ha en fotobås eller förbättra kvaliteten på sina Ignite-presentationer, eftersom de inte behöver stressa i sista minuten utan istället kan fokusera på att glädja sina deltagare.

Slutligen effektiviserar NTEN sin process för kreativa förfrågningar för att säkerställa att deras designteam får den information de behöver i förväg innan de startar design- och produktionsprocessen. Detta kommer att hjälpa det kreativa teamet att leverera bättre tillgångar snabbare eftersom de har klarhet kring förfrågningar och insyn i statusen för var och en av dem.

Skapa utrymme för teamutveckling och bättre affärsresultat

Med mer struktur och insyn i allas arbete har NTEN inte bara förbättrat sina processer, utan även själva teamet. De har nu mer tid till kreativt tänkande eftersom ansvarsområdena och nästa steg är tydliga, och alla känner att de har de färdigheter som krävs för att framgångsrikt hantera sina projekt. Dessutom kan varje teamkollega nu se hur deras arbete – oavsett hur litet det kan verka – bidrar till större initiativ och organisationens framgång.

Asana har hjälpt alla i teamet att känna sig säkra på sin förmåga att framgångsrikt hantera sina projekt från början till slut.

Med Asana kan NTEN ge stöd i världsklass till sina medlemmar och ideella organisationer, vilket hjälper dem att komma ett steg närmare att både förkroppsliga och uppnå sitt uppdrag.