Как Asana использует управление работой для более плавного творческого производства

Для Тары Ваджры, руководителя отдела креативной работы в Asana, творческое производство — это баланс между множеством факторов. Её роль требует от неё постоянного сопоставления имеющихся ресурсов с новыми запросами и более крупными маркетинговыми целями. Это особенно сложно в глобальной компании, где ей нужно создавать активы, которые работают в разных культурах, и сотрудничать с заинтересованными сторонами, которые живут по всему миру.

«Наша задача — понять, как эффективно оценивать объём работы, сортировать заявки и вписывать разовые задания между нашими крупномасштабными проектами, — говорит Вайра. — «Как глобальная команда, мы должны создавать вещи, которые резонируют в разных регионах и соответствуют маркетинговым стратегиям. Это очень тонкий баланс, и найти эту гармонию может быть самой сложной частью».

Несмотря на эти проблемы, Ваджра и её команда разработали метод, позволяющий оптимизировать работу и гарантировать, что проекты будут не только креативными, но и эффективными. Узнайте, как Asana превращает многогранную творческую работу в упорядоченный и последовательный процесс.

Посмотреть планирование маркетинга в действии

С помощью Asana маркетинговые команды могут централизованно объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы.

Смотреть демо

Проблемы творческого производства

Креативное производство по своей сути сложно: командам приходится координировать ресурсы, управлять вкладом заинтересованных сторон и создавать привлекательный контент, который будет находить отклик у глобальной аудитории.

Для этого необходимо придерживаться общих маркетинговых стратегий, а также ориентироваться в несвязанном общении между различными инструментами. Координация между внутренними командами и внешними партнёрами может быстро превратиться в логистический кошмар, чреватый недопониманием и задержками. И в довершение всего, вам нужно поддерживать единый голос бренда и эстетику в различных творческих активах.

Это огромный список подводных камней, с которыми приходится сталкиваться, если у вас нет надлежащей поддержки. Но это также прекрасный пример того, как программное обеспечение, такое как Asana, оснащённое автоматизацией и функциями ИИ, может избавить от рутины повседневных задач.

Морган Киз, арт-директор Asana, описывает болезненный процесс, через который она проходила до того, как пришла в Asana.

«В моей предыдущей работе у каждого была своя система управления проектами, и они никак не были связаны между собой, — объясняет Киз. — «Креативный продюсер может вести электронную таблицу для отслеживания хода работ по проекту. Я, как дизайнер, вела список задач в личном приложении для заметок и оставляла некоторые письма непрочитанными, чтобы не забывать о важных элементах. Всё было настолько разрозненно и неорганизованно, что я удивляюсь, как мы вообще что-то делали».

6 способов, которыми Asana оптимизирует творческое производство

1. Автоматизированный приём запросов с помощью форм

Во многих компаниях команды отправляют новые творческие запросы по электронной почте, на совещаниях или с помощью других разрозненных инструментов. В лучшем случае это головная боль. В худшем случае это может затянуть производство, увеличить затраты и потратить время вашей талантливой творческой команды.

В Asana креативная команда бренда использует специальную форму для сбора запросов. Это помогает им заранее собрать всю необходимую информацию, в том числе:

• Какая креативная поддержка требуется

• дата сдачи;

• Целевая аудитория

• Область проекта

• Список заинтересованных лиц и их обязанности в виде матрицы RACI

• Спецификации дизайна

Каждый раз, когда кто-то отправляет ответ на эту форму, он автоматически попадает в проект Asana, где команда может просматривать запросы, расставлять приоритеты и назначать ресурсы.

2. Кастомизируемые шаблоны проектов

Когда Ваджра готова запустить новую инициативу, она создаёт новый проект Asana, чтобы начать работу. Но ей не придётся начинать с нуля. Вместо этого она использует готовый шаблон проекта, в котором может определять, как маркируется и хранится информация.

Шаблоны для распространённых типов проектов упрощают настройку и запуск, позволяя командам сразу погрузиться в творческий процесс. Например, она использует метки (в Asana они называются нестандартными полями), чтобы показать статус проекта, кто назначен на работу и к какой глобальной маркетинговой инициативе она относится. Это помогает заинтересованным сторонам быстро понять, как продвигается работа и кто за неё отвечает.

Если вы управляете хронологиями видео или производства, вы также можете использовать шаблон графика съемок для планирования сцен, назначения команды и отслеживания дней производства в рамках одного и того же проекта Asana.

3. Совместная работа между внутренними и внешними командами

Крупные организации часто передают часть творческой работы на аутсорсинг сторонним агентствам. Однако работа с другими людьми за пределами сети компании сопряжена с определёнными трудностями. Во-первых, как обеспечить безопасность информации? Во-вторых, использование электронной почты или других традиционных платформ для общения отнимает много времени и неэффективно.

Но с Asana всё, от общения до фактической работы, можно безопасно выполнять в одном пространстве. Добавив внешних партнёров в качестве гостей в своё рабочее пространство, творческая команда Asana может работать с ними в рамках специальных проектов. Они служат централизованными пространствами для совместной работы, где внутренние команды и внешние агентства могут беспрепятственно взаимодействовать, обмениваться отзывами и отслеживать зависимости, гарантируя, что проекты остаются на правильном пути и в рамках бюджета.

Наш процесс интегрирован с агентствами, которые помогают нам в случае перегрузки, поэтому, если мы решаем, что они будут работать над конкретным проектом, мы можем начать работу прямо в Asana без необходимости передавать огромное количество информации через другие инструменты.”

4. Автоматизированные рабочие процессы

Используя мощные инструменты автоматизации Asana, Ваджра и команда значительно сократили время, затрачиваемое на повторяющиеся задачи. От автоматического назначения задач в зависимости от типа проекта до упрощения процесса подтверждения — автоматизация освобождает команду от повторяющихся задач и даёт больше пространства для творчества.

Например, в Asana можно создать гораздо более простой процесс проверки, разработав рабочий процесс, который автоматически устанавливает даты сдачи, назначает задачи по проверке и оповещает менеджеров, когда им нужно вмешаться. В сочетании с рабочими процессами подтверждения это обеспечивает быстрое и точное продвижение проектов.

5. Единый центральный источник достоверной информации

Интеграции Asana с творческими инструментами, такими как Figma, Adobe Creative Cloud и Google Suite, делают её мощным инструментом для творческих команд, стремящихся централизовать свои рабочие процессы и общение.

Вместо того чтобы отправлять документы каждому заинтересованному лицу в отдельных цепочках, они могут прикреплять любые материалы непосредственно к задаче Asana. Таким образом, заинтересованные стороны получают мгновенный доступ и могут предоставлять обратную связь на платформе. 

Интеграции с ведущими инструментами для дизайна и облачными хранилищами позволяют Asana служить единым источником достоверной информации для всех творческих активов, облегчая доступ и обеспечивая согласованность бренда во всех материалах.

6. Управление ресурсами

Попытка определить точные ресурсы, необходимые для творческих проектов, — это сложный баланс. У кого есть свободные ресурсы и когда они освободятся? Нужны ли нам внешние инструменты и агентства, и сколько они стоят?

Попытка отслеживать всё это в статическом инструменте, таком как электронная таблица, означает, что вы застряли на ручном обновлении и постоянном обмене этими обновлениями со своими рабочими партнёрами. Творческая команда Asana экономит бесчисленные часы и избавляется от головной боли, используя функции управления загрузкой и портфелями в Asana. Это даёт им возможность видеть текущие и предстоящие проекты с высоты птичьего полёта, что позволяет эффективно распределять творческие таланты и ресурсы там, где они больше всего нужны.

При поступлении нового запроса творческой команде достаточно просто просмотреть свои панели задач в Asana. Они могут быстро увидеть, кто ��ад чем работает сейчас и будет работать в будущем, и определить, кто может взять на себя дополнительные задачи. Кроме того, они могут использовать бюджетный проект, чтобы определить, какие средства им нужно выделить на новую работу, и соответствующим образом расставить приоритеты.

Творческое производство в новом ключе

Для решения сложных задач творческого производства, особенно в глобальном масштабе, требуется не только талант и видение, но и правильные инструменты для оптимизации процессов и улучшения сотрудничества. 

Тара Ваджра и её команда в Asana демонстрируют, как интеграция интеллектуального, адаптируемого программного обеспечения, такого как Asana, в творческие операции может превратить потенциальный хаос в хорошо организованную симфонию продуктивности. 

Автоматизируя рутинные задачи, обеспечивая беспрепятственное общение между странами и поддерживая единый источник достоверной информации, Asana позволяет творческим командам сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего: создании инновационных и эффективных творческих активов.