Советы Asana: всё, что нужно знать о функции «Загрузка»

Насколько ясно вы понимаете загруженность своей команды? Если вы ответили «не очень», то вы не одиноки. Фактически, каждая четвёртая компания заявляет, что у неё либо нет процесса, либо она полагается на «интуицию» при распределении работы. В результате целых 80% работников жалуются на переработку и профессиональное выгорание. Управление загрузкой даёт вам возможность контролировать проекты команды, чтобы она не попала в эти 80% и вы могли помочь ей достичь баланса, а не выгорания.

Как же начать управлять загрузкой? Если вы используете Asana, то уже знаетеответ: функция «Загрузка» доступна всем пользователям версий Business и Enterprise. С помощью функции «Загрузка» вы можете визуализировать объём работы, выполняемой вашей командой, и при необходимости легко перераспределять её.

Как начать работу с функцией «‎Загрузка»

Функция «Загрузка» не требует настройки. Просто добавьте проект или группу проектов в портфель, а затем перейдите на вкладку «Загрузка». Там вы увидите работу каждого участника команды по всем проектам в вашем портфеле в одном месте.

Вы также можете добавить трудозатраты и ёмкость в «Загрузку», чтобы лучше понимать, сколько работы у вашей команды. На вкладке «Загрузка» нажмите «Добавить трудозатраты», чтобы задать нестандартное поле для трудозатрат в часах или баллах.

Затем установите максимальную емкость для каждого участника команды. Если назначенная сотруднику работа превысит значение предельной ёмкости, вы увидите красную черту в области «Загрузка», которая будет означать, что у этого специалиста слишком много работы.

Распределяйте нагрузку на команду несколькими щелчками мыши

Если вы заметили, что у участника команды слишком много задач, можно быстро принять меры и переназначить задачи на вкладке «Загрузка». Нажмите на выпадающее меню, чтобы открыть детализированное представление, а затем перетащите задачи, чтобы перенести их на другое время или переназначить другим участникам команды. Вы также можете изменить даты сдачи и приоритеты, чтобы никто не выгорел.

💡Совет. Используйте даты начала и завершения, чтобы точно понимать, сколько усилий потребуется для выполнения задания.

Отслеживайте работу своей команды в центральном проекте

Чтобы обеспечить прозрачность всех заданий, над которыми работает команда, и их точное представление в «‎Загрузке», создайте централизованный проект, в котором будет фиксироваться вся работа команды. Можно даже создать правило, которое будет добавлять задания в центральный проект команды, чтобы ничего не упустить.

💡Совет. Помните, что подзадания не отображаются в «Загрузке», как и в хронологии или виде «Календарь». Если у вас или у участника команды есть задание с несколькими подзаданиями, охватывающими большие объёмы работы, подумайте о преобразовании этого задания в проект.

Предотвращение выгорания с помощью функции «Загрузка»

Управление загрузкой — важная часть поддержания баланса в команде. Когда у вас есть чёткая аналитика работы команды по всем проектам и инициативам, вы можете наилучшим образом перераспределить задачи и изменить приоритеты, чтобы поддержать свою команду. Используйте функцию «‎Загрузка»‎ в качестве отправной точки для обсуждения с командой её емкости во время следующей индивидуальной встречи.

Если вы являетесь клиентом Asana Business, войдите в Asana, чтобы попробовать функцию «Загрузка» уже сегодня. Чтобы узнать больше, зарегистрируйтесь и получите бесплатный пробный период Business.