Como a Panacea Skincare está expandindo os negócios com a Asana

“Muitas empresas que se saem bem nos estágios iniciais, especialmente aquelas que conseguiram um bom ajuste do produto ao mercado, não têm uma base sólida”, afirma Terry Lee, fundador da Panacea Skincare, uma nova marca inspirada na beleza coreana. “Então, as coisas começam a ficar confusas, seja na comunicação, seja no alinhamento dentro da equipe.”

Empreendedor por natureza, Terry sabe muito bem disso.

Antes de fundar a Panacea, Terry foi diretor de operações da MeUndies, onde foi o sétimo funcionário (hoje, a empresa tem mais de 100 funcionários) e ajudou a aumentar a receita anual da empresa de US$ 5 milhões para US$ 50 milhões. Qual foi um dos principais fatores por trás desse crescimento rápido? Estrutura, alinhamento da equipe e comunicação eficaz.

Agora, em uma nova jornada na Panacea, Terry sabe, por sua experiência anterior na criação de empresas, que é preciso mais do que uma ideia inovadora e um produto adequado ao mercado para ter sucesso. Qual é a primeira ferramenta que ele usa para obter ajuda? Asana.

“Quando você abre uma empresa, há tanta coisa acontecendo e os recursos são limitados: tempo, dinheiro, pessoas”, explicou Terry. “Você desempenha muitas funções diferentes, por isso, precisa de uma maneira eficaz de acompanhar tudo.”

A Asana ajuda a Panacea a organizar todo o seu trabalho, gerir todos os processos do negócio e manter o alinhamento para que possam avançar rapidamente, crescer e se expandir com sucesso. E, com uma visão ambiciosa para a Panacea, Terry está implementando muitas das práticas que ele sabe que criarão estrutura dentro da empresa, para que ela esteja preparada para o sucesso desde o primeiro momento.

Aqui estão as três principais práticas que Terry e sua equipe implementaram desde que fundaram a Panacea (dica: elas contam com uma ajudinha da Asana 😉).

Fique por dentro de todos os detalhes

Com base na sua experiência na MeUndies, Terry sabia que a sua equipe precisava começar a monitorar tudo em um só lugar enquanto desenvolvia a ideia e o plano de negócios para a Panacea. Foi por esse motivo que ele recorreu à Asana. A simplicidade e a flexibilidade da Asana são perfeitas para as necessidades da equipe e permitem que ela estruture e organize o trabalho (projetos, afazeres, arquivos, etc.) da forma que fizer mais sentido para o negócio.

Na verdade, usamos a Asana para lançar a Panacea. Era muito importante que monitorássemos tudo em um único lugar à medida que desenvolvíamos o negócio.”

Primeiro, eles criaram um projeto e, em seguida, começaram a monitorar tudo por meio de tarefas à medida que desenvolviam o plano de negócios e a empresa — desde a documentação jurídica até o desenvolvimento de produtos e as atividades de marketing. Embora a equipe não tivesse certeza, no início, se precisava monitorar tudo na Asana, eles logo perceberam o valor da plataforma — ela mantinha tudo centralizado e organizado — e se comprometeram a usá-la.

Com um local centralizado para armazenar e monitorar todas as informações, a Asana proporcionou à equipe da Panacea a estrutura de que precisava para se manter alinhar durante a execução bem-sucedida do seu pré-lançamento em novembro de 2017.

Transforme discussões em trabalhos realizáveis

Depois de criar a estrutura inicial da empresa, monitorando e organizando todo o trabalho e as informações na Asana, Terry sabia, por sua experiência na MeUndies, que eles precisavam definir regras de comunicação. Essas diretrizes e práticas são fundamentais para manter intacta a estrutura que eles criaram, permitindo que a empresa crescesse rapidamente com uma equipe enxuta.

“Quando você está começando com três pessoas, como foi o nosso caso, a comunicação sobre o trabalho é perfeita, porque vocês estão sentados lado a lado. Você não precisa de uma estrutura ou arquitetura muito complexa”, afirma Terry. “Mas, assim que você passa de 6 a 8 pessoas, a comunicação fica mais complexa e você precisa agir de forma consciente em relação a ela.”

Quando o número de pessoas ultrapassa 6 a 8, a comunicação fica mais complexa e é preciso fazer um esforço consciente para mantê-la.”

Para estruturar a comunicação, Terry e a equipe recorreram novamente à Asana. Agora, quando as discussões (presenciais, no Slack ou por e-mail) sobre ideias de novos produtos ou possíveis iniciativas de marketing resultam em ações a realizar, elas são registradas na Asana como tarefas com responsáveis e datas de conclusão para que possam ser monitoradas.

Desse modo, fica claro para todos quem é responsável por cada tarefa, o que precisa ser feito e para quando o trabalho precisa estar pronto. Depois, quando a equipe tem dúvidas, comentários ou ideias para compartilhar, eles comentam na tarefa correspondente para manter tudo conectado, em vez de gritar do outro lado da sala: “Ei, você está cuidando disso?” ou “Ei, você vai fazer isso?”. Isso ajuda a responsabilizar os colegas de equipe, garante que o trabalho seja realizado e cria um arquivo de referência para necessidades futuras.

A equipe também usa bastante o aplicativo móvel da Asana para registrar tarefas e consultar o trabalho quando está longe do escritório. Como todo o trabalho da Panacea é monitorado e gerenciado na Asana, eles podem acessar arquivos, comentar em tarefas e ficar a par do progresso, onde quer que estejam.

Crie um processo padrão de integração de novos membros da equipe

Embora a equipe da Panacea seja pequena no momento, eles têm planos de contratação ambiciosos e estão elaborando um roteiro de contratação completo e abrangente.

No entanto, antes de integrar muitos novos membros à equipe, Terry e a equipe estão criando um processo de integração padrão a ser seguido tanto pelos gerentes de contratação quanto pelos novos funcionários. Além de estruturar o processo de integração, isso também permite que os gerentes de contratação se apropriem do processo (em vez do RH) e que os novos funcionários recebam as informações necessárias para terem sucesso em suas funções desde o primeiro dia. Na MeUndies, esse processo ajudou Terry e a equipe a escalar de forma rápida e eficaz, e eles esperam obter os mesmos resultados na Panacea.

Para padronizar o processo, Terry e a equipe estão criando na Asana um modelo de projeto de integração de novos funcionários para os gestores usarem. Esse modelo inclui todos os documentos e informações (formulários de RH, diretrizes da empresa, links para páginas da web e ferramentas importantes, pesquisas, etc.) de que os novos funcionários precisam para começar a trabalhar com o pé direito na Panacea. Dessa forma, cada novo funcionário recebe as mesmas informações e pode consultá-las a qualquer momento na Asana.

“O melhor é que, com uma ferramenta como a Asana, você tem a flexibilidade de criar um processo como este, que é eficiente (já que não precisa reinventar a roda todas as vezes) e dá ao gerente de contratação a responsabilidade pela integração do novo membro da equipe”, afirma Terry.

Lembre-se de sempre liderar pelo exemplo

Hoje, Terry e a Panacea contam com a estrutura que criaram na Asana para administrar toda a sua empresa — ela está integrada em tudo o que fazem. “Acredito firmemente que é preciso liderar a partir do topo e praticar o que se ensina”, afirma Terry. “Estamos realmente comprometidos em usar a Asana e somos os usuários avançados da equipe. Queremos estabelecer o precedente e o exemplo certos.”

Embora ainda sejam uma equipe pequena e estejam apenas começando, eles sabem que só poderão concretizar seus ambiciosos planos de crescimento se mantiverem a organização, o alinhamento e uma comunicação eficaz. Para isso, eles contam com a estrutura e os processos que criaram com a Asana.

Além de administrar a Panacea, Terry também assessora outras empresas em estágio inicial em Los Angeles e as ajuda a se preparar para o sucesso em longo prazo. Uma das suas primeiras recomendações? Acompanhe e gerencie tudo para a sua empresa na Asana.