Что такое бережливое управление портфелем (LPM)? Шесть шагов для начала работы

Бережливое управление портфелем (LPM) — это новый способ управления портфелями компании для повышения эффективности и удовлетворённости клиентов. Вдохновением для LPM послужила методология бережливого производства, которая начала с малого, но быстро распространилась на массы. 

Бережливое управление зародилось, когда инженеры Toyota создали систему для сокращения отходов на производственной линии. Методология бережливого производства быстро набрала обороты, и другие отрасли начали применять эти принципы к своим рабочим процессам. В этой статье мы объясним, как внедрить бережливое управление портфелем для оптимизации процессов.

Что такое методология Lean?

Бережливая методология направлена на минимизацию потерь в рабочем процессе вашей организации и повышение ценности для клиентов. Японские инженеры впервые разработали методологию бережливого производства в компании Toyota, но Джон Крафчик, президент и генеральный директор Hyundai Motor America, ввел этот подход в управление проектами в своей статье 1988 года под названием «Триумф бережливой производственной системы». 

Методология бережливого производства состоит из пяти принципов (или этапов):

1. Определение ценности: определите ценность своего продукта или услуги.

2. Составьте схему потока создания ценности: нарисуйте схему рабочего процесса и сравните её с идеальным рабочим процессом.

3. Создайте поток: устраните потери в рабочем процессе, чтобы повысить его эффективность.

4. Создайте тягу: перенесите работу с предыдущего этапа процесса, чтобы продвинуть её по жизненному циклу проекта.

5. Непрерывное улучшение: постоянно совершенствуйте свой рабочий процесс.

Независимо от того, управляете ли вы проектом или портфелем, вы можете использовать эти принципы для выявления слабых мест в своих процессах и устранения всего, что не добавляет ценности вашему проекту. 

В сочетании с инструментами управления портфелями LPM поможет вам быстро выявить потери в рабочем процессе и оптимизировать системы.  

Что такое бережливое управление портфелями (БУП)?

Бережливое управление портфелем — это расширение методологии бережливого производства. Оно использует пять принципов бережливого производства, чтобы связать бизнес-стратегию с реализацией проекта. Как портфельный менеджер вы можете использовать принципы бережливого производства для оценки бизнес-стратегий и выделения соответствующих бюджетов для их реализации.

Существует три аспекта бережливого управления портфелями:

• Стратегия и инвестиционное финансирование: согласование и финансирование портфеля для достижения бизнес-целей.

• Гибкие операции с портфелем: дайте возможность Agile-командам адаптироваться к изменениям и быстро решать возникающие проблемы.

• Бережливое управление: обеспечение ограничений для расходов, аудита и соответствия требованиям, а также прогнозирование расходов.

Внедрение бережливого управления портфелем потребует времени, особенно если ваша команда привыкла к традиционной системе управления портфелем. Однако после внедрения этот новый способ управления портфелем поможет вам сократить накладные расходы и задержки. 

Ниже приведены различия между традиционным и бережливым портфелем, чтобы определить, какой метод лучше всего подходит для вашей команды.

Бережливая модель также позволяет согласовывать инвестиции с бизнес-стратегией и повышать ценность для клиентов. 

Шесть шагов к бережливому управлению портфелем

Бережливое управление портфелем можно сравнить с ремонтом автомобиля. Чтобы запустить двигатель, нужно внести некоторые коррективы. Эти шесть шагов помогут вам внедрить бережливое управление портфелем в ваш следующий проект.

1. Соберите команду лидеров

Ремонт автомобиля может занять месяцы, если вам не помогают люди со знаниями в области механики. Точно так же и с бережливым управлением портфелем: с правильно подобранной командой всё будет проще. 

Первым шагом в управлении портфелем должно быть формирование группы финансово квалифицированных руководителей, которые помогут вам согласовать бизнес-стратегию с реализацией проекта. 

Совет. Чтобы собрать сильную команду для управления портфелем, оцените сильные стороны участников внутренней команды или обратитесь к специалисту по подбору персонала, чтобы нанять людей с нужными навыками. Менеджеры портфелей должны преуспевать в сборе данных, мониторинге эффективности проектов и влиянии на тех, кто отвечает за управление приоритетами.

2. Найдите финансирование

Даже если у вас есть квалифицированная команда, готовая отремонтировать ваш автомобиль, вы не сможете начать работу без денег на покупку инструментов и запчастей. Бережливое портфельное управление также требует надлежащего финансирования для воплощения бизнес-стратегии в жизнь. 

Узнав, какие проекты являются наиболее затратными и приоритетными для ключевых заинтересованных сторон, оцените бюджет компании, чтобы вы могли уверенно распределять ресурсы.

Совет: поиск финансирования обычно означает изучение имеющихся ресурсов компании и определение того, где проект может вписаться в бюджет. Если бюджет компании не позволяет реализовать проект или его отдельные функции, сообщите об этом менеджеру проекта и обсудите, как его реструктурировать.

3. Создайте операционную структуру

Теперь, когда у вас есть команда, готовая работать над автомобилем, и деньги, необходимые для начала ремонта, можно разработать план действий по ремонту автомобиля. С чего вы начнёте: с двигателя или карбюратора? Будут ли все работать вместе или каждый будет заниматься отдельной деталью? 

План действий нужен и для портфеля вашей компании. Обсудите с руководством, как вы будете переходить на более бережливый операционный план. Вернитесь к пяти принципам бережливой методологии и определите области потерь в вашем первоначальном методе управления портфелем. 

Совет. Удовлетворённость клиентов должна быть вашим главным приоритетом при построении операционной структуры, способствующей эффективности портфеля. Используйте отзывы клиентов для улучшения своей деятельности и отдавайте приоритет гибким практикам, чтобы поток портфеля был адаптируемым.    

4. Внедрите бережливый рабочий процесс

Теперь, когда у вас есть план действий, ваша команда может приступить к ремонту автомобиля. Если последний ремонт автомобиля занял много времени, потому что под капотом было слишком много людей, убедитесь, что ваш план игры предусматривает работу каждого над разными частями автомобиля. Пока вы работаете под капотом, поручите кому-то работать под машиной, а кому-то — внутри неё. Такой план будет быстрее и эффективнее.

Чтобы создать бережливый рабочий процесс, устраните ненужную работу или неэффективность из процесса управления портфелем. Например, если раньше вы задерживали приоритизацию проектов из-за несвоевременных уведомлений от менеджера проекта, можно создать систему оповещения о завершении предыдущего этапа процесса.

Совет. Вы можете создать систему вытягивания с помощью программного обеспечения для управления портфелем. Инструменты канбан или диаграммы Ганта помогут вам визуализировать этапы процесса управления портфелем. Создайте зависимости между задачами, чтобы участники команды знали, когда можно приступать к следующему этапу процесса.

5. Добавьте обновления и ясность

После завершения ремонта автомобиля вы захотите взять его на тест-драйв. В этот момент вы можете обратить внимание на гудящие звуки или вещи, которые кажутся не совсем правильными. Затем можно вернуться в мастерскую, чтобы внести последние штрихи и убедиться, что автомобиль готов к эксплуатации. 

Бережливые инициативы должны сделать рабочий процесс управления портфелем более плавным, но поскольку этот фреймворк будет новым для вашей команды, вам, скорее всего, придётся добавить ясность и обновления, чтобы довести всё до совершенства. Нельзя достичь операционного совершенства без гибкости и постоянного стремления к улучшению.

Совет. Используйте лучшие практики менеджмента изменений, чтобы внедрить изменения между традиционным и бережливым управлением портфелями. Внедрив процесс менеджмента изменений, вы сможете сделать переход на БПМ максимально безболезненным.

6. Отмечайте улучшения

Каждый раз, когда вы завершаете проект, будь то ремонт автомобиля или выпуск продукта, важно отпраздновать свой успех. Приятно видеть, как машина мчится по дороге после того, как она неподвижно стояла на свалке, и так же приятно видеть, как бизнес-стратегия оживает и удовлетворяет клиента благодаря вашему бережливому бюджету.

Совет. Даже если ваш проект идет не по плану, используйте любые допущенные ошибки в качестве уроков для оптимизации следующего проекта и улучшения процесса принятия решений в будущем. Если вы будете придерживаться концепции портфеля, которая стремится к совершенству, то даже проекты, которые не приносят дополнительной ценности, будут достойны похвалы. 

Улучшение рабочих процессов Agile с помощью бережливого управления портфелями

Переход на бережливое управление портфелем требует терпения и сосредоточенности, но, следуя принципам бережливого производства, вы сможете улучшить свой Agile-процесс и повысить ценность результатов. 

С помощью программного обеспечения для управления портфелем вы получите навигационную дорожную карту к успеху со всеми необходимыми функциями, включая мониторинг проектов в режиме реального времени, общение с клиентами и совместное использование команд.