4 ferramentas de planejamento de eventos que todo organizador de eventos deveria usar

Ferramentas de planejamento de eventos
  • Neste artigo você verá:
    • Quatro ferramentas com que você pode contar para simplificar o gerenciamento de eventos.
    • Como organizar, simplificar e gerenciar seus eventos.
    • Como envolver os participantes e construir relacionamentos.

Esta é uma publicação feita pela convidada Rachel Grate, estrategista e editora de conteúdo da Eventbrite.

O planejamento de eventos é uma tarefa estressante. Na lista anual do CareerCast sobre os trabalhos mais estressantes, o cargo de coordenador de eventos vem logo depois dos cargos de policial, piloto de avião e bombeiro. Talvez você não esteja salvando vidas ou combatendo o crime, mas por vezes nos sentimos realmente assim.

Para tirar um evento do papel, é necessário fazer diversas tarefas ao mesmo tempo e ter um nível de organização excepcional. E é por isso que há tantos aplicativos no mercado hoje em dia — ferramentas que podem ajudar com praticamente todos os aspectos da organização de eventos.

Até demais, para ser sincera.

Você quer dedicar o seu tempo para fazer um trabalho excelente e não para gerenciar ferramentas. O objetivo é descobrir para quais problemas você está tentando encontrar uma solução, e usar as ferramentas certas (e nada mais) para que isso aconteça.

Veja a seguir as quatros ferramentas com que você pode contar para simplificar o gerenciamento de eventos e aumentar a produtividade. Por si elas funcionam bem, e são ainda melhores quando usadas em conjunto.

Salesforce e Hubspot: organize os dados dos participantes e mantenha relacionamentos sólidos

Não existe ferramenta mais importante que um CRM (ferramenta de gestão de relacionamento com clientes) para qualquer empresa que se preocupe com os seus clientes. Em outras palavras, todas as empresas no ramo de eventos. Ao ter em mãos um CRM de alto nível, como o Salesforce ou o HubSpot, é possível manter a organização de todos os dados de seus participantes.

O CRM é particularmente importante se um dos objetivos do seu evento for gerar vendas ou captar possíveis clientes. Após armazenar as informações dos clientes no seu CRM, é possível acompanhar e gerenciar a jornada de cada um deles ao longo do tempo.

Mas um CRM de qualidade também ajuda a administrar o relacionamento com fornecedores, patrocinadores e parceiros. Portanto essa ferramenta pode ser o seu ponto central para organizar todos os aspectos humanos do seu evento.

Eventbrite: simplifique a emissão de ingressos e cadastros para aumentar a participação no evento

É muito provável que você use uma plataforma online para vender ingressos ou fazer cadastros, mas nem todas as soluções são iguais.

A plataforma on-line de emissão de ingressos deve ir além das transações para que você consiga gerenciar o seu evento de ponta a ponta. Ela deve fornecer também dados e relatórios úteis para tomar decisões estratégicas nos momentos certos, e ajudar a aumentar a participação ao integrar os aplicativos de preferência dos participantes, como Facebook e Instagram.

Se você usar a Eventbrite, terá informações detalhadas sobre os participantes do seu evento por meio de análises visuais, gráficos e relatórios. Além disso, o aplicativo Eventbrite Organizador ajuda a monitorar as vendas de bilhetes em tempo real diretamente do seu telefone, além de simplificar o check-in móvel no evento e de nos manter informados com o monitoramento instantâneo da participação.

A tecnologia que você utilizar para o gerenciamento de eventos também deve fazer a sincronização automática com todo o seu kit de ferramentas de planejamento de eventos, incluindo…

Emma e Mailchimp: cative possíveis participantes por e-mail

De acordo com uma nova pesquisa da Eventbrite, 73% dos profissionais que trabalham com eventos afirmam que o e-mail é uma das principais estratégias de marketing que deve ser aprimorada em 2019. Não há canal melhor para entrar (e permanecer) em contato com possíveis participantes.

Por outro lado, 52% dos entrevistados pensam que será mais difícil aumentar as vendas por e-mail no mesmo ano. É por isso que uma plataforma de marketing por e-mail é essencial para acompanhar seus esforços e aumentar suas vendas.

Emma e MailChimp são dois dos melhores serviços de marketing por e-mail disponíveis no mercado. Ao usá-los, você pode:

  • Criar campanhas por e-mail bem elaboradas e que se enquadram na marca
  • Organize por categoria as suas listas de contatos por e-mail (por exemplo, possíveis participantes, participantes cadastrados, participantes recorrentes) e envie mensagens direcionadas e personalizadas específicas para cada grupo
  • Agendar e automatizar o envio de e-mails

E melhor ainda se a sua plataforma de e-mails se integrar com a de emissão de ingressos para o evento, assim como Mailchimp e Emma fazem com a Eventbrite. Dessa forma, ao comprar ingressos para o seu evento, as pessoas são automaticamente adicionadas às suas listas de e-mails, poupando a você uma etapa manual importante, além de evitar erros e o risco de se esquecer de as adicionar.

Asana: gerencie cada detalhe do seu planejamento de eventos

Esta lista não estaria completa sem a Asana, a ferramenta de nossa preferência para monitorar cada detalhe do planejamento de eventos. A Asana é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que ajuda os usuários a planejar projetos melhores, monitorar os aspectos importantes para a sua equipe e produzir um trabalho melhor em menos tempo.

Use a Asana para criar um projeto para cada evento que você organiza e preencha-o com cada etapa do seu cronograma de trabalhos. Em seguida, compartilhe o projeto (e os fluxos de trabalho, funções e prazos) com as pessoas na sua organização que estão envolvidas com o evento para que saibam quem está fazendo o quê e quais são os prazos, e possam monitorar o progresso à medida que você avança no planejamento.

Quer você esteja numa grande organização ou trabalhe sozinho, a Asana dispõe de um modelo de planejamento de eventos personalizável para monitorar tarefas e progressos específicos aos fluxos de trabalho dos eventos. Esta tecnologia também se integra com outras ferramentas como MailChimp e Salesforce.

As ferramentas de planejamento de eventos são apenas o começo

Ao escolher cuidadosamente ferramentas de planejamento de eventos que se integrem bem entre si, você terá um retorno que supera muito o investimento feito em cada uma delas. Para mais ideias sobre como manter o seu foco e produtividade, leia o guia em inglês The Event Professional’s Ultimate Guide to Productivity: 2019 Edition (O Guia definitivo para a produtividade do profissional de eventos: Edição de 2019).

Comece agora a gerenciar projetos na Asana.