O recebimento de trabalhos não está funcionando. Veja por que e o que fazer
Resumo
Em teoria, um processo de recebimento de trabalhos não deveria ser complicado: basta definir diretrizes claras, padronizar as solicitações e usar tudo isso para priorizar os projetos de forma eficaz. Mas, na prática, ele pode ficar confuso rapidamente, com obstáculos como processos inconsistentes, tarefas manuais demoradas e desafios de alocação de recursos, dificultando a coleta eficaz de informações e o início dos projetos.
O que está por trás desses desafios persistentes e, mais importante, como enfrentá-los de forma eficaz? Vamos nos aprofundar nas armadilhas comuns do processo de recebimento de trabalhos e nas suas soluções.
Padronize o recebimento de solicitações de trabalho
Tenha todas as informações necessárias para concluir as solicitações de trabalho desde o início. Gaste menos tempo em busca de detalhes e mais tempo realizando trabalho de alto impacto.
1. Os processos de recebimento de trabalhos são inconsistentes
As empresas precisam de processos padronizados para gerir novas solicitações de trabalho. Sem um sistema sólido, as equipes acabam recebendo solicitações de todos os lugares — como e-mails, mensagens diretas ou conversas casuais improvisadas — transformando o recebimento e a priorização de tarefas em algo que se assemelha mais a suposições do que a estratégia.
Essa inconsistência nos processos de recebimento de trabalhos não apenas retarda os fluxos de trabalho, mas também gera confusão. Os membros da equipe ficam sem saber quais tarefas devem ter precedência, quem é responsável pelo quê e quais devem ser os próximos passos. Sem um processo de recebimento padronizado, cada solicitação é uma surpresa, e as equipes gastam mais tempo tentando descobrir o que fazer a seguir do que realmente fazendo o trabalho.
A solução
Estabeleça diretrizes claras para o recebimento de trabalhos. Facilite o recebimento de trabalhos criando diretrizes simples que descrevam como os novos trabalhos devem ser introduzidos e processados. Isso garante que todos estejam em sintonia sobre quais informações são necessárias, quem deve estar envolvido e as etapas a seguir. Por exemplo, crie um fluxo de trabalho de recebimento padronizado no qual as equipes possam confiar ao iniciar novos projetos, reduzindo erros e impulsionando o trabalho.
Aproveite os formulários padronizados de recebimento de trabalhos. Simplifique o início de novos projetos usando formulários de recebimento padronizados que solicitem todos os detalhes certos desde o primeiro momento. Essa abordagem garante que as equipes tenham todas as informações necessárias, como o tipo de projeto, prazos importantes e requisitos de recursos específicos, antes mesmo de começar o trabalho.
2. Você tem dificuldade para reunir os detalhes do projeto e priorizar as solicitações
Sem um processo claro para coletar informações do projeto, as equipes muitas vezes se veem vasculhando uma confusão de e-mails, notas e solicitações apenas para iniciar o trabalho. Informações vitais podem passar despercebidas e priorizar as solicitações torna-se um desafio, especialmente quando todas as tarefas parecem urgentes.
Essa falta de clareza não é apenas frustrante, mas também um grande obstáculo. Ela dificulta a tomada de decisões e atrapalha os projetos antes mesmo de começarem. Essa dificuldade é agravada quando as equipes tentam alinhar o trabalho aos objetivos mais amplos da organização. Sem as informações certas, ou quando faltam informações, os projetos podem começar em terreno instável, com as equipes sem saber se os seus esforços estão direcionados para o trabalho de maior impacto.
A solução
Organize reuniões de admissão regulares. Mantenha o seu funil de projetos fluindo sem problemas ao organizar reuniões de recebimento regulares. Aproveite esse momento para falar sobre novos projetos, esclarecer detalhes e discutir prioridades. Essas reuniões mantêm as partes interessadas em sintonia durante todo o processo de recebimento, para que todos entendam o que está por vir e o que é importante. Como resultado, a equipe pode tomar decisões bem fundamentadas sobre onde concentrar os esforços e mudar rapidamente as prioridades à medida que surgem novas oportunidades ou desafios.
Adicione detalhes de prioridade ao formulário de recebimento. Desenvolva o formulário de recebimento padronizado que você criou para facilitar os processos de recebimento, capturando detalhes adicionais, como prioridade do projeto, esforço estimado e os objetivos ou metas estratégicas com os quais o projeto se alinha. Esses critérios predefinidos facilitam a priorização, a organização e o sequenciamento dos projetos, além de ajudar a equipe a se concentrar no trabalho que agrega mais valor.
3. A sua equipe perde tempo com tarefas manuais
Com tantas coisas envolvidas nas operações diárias, não é de admirar que as equipes muitas vezes se vejam atoladas em tarefas manuais e demoradas. Seja o ciclo interminável de atribuição de trabalho, acompanhamento de solicitações ou atualização de status de projetos, essas tarefas repetitivas consomem muito tempo sem agregar muito valor.
O desafio aqui não é apenas a perda de tempo, mas também a perda de oportunidades de trabalho estratégico. Quando as equipes estão presas no ciclo de trabalho repetitivo e manual, elas têm dificuldade em encontrar tempo e foco para projetos mais impactantes, e isso significa que a organização como um todo não está atingindo todo o seu potencial.
A solução
Realizar uma auditoria de processos. Comece a jornada de redução de tarefas manuais mergulhando profundamente nos seus fluxos de trabalho atuais com uma auditoria de processos. Trata-se de observar como a equipe realiza o trabalho, identificar tarefas que consomem tempo desnecessariamente e descobrir onde é possível reduzir o esforço manual. Ao identificar onde a equipe perde tempo, você pode traçar um plano para agilizar e automatizar os processos, liberando-a para se concentrar em trabalhos mais estratégicos.
Aproveite as ferramentas de automatização para lidar com tarefas manuais. Muitas vezes, as tarefas que levam mais tempo também são as mais mundanas. Elimine a monotonia do dia a dia da sua equipe e aumente a produtividade aproveitando tecnologias como a inteligência artificial. Use essa tecnologia para automatizar tarefas tediosas, como atribuir trabalho, mover tarefas para a próxima etapa do fluxo de trabalho e atualizar o status dos projetos. Se você usa uma plataforma de gestão do trabalho, pode dar um passo adiante integrando regras aos seus fluxos de trabalho. Isso permite automatizar ações (como enviar um lembrete) com base em desencadeadores predefinidos (como quando a data de conclusão de uma tarefa está próxima). Ambas as estratégias permitem que a equipe gaste menos tempo em trabalhos de baixo valor e mais tempo em iniciativas estratégicas.
Integre outras ferramentas ao seu software. Faça com que o seu kit de ferramentas tecnológicas trabalhe por você, integrando os aplicativos que você já usa em uma plataforma de gestão do trabalho. Ao conectar as ferramentas que a sua equipe usa todos os dias em um só lugar, você facilita o acesso a informações e detalhes do projeto, independentemente da ferramenta em que estejam trabalhando. Isso reduz a necessidade de as equipes alternarem manualmente entre aplicativos e atualizarem informações em várias plataformas, mantendo todos informados em tempo real sem o esforço adicional.
Padronize o recebimento de solicitações de trabalho
Tenha todas as informações necessárias para concluir as solicitações de trabalho desde o início. Gaste menos tempo em busca de detalhes e mais tempo realizando trabalho de alto impacto.
4. Você tem dificuldade para alocar recursos de forma eficaz
A alocação de recursos pode parecer um desafio sem fim, com as equipes constantemente se esforçando para encontrar o ponto ideal entre muito e pouco trabalho. A raiz desse problema muitas vezes reside na falta de uma visão clara da carga de trabalho da equipe ou do que está por vir. Essa falta de visibilidade decorre de uma abordagem desarticulada para monitorar e gerir tarefas, e leva a recursos sobrecarregados, prazos perdidos e uma diminuição no moral da equipe. E o ponto é o seguinte: a alocação de recursos não se trata apenas de preencher vagas em um cronograma, mas de combinar tarefas com talentos para impulsionar o sucesso do projeto e oferecer oportunidades de crescimento.
A solução
Tenha uma visão clara da carga de trabalho da sua equipe. Certifique-se de ter uma visão precisa da carga de trabalho da equipe, incluindo o que ela está fazendo atualmente e o que está por vir. Crie um sistema para gerir a capacidade ou use uma plataforma de gestão do trabalho para monitorar a carga de trabalho de forma rápida e fácil. Essa visibilidade permite distribuir o trabalho de maneira uniforme e garantir que ninguém esteja sobrecarregado ou subutilizado, mantendo a produtividade alta e o burnout baixo.
Monitore a duração do trabalho. Elimine as suposições do planejamento de projetos usando uma ferramenta de monitoramento de tempo para medir quanto tempo leva um trabalho específico, como criar um manual ou desenvolver um estudo de caso de um cliente. Ao saber quanto tempo o trabalho realmente leva, e não apenas quanto tempo você acha que leva, você pode aproveitar dados reais para planejar cronogramas e definir prazos, garantindo que os recursos sejam alocados de forma a atender às necessidades do projeto sem sobrecarregar a equipe. Além disso, você pode salvar esses insights e reutilizá-los para o planejamento futuro, tornando a alocação de recursos para cada projeto mais eficiente do que a anterior.
Otimize a alocação de recursos com base nas habilidades. Não atribua tarefas apenas com base na disponibilidade: seja estratégico sobre quem faz o quê (e por quê), alinhando o trabalho às habilidades e interesses dos membros da equipe. O resultado é uma vitória para todos: ao combinar as necessidades do projeto com os pontos fortes e a experiência de cada pessoa, você melhora a qualidade do projeto e mantém os membros da equipe envolvidos.
5. Há atrasos constantes no início dos projetos
Iniciar um projeto não deveria ser uma luta constante, mas muitas vezes é exatamente isso. A pressa inicial para alinhar tudo — desde definir os detalhes necessários até garantir que todos estejam na mesma página — pode rapidamente se tornar um gargalo. E isso não é um inconveniente menor: pode comprometer todo o cronograma do projeto e criar um efeito dominó que afeta o ritmo e o sucesso do projeto.
Qual é o problema? Muitas vezes, é uma mistura de coisas: os obstáculos logísticos de organizar e configurar um novo projeto, objetivos pouco claros que levam a dúvidas e a necessidade de aprovações das partes interessadas em estágios avançados. Em suma, sem um processo simplificado de aprovação e configuração do projeto, as equipes ficam em um estado de espera, aguardando clareza ou o sinal verde para começar a trabalhar.
A solução
Inclua os participantes desde o início. Coloque todos no quadro desde o início. Ao envolver as partes interessadas desde o início, você pode garantir que quaisquer preocupações sejam abordadas antes que se tornem obstáculos e estabelecer os requisitos para configurar e iniciar o trabalho. Esse alinhamento antecipado ajuda a garantir a adesão e a esclarecer os objetivos desde o início, reduzindo atrasos e estabelecendo uma base sólida para o início do projeto.
Automatize os fluxos de trabalho de início de projeto. Não comece do zero em cada projeto. Aproveite o software de gestão do trabalho para automatizar os fluxos de trabalho de início de projeto. Automatizar o processo de início do projeto significa que todas as etapas necessárias, desde a criação de cronogramas até a alocação de recursos, são implementadas automaticamente assim que um projeto recebe luz verde para começar. Desde a criação de espaços de projeto até a atribuição de tarefas iniciais, a automatização elimina o trabalho pesado de iniciar novos projetos, para que você possa acelerar as coisas e manter o processo consistente em todas as iniciativas.
Use modelos de projeto pré-criados. Comece bem cada projeto descrevendo as principais etapas e requisitos com antecedência. Assim como a automatização, os modelos são outra arma secreta para iniciar os projetos rapidamente. Com os modelos de projeto pré-criados, você pode ter certeza de que cada projeto começará com uma estrutura clara e definida e com os componentes necessários, como atribuições de tarefas, marcos e entregáveis. Essa abordagem garante consistência no planejamento do projeto, reduz a necessidade de trabalho inicial e garante que nenhum detalhe importante seja negligenciado na pressa de começar.
6. A sua equipe não tem clareza
Quando se trata de gerir o recebimento de projetos, a clareza não é apenas algo desejável, é uma necessidade. No entanto, com tantas informações cruciais espalhadas por e-mails, unidades compartilhadas e aplicativos de mensagens, não é de admirar que as equipes possam começar a se sentir como se estivessem jogando um jogo de telefone sem fio.
Essa abordagem dispersa para coletar e lidar com as informações do projeto não apenas atrasa as coisas, mas também deixa os membros da equipe sem saber o que é importante e o que deve ser feito e quando. Isso resulta em oportunidades perdidas, trabalho duplicado e uma equipe mais focada em montar o quebra-cabeça do que deveria fazer do que em realmente fazê-lo.
A solução
Centralize as informações do seu projeto. Diga adeus à busca por e-mails para obter atualizações de status ou à necessidade de contatar os membros da equipe para saber as novidades sobre o progresso do projeto. Ao criar um núcleo central para as informações do projeto, a sua equipe pode acessar todos os detalhes importantes do projeto em um só lugar, desde documentos até prazos. Dê um passo adiante centralizando todas as solicitações, atualizações e comunicações do projeto em uma plataforma de gestão do trabalho. Isso facilita a sintonia entre todos e garante que as informações atualizadas sejam facilmente acessíveis aos participantes do projeto.
Use cronogramas visuais de projetos. Transforme o cronograma do seu projeto de uma lista complexa de tarefas em um visual fácil de entender que mostra o que foi feito, o que está em andamento e o que está por vir. Ao visualizar o projeto em um cronograma geral, a equipe pode ver rapidamente como o trabalho se encaixa e identificar obstáculos antes que se tornem grandes problemas. Além disso, ao criar o cronograma do projeto em uma plataforma de gestão do trabalho, você pode aproveitar recursos como a capacidade de alterar cronogramas com um único clique, facilitando o ajuste de prazos em tempo real.
Compartilhe atualizações de status regulares. Mantenha a equipe informada com atualizações de status frequentes. Seja uma rápida verificação diária ou um resumo semanal do progresso, essas atualizações dão uma ideia do andamento do projeto e garantem que ninguém, desde colaboradores individuais até participantes de alto nível, fique sem saber o status do projeto ou as próximas etapas. Aprimore as suas atualizações com tecnologia que permite aproveitar dados em tempo real, enviar lembretes de que as atualizações estão atrasadas e padronizar a formatação para uma comunicação consistente.
Como a Asana usa gestão do trabalho em projetos
Saiba como os líderes de PMO da Asana simplificam o recebimento de trabalhos e priorizam o trabalho certo para o negócio.
Agilize o processo de recebimento de trabalhos com uma plataforma de gestão do trabalho
A criação de um processo padronizado de recebimento de trabalhos não precisa ser complicada. Saiba como a Asana pode ajudar as suas equipes a agilizar os fluxos de trabalho para que tenham todas as informações necessárias para iniciar projetos bem-sucedidos desde o princípio.
Padronize o recebimento de solicitações de trabalho
Tenha todas as informações necessárias para concluir as solicitações de trabalho desde o início. Gaste menos tempo em busca de detalhes e mais tempo realizando trabalho de alto impacto.
