План на 30, 60 и 90 дней

Первые три месяца на новой должности могут определить, насколько успешным будет работник. Исследования показывают, что эффективный процесс адаптации может повысить удержание работников на 82%, а производительность — более чем на 70%. 

Если вы хотите создать эффективный процесс адаптации, вам поможет план. В этом вам поможет шаблон плана на 30, 60 и 90 дней. 

Что такое шаблон плана на 30, 60 и 90 дней?

Шаблон плана на 30, 60 и 90 дней — это многоразовый фреймворк, который помогает работникам в течение первых трёх месяцев на новой должности. Это своего рода список дел по адаптации, в котором перечислено всё, что новые участники команды должны сделать, чему научиться и чего достичь по мере освоения работы. С помощью шаблона плана на 30, 60 и 90 дней новые сотрудники могут ставить перед собой достижимые цели, выполнять важные задачи и постепенно адаптироваться к своей роли. 

Создав шаблон плана, вы можете стандартизировать процесс адаптации в своей команде и настроить каждого нового сотрудника на успех. Это также дает вам готовый фреймворк, который можно использовать, поэтому вместо того, чтобы начинать с нуля для каждого нового сотрудника, вы можете скопировать шаблон, настроить его по мере необходимости и быстро начать процесс адаптации. 

Каковы преимущества цифрового шаблона плана на 30, 60 и 90 дней?

Адаптация не происходит в вакууме. Это межфункциональный процесс, в котором участвуют разные команды, заинтересованные стороны и этапы. Новым сотрудникам необходимо посещать тренинги, налаживать отношения, практиковать ключевые навыки и получать обратную связь в течение всего процесса адаптации. 

Статические документы и электронные таблицы не обеспечивают возможности для такого сотрудничества. С другой стороны, платформа для управления работой централизует задачи по адаптации и общение в одном месте. Это означает, что у новых сотрудников есть единое окно, где они могут работать над задачами, задавать вопросы и получать обратную связь без необходимости постоянно переключаться между различными инструментами.

Создав план на 30, 60 и 90 дней на платформе для управления работой, вы сможете: 

• Предоставить новым сотрудникам конкретный план действий на первый день, первую неделю и первые месяцы в новой компании. 

• Централизовать детали адаптации в одном месте, чтобы новые сотрудники могли легко находить нужную информацию.

• Ставить измеримые цели на каждую неделю и месяц адаптации. 

• Следить в режиме реального времени за тем, как ваш новый сотрудник выполняет задачи.

• Прикреплять к задачам соответствующие документы и обучающие видео. 

• Корректировать дедлайны и цели в соответствии с темпами адаптации нового участника команды. 

• Содействовать сотрудничеству между новым сотрудником и межфункциональными заинтересованными сторонами. 

• Предоставлять исчерпывающую дорожную карту всего, что новые участники команды должны завершить в течение первых трёх месяцев. 

Как создать шаблон плана на 30, 60 и 90 дней

Каждый новый сотрудник отличается от других, поэтому шаблон плана на 30, 60 и 90 дней должен быть достаточно общим, чтобы его можно было использовать и настраивать для каждого нового участника команды. Это означает, что вместо того, чтобы быть слишком конкретным, подумайте о задачах, которые каждый новый сотрудник должен выполнить в течение первых 90 дней, независимо от его роли или опыта. Часто это такие вещи, как знакомство с культурой и миссией компании, планирование встреч с другими участниками команды и постановка личных целей. Этот список общих задач станет основой вашего шаблона. Отталкиваясь от него, вы сможете добавлять более конкретные задания, соответствующие роли нового сотрудника. 

Получив общее представление о том, что должны выполнять новые сотрудники, структурируйте свой шаблон следующим образом: 

• Разделите задачи по адаптации на разделы. Чтобы всё было организовано, создайте в шаблоне отдельные разделы для первых 30, 60 и 90 дней. Такое разделение не позволит новым сотрудникам чувствовать себя перегруженными и обеспечит правильное распределение заданий. Таким образом, новые участники команды смогут постепенно наращивать темп работы. 

• Создайте справочный раздел. Во время адаптации новый сотрудник, скорее всего, захочет сохранить информацию для дальнейшего использования. Создайте для него пространство, где он сможет отслеживать важную информацию, например процессы запроса отпусков и контакты ИТ-отдела.

• Создайте важные этапы для каждого временного сегмента. Создайте чёткие важные этапы, которые работники должны выполнить в конце первого, второго и третьего месяцев. Это могут быть цели обучения или цели по производительности, и они не обязательно должны быть неизменными. Скорее, это заполнители, которые вы (и ваш работник) можете использовать для создания более индивидуальных показателей успеха в дальнейшем. Когда придёт время, не забудьте поставить SMART-цели — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели. 

• Определите основное контактное лицо для каждой задачи. Адаптация часто включает в себя поток новой информации, и, скорее всего, у вашего нового сотрудника будут вопросы по мере её усвоения. Чтобы облегчить ему задачу, добавьте в шаблон поле для указания контактного лица по каждой задаче. Это особенно полезно при удалённой адаптации, поскольку новые работники не могут просто зайти к менеджеру по найму с вопросами. 

Интегрированные функции

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью представления в виде хронологии можно легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам будет проще выявлять и устранять конфликты между зависимостями до их возникновения, чтобы вы могли достичь всех своих целей в срок.

• Вехи. Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Устанавливая важные этапы в проекте, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы движетесь к своей цели. Используйте важные этапы как повод отпраздновать маленькие победы на пути к большой цели проекта. 

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы настраивать, отслеживать и управлять работой, согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости. 

Рекомендуемые приложения

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

• Vimeo. С помощью текста вы можете донести основную мысль, но в написанных словах всегда не хватает тона, эмоций и выражения. С помощью видеосообщений в Asana на основе Vimeo вы можете предоставить команде весь необходимый контекст, не назначая для этого очередную встречу. Записывайте короткие видео с собой, вашим экраном или и с тем, и с другим, и добавляйте видео в задачи, проекты, сообщения или комментарии, чтобы сделать их предельно ясными. Asana автоматически создает расшифровку записи, так что её можно прочитать и искать в ней ключевые слова. Оставляйте обратную связь, задавайте вопросы и назначайте задачи — и всё это не покидая Asana.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

Вопросы и ответы