В постоянно меняющейся медиасреде We Are Era держит руку на пульсе времени, выявляя тенденции и предлагая контентные решения, которые соответствуют нынешнему духу времени и активно его формируют. Как же им удаётся реагировать на запросы клиентов быстрее, чем другим агентствам, и реализовывать их творчески? We Are Era использует инструменты для совместной работы, такие как Asana, чтобы стандартизировать процессы, автоматизировать работу и управлять информацией, чтобы её можно было найти в любое время. В результате им удалось повысить производительность и сократить сроки проектов.

Благодаря стандартизации и автоматизации процессов с помощью Asana наши команды держат всё под контролем, экономят время и могут сосредоточиться на самом главном — создании убедительного контента.

Кристиан Рёрих, руководитель команды, управление презентациями и проектами

Команда по питчам и управлению проектами разработала успешную концепцию управления проектами, которой теперь следует We Are Era. Команда под руководством Кристиана Рёриха отвечает за позиционирование, разработку креативной концепции и презентацию компании, поиск инфлюенсеров, закупку рекламы в СМИ и планирование дистрибуции. Они являются интерфейсом между внутренними и внешними заинтересованными сторонами и отвечают за ведение новых проектов для брендов и общественных организаций, а также за управление межфункциональными рабочими процессами с помощью Asana.

Asana становится центральной платформой для управления проектами в We Are Era

Раньше команда использовала различные решения для общения и совместной работы. Это было неудобно и в конечном итоге привело к дополнительной работе для команды управления проектами.

Изначально We Are Era использовала фримиум-версию Asana в качестве инструмента для запросов на работу в разных подразделениях, включая запросы на поездки, ИТ-поддержку и дизайн. Кристиан сразу понял, что Asana обладает гораздо большим потенциалом, и начал расширять её использование в своей команде, сделав Asana центральной платформой для управления проектами и повседневной совместной работы.

Обычно в проектах компании задействовано множество отделов, таких как отдел стратегии, креативный отдел и производственный отдел, поэтому приходится координировать множество процессов, включая большое количество брифингов и раундов обратной связи. Кристиан и его команда создали стандартный рабочий процесс для своего проекта в Asana, и теперь все могут взаимодействовать в чётко структурированном пространстве, обеспечивающем эффективную работу. Для повторяющихся административных и организационных действий Кристиан создал правила автоматизации, которые активируются определёнными триггерами, например датами сдачи, чтобы сэкономить время и минимизировать нагрузку.

По мнению Кристиана, именно отчёты о статусе и ясность делают возможным лучший в своём классе рабочий процесс: все участники проекта знают, как продвигается работа и каково её состояние, либо благодаря автоматическим отчётам о статусе, либо просматривая проект в Asana самостоятельно. Кроме того, общение происходит прямо в Asana на разных иерархических уровнях в рамках каждого проекта, поэтому оно отслеживается, классифицируется, сортируется, и всем легко его найти.

Вы можете почувствовать вклад Asana как нашего «единого источника достоверной информации». Мы можем увеличивать количество проектов, не испытывая при этом дополнительного давления, потому что больше не нужно держать всё в голове.

Кристиан Рёрих, руководитель команды, управление презентациями и проектами

Члены команды могли сами решить, хотят ли они использовать Asana. Многие быстро осознали ценность управления текущей работой на платформе и начали работать над своими проектами и задачами в Asana. Для Кристиана важно, чтобы правила автоматизации были понятны всей команде, чтобы все знали, что «происходит в фоновом режиме», пока они работают над своими основными задачами.

Кроме того, некоторые работники, которые активно используют Asana, сформировали «Целевую группу Asana» для тестирования новых функций по мере их выпуска, чтобы обеспечить осмысленное отображение процессов в Asana. Они не только поддерживают своих коллег, но и активно способствуют дальнейшему масштабированию платформы в We Are Era.

Как члены команды получают максимальную отдачу от Asana

Команда Кристиана отвечает за оценку запросов на презентации от новых клиентов и брифов, а также запросов на новые проекты от существующих клиентов. Они обрабатывают запросы по всем подразделениям и странам, где расположены офисы We Are Era. Команда работает в совместном проекте в Asana, в который автоматически попадают все новые запросы от отдела продаж.

Получив запрос на новый проект в своём проекте Asana, команда по питчам и управлению проектами уточняет важные ключевые данные, такие как целевые сроки, планирование бюджета, интенсивность консультаций и целевая группа. Если предоставленной информации недостаточно, общение с отделом продаж осуществляется напрямую через форму Asana в рамках стандартного процесса. Другая форма предназначена для того, чтобы работники могли отправлять её напрямую клиентам. Рабочий процесс обработки запросов с фиксированными формами обеспечивает качество и сводит к минимуму потери времени в начале проекта.

После сбора всей необходимой информации для проекта выбираются подходящие менеджеры проекта и команды в зависимости от их способностей, навыков и интересов.

Менеджер проекта может просматривать дедлайны и статус работы сотрудников в Asana. Это позволяет с первого взгляда понять, кто может взять на себя другой проект или оказать поддержку по нему. Структура Asana позволяет команде по управлению презентациями и проектами работать гораздо эффективнее.

Но не только команда по управлению презентациями и проектами с удовольствием работает с Asana. Эта платформа для управления работой используется во всей компании в качестве централизованной, наряду с HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle и Frame.io, в зависимости от отдела и обязанностей.

Asana построена визуально, что очень важно для компании, которая занимается маркетингом. Мы также приглашаем наших клиентов работать с нами в Asana.

Кристиан Рёрих, руководитель команды, управление презентациями и проектами

Одним из главных преимуществ Asana является то, что она предлагает пользователям различные варианты визуализации работы. Многие предпочитают работать в виде «Доска», чтобы визуализировать весь рабочий процесс и просматривать творческие материалы, например изображения, прикреплённые к задачам. Вид хронологии также популярен и его легко предоставить клиентам, чтобы все участники могли видеть, когда происходит работа по проекту и как она связана.

Поскольку функционал Asana настолько интуитивно понятен и удобен, длительное обучение не требуется. Например, адаптация новых клиентов обычно завершается всего за 15–20 минут с использованием простой методики, разработанной компанией. 

Asana в We Are Era: история успеха в цифрах

В We Are Era 240 работников во всех восьми офисах используют Asana на своём родном языке. По состоянию на март 2022 года они выполнили 2500 проектов и почти 400 000 задач в Asana. По оценке Кристиана, более широкое использование правил, форм и шаблонов проектов Asana позволяет в среднем экономить 90 рабочих дней в год.

Количество задач, созданных в Asana, неуклонно растёт уже несколько месяцев. Это показывает, насколько широко используется инструмент, сколько функций интегрировано и сколько проектов управляется с помощью Asana.

Кристиан Рёрих, руководитель команды, управление презентациями и проектами

Как Asana непрерывно оптимизирует процессы

Asana также сделала совместную работу с клиентами намного более прозрачной и эффективной. Компания We Are Era заметила, что многие клиенты отвечают на запросы, отправленные через Asana, быстрее и чаще. Они предоставляют больше обратной связи, поэтому текущие проекты можно адаптировать к потребностям клиентов и завершить более успешно и с меньшим стрессом. Повысив уровень вовлеченности клиентов с помощью Asana, We Are Era увеличила их удовлетворённость и укрепила их долгосрочную лояльность.

Работники заметили устойчивое изменение своего стиля работы, поскольку Asana позволяет им работать беспрепятственно, независимо от места нахождения. Не только из офиса или дома, но и из любого места, потому что вся информация, которая централизованно хранится в Asana, доступна откуда угодно. В этом отношении также очень успешно зарекомендовало себя собственное мобильное приложение.

Благодаря Asana нам не всегда приходится начинать с нуля, и мы можем открыто и честно обмениваться информацией.

Кристиан Рёрих, руководитель команды, управление презентациями и проектами

Благодаря Asana в We Are Era действует прозрачный способ совместной работы в масштабах всей компании, и всё обсуждается открыто. Медиаиндустрия динамична, цифрова и очень открыта, и работники быстро осознали преимущества такого способа работы в Asana, позволяющего делиться идеями с другими или обращаться за поддержкой. Часто другие уже реализовывали похожие проекты, изучали целевую группу или знают подходящего инфлюенсера. Это позволяет избежать дублирования усилий, обмениваться опытом и быстрее продвигать проекты.

Информация от коллег чрезвычайно помогает в новых проектах, а передача знаний повышает мотивацию работников и улучшает качество и эффективность работы.

Что дальше с Asana в We Are Era?

В будущем We Are Era планирует отдавать приоритет Asana для общения по проектам, выполнять офисные функции в Asana и в целом расширять её использование. Компания также планирует начать использовать функции «Портфели» и «Отчётность».

Благодаря дальнейшей автоматизации We Are Era рассчитывает сделать процессы ещё более доступными и эффективными, чтобы работники могли сосредоточиться на самом важном: создании первоклассных креативных продуктов.

В соответствии с принципами открытого сотрудничества компания также будет хранить цели и ключевые результаты (OKR) работников вместе с корпоративными целями, используя функцию «Цели» в Asana. Это связывает стратегические цели с повседневной работой на операционном уровне, обеспечивая ясность в отношении назначения, плана и обязанностей работников. Таким образом, каждый может понять, как расставить приоритеты в своих конкретных проектах и задачах для достижения OKR, и получить доступ к общей картине, чтобы увидеть, как они способствуют достижению годовых целей компании и, в конечном счёте, реализации её общей миссии.