Boas práticas: como usar a Asana para a gestão de relacionamento com o cliente

Nota do editor: fizemos algumas atualizações desde que esta publicação foi publicada. Saiba mais sobre a nova integração entre o Salesforce CRM e a Asana.

Na Asana, nos propusemos a criar um aplicativo que permitisse às pessoas fazer grandes coisas e reduzir o volume de “organização para o trabalho”. A Asana é flexível e, portanto, pode atender a muitas necessidades: as equipes podem realizar as suas tarefas diárias, bem como as metas de alto nível e de longo prazo, tudo em um produto centralizado.

A Asana é muito mais do que uma simples ferramenta de gestão de tarefas e projetos; ela também pode ser usada para funções internas específicas, como monitoramento de bugs, monitoramento de candidatos e criação de funis. Desde o nosso lançamento, recebemos muitos comentários positivos de equipes e empresas que confiam na Asana como uma ferramenta leve para a gestão de relacionamento com clientes (CRM).

Ao usar a Asana para CRM, os clientes se tornam a tarefa ou o projeto (ou até mesmo uma tag). As equipes podem manter um registro de cada interação — desde a geração de leads até a manutenção de relacionamentos com clientes fiéis — na seção de notas e comentários.

As pessoas usam a Asana de todas as maneiras criativas. Várias empresas nos disseram o quanto gostam de usar a Asana como uma solução leve para a gestão de relacionamento com clientes, ou CRM. Aqui está um pouco sobre o que funciona para elas.

Como configurar a Asana para a gestão de relacionamento com clientes

Dependendo do número de clientes com os quais você trabalha ao mesmo tempo e da complexidade do ciclo de vida do cliente, há duas maneiras principais de configurar a Asana:

Uma tarefa por cliente ou um projeto por cliente.

Uma tarefa por cliente

Se você tem muitos clientes e uma pessoa da sua equipe costuma trabalhar com o mesmo cliente durante todo o ciclo de vida, é bom usar uma tarefa por cliente. Crie um projeto chamado “Clientes” e, em seguida, coloque cada cliente como uma linha nesse projeto.

Pense nas etapas do seu funil de vendas e em como você deseja filtrar e visualizar os seus clientes. Você pode usar cabeçalhos de prioridade para as etapas e tags para os filtros.

Por exemplo: vamos imaginar que você vende artigos de papelaria personalizados. Quando os clientes em potencial ligam para você, eles são listados como um lead, indicado por um cabeçalho de prioridade. Você pode usar tags para indicar se eles estão interessados em artigos de papelaria para negócios, uso pessoal ou casamento.

Quando eles se convertem em uma oportunidade, são atribuídos a um representante de vendas, que trabalha com o cliente para escolher os artigos de papelaria, o que pode ocorrer ao longo de várias conversas.

Sempre que alguém da equipe enviar um e-mail ou ligar para o cliente, poderá atualizar a Asana fazendo um comentário na tarefa, para que você tenha um registro de todas as interações que ocorreram com ele.

Depois que a prova é solicitada e o cliente a aprova, o pedido final é feito e, em seguida, o pedido completo é entregue. A tarefa do cliente passa pelos estágios e avança no projeto até ser concluída.

Como gerente, você pode ver quais projetos estão ativos, em que estágio estão, qual é a próxima etapa e quem é responsável por ela. Se um cliente ligar, você pode pesquisar para encontrá-lo rapidamente e informá-lo sobre o andamento do pedido.

Um projeto por cliente

Se o ciclo de vida do cliente for mais complexo, por exemplo, se exigir várias etapas de muitas pessoas diferentes da equipe, você pode criar um projeto por cliente. Se as etapas forem muito semelhantes, você pode usar a opção “Duplicar projeto” para usar um cliente anterior como modelo. Agora você pode atribuir cada tarefa, definir datas de conclusão e acompanhar o progresso.

Como os clientes podem ser atribuídos a pessoas como qualquer outra tarefa, você pode manter tudo em um só lugar, em vez de ter que se lembrar de fazer login em um aplicativo de CRM separado e mais complicado.

Vocês têm alguma prática recomendada de CRM usando a Asana? Conte para a gente!