Как 3 команды мирового уровня оптимизируют творческое производство в больших масштабах

От рекламы на билбордах до публикаций в социальных сетях — высококачественные творческие объекты необходимы для того, чтобы ваш бренд выделялся среди других. Однако чем больше ваша компания, тем сложнее координировать все элементы творческого производства. 

Однако это не значит, что это невозможно. Эти три крупные компании — Discovery Inc., Benefit Cosmetics и Dr. Martens — сумели разгадать секрет крупномасштабного творческого производства. Представляем вам подробный обзор того, как они используют Asana для обеспечения эффективности своих рабочих процессов в области креативной работы. 

1. Как студия Discovery Digital Studios производит тысячи видеороликов каждый месяц

Discovery Inc. — это медиагигант, стоящий за такими известными развлекательными сетями, как TLC, Animal Planet и Food Network. Команда его подразделения Digital Studios каждый месяц создает тысячи видеороликов для социальных сетей и потребительских приложений. Это непростая задача, учитывая объем координации, необходимой для каждого видеоролика. Чтобы всё это сделать, они организуют творческий процесс от начала до конца в Asana. 

Стандартизация производства контента 

Команда Digital Studios часто создает до шести версий каждого видео, каждая из которых идеально отформатирована для их веб-сайта, Facebook, Instagram, YouTube и других платформ. При наличии большого количества ожидаемых результатов, которыми необходимо управлять, крайне важно иметь четко определенный творческий процесс. Вот как они это делают: 

• Центр для каждого рабочего потока: команда создает проект Asana для каждого формата видео, что позволяет ей систематизировать все результаты производства контента и заинтересованные стороны в одном месте. 

• Шаблонизированные рабочие процессы производства: благодаря стандартизированным шаблонам проектов, таким как шаблон графика съемок для команд, занимающихся кино или видео, сотрудники могут сразу же приступать к работе, имея заранее составленный список ожидаемых результатов, благодаря чему ни одна задача не будет забыта. 

• Автоматическая передача задач: благодаря автоматизации задачи мгновенно передаются между разными командами и отделами, поэтому все заинтересованные стороны знают, когда они могут приступить к работе. 

Полное представление о состоянии работ

При создании контента в таких больших объемах может быть сложно получить полную картину того, что предстоит сделать, что находится в процессе и что уже завершено. С помощью Asana компания Discovery может видеть всё это в одном общем представлении, а также получать отчеты и искать конкретные видео. Вот как это выглядит: 

• Общее представление: контент-команда использует портфели для отслеживания связанных видеопроектов, например группы видеороликов с кулинарными мастер-классами для приложения Food Network Kitchen. Это позволяет им отслеживать статус работы, даты публикации и многое другое в одном общем представлении.

• Единая система учета: организация производства видеоматериалов в одном месте означает, что у команды есть учет всего, что она создала. Например, они могут легко найти в Asana все видео, помеченные определенным ключевым словом, например «лето», и использовать прошлые примеры для будущей работы. 

• Централизованное общение: Нет ничего хуже, чем отслеживать разрозненные обсуждения в разных приложениях. Команда Discovery избегает этого, интегрируя Asana с такими инструментами, как Outlook и Slack, которые позволяют напрямую превращать задачи из электронной почты и обсуждения в Slack в задачи Asana. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Посмотреть шаблон

2. Как Benefit Cosmetics управляет 75 креативными проектами одновременно 

В американскую команду креативщиков Benefit Cosmetics входят дизайнеры, копирайтеры, а также специалисты по видео и фотографии, и все они работают над 75 проектами одновременно. Приходится координировать множество аспектов, включая запуски продуктов, электронные письма, платную рекламу в СМИ и маркетинг с участием инфлюенсеров. Команда использует Asana, чтобы эффективно управлять процессом приема заявок, рабочими нагрузками и сроками кампаний в одном инструменте. 

Оптимизация творческих запросов

Креативная команда Benefit Cosmetics обрабатывает 50–60 запросов на работу каждый месяц. При таком объеме работы им нужно было превратить процесс обработки творческих запросов в хорошо отлаженный механизм с четким, заранее определенным рабочим процессом для каждой задачи. Вот как это выглядит: 

• Стандартизированные формы заявок: каждый запрос поступает через стандартизированную форму Asana. Благодаря этому креативная команда с самого начала получает всю необходимую информацию, что позволяет избежать лишнего обмена сообщениями и экономит команде почти шесть рабочих недель в год. 

• Конкретные дальнейшие действия: каждый новый творческий запрос фиксируется в виде задачи Asana, и все такие задачи объединяются в одном проекте «Входящие творческие запросы». После утверждения запросов команда может мгновенно назначать результаты и распределять работу между нужными специалистами — и все это в рамках одного исходного задания, чтобы не терять контекст. 

Управление ресурсами и хронологиями

При таком большом количестве запросов компании Benefit Cosmetics необходимо максимально эффективно использовать ограниченное время своей команды. Это означает, что управление ресурсами и тщательное планирование сроков имеют ключевое значение для достижения целей кампании и выполнения работы по графику. Вот как команда достигает поставленных целей:

• Прозрачность загрузки команды: команда использует функцию Asana «Загрузка», которая автоматически рассчитывает загрузку команды и визуализирует её в виде еженедельной хронологии. Так команде проще понять, когда ей нужно привлечь новых специалистов, например внештатных дизайнеров или копирайтеров. 

• Планирование сроков для нескольких кампаний: команда визуализирует сроки выполнения нескольких кампаний в одном виде «Календарь», что позволяет ей выявлять пробелы и заблаговременно планировать действия на случай наложения сроков. При необходимости они также могут отфильтровать представление, чтобы сразу увидеть хронологию одной кампании. 

3. Как Dr. Martens объединяет глобальные команды дизайнеров

Команда креативных услуг Dr. Martens занимается всем: от оформления витрин магазинов и наружной рекламы до публикаций в социальных сетях и цифрового маркетинга — для всей глобальной розничной компании. Они используют Asana, чтобы поддерживать связь между всеми региональными командами и следить за соблюдением сроков, организуя дизайнерские инициативы и запросы в едином центре, где ничего не может затеряться. 

Обеспечение единообразия дизайна

У команды креативных услуг очень важная задача: донести творческий стиль и направление сезона, а также предоставить материалы, графические элементы и руководства, чтобы помочь креативным командам в других странах воплотить истории в жизнь. Asana делает этот процесс беспроблемным благодаря следующим преимуществам: 

• Единый источник достоверной информации для всех регионов: Дизайнеры в Великобритании и других странах Европы используют Asana для управления своей работой и обмена информацией о креативных материалах. Это означает, что сотрудник из Европы может попросить глобальную команду быстро проверить, соответствует ли креативный материал требованиям для Франции, и у каждого есть доступ к хранилищу предыдущих креативных брифов. 

• Ответс��венность и прозрачность в проектах: команда использует проекты для организации крупных инициатив и историй бренда. Это дает заинтересованным лицам целостное представление о каждом проекте и ходе работ по нему. Любой сотрудник может зайти в проект и посмотреть, кто над чем работает, поэтому нет необходимости запрашивать у коллег обновления статуса. 

Упрощение планирования и расстановки приоритетов

Команда креативных услуг выполняет творческие запросы от отделов всей компании и взаимодействует с внешними агентствами. При такой большой рабочей нагрузке им необходимо иметь возможность прогнозировать, когда наступит период повышенной загруженности, и следить за тем, чтобы дизайнеры всегда уделяли пер��оочередное внимание наиболее важной работе. Вот как Asana помогает им в этом: 

• Отчетность и выявление тенденций: Поскольку все творческие запросы фиксируются в Asana в течение всего года, команда креативных услуг может использовать панели задач для отчетности, чтобы определить самые загруженные месяцы года и заранее спрогнозировать потребности в ресурсах. 

• Более быстрое определение приоритетов: в Asana заинтересованные стороны или менеджеры могут легко видеть, над какими креативными материалами работают дизайнеры, и ставить наиболее важные проекты во главу списка. Затем отдельные дизайнеры могут использовать представление «Мои задачи» в Asana, чтобы ежедневно расставлять приоритеты и планировать свою работу. 

Ускоряйте креативные процессы

Не нужно начинать с чистого листа. Ознакомьтесь с проверенными процессами, которые помогут вашей творческой команде оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы от начала до конца. Имея нужные инструменты, вы сможете радовать клиентов по всему миру высококачественными креативными материалами, независимо от того, насколько сложны ваши процессы. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Посмотреть шаблон