Diga adeus à procrastinação: quatro desafios do planejamento organizacional e suas soluções
Mobilizar uma organização inteira não é fácil. Os processos geralmente envolvem muitas partes interessadas e fluxos de trabalho, enquanto as equipes trabalham isoladamente com as suas próprias ferramentas e métodos de colaboração. Como resultado, tentar executar o seu plano de negócios pode parecer como tentar manobrar um enorme navio-tanque: lento, desajeitado e ineficiente.
Mas não precisa ser assim. Analisamos a fundo quatro desafios comuns do planejamento organizacional para que você possa se preparar com as soluções certas para cada um deles. Isso significa que não haverá mais confusão e desperdício de tempo. Em vez disso, você pode manter todas as equipes alinhadas, mesmo quando precisar se adaptar às mudanças nas necessidades do negócio.
Três formas de transformar a gestão de projetos da sua empresa
Assista a uma demonstração ao vivo e a uma sessão de perguntas e respostas para aprender a simplificar a definição de metas, acelerar o planejamento anual e automatizar a forma como as equipes recebem trabalhos estratégicos.
1. É difícil coordenar os planos entre os departamentos
Os trabalhadores de hoje colaboram 50 % mais do que há apenas 12 anos, mas as empresas ainda têm dificuldade para cumprir os seus planos. Na verdade, 48 % de todas as organizações não conseguem atingir pelo menos metade das suas metas estratégicas, mesmo quando a força de trabalho colabora mais do que nunca.
De acordo com uma pesquisa do The Work Innovation Lab, um dos principais culpados é a sobrecarga colaborativa: gastar muito tempo com atualizações de status, participar de reuniões e responder a e-mails e mensagens. A sobrecarga colaborativa acontece quando os líderes se concentram demais na colaboração, pensando que mais é sempre melhor. Como resultado, eles ignoram a importância da coordenação, que permite que as equipes trabalhem de forma independente usando estruturas e formas de trabalho predefinidas.
O planejamento organizacional requer muita coordenação. As equipes podem se reunir e discutir planos indefinidamente, mas nada acontece sem um processo estruturado. Portanto, se você está com dificuldade para implementar planos estratégicos em toda a sua empresa, procure maneiras de criar mais estrutura. Veja a seguir por onde começar:
A solução
Crie um processo de planejamento predefinido. Elabore um guia passo a passo sobre como os líderes devem criar e compartilhar planos a cada ano durante o planejamento anual, incluindo etapas importantes como reuniões, solicitação de orçamento, obtenção de aprovações e comunicação dos planos entre as equipes. Ter um processo predefinido ajuda as equipes a cumprir todos os requisitos durante o planejamento, sem perder nenhuma etapa importante.
Organize-se em torno das metas. As metas são um norte para guiar os funcionários em meio às escolhas, como quais projetos priorizar e como alocar os recursos da equipe. Quando você comunica claramente as metas, a equipe de liderança não precisa gastar muito tempo e esforço para orientar os trabalhadores na direção certa. Em vez disso, todos sabem o que é importante para o Business e no que devem se concentrar. Muitas empresas usam objetivos e principais resultados (OKRs) para alcançar isso. Os OKRs seguem este formato simples, mas flexível: “Eu vou (objetivo), o que poderá ser mensurado por (principal resultado)”.
Centralize a coordenação. O planejamento se torna ainda mais complexo quando as equipes usam diferentes ferramentas e processos para realizar o trabalho. As partes interessadas não só precisam coordenar cronogramas e dependências, como também gastar tempo extra compartilhando e encontrando informações — uma receita perfeita para atrasos e falhas de comunicação. Em vez disso, reúna o trabalho de todas as equipes em uma plataforma de colaboração. Isso simplifica o processo de planejamento, permitindo que todas as funções se comuniquem, visualizem os planos e acompanhem o trabalho em um só lugar.
Estudo de caso: metas na Asana
2. Não é possível se adaptar com rapidez suficiente para atender às necessidades de Business em constante mudança
Os negócios estão repletos de incógnitas. É difícil prever quando o mercado financeiro mudará, quando os concorrentes mudarão de estratégia ou quando outros riscos imprevistos ameaçarão atrapalhar os seus planos. Uma grande parte do planejamento organizacional é a capacidade de se adaptar quando o inesperado acontece. Mas, embora 60 % das empresas acreditem que a adaptabilidade se tornou mais importante nos últimos dez anos, apenas 43 % dos funcionários dizem que a sua organização é boa em gerir mudanças.
Felizmente, não precisa ser assim. Embora seja difícil mudar a estratégia de negócios, estas estratégias podem ajudar as equipes a atender às necessidades de negócios em constante mudança de forma rápida e sem problemas.
A solução
Crie um processo predefinido de recebimento e solicitação de mudanças. O planejamento anual só acontece uma vez por ano. Até lá, surgirão novas solicitações e iniciativas, e você precisa de um processo para avaliar e priorizar essas novas ideias em relação aos seus objetivos existentes. A criação de um processo de recebimento padronizado ajuda a sua empresa a manter a flexibilidade e a se ajustar ao longo do ano. Ao esclarecer as próximas etapas e os responsáveis por cada nova solicitação, as equipes podem avançar mais rapidamente e tomar decisões melhores.
Crie estruturas claras de tomada de decisão. Quando a mudança acontece, alguém precisa decidir como seguir em frente. Planeje com antecedência e crie um processo para definir como, quando e quem deve tomar decisões. Uma opção é a estrutura RAPID®, que identifica cinco funções-chave para as principais decisões: recomendar, concordar, realizar, contribuir e decidir. Recomendamos usar uma estrutura universal para todas as escolhas importantes, para que todos sigam as mesmas etapas e façam ótimas escolhas.
Crie projetos e processos flexíveis. A flexibilidade é essencial para atender às necessidades de Business em constante mudança. Em vez de criar planos com documentos estáticos e ferramentas de comunicação, reúna-os em uma única plataforma de colaboração. Dessa forma, se precisar mudar a sua abordagem, você poderá atualizar e comunicar facilmente os processos em toda a organização. Por exemplo, imagine que você precisa aumentar a produção criativa usando uma agência. Se o seu processo de produção criativa já estiver em uma plataforma de gestão do trabalho, você pode atualizar rapidamente as transferências, as automatizações e os proprietários em toda a empresa.
3. Você não tem dados confiáveis para monitorar o desempenho das metas
Dados de qualidade são essenciais para manter as metas de negócios em dia. Caso contrário, é impossível saber quando é preciso mudar os recursos ou ajustar a estratégia no meio do processo. Apesar da importância de análises confiáveis, mais de 80 % das empresas dependem de dados obsoletos para a tomada de decisões. De acordo com um estudo da Dimensional Research, quase nove em cada dez empresas relatam que não conseguem extrair insights em tempo real dos seus sistemas legados para tomar decisões de Business inteligentes.
A falta de dados em tempo real coloca em risco as estratégias da empresa. Mas essas táticas podem ajudar a reunir análises mais robustas para tomar decisões melhores e mais rápidas.
A solução
Centralize o acompanhamento de metas e do trabalho. Para monitorar o progresso das metas, é necessário saber quais tarefas e marcos foram concluídos, quais estão atrasados e quais estão por vir. É quase impossível fazer isso quando as equipes monitoram o trabalho em diferentes lugares (ou se não o fazem). Em vez disso, usar uma plataforma de gestão do trabalho permite registrar todas as tarefas, marcos, dependências e datas de conclusão em um só lugar, facilitando a geração de relatórios e a análise do progresso realizado.
Vincule as suas ferramentas de análise. Uma pesquisa do The Work Innovation Lab mostra que, quando todos os funcionários usam o mesmo software de gestão do trabalho para relatar e monitorar o progresso, eles têm 60 % mais chances de se sentirem muito produtivos. Em vez de alternar entre diferentes ferramentas de análise, escolha uma plataforma de gestão do trabalho que se integre a aplicativos como Salesforce e Tableau. Dessa forma, você pode obter todos os benefícios de várias plataformas de análise robustas e, ao mesmo tempo, centralizar os dados em um só lugar.
4. É difícil alocar recursos entre diferentes equipes
Todo plano precisa de recursos para funcionar sem problemas. Mas, sem uma visão geral do trabalho das equipes, é difícil alocar pessoal para as iniciativas mais importantes e garantir que o trabalho permaneça em dia. Apesar da importância da visibilidade, um relatório da ProSymmetry descobriu que 41 % dos entrevistados têm dificuldade em visualizar os recursos disponíveis.
A falta de visibilidade acontece quando as equipes não documentam exatamente no que as pessoas estão trabalhando e em que momento, em todos os programas. Em vez disso, elas dependem de uma comunicação contínua com gerentes e líderes para determinar a disponibilidade, o que nunca é uma ciência exata. Como resultado, é difícil prever com precisão quais recursos estarão disponíveis para as próximas iniciativas, e mais ainda entender as capacidades atuais da equipe. Este é um grande problema:pesquisas mostram que os maiores contribuintes para a má gestão de recursos são a falta de projeção e planejamento de capacidade adequados.
Se você tem dificuldades com a gestão de recursos, estas estratégias podem ajudar a obter uma visão completa dos recursos em toda a organização, para que você possa garantir que as iniciativas mais importantes tenham a equipe adequada.
A solução
Monitore a duração do trabalho. Isso é essencial para criar planos de recursos precisos. Use um recurso ou aplicativo de monitoramento de tempo para documentar os requisitos de tempo para diferentes tipos de trabalho, como criar uma nova funcionalidade na Web ou elaborar uma proposta. Com esses dados, você pode medir como os cronogramas reais se comparam às estimativas iniciais no seu plano organizacional e ajustar os recursos de acordo.
Monitore as cargas de trabalho da equipe. Para alocar recursos de forma eficaz, você precisa ver de relance em que as equipes estão trabalhando, agora e no futuro. Crie um sistema para documentar o que está em andamento e quais novos projetos estão no horizonte. É aqui que o software de gestão do trabalho pode realmente brilhar. Como todo o trabalho é documentado em um só lugar, uma plataforma de gestão do trabalho oferece uma visão completa de como as equipes estão alocadas e quais recursos estão disponíveis em toda a sua empresa. Como resultado, você pode mudar rapidamente as cargas de trabalho e priorizar o trabalho de maior impacto.
Agilize o seu processo de planejamento organizacional
O planejamento organizacional não precisa ser tão difícil. Saiba como a Asana pode ajudar a obter visibilidade total do status do trabalho para tomar as decisões certas rapidamente.
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