Как Benefit Cosmetics радует своих клиентов с помощью Asana

В 1976 году сестры-близняшки Джин и Джейн Форд открыли крошечный магазин косметики в Сан-Франциско. Их целью было зарабатывать всего 33 доллара в день, чтобы выйти на уровень безубыточности, и это сработало. Сегодня Benefit Cosmetics — это популярный бренд косметики, продукция которого продаётся более чем в 55 странах, а также более 3000 салонов красоты BrowBar, которые вошли в Книгу рекордов Гиннеса за «самое большое количество восков для бровей, сделанных командой за восемь часов». Компания, принадлежащая LVMH, известна своей индивидуальной упаковкой и маркетингом. Слоган компании говорит сам за себя: «Смех — лучшее косметическое средство».

Джесси Гейсен, менеджер по бренд-маркетингу в американской маркетинговой команде Benefit, помогает творческим сотрудникам этого замечательного бренда поддерживать продуктивность. В американскую команду входят дизайнеры, копирайтеры, специалисты по видео и фотографии, которые одновременно работают над 75 проектами. Джесси управляет их рабочей нагрузкой, сортирует 50–60 запросов от других команд каждый месяц и планирует сроки кампаний. От выпусков продуктов до электронных писем, платных СМИ и маркетинга влияния для рынка США — Джесси организует всё это и еженедельно встречается с каждым креативщиком, чтобы обсудить его задачи.

Американская команда уже использовала инструмент для управления работой, но ему не хватало нескольких ключевых функций. На платформе не было возможности общаться и задавать вопросы, поэтому, когда креативщики получали задание с недостающей информацией, им приходилось выяснять детали в чате или по электронной почте. Между тем, Джесси нужно было составлять хронологии кампаний и рассчитывать рабочую нагрузку, но инструмент не поддерживал эти функции, поэтому ей приходилось экспортировать данные в электронную таблицу и использовать формулы вручную. Эта система сдерживала команду:

• Множество побочных обсуждений в чате и по электронной почте замедляли производство и размывали контекст проекта.

• Работа выбивалась из колеи, потому что не была централизована.

• Джесси тратила слишком много времени на составление отчётов о загруженности и планирование сроков вручную.

Согласно каталогу «Anatomy of Work», такая «работа по организации работы» занимает более 60% времени работника умственного труда в США. Джесси начала искать новую платформу для управления работой, чтобы ускорить творческий процесс и повысить эффективность совместной работы команды в США.

Мы упускали важные детали, потому что вели параллельные обсуждения в чате и по электронной почте, а не в одном месте. Я подумал: «Нужно упростить это для всех — и для себя. ”

Лучший способ обмена информацией и упрощения загруженного календаря команды

Команда искала платформу, которая могла бы отслеживать все типы проектов и позволять задавать вопросы в самом инструменте. Джесси также нужно было управлять входящими запросами от других команд, быстрее планировать сроки кампаний и планировать ресурсы команды.

Некоторые участники команды уже пользовались Asana и, сравнив её с другими вариантами, пришли к выводу, что она наиболее наглядна и проста в использовании. Различные проекты, сгруппированные по цветам (например, фиолетовый для инициатив бренда), позволяют легко видеть всю текущую работу. «Asana идеально подошла нам, потому что она удобна для пользователя, — говорит Джесси. — «Цвета помогают мне сразу понять, что происходит, не перегружая себя большим количеством информации».

Их также привлекли гибкие представления Asana, функция «‎ Загрузка»‎ и возможность добавлять комментарии и вложения в задачи. «Комментарии в Asana были очень важны для нас. Если дизайнер не понимает задание или у него нет нужного ему ресурса, он может оставить комментарий к задаче, а не отправлять отдельное сообщение другой команде», — говорит Джесси.

Внедрение Asana в творческой команде

Специалисты по креативу в Benefit были в восторге от возможности перейти на Asana и решить проблемы, с которыми они сталкивались. Вместе с менеджером по сопровождению клиентов Asana они создали рабочие процессы, соответствующие тому, как работает американская команда. Затем Джесси провела презентацию и обучение, основанные на лучших практиках внедрения, предоставленных менеджером по сопровождению клиентов, чтобы показать, как использовать Asana в работе.

Чтобы стимулировать внедрение, Джесси постоянно отстаивала Asana и была ответственным лицом команды по вопросам. Со временем она перешла к производственным процессам и отправляла еженедельные электронные письма с обновлениями, связанными с Asana, такими как напоминания и улучшения функций от их менеджера по работе с клиентами. Через два месяца команда и вице-президент по маркетингу уже знали, как использовать Asana для решения своих проблем.

Экономия 10 рабочих недель в год благодаря централизованному общению и запросам

Сегодня маркетинговая команда в США использует Asana для управления всеми проектами и запросами для более быстрого выполнения.

Сортировка творческих запросов с помощью формы

Теперь творческая команда получает запросы на работу через форму Asana, в среднем 78 запросов в месяц. Это позволяет экономить почти шесть рабочих недель в год за счёт устранения лишней переписки. Запросы поступают в проект Asana «Входящие творческие запросы», который служит в качестве почтового ящика, который сортирует Джесси. В нём есть разделы «Новые запросы», «Утверждённые запросы» и «Архивированные запросы».

Каждая отправка отображается в виде задачи с настраиваемыми полями, которые заполняются информацией, вводимой коллегами в поля формы. Когда запрос одобрен, Джесси создаёт подзадачи для каждого этапа выполнения и назначает их соответствующему специалисту по контенту или дизайну. Вся обратная связь и общение происходят в комментариях к родительской задаче, чтобы сотрудники могли видеть полный контекст и последние решения.

Джесси обновляет форму Asana, чтобы команда могла выполнять итерации процесса. Это гарантирует, что инициаторы запросов предоставляют специалистам по креативу всю необходимую информацию, чтобы они могли сразу приступить к работе. В одном из полей запрашивающий должен указать всех «сотрудников» проекта — людей, которые могут захотеть оставаться в курсе. Затем Джесси добавляет этих людей в задачу Asana, чтобы они могли получать уведомления и участвовать в проверках.

Отслеживание загрузки

Джесси использует функцию «Загрузка» для автоматического расчёта загруженности команды и визуализации её на недельной хронологии. Она создала портфолио для каждой команды, чтобы хранить их проекты и задачи, например портфолио команды дизайнеров, и может нажать на представление «Загрузка», чтобы увидеть задачи каждого дизайнера. Каждый понедельник Джесси делится этим с креативщиками, чтобы обсудить предстоящие события недели и внести коррективы. Этот визуальный снимок был невозможен, когда Джесси использовала электронные таблицы. Теперь она видит автоматические обновления при изменении дат сдачи или обязанностей в Asana.

Управление работой в Asana помогает творческой команде Benefit создавать бизнес-кейсы для привлечения дополнительных ресурсов, таких как внештатные дизайнеры или копирайтеры, поскольку они могут легко сравнивать свою загрузку с количеством получаемых запросов.

Я визуальный ученик, поэтому часто использую портфели и функцию «Загрузка». Я вижу хронологию на неделю, которая показывает, какие именно задачи должны быть выполнены в определённый день. Видимость загруженности творческой команды — самое большое изменение по сравнению с нашей предыдущей системой. ”

Планирование дат кампаний

Чтобы спланировать хронологию новой кампании в США, Джесси просто использует шаблон проекта Asana с важными этапами. Она вводит дату запуска, и Asana автоматически заполняет даты сдачи для каждой задачи. Затем она добавляет любые другие задачи, уникальные для этой кампании. «Система заполняет даты за пять секунд, а в электронных таблицах на это уходит не меньше часа», — говорит Джесси.

Креативная команда также использует вид «Календарь», чтобы видеть, когда проводятся несколько кампаний, что позволяет им выявлять пробелы и заранее планировать накладки. В задачах используются нестандартные поля для обозначения различных типов работы своим цветом, например «контент», «платные медиа» и «отправка инфлюенсеру». Это позволяет команде фильтровать и просматривать конкретные категории работы, например только хронологию маркетинга с привлечением лидеров мнений.

Централизация общения и совместной ��аботы

Общая предполагаемая экономия времени маркетинговой команды в США от использования Asana составляет 52 рабочих дня или 10 рабочих недель в год. Эти новые возможности повышают моральный дух дизайнеров, помогают команде реализовывать все начатые инициативы (а не упускать из виду некоторые из них) и позволяют команде справляться с более амбициозными и сложными проектами, такими как сложная платная медиакампания для POWmade, запуск нового продукта для бровей.

Централизация общения в задачах Asana, помимо форм, в значительной степени способствует экономии времени. Команда публикует более 600 комментариев в месяц, что сокращает переключение между электронной почтой, чатом и другими платформами.

Наш вице-президент участвует во всех наших проектах и предоставляет обратную связь в Asana. Ей нравится новая прозрачность в том, над чем работает команда. ”

«Наша команда может завершать творческие проекты намного быстрее, потому что она быстрее получает необходимую информацию, — говорит Джесси. — Это большая выгода для всех. Снижается уровень разочарования и внешнего общения, которое замедляет рабочий день».

Эффективное творческое сотрудничество позволяет Benefit дарить больше радости

Впереди ещё больше замечательных кампаний, поскольку американская маркетинговая команда Benefit с нетерпением ждёт года захватывающих запусков продуктов. Их креативная команда генерирует свежие идеи для привлечения потребителей к новым продуктам, и они планируют управлять этими инициативами и мероприятиями в Asana. Поскольку Джесси продолжает оптимизировать творческий процесс, она надеется привлечь в Asana больше команд, с которыми она сотрудничает, например команду Benefit по работе с социальными сетями. Будущее выглядит прекрасно для компании, которая считает, что смех — лучшее косметическое средство, и использует Asana, чтобы донести это послание до своих поклонников в США.

Ничто не теряется, даже когда одновременно выполняется так много проектов. Asana помогает мне видеть, что будет дальше, не проверяя всё вручную. Это большая победа для нас, особенно с такими сложными сроками, как платные медиакампании. ”