Как 3 команды мирового уровня оптимизируют творческое производство в больших масштабах

Высококачественные творческие материалы — от рекламных щитов до публикаций в социальных сетях — необходимы для того, чтобы ваш бренд выделялся среди других. Но чем крупнее компания, тем сложнее координировать все составляющие творческого производства. 

Но это не значит, что это невозможно. Эти три корпорации — Discovery Inc., Benefit Cosmetics и Dr. Martens — разгадали секрет крупномасштабного творческого производства. В этой статье мы расскажем, как они используют Asana для организации творческих рабочих процессов. 

1. Как Discovery Digital Studios производит тысячи видеороликов каждый месяц

Discovery Inc. — это медиагигант, стоящий за такими известными развлекательными сетями, как TLC, Animal Planet и Food Network. Их команда Digital Studios каждый месяц создаёт тысячи видеороликов для социальных сетей и потребительских приложений. Это непростая задача, учитывая объём координации, необходимой для каждого видео. Чтобы всё это сделать, они организуют творческое производство в Asana. 

Стандартизация производства контента 

Команда Digital Studios часто создаёт до шести версий каждого видео, каждая из которых идеально отформатирована для сайта, Facebook, Instagram, YouTube и других платформ. При таком количестве результатов, которыми необходимо управлять, крайне важно иметь чётко определённый творческий процесс. Вот как это работает: 

• Центральный узел для каждого рабочего потока: команда создаёт проект Asana для каждого формата видео, что позволяет организовывать все результаты производства контента и заинтересованные стороны в одном месте. 

• Шаблоны рабочих процессов: благодаря стандартизированным шаблонам проектов, например шаблону графика съёмок для команд, работающих с видео, команды могут мгновенно приступать к работе с заранее заданным списком результатов, чтобы не забыть ни одной задачи. 

• Автоматизированная передача: автоматизация мгновенно передаёт задачи между различными командами и отделами, чтобы все заинтересованные стороны знали, когда они разблокированы и готовы приступить к работе. 

Видимость статуса работы

При создании контента в таких масштабах бывает трудно увидеть полную картину того, что находится в процессе и что уже завершено. С помощью Asana Discovery может видеть всё это в одном общем представлении, а также получать отчёты и искать конкретные видео. Вот как это выглядит: 

• Общий обзор. Контент-команда использует портфели для отслеживания связанных видеопроектов, например группы видеороликов с кулинарными уроками для приложения Food Network Kitchen. Это позволяет им отслеживать статус работы, даты запуска и многое другое в одном общем представлении.

• Единая система учёта: организация производства видеоматериалов в одном месте означает, что команда ведёт учёт всего, что она создала. Например, они могут легко найти в Asana все видео, помеченные определённым ключевым словом, например «лето», и использовать прошлые примеры для будущей работы. 

• Централизованное общение: нет ничего хуже, чем отслеживать разрозненные обсуждения в разных приложениях. Команда Discovery избегает этого, интегрируя Asana с такими инструментами, как Outlook и Slack, которые превращают элементы действий электронной почты и обсуждения Slack непосредственно в задачи Asana. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Посмотреть шаблон

2. Как Benefit Cosmetics управляет 75 творческими проектами одновременно 

В американскую творческую команду Benefit Cosmetics входят дизайнеры, копирайтеры, специалисты по видео и фотографии, которые работают над 75 проектами одновременно. Координировать приходится многое, включая запуски продуктов, электронные письма, платные медиа и маркетинг влияния. Команда использует Asana для эффективного управления процессом приёма заявок, рабочими нагрузками и сроками кампаний в одном инструменте. 

Оптимизация творческих запросов

Творческая команда Benefit Cosmetics обрабатывает 50–60 запросов на работу каждый месяц. При таком объёме работы им пришлось превратить процесс творческих запросов в хорошо отлаженный механизм с чётким, заранее определённым рабочим процессом для каждой задачи. Вот как это выглядит: 

• Стандартизированные формы запросов: каждый запрос поступает через стандартизированную форму Asana. Это даёт творческой команде всю необходимую информацию с самого начала, устраняя необходимость в лишнем общении и экономя команде почти шесть рабочих недель в год. 

• Конкретные действия: каждый новый запрос оформляется как задача Asana, и все они организованы в одном проекте «Входящие творческие запросы». Когда запрос одобрен, команда может мгновенно назначить нужным людям задачи по сортировке и выполнению работ — и всё это в рамках одного исходного задания, чтобы не потерять контекст. 

Управление ресурсами и сроками

При таком количестве запросов команда Benefit Cosmetics должна максимально эффективно использовать своё ограниченное время. Это означает, что управление ресурсами и тщательное планирование сроков являются ключевыми факторами для достижения целей кампании и поддержания работы в нужном русле. Вот как команда придерживается цели:

• Видимость загрузки команды: команда использует функцию загрузки Asana для автоматического расчёта загрузки команды и визуализации её на еженедельном графике. Это позволяет легко понять, когда команде нужно нанять новых сотрудников, например внештатных дизайнеров или копирайтеров. 

• Планирование хронологии для всех кампаний: команда визуализирует хронологии для нескольких кампаний в одном виде «Календарь», что позволяет выявлять пробелы и заблаговременно планировать накладки. При необходимости они также могут отфильтровать представление, чтобы сразу посмотреть хронологию одной кампании. 

3. Как Dr. Martens объединяет глобальные команды дизайнеров

Креативная команда Dr. Martens отвечает за всё: от витрин и наружной рекламы до публикаций в социальных сетях и цифрового маркетинга — для всей глобальной розничной компании. Они используют Asana, чтобы поддерживать связь между всеми региональными командами и организовывать инициативы и запросы по дизайну в едином центре, где ничто не может затеряться. 

Обеспечение единообразия дизайна

У команды креативных услуг важная задача: донести творческий тон и направление сезона, а также предоставить материалы, иллюстрации и рекомендации, чтобы помочь творческим командам в других странах воплотить истории в жизнь. Asana делает этот процесс беспроблемным благодаря следующим преимуществам: 

• Единый источник достоверной информации для всех регионов: дизайнеры в Великобритании и остальной Европе используют Asana для управления своей работой и обмена информацией о творческих активах. Это означает, что кто-то в Европе может попросить глобальную команду быстро проверить, соответствует ли творческий актив для Франции, и у каждого есть доступ к хранилищу прошлых креативных брифов. 

• Ответственность и прозрачность в проектах: команда использует проекты для организации крупных инициатив и историй бренда. Это даёт заинтересованным лицам целостное представление о каждом проекте и его ходе. Любой может зайти и посмотреть, кто над чем работает, и нет необходимости гоняться друг за другом за обновлениями статуса. 

Упрощение планирования и расстановки приоритетов

Команда Creative Services выполняет творческие запросы от отделов по всему бизнесу и сотрудничает с внешними агентствами. П��и такой большой рабочей нагрузке им необходимо прогнозировать, когда наступит пик, и следить за тем, чтобы дизайнеры всегда отдавали приоритет наиболее важным задачам. Вот как Asana помогает им в этом: 

• Отчётность и выявление тенденций. Поскольку все творческие запросы фиксируются в Asana в течение года, команда креативных услуг может использовать панели задач для отчётности, чтобы определять самые загруженные месяцы года и заранее прогнозировать потребности в ресурсах. 

• Более быстрая расстановка приоритетов: в Asana заинтересованные стороны или менеджеры могут легко увидеть, над какими творческими активами работают дизайнеры, и вывести важные проекты в верхнюю часть списка. Затем отдельные дизайнеры могут использовать представление «Мои задачи» в Asana, чтобы ежедневно расставлять приоритеты и планировать свою работу. 

Ускоряйте творческие процессы

Не начинайте с чистого листа. Изучите проверенные процессы, которые помогут вашей творческой команде оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы от начала до конца. С помощью правильных инструментов вы сможете радовать клиентов по всему миру высококачественными креативными решениями, независимо от сложности ваших процессов. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Посмотреть шаблон