Como a Panacea Skincare está expandindo os negócios com a Asana

“Muitas empresas que estão indo bem nos estágios iniciais, especialmente as que alcançaram o ajuste do produto ao mercado, não têm uma base sólida”, diz Terry Lee, fundador da Panacea Skincare, uma nova marca coreana inspirada na beleza. “Então as coisas começam a desmoronar, seja na comunicação ou no alinhamento dentro da equipe.”

Empreendedor nato, Terry conhece bem esse fato.

Antes de fundar a Panacea, Terry foi diretor de operações da MeUndies, onde foi o sétimo funcionário (agora há mais de 100) e ajudou a aumentar a receita anual da empresa de US$ 5 milhões para US$ 50 milhões. Qual foi o principal fator desse rápido crescimento? Estrutura, alinhamento da equipe e comunicação eficaz.

Agora, em uma nova jornada na Panacea, Terry sabe, por sua experiência anterior na construção de empresas, que é preciso mais do que uma ideia inovadora e um ajuste do produto ao mercado para ter sucesso. A primeira ferramenta que ele usa para obter ajuda? A Asana.

“Quando você abre uma empresa, há tanta coisa acontecendo e os recursos são limitados: tempo, dinheiro, pessoas”, disse Terry. “Você desempenha muitas funções diferentes, então precisa de uma maneira eficaz de acompanhar tudo.”

A Asana ajuda a Panacea a organizar todo o seu trabalho, gerir todos os processos do Business e manter-se alinhada para que possam avançar rapidamente, crescer e escalar com sucesso. E com uma visão ambiciosa para a Panacea, Terry está implementando muitas das práticas que ele sabe que criarão estrutura dentro da empresa, para que estejam preparados para o sucesso desde o início.

Aqui estão as três principais práticas que Terry e sua equipe implementaram desde o início da Panacea (dica: elas incluem uma pequena ajuda da Asana 😉).

Fique por dentro de todos os detalhes

Com base na sua experiência na MeUndies, Terry sabia que a sua equipe precisava começar a monitorar tudo em um só lugar à medida que desenvolvia a ideia e o plano de negócios para a Panacea. Foi aí que ele recorreu à Asana. A simplicidade e a flexibilidade da plataforma são perfeitas para as necessidades da equipe, permitindo que ela estruture e organize o trabalho (projetos, tarefas, arquivos, etc.) da maneira que fizer mais sentido para o Business.

Usamos a Asana para lançar a Panacea. Era muito importante monitorarmos tudo em um só lugar à medida que desenvolvíamos o Business.”

Eles começaram criando um projeto e depois começaram a monitorar tudo nas tarefas à medida que desenvolviam o plano de negócios e a empresa — da papelada jurídica ao desenvolvimento de produtos e atividades de marketing. Embora a equipe não tivesse certeza se precisava monitorar tudo na Asana no início, eles rapidamente viram o valor — tudo ficou centralizado e organizado — e se comprometeram a usá-la.

Com um local central para armazenar e monitorar todas as informações, a Asana deu à equipe da Panacea a estrutura necessária para manter o alinhamento ao executar com sucesso o seu lançamento em novembro de 2017.

Transforme discussões em trabalho realizável

Depois de criar a estrutura inicial dentro do negócio, monitorando e organizando todo o trabalho e as informações na Asana, Terry sabia, por sua experiência na MeUndies, que precisavam definir convenções de comunicação. Essas diretrizes e práticas são essenciais para manter intacta a estrutura que construíram, de modo que possam crescer rapidamente com uma equipe enxuta.

“Quando você está começando com três pessoas, como nós, a comunicação sobre o trabalho é perfeita porque vocês estão sentados lado a lado. Não é preciso ter uma estrutura ou arquitetura muito elaborada”, diz Terry. “Mas, assim que você ultrapassa 6 a 8 pessoas, a comunicação se torna mais complexa e você precisa agir de forma intencional.”

Quando há mais de 6 a 8 pessoas, a comunicação se torna mais complexa e é preciso agir de forma intencional.”

Para estruturar a comunicação, Terry e a equipe recorreram novamente à Asana. Agora, quando as discussões (pessoalmente, pelo Slack ou por e-mail) sobre novas ideias de produtos ou possíveis iniciativas de marketing resultam em ações a realizar, elas são registradas na Asana como tarefas com responsáveis e datas de conclusão para que possam ser monitoradas.

Dessa forma, fica claro para todos quem é responsável por cada parte do trabalho, o que precisa ser feito e quando precisa ser feito. Então, quando a equipe tem perguntas, feedback ou ideias para compartilhar, eles comentam na tarefa correspondente para manter tudo conectado, em vez de gritar do outro lado da sala: “Ei, você tem isso ou vai fazer isso?” Isso ajuda a responsabilizar os colegas de equipe, garante que o trabalho seja feito e cria um arquivo de referência para necessidades futuras.

A equipe também depende muito do aplicativo móvel da Asana para registrar as pendências e verificar o trabalho quando estão longe das suas mesas. Como todo o trabalho da Panacea é monitorado e gerido na Asana, eles podem acessar arquivos, comentar tarefas e manter-se atualizados sobre o progresso, onde quer que estejam.

Criar um processo padrão para integrar novos membros da equipe

Embora a equipe da Panacea seja atualmente pequena, ela tem planos de contratação agressivos e está construindo um roteiro de contratação completo e abrangente.

No entanto, antes de trazer muitos novos membros para o quadro, Terry e a equipe estão criando um processo de integração padrão a ser seguido pelos gerentes de contratação e pelos novos funcionários. Isso não apenas estrutura o processo de integração, mas também capacita os gerentes de contratação a assumirem o processo (em vez do RH), e os novos funcionários têm as informações necessárias para serem bem-sucedidos na sua função desde o primeiro dia. Na MeUndies, esse processo ajudou Terry e a equipe a crescer de forma rápida e eficaz, e eles esperam os mesmos resultados na Panacea.

Para padronizar o processo, Terry e a equipe estão criando um modelo de projeto de integração de novos funcionários na Asana para os gerentes usarem, que inclui todos os documentos e informações — formulários de RH, diretrizes da empresa, links para páginas da Web e ferramentas importantes, pesquisas, etc. — de que os novos funcionários precisam para começar a trabalhar na Panacea. Dessa forma, cada novo funcionário recebe as mesmas informações e pode consultá-las a qualquer momento na Asana.

“O melhor é que, com uma ferramenta como a Asana, você tem a flexibilidade de criar um processo como esse, que é eficiente (já que não é preciso reinventar a roda todas as vezes) e dá ao gerente de contratação a responsabilidade pela integração do novo membro da equipe”, diz Terry.

Lembre-se de sempre liderar pelo exemplo

Hoje, Terry e a Panacea contam com a estrutura que construíram na Asana para administrar todo o seu negócio — ela está incorporada em tudo o que fazem. “Acredito muito que é preciso liderar de cima e praticar o que se prega”, diz Terry. “Estamos muito envolvidos no uso da Asana e somos os usuários avançados da equipe. Queremos estabelecer o precedente e o exemplo certos.”

Embora ainda sejam uma equipe pequena e estejam apenas começando, eles sabem que só podem alcançar os seus ambiciosos planos de crescimento se permanecerem organizados, alinhados e se comunicarem de forma eficaz. Para isso, eles contam com a estrutura e os processos que construíram com a Asana.

Além de administrar a Panacea, Terry também aconselha outras empresas em estágio inicial em Los Angeles e as ajuda a se preparar para o sucesso a longo prazo. Uma das suas primeiras recomendações? Monitorar e gerir tudo para o seu Business na Asana.