Como criamos uma estrutura de maturidade digital para aumentar as capacidades e os resultados

O trabalho digital é um alvo em movimento. Novas tecnologias surgem constantemente, as prioridades evoluem e é tentador tentar tudo de uma vez. Mas aprendi que perseguir todas as tendências não nos aproxima de uma meta, apenas cria ruído.

No meu cargo de diretora de estratégia digital na Asana, estou constantemente me perguntando como podemos nos manter à frente das mudanças tecnológicas que parecem acelerar a cada dia. Para resolver isso, criei uma estrutura de maturidade digital que tem sido fundamental para avaliar onde estamos e decidir o que merece o nosso tempo e recursos. É uma maneira de avaliar onde estamos, identificar onde podemos ter o maior impacto e traçar um caminho que toda a equipe possa entender e apoiar.

Por que é importante ter uma bússola digital

Em um ambiente onde as tendências digitais estão em constante evolução, novas tecnologias surgem semanalmente e as tendências mudam constantemente, é fácil para as equipes congelarem ou perseguirem cada nova ferramenta sem um plano coerente. A primeira abordagem leva à paralisia analítica. A segunda pode resultar em esforços fragmentados e trabalho duplicado. Ter uma estrela-guia digital resolve ambos os problemas, pois oferece uma lente para avaliar as oportunidades em relação às suas metas de longo prazo, mantendo a flexibilidade necessária para incorporar inovações valiosas.

Isso não resolve todos os desafios, mas responde a uma pergunta crítica: “Onde devemos concentrar nosso tempo e recursos agora?”

Apresentamos a estrutura de maturidade digital

Para nós, essa estrela-guia veio na forma de uma estrutura de maturidade digital, que é uma maneira de avaliar onde estamos, identificar lacunas importantes e definir metas realistas de melhoria. 

A estrutura nos ajuda a:

• Testar novas abordagens com métricas de sucesso claras

• Aprender rapidamente com as vitórias e os erros

• Destinar recursos para escalar o que funciona

• Desenvolver as habilidades de que a nossa equipe precisa para futuros níveis de maturidade

• Criar caminhos de aprendizagem claros e alinhados às nossas metas

Veja como colocamos essa estrutura em prática:

Etapa 1: avaliar a situação atual

Começamos avaliando honestamente as nossas capacidades atuais, identificando lacunas específicas e estabelecendo metas de melhoria realistas. Para concretizar isso, definimos cinco níveis de maturidade:

• Principiante

• Explorer

• Jogador

• Transformador 

• Disruptor 

Esses níveis de maturidade nos ajudam a identificar a nossa situação atual, destacar as lacunas importantes e definir uma meta realista para onde queremos chegar, com base nas nossas principais metas, prioridades e no estado futuro para o qual estamos trabalhando.

Etapa 2: alinhar-se às capacidades principais

Estruturamos a estrutura em torno de seis dimensões principais: áreas que são importantes para a evolução da nossa equipe digital. Não se trata apenas do que o Business precisa, mas também de como ajudamos as pessoas a desenvolver novas habilidades e a crescer em suas funções. Os melhores resultados acontecem quando se equilibra ambos: aprimorar a experiência da equipe e, ao mesmo tempo, focar nas prioridades que impulsionam o Business.

As seis dimensões em que nos concentramos são:

• Habilidades digitais avançadas: passar do treinamento ad hoc para um programa estruturado de qualificação com caminhos de certificação para competências digitais críticas.

• Personalização: evolução de experiências padronizadas para uma personalização baseada em dados com diretrizes de governança claras.

• Experimentação: ir além de uma cultura de decisões baseadas em instinto para uma de testes baseados em hipóteses.

• Automatização com inteligência artificial: passar de fluxos de trabalho manuais para processos inteligentes que permitem às equipes se concentrar em trabalhos de alto valor.

• Análises e insights: progredir de relatórios desconectados para insights unificados que impulsionam a tomada de decisões estratégicas.

• Desempenho da plataforma: passar de sistemas rígidos para arquiteturas flexíveis que permitem uma inovação rápida.

Etapa 3: reunir as capacidades e as avaliações

Depois de avaliar a nossa situação e identificar as principais capacidades que queríamos desenvolver, nós as reunimos. Isso significou mapear onde a nossa equipe se encaixa em cada nível de maturidade, entender os marcos que definem esses níveis e identificar para onde queríamos ir a seguir.

Por exemplo, um “Novato digital” em Automatização baseada em IA pode ter menos de dez por cento dos processos automatizados, enquanto um “Inovador digital” teria mais de setenta e cinco por cento automatizados. Ao definir marcos e métricas concretas para cada capacidade, fica mais fácil avaliar a situação atual da equipe, o que significa passar de “Principiante” para “Jogador” ou “Inovador” e onde investir a seguir.

Para nós, isso trouxe à tona prioridades acionáveis. Percebemos que somos um "Explorador Digital" em personalização, confiando principalmente na segmentação básica baseada em segmentos amplos, mas precisamos evoluir para um nível de "Jogador Digital" com perfis de clientes unificados e personalização entre canais. Ao tornar essas lacunas visíveis, demos à equipe um caminho claro para fechá-las.

Trazer as pessoas para a jornada

Para que um esforço de maturidade digital funcione, ele não pode ser apenas uma diretiva de cima para baixo. No início do processo, incluí a equipe na conversa, primeiro para revisar um rascunho do modelo e depois para ajudar a refiná-lo. O resultado é um roteiro que reflete tanto a experiência quanto as prioridades da equipe.

Essa abordagem colaborativa fez uma grande diferença. Isso significa que a equipe não apenas entende para onde estamos indo, mas também tem um papel na definição desse caminho. Ela também oferece uma perspectiva comum para a priorização, deixando mais claro como os esforços diários se encaixam no panorama geral.

E, o que é igualmente importante, dá à equipe uma maneira concreta de medir o seu próprio crescimento. Não se trata de dizer: “aprenda sobre IA” ou “melhore a sua capacidade de experimentação”. Trata-se de tornar o desenvolvimento de habilidades específico, prático e monitorável. Ao vincular a proficiência a métricas e marcos claros, ajudamos as pessoas a entender como as suas capacidades evoluem e como essa evolução se encaixa na sua função, na sua carreira e no futuro que estamos construindo juntos.

Tornar a estrutura acionável e nossa

As melhores estruturas não ficam em uma apresentação. Elas estão onde o trabalho acontece todos os dias. Na Asana, isso significa tornar a estrutura de maturidade digital acionável dentro da própria Asana. Ao aproveitar as funcionalidades da Asana para criar um sistema conectado que visualize a nossa jornada de transformação, facilitamos para todos os membros da equipe entender onde estamos, para onde estamos indo e como o trabalho diário de cada um nos aproxima das nossas metas de longo prazo.

Estas são as principais funcionalidades que estamos aproveitando:

• Metas: definimos objetivos claros para cada dimensão de maturidade, com metas mensuráveis e datas de conclusão.

• Projetos: cada meta é apoiada por projetos e tarefas específicos que dividem os objetivos nas etapas concretas necessárias para alcançá-los, facilitando que cada membro da equipe entenda como o seu trabalho diário se conecta ao crescimento de longo prazo.

• Atualizações de status do projeto: revisamos e atualizamos o status mensalmente, o que nos permite verificar o progresso regularmente. Essas atualizações de status ajudam a equipe a se manter alinhada, a destacar as vitórias e a identificar rapidamente as áreas que precisam de atenção, facilitando o ajuste das prioridades antes que ocorram contratempos.

• Campos personalizados: monitoramos os níveis de maturidade, o impacto nos negócios e os requisitos de recursos usando campos personalizados que permitem filtragem e geração de relatórios avançados.

• Painéis de relatórios: a nossa equipe de liderança usa painéis para monitorar o progresso em todas as iniciativas, identificar obstáculos e tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos. Podemos acompanhar onde estamos dando os maiores saltos, como na implementação de assistentes baseados em IA ou no alinhamento com métricas de personalização, e identificar onde estamos paralisados.

O que eu mais gosto nessa abordagem é como ela conecta a visão estratégica à execução diária. Os membros da nossa equipe podem ver como as suas tarefas individuais contribuem diretamente para o nosso avanço na maturidade. O progresso se torna visível e celebrado, enquanto os possíveis problemas podem ser identificados e resolvidos antes que prejudiquem o nosso ímpeto.

Como é o sucesso

Hoje, essa abordagem já está produzindo resultados:

• Estamos prontos para progredir de "Explorador Digital" para "Jogador Digital" em dimensões-chave e, em algumas áreas, estamos de olho no status de "Transformador Digital" neste ano fiscal.

• A equipe adotou certificações de IA baseadas em funções, com 100 % da equipe certificada como especialista em fluxos de trabalho, fundamentos do AI Studio e distintivo de habilidade em IA.

• Implementamos cinco assistentes baseados em IA e aumentamos a nossa meta para 15 à medida que ganhamos impulso.

• A equipe tem uma compreensão mais clara de onde concentrar seus esforços, como equilibrar as prioridades do dia a dia com o desenvolvimento de habilidades de longo prazo e onde suas contribuições se encaixam no panorama geral.

Lições para outros líderes digitais

Se você está construindo um roteiro de maturidade digital para a sua equipe, algumas lições se destacam:

• Inclua as pessoas desde o início: crie a estrutura em conjunto para que ela reflita tanto a sua estratégia quanto a experiência vivida pela equipe.

• Torne-a acionável: coloque a estrutura onde o trabalho já acontece, ou seja, nas ferramentas e plataformas que a equipe usa todos os dias.

• Monitore e avalie o progresso abertamente: torne o progresso visível, para que a equipe possa se unir em torno das vitórias e identificar as áreas onde é necessário mais foco.

• Mantenha a flexibilidade: as metas evoluem à medida que se aprende mais sobre o que é possível. A meta é o progresso, não a perfeição.

Construindo o futuro digital juntos

A transformação digital nunca se resume apenas à tecnologia. Trata-se de alinhar pessoas, processos e ferramentas a uma visão compartilhada. Na Asana, a nossa estrutura de maturidade digital tornou-se mais do que um roteiro. É uma maneira de a equipe entender onde estamos, para onde estamos indo e como cada pessoa pode nos ajudar a chegar lá.

Ao tornar a estrutura acionável na Asana, transformamos uma iniciativa grande e abstrata em uma prática colaborativa e concreta. E é assim, mais do que com qualquer ferramenta ou tendência individual, que mantemos o foco e a liderança.