С момента своего основания в 2019 году компания Techqueria расширилась до двух работников и увеличила объём привлекаемых средств до 250 000 долларов США в год, причём они делают это в режиме неполной занятости: каждый работник Techqueria также имеет работу на полную ставку в сфере технологий. Это ещё более впечатляюще, если учесть, что сообщество Techqueria насчитывает более 15 000 участников и единомышленников в семи отделениях. Участники присоединяются, чтобы почувствовать себя частью сообщества (скорее всего, они единственные латиноамериканцы на своём рабочем месте) и найти возможности трудоустройства.

Франсес Коронель входит в консультативный совет Techqueria и выступает в качестве технического директора организации, а также работает штатным инженером-программистом в Slack. Она помогла развить организацию, курируя повседневную деятельность и рост. Когда Фрэнсис и её небольшая команда только начали работать вместе, они использовали Slack для обмена информацией и Google Документы для управления мероприятиями. По мере роста организации Фрэнсис поняла, что инструмент для управления работой будет иметь решающее значение. По мере увеличения количества мероприятий, партнёров, спонсоров и волонтёров (их в организации более 40), а также расширения команды, она поняла, что Techqueria нужен лучший способ совместной работы, чтобы в полной мере раскрыть свой потенциал.

Мы осознали необходимость в инструменте, который объединит команду, зная, что в будущем нам будет сложно, если мы не внедрим решение до начала быстрого роста.

Франсес Коронель, директор по технологиям

Акцент на масштабируемости и простоте

Когда Фрэнсис приступила к поиску решения для своей растущей организации, она знала, что Techqueria нужно следующее:

• Платформа, которую можно масштабировать по мере роста некоммерческой организации.

• Возможность приглашать партнёров, спонсоров и волонтёров для совместной работы непосредственно на платформе.

• Платформа, которая не будет истощать бюджет Techqueria по мере её расширения.

Рассмотрев несколько вариантов, Фрэнсис выбрала Asana из-за её масштабируемости и простоты использования в растущей организации, тарифов для некоммерческих организаций и удобного интерфейса. Для Фрэнсис, инженера, занимающегося фронтенд-разработкой, это было важным преимуществом, которое позволило бы ей легко адаптировать существующую команду и новых работников.

Поскольку Techqueria начала использовать Asana, когда команда была ещё небольшой, Фрэнсис обеспечила простоту внедрения. Она пригласила каждого участника команды присоединиться к ней в Asana и поделилась с ними ресурсами, такими как Академия Asana и несколько статей Руководства. Она помогла своей команде взять с места в карьер, создав шаблоны для часто повторяющихся проектов, таких как мероприятия. Благодаря шаблонам её команда сразу поняла, как использовать Asana для стандартного рабочего процесса, и смогла применить этот опыт к другим проектам.

Шаблоны стали отличным ресурсом для нашей команды, когда мы внедрили Asana, потому что люди сразу же понимали, как использовать платформу, и могли сразу приступать к работе.

Фрэнсис Коронель, директор по технологиям

Со временем Фрэнсис начала адаптировать новых сотрудников и членов совета директоров к работе в Asana, чтобы они знакомились с платформой с первого дня. Теперь, когда у сотрудников возникают вопросы о том, как что-то сделать в Asana, они отправляют сообщение во внутренний канал технической поддержки в Slack и получают советы или статьи Руководства от участников команды.

Оптимизация рабочих процессов для достижения максимальных результатов

Мероприятия — основа деятельности Techqueria, и они проводятся во всех 7 отделениях. В 2019 году они провели 60 мероприятий, а в 2020 году это число превысило 100. Для таких мероприятий, как панельные дискуссии, консультации по резюме и ежегодная конференция, Фрэнсис и руководители отделений, которые являются волонтёрами, используют Asana для планирования и координации логистики и маркетинга мероприятий. С началом пандемии COVID-19 в 2020 году команда сразу же обновила свой шаблон мероприятия, оптимизировав его для виртуальных мероприятий, что облегчило переход для всех.

Благодаря использованию Asana для управления мероприятиями создаётся единый источник достоверной информации на протяжении всего процесса планирования и реализации. Как только мероприятие запланировано, создаётся проект, и у команды появляется представление о рабочей нагрузке. Это позволяет руководителям мероприятий перераспределять работу или перемещать мероприятие в Календаре, чтобы ни один участник команды не был перегружен. Если в мероприятии участвуют спонсоры или партнёры, внешние сотрудники приглашаются в проект в качестве гостей, чтобы упростить планирование и общение. Понимание объёма работы по мероприятию и чёткая линия общения с партнёрами и спонсорами имеют решающее значение, поскольку у Techqueria небольшая команда, и компания не хочет, чтобы её сотрудники переутомлялись.

Мы можем управлять рабочей нагрузкой, связанной с мероприятиями, потому что у нас есть единый источник достоверной информации для всего календаря — Asana.

Франсес Коронель, директор по технологиям

Фрэнсис и её команда также используют Asana для управления партнёрскими отношениями с организаторами мероприятий, спонсорами и донорами, включая их партнёрство с Asana. Они приглашают своих партнёров в проект Asana, чтобы у них было общее рабочее пространство для совместной работы и отслеживания задач. Использование Asana оптимизирует общение между Techqueria и партнёрами, чтобы не упустить ничего важного и обеспечить обеим сторонам максимальную отдачу.

Работа с партнёрами всегда эффективнее, когда у них есть доступ к тем же инструментам, что и у вашей команды. Asana упрощает эту задачу, позволяя нам приглашать партнёров в проекты в качестве гостей.

Франсес Коронель, директор по технологиям

Для растущей организации отслеживание OKR и роста имеет решающее значение с точки зрения понимания своего влияния на сообщество LatinX. Благодаря «Целям» Фрэнсис и её команда знают, что уже сделано и какие области требуют большего внимания. Они также видят, как работа связана с общей картиной и миссией организации. Наконец, использование Asana для отслеживания OKR помогает Фрэнсис и её команде оптимизировать темпы реализации проектов и понять, как они могут улучшить их выполнение.

Для определения успеха Techqueria отслеживает несколько показателей, таких как посещаемость мероприятий, выделенные гранты и количество участников. Использование Asana напрямую повлияло на два основных показателя организации: посещаемость мероприятий и количество выданных грантов. Управляя всем маркетингом мероприятий в Asana, они увеличивают посещаемость мероприятий — в конце концов, никто бы не пришёл, если бы их не рекламировали. Используя Asana для отслеживания задач по заявкам на гранты, они обеспечивают своевременную подачу заявок со всеми необходимыми документами.

В целом, Techqueria теперь обеспечивает чёткость и прозрачность во всей организации. Когда члены команды понимают, над чем работают остальные, у всех сохраняется общее чувство приверженности и стремление к выполнению своей миссии. Более того, команда определила прозрачность как ценность некоммерческой организации, и Asana помогает всему коллективу поддерживать и воплощать её в своей работе.

Ценность партнёрских отношений

Поскольку большинство рабочих мест в сфере технологий получают через рекомендации, партнёрство является критически важным шагом на пути к улучшению социального капитала для сообщества LatinX. Для таких организаций, как Techqueria, налаживание партнёрских отношений и эффективное управление ими помогает открыть каналы связи между талантливыми представителями сообщества LatinX и технологическими компаниями. Asana, будучи корпоративным партнёром Techqueria, с гордостью поддерживает организацию, проводя такие мероприятия, как наставничество среди инженеров. Партнёрство в проведении мероприятий помогает участникам Techqueria наращивать социальный капитал и расширять сеть контактов, находить наставников и подопечных, а также открывать для себя новые возможности трудоустройства.

Это также приносит пользу команде Asana, поскольку укрепляет связи внутри сообщества и стимулирует процесс найма. По словам Дэна Убиллы, менеджера по инжинирингу в Asana, «участие в создании форума, где представители сообщества LatinX могут выразить свою заинтересованность в работе в Asana и познакомиться с нашими командами, приносит огромное удовлетворение и помогает расти как сообществу, так и нашей команде».

По мнению Фрэнсис, партнёры обеспечивают нетворкинг, наставничество и связи с сообществом — всё это является частью работы Techqueria по восполнению дефицита социального капитала, с которым сталкивается сообщество LatinX. Именно поэтому мероприятия и партнёрские отношения с такими компаниями, как Asana, так важны для их успеха. В конечном счёте, они хотят, чтобы люди продвигались по карьерной лестнице, получали повышения и находили новую работу, а лучший способ добиться этого — знакомство с технологическими компаниями.

Поскольку мы всё ещё находимся на ранних этапах развития как некоммерческая организация, доступ к версии Asana Business в рамках программы социального воздействия — настоящая находка. У нас есть возможность предоставлять больше преимуществ нашему сообществу, потому что у нас есть доступ к мощному инструменту.

Франсес Коронель, директор по технологиям

Следующая глава в истории Techqueria

По мере того как Techqueria привлекает больше корпоративных партнёров и расширяет базу участников, она также увеличивает свою команду. В предстоящем году они надеются сформировать новый, расширенный совет директоров, а также нанять своего первого исполнительного директора на полную ставку. Они также запустили новые функции для сообщества, включая доску вакансий, банк резюме и улучшенный веб-сайт. Все эти проекты отслеживаются в Asana от идеи до завершения, чтобы повысить прозрачность, эффективность и результативность организации.

Мы не планировали, что все наши крупнейшие проекты 2021 года будут реализованы одновременно, но их кульминация ознаменовала начало новой главы в истории Techqueria. Без Asana мы бы не смогли всё это сделать.

Франсес Коронель, директор по технологиям