Projetos com várias etapas

Quando as tarefas tiverem processos específicos ou precisam passar por vários estágios, você poderá criar um projeto de funil e compartilhá-lo com sua equipe. Você pode criar um funil para qualquer fluxo de trabalho ou processo, como calendários editoriais, funis de monitoramento e consulta e monitoramento de contas.

Aqui estão os recursos para ajudar você a obter fluxos de trabalho em funil na Asana:

Campos personalizados

Use os campos personalizados em seu projeto de funil para adicionar mais dados em cada tarefa, da forma que seja mais adequada à sua equipe. Os nomes e valores dos campos podem ser personalizados e você pode criar campos de menu suspenso, de número ou de texto para registrar informações específicas sobre o trabalho. Em um projeto de funil, os campos personalizados permitem que você monitore o estágio e a prioridade da tarefa, seu status, tipo e muito mais. Você pode usar os mesmos campos em diferentes projetos e realizar buscas avançadas para fazer comparações entre tarefas e salvar os relatórios da resquisa avançada em sua barra lateralbarra lateral Use a barra lateral para navegar pelo painel, itens marcados com estrela, projetos e equipes. A barra lateral pode ser minimizada. Consulte Mais informação .

Adicione campos personalizados em seu projeto de funil clicando no menu suspenso de ações de projeto e selecionando Gerenciar campos personalizados. A partir daí você pode criar e gerenciar seus campos personalizados por fase ou por quaisquer outros dados que você precise monitorar.

Como criar campos personalizados na Asana Como gerenciar campos personalizados na Asana

Seções

As section ajudam você a organizar suas tarefas. Você pode usar as seções para separar seu projeto em grupos definidos, como por exemplo categorias, fases do projeto ou períodos. Se você precisar monitorar informações sobre o nível da tarefa, recomendamos usar os campos personalizados.

Crie uma seção clicando no botão Adicionar seção na parte superior da visualização em listavisualização em lista Exibe suas tarefas em uma lista. A Visualização em lista é a visualização padrão para a aba Minhas tarefas, para os projetos e para a busca. Consulte Mais informação ou digitando dois pontos no final do nome de qualquer tarefa.

Quando for necessário mover uma tarefa entre seções, basta arrastar e soltar uma única tarefa (ou usar a multi-seleção para mover várias tarefas de uma vez).

Ordenação e visualizações

Para ver como as tarefas de funil são atribuídas a um determinado colega de equipe, experimente a visualização recomendada de tarefas por responsável. Para ver seu funil em um calendário, atribua um prazo para cada tarefa e selecione visualização de calendário. Você também pode ordenar por campo personalizado para ver seu trabalho classificado por estágio ou fase.

Um funil de calendário editorial desenvolvido na Asana

Como comunicar o progresso

Vá até a visualização do progresso em um projeto para fornecer uma atualização de status. Você pode indicar como o trabalho avançou por meio do funil e se as coisas estão de acordo com o planejado. Se você tiver vários projetos de funil, pode adicioná-los em seu painel para ter uma visualização rápida de todos eles e ver quais estão indo bem e quais projetos precisam de mais atenção.

Para atualizar a equipe sobre o status de uma tarefa específica no funil, use os comentários. Isso será muito útil se uma tarefa estiver no mesmo estágio e seção por algum tempo. Comente para que as pessoas saibam se estão esperando por uma entrega ou se algo está levando mais tempo do que o esperado.

Fazendo o trabalho avançar

Comentar também é útil quando você move uma tarefa para a próxima fase (seja atualizando o campo de estágio ou movendo a tarefa para outra seção.) Informe à sua equipe os detalhes de uma entrega, o prazo estimado ou a data inicial prevista. Você também pode consultar outras tarefas relacionadas com a @menção ou indicar quais tarefas podem estar bloqueando a tarefa atual, usando as dependências.

Exemplos

Aqui estão alguns exemplos de funil que você pode usar na Asana. Sua equipe pode criá-los e personalizá-los da melhor maneira.

Para se inspirar ainda mais, veja todos os nossos exemplos.

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Trabalhe com colegas de equipe

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.