En plattform för att effektivisera arbetsflöden – och minska antalet e-postmeddelanden

När Allie gick med i teamet 2018 var sökandet efter en ny arbetshanteringslösning redan igång. Organisationen behövde en plattform för att stödja sitt globalt distribuerade team och effektivisera återkommande arbetsflöden. Vid den tidpunkten förlitade sig alla team, inklusive marknadsföringsteamet, teamet för programimplementering och teamet för programkvalitet, på e-post och möten – många av dem – för att hantera allt från marknadsföringskampanjer till implementeringen av deras vatten-, sanerings- och hygienprogram. Med e-post blev det tidskrävande att samordna insatser och hitta filer, och arbetet glömdes ofta bort.

När Lifewater valde Asana som sin arbetshanteringsplattform samlade organisationen ett tvärfunktionellt implementeringsteam för att diskutera lanseringsfaser och skapa dokumentation för anställda om hur man använder verktyget. Den första fasen innebar till exempel att få de anställda att kontrollera sin Asana-inkorg varje dag och uppdatera sina profiler.

Innan Asana använde vi e-post. Det gav lite utrymme för att se vad andra gjorde och för att effektivt spåra uppgifter. Det tog längre tid att kommunicera en sak till ett antal personer och komma fram till lösningar.

Zerihun Hailu, chef för programimplementering

Allie fick med sitt team på noterna genom att ta itu med deras första stora projekt – en webbplatsuppdatering – med Asana. Hon skapade en projekttidslinje över vad som behövde göras och när och satte igång med arbetet. Genom att börja med ett specifikt projekt lärde sig marknadsföringsteamet att använda Asana genom att göra, och de såg resultat redan från början. Från och med då byggde Allie upp andra arbetsflöden i Asana, till exempel kreativa granskningar och kalendrar för sociala medier, redaktionella kalendrar och e-postkalendrar, för att migrera alla sitt teams program till plattformen.

En central plats för att spåra arbetet

Många team på Lifewater har funnit att projektmallar är användbara för att minska antalet upprepade uppgifter och jobba om jobb. Allies team använder i synnerhet mallar för nästan alla sina arbetsflöden, inklusive nyhetsbrev, kampanjer, kommunikation och PR. Och med hjälp av filter och regler tilldelas uppgifter till personer baserat på deras roller så att alla vet vad de är ansvariga för.

Jag älskar kraften i Asanas mallar eftersom jag kan skapa en ny kampanj på bara några minuter och ge hela teamet insyn i vad som pågår.

Allie Watts, chef för digital marknadsföring

När marknadsföringsteamet behöver arbeta med en extern medarbetare, till exempel en frilansare eller journalist, bjuder de in personen som gäst till projektet så att kommunikationen är centraliserad och förväntningarna tydliga. Lifewater samarbetar till exempel med fältjournalister i varje land de arbetar i för att skriva och publicera berättelser om barn eller familjer i nöd. Med Asana kan de dela Lifewaters inverkan på en individ eller familj – det de kallar ”transformationsberättelser” – genom att bjuda in fältjournalister till projektet, dela resurser, till exempel foton av barnen eller vattenkällan, och uppdatera alla om de framsteg som har gjorts. När en berättelse om behov blir en framgångshistoria kan Lifewater-teamet enkelt komma åt informationen och dela den via sina kanaler – vilket leder till ytterligare donationer.

För Lissie och Zerihun ser projekten i Asana lite annorlunda ut. De arbetar båda med landschefer som övervakar implementeringen av Lifewaters vatten- och saneringsprogram på plats. Lissies team använder Asana för enskilda projekt, till exempel utvärderingsstudier för att utvärdera effekten av Lifewaters arbete. Dessa projekt kan ta upp till sex till nio månader att slutföra, och de spårar alla uppgifter som behöver slutföras i Asana. De använder också portfolior för att spåra arbete i olika projekt så att de kan få en översikt över hur det går.

Under covid-19-pandemin har Asana varit avgörande för Lissies team eftersom de inte kan resa till de länder där projekten genomförs. Arbetet i Asana är så smidigt att det kanske till och med minskar behovet av att resa – åtminstone inte lika ofta – när det är säkert att göra det.

Vi kommer sannolikt att behöva göra färre övervakningsresor i framtiden eftersom vi har skapat en bättre kommunikationsprocess. Eller så ändrar vi syftet med de resorna eftersom mycket av vår detaljerade planering nu kan göras i Asana.

Lissie Babb, chef för programkvalitet

Zerihun leder alla landsteam som genomför Lifewaters program – och som är utspridda över olika länder och tidszoner. Som en del av det här arbetet hanterar Zerihun årliga programaktiviteter och budgetplanering i Asana, samt design och konstruktion av vattenprojekt. Nu när hans team inte är beroende av e-post kan han enkelt se hur det går med vissa projekt och uppgifter genom att titta på deras status i Asana. Kommunikationstiderna har också minskat eftersom svaren inte försvinner i långa e-posttrådar och fler diskussioner kan ske asynkront i uppgifter. Uppdateringar av projektstatus delas också direkt i Asana, så att alla medlemmar automatiskt får dem.

Asana gör det möjligt för vårt team att vara mer effektivt och kommunicera mer effektivt, vilket direkt leder till att fler barn, familjer och samhällen får rent vatten och hälsa varje år.

Allie Watts, chef för digital marknadsföring

Bättre kommunikation, samarbete och effektivitet

Sedan Asana infördes är teamen mer effektiva och processerna på Lifewater fungerar smidigare:

• Kommunikationen är organiserad och tydlig: Genom att samla alla diskussioner på en central plats (Asana) kommunicerar organisationen snabbare och mer effektivt över nationella och internationella gränser. Asana hjälper dem också att lära känna sina teamkollegor i andra länder. Genom att använda Asana för att meddela om nyanställda eller förändringar i hela företaget kan ledarna vara säkra på att de når varje anställd.

• Alla har tillgång till viktig information: Med Asana är alla samordnade och har den information som behövs för att utföra sitt arbete eftersom all viktig dokumentation och alla viktiga filer lagras i plattformen. I stället för att leta efter uppdateringar, data eller sammanhang kan teamen ägna sin tid åt att utföra arbete och hålla koll på det utan att lämna Asana.

• Teamen är mer agila: När projektens tidslinjer ändras kan teamen justera datum och ändra planer i realtid så att arbetet inte försenas. Genom att uppdatera slutdatum i bulk är det alltid tydligt vad som måste göras och när, så att inget arbete glöms bort.

I slutändan bidrar arbetet som alla team utför till Lifewaters uppdrag: att hjälpa barn och samhällen att få tillgång till rent vatten. Genom att vara mer effektiva i sitt dagliga arbete kan de göra snabbare framsteg mot att få ett slut på den globala vatten- och sanitetskrisen.

Skapa bättre resultat under de kommande åren

Under de kommande åren kommer marknadsföringsteamet att fortsätta att lansera förbättringar på sin webbplats och få fler månatliga givare så att de kan driva på en varaktig förändring. Lissies och Zerihuns team kommer att fortsätta att använda Asana för att säkerställa att deras program genomförs smidigt och effektivt i de samhällen de betjänar.

Med målet att ytterligare minska antalet barn som dör av vattenburna sjukdomar kommer hela Lifewater-teamet att fortsätta att sträva efter mer agila, effektiva och samarbetsinriktade metoder, så att fler samhällen kan få rent vatten, hälsa och varaktigt hopp.