Управляете фрилансерами? Начните отсюда.

Фрилансеры — это самозанятые работники, которые не связаны с одной организацией в долгосрочной перспективе. Они часто являются экспертами в своей области, оттачивая свои навыки в разных компаниях и проектах. 

Если у вас много специализированной работы, но не хватает ресурсов, фрилансеры могут помочь. Создание и поддержание команды фрилансеров поможет вам снизить перегрузку без необходимости нанимать дополнительных штатных работников. А с правильными рабочими процессами вы можете управлять подрядчиками, не создавая больше «работы по организации работы» — таких задач, как общение о проектах, поиск информации и отслеживание обновлений статуса. 

Здесь на помощь приходит управление фрилансерами.  

Что такое управление фрилансерами? 

Управление фрилансерами — это процесс создания и поддержания команды фрилансеров. Он включает в себя всё, что нужно для поддержания работы фрилансеров: от административных задач, таких как отслеживание счетов, до управленческих задач, таких как адаптация и общение. 

В самом простом понимании управление фрилансерами включает в себя следующие пять обязанностей: 

1. Поиск фрилансеров

2. Адаптация фрилансеров

3. Отправка и получение заданий

4. Отслеживание счетов и бюджета

5. Управление отношениями с фрилансерами

Управление фрилансерами и штатными работниками: в чём разница? 

Управление фрилансерами отличается от работы с участниками команды. Это связано с тем, что фрилансеров обычно нанимают для выполнения конкретной задачи или проекта. Кроме того, фрилансеры часто заключают контракты с несколькими компаниями одновременно, поэтому ваша работа не является их единственной задачей. По этой причине они обычно работают по более гибкому графику, чем обычные сотрудники, ориентируясь на сроки выполнения заданий, а не на конкретные рабочие часы. 

С другой стороны, штатные работники выполняют постоянную роль, которая может меняться с течением времени. Это скорее долгосрочные инвестиции, требующие значительного периода адаптации, чтобы они могли быстро освоить процессы и культуру компании. Благодаря этим первоначальным инвестициям штатные работники получают знания и ресурсы, необходимые для обучения, роста и принятия на себя ответственности за сложные проекты. Фрилансеры же имеют более узкую специализацию и должны обладать необходимыми навыками для работы над проектом. Их адаптация занимает меньше времени и больше ориентирована на понимание поставленной задачи. 

Управление фрилансерами: 5 шагов к мастерству (с примерами)

Управление фрилансерами может быть непростой задачей, особенно если вы раньше не работали с подрядчиками. Но, несмотря на множество подвижных элементов, управление фрилансерами можно разбить на пять конкретных шагов, которые, если их освоить, помогут вам в кратчайшие сроки ускорить работу с фрилансерами. 

1. Найдите талантливого специалиста

Найти подходящих фрилансеров бывает непросто, но это проще, если вы знаете, где искать. Вот как начать поиск:  

• Используйте свою сеть контактов: спросите коллег о фрилансерах, с которыми они работали в прошлом. Могут ли они порекомендовать кого-то из них? 

• Спросите у нынешних фрилансеров: если вы уже работаете с подрядчиком и хотите нанять ещё одного, спросите, есть ли у него коллеги, которые готовы взять на себя дополнительную работу. Фрилансеры, как правило, знают и работают с другими фрилансерами, поэтому они являются отличным источником рекомендаций. 

• Публикуйте объявления в социальных сетях: разместите информацию о поиске фрилансера на LinkedIn, в Twitter или на другой платформе. На таких сайтах, как Facebook, часто есть группы, специально предназначенные для фрила��серов, где они могут общаться и делиться своим ремеслом, например группы для писателей-фрилансеров. Попробуйте присоединиться к таким группам и опубликовать там объявление о поиске исполнителя.

• Передайте поиск на аутсорсинг: благодаря гигантской экономике растут фрилансерские платформы, такие как Upwork и Fiverr. Если вы ограничены во времени и нуждаетесь в быстрой помощи, эти специализированные платформы помогут вам связаться с фрилансерами по всему миру. 

Обращаясь к потенциальным фрилансерам, стоит очень конкретно рассказать о проекте, для которого вы нанимаете. Чтобы избежать недопониманий, обязательно предоставьте обзор должности, требуемую квалификацию и примерные сроки выполнения проекта. Вот пример сообщения от компании, которая ищет копирайтеров на фриланс: 

Компания Acme планирует привлечь дополнительных внештатных копирайтеров в ожидании увеличения спроса на проекты. В частности, мы ищем людей с опытом написания контента в сфере программного обеспечения, которые могут соответствовать тону и стилю нашей компании. Это постоянная возможность для фрилансеров, предусматривающая более 40 часов работы в месяц. 

Копирайтеры должны уметь: 

• Предоставлять чистовой вариант текста в соответствии с нашим руководством по стилю и тоном компании. 

• Писать электронные письма и тексты для пользовательского интерфейса мобильных приложений.

• Учитывать отзывы менеджеров по продуктам.

Если вам подходит эта вакансия, отправьте своё резюме и любые соответствующие образцы на адрес daniela.vargas@acmecompany.com. 

При холодном контакте рекомендуется запросить рекомендации, примеры работ или выполнение небольшого брифа. Это позволит вам убедиться, что фрилансеры обладают необходимой квалификацией, прежде чем привлекать их к работе. 

2. Настройте процесс адаптации фрилансера

Хотя адаптация фрилансера менее трудоемка, чем адаптация работника, для того, чтобы подрядчики могли быстро войти в курс дела, требуются некоторые предварительные усилия. Создание стандартного процесса адаптации фрилансера сэкономит вам время и избавит от стресса в будущем. Вместо того чтобы каждый раз начинать с нуля, следуйте заранее определённому процессу, чтобы у новых подрядчиков была информация, необходимая для успешного выполнения требований вашего проекта. 

Ниже перечислены некоторые ключевые элементы, которые необходимо включить в процесс адаптации фрилансера. 

• Договор: используйте шаблон соглашения о партнерстве, чтобы изложить результаты проекта, условия оплаты и сроки. Подписание подробного договора помогает избежать недоразумений в будущем. 

• Инструкции по выставлению счетов: каждая компания по-своему обрабатывает счета от фрилансеров. Чтобы сделать этот процесс максимально простым, предоставьте инструкции о том, как и когда фрилансеры должны выставлять счета, а также как отправлять необходимые налоговые формы и платёжные реквизиты. Вы также можете включить шаблон счёта, чтобы подрядчики предоставляли всю необходимую информацию. 

• Бриф проекта: в брифе содержится вся информация, необходимая фрилансеру для начала работы над проектом. В него должны входить описание проекта, список ожидаемых результатов, дедлайн, рекомендации по выполнению проекта и инструкции по сдаче готовой работы. Чем больше информации вы предоставите о своих ожиданиях и требованиях, тем выше вероятность, что фрилансеры смогут выполнить работу в соответствии с вашими ожиданиями.

При найме фрилансеров вам помогут шаблоны. Например, можно создать шаблон договора и бриф проекта, проконсультировавшись с юридическим отделом, а затем просто вносить в них ключевые детали для каждого нового фрилансера. Также полезно создать шаблоны для общения с подрядчиками, чтобы свести к минимуму переписку и предоставить им всю необходимую информацию. 

Ниже приведён пример такого сообщения. Перед заключением любых договоров обязательно проконсультируйтесь со своими командами по кадрам и юристами. 

Здравствуйте, [ИМЯ ФРИЛАНСЕРА]!

Мы рады приветствовать вас в команде проекта [НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА]. [ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ ПО МЕРЕ НЕОБХОДИМОСТИ]. 

БРИФ И ЗАДАНИЯ

Вот ссылка на [БРИФ ПРОЕКТА], к которому у вас также есть доступ через Google Документы. Ваши задания можно найти в проекте Asana по ссылке [ЗДЕСЬ]. 

ЦИФРЫ

Расчетное время завершения составляет [#] мин. на задачу, что дает вам [#] задач (примерно [#] ч.) в этом месяце. Это вам подходит?

СТАВКА

[$] за единицу, что соответствует немного увеличенной почасовой ставке в размере [$]. Вот ссылка на наши [ИНСТРУКЦИИ ПО ВЫСТАВЛЕНИЮ СЧЕТОВ]. 

ДЕДЛАЙН

[ДАТА], [ВРЕМЯ, ЧАСОВОЙ ПОЯС].

ПРИМЕЧАНИЕ

• [ПРИОРИТЕТ ДЛЯ ЭТОГО ПРОЕКТА, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ]

• См. примеры в [A] и [B] брифа. 

Если у вас есть вопросы, дайте мне знать. Если вам нужно связаться со мной, отправьте мне сообщение в Asana. 

С уважением,

[ВАШЕ ИМЯ]

3. Создайте систему для отправки и получения заданий

Отправка и получение заданий — важная часть управления фрилансерами. Чтобы всё шло гладко, настройте стандартный процесс, который все фрилансеры могут использовать для просмотра своих задач и отправки готовой работы. Например, в Asana можно поделиться проектом с фрилансерами, а затем назначить им задачи с конкретными дедлайнами, чтобы было ясно, что и к какому сроку нужно сделать. 

С шаблоном для отслеживания поручений в Asana вам не придётся начинать с нуля. Шаблон позволяет легко фиксировать поручения, устанавливать дедлайны и наглядно отслеживать ход выполнения.

Создание системы управления поручениями помогает избежать лишнего общения и работы. Вместо того чтобы отправлять отдельные электронные письма для каждого нового задания, вы можете просто добавлять и назначать работу в инструменте управления задачами. Затем подрядчики могут прикреплять к каждой задаче свою готовую работу. В качестве дополнительного бонуса вы также получаете общее представление о том, какие задачи назначены и выполнены, чтобы вы могли видеть ход выполнения проекта в режиме реального времени. 

4. Стандартизация процесса отслеживания бюджета

Отслеживание бюджета — основа управления фрилансерами. В начале каждого месяца необходимо определить, сколько денег вы можете потратить, и уже после этого назначать работу фрилансерам. В конце месяца не менее важно сравнить счета с запланированным бюджетом, чтобы убедиться, что вы не перерасходуете средства. 

Создание стандартизированного процесса отслеживания бюджета поможет вам выполнять все эти задачи каждый месяц. Узнайте, как взяться за дело. 

1. Определите частоту выставления счетов. Например, можно попросить фрилансеров выставлять счета раз в две недели или в конце каждого месяца. Когда все фрилансеры выставляют счета одновременно, вам легче прогнозировать и отслеживать расходы. 

2. Создайте документ с бюджетом проекта. В нём должно быть место для отслеживания прогнозируемых и фактических расходов за каждый период выставления счетов (каждые две недели, если фрилансеры выставляют счета раз в две недели, или каждый месяц, если они выставляют счета ежемесячно). 

3. Распределяйте задания в зависимости от того, сколько денег вы можете потратить. Это легко рассчитать, если вы платите фрилансерам за результат или проект. Если вы платите почасово, обязательно укажите, сколько часов должны работать фрилансеры. 

4. Напоминайте фрилансерам о необходимости выставлять счета в конце каждого отчётного периода. 

Собирайте счета и используйте их, чтобы документировать фактические расходы по сравнению с предполагаемыми расходами в бюджете.

5. Управляйте отношениями с фрилансерами

Фрилансеры могут выбирать, с какими клиентами они хотят работать. Это означает, что в ваших интересах развивать прочные отношения с подрядчиками, потому что чем лучше ваши отношения, тем больше они захотят работать с вами. 

Ниже описано, как построить доверительные отношения с командой фрилансеров. 

• Практикуйте эмоциональный интеллект. Эмоциональный интеллект помогает понять, что чувствуют другие, чтобы вы могли работать вместе более эффективно. Применяя навыки эмоционального интеллекта во взаимодействии с фрилансерами, вы сможете общаться с ними с эмпатией и со временем выстраивать более прочные отношения. 

• Не контролируйте каждый шаг: фрилансеры работают по собственному графику, поэтому нереально ожидать, что они будут доступны в любое время. Можно время от времени проверять, как у них дела, но в конечном итоге вы должны быть уверены, что фрилансеры завершат свою работу вовремя. 

• Включите обратную связь в процесс: ничто не бывает идеальным с первой попытки. При работе с фрилансерами важно включить в рабочий процесс хотя бы один раунд обратной связи. Например, попросите фрилансера представить первый черновик, чтобы вы могли предоставить необходимые замечания до начала проекта. 

• Создайте правила общения: четко определите, какие каналы связи должны использовать фрилансеры, как они могут связаться с вами и как вы планируете делиться с ними информацией. Например, можно использовать сочетание электронной почты и обмена мгновенными сообщениями или объединить все общение в одной платформе управления проектами. Это особенно важно, если вы управляете удалённой командой и не можете встречаться с фрилансерами лично. 

Установите конкретные дедлайны. Ясность особенно важна при работе с фрилансерами, поскольку недопонимание может привести к потере времени и денег для обеих сторон. Начиная проект, чётко определите сроки выполнения работы и порядок сдачи заданий.

Контроль отношений: создание базы данных фрилансеров

Когда вы вкладываете столько усилий в построение прочных связей, важно отслеживать все эти отношения. Так вы сможете легко связаться с подрядчиками, с которыми работали в прошлом, когда появятся новые проекты. 

Создание базы данных фрилансеров помогает вы��траивать и отслеживать сеть фрилансеров. Это единый источник достоверной информации, где вы можете увидеть всех, с кем вы работаете в настоящее время, людей, с которыми вы работали в прошлом, и любых потенциальных новых фрилансеров, с которыми вы еще не работали. Таким образом, вы всегда сможете найти подходящего человека для конкретного задания. 

Что следует включить в базу данных фрилансеров: 

• Имя и контактная информация каждого фрилансера 

• Предпочтительные тарифы

• Сильные стороны и области специализации

• Проекты, над которыми они работали в прошлом

Упрощённое управление фрилансерами

Управление фрилансерами не должно быть сложным процессом. Если у вас есть правильные процессы и инфраструктура, вы можете создать и поддерживать здоровую команду фрилансеров. Всё, что нужно, — это немного планирования и большая доза уверенности.