Como a Asana usa a gestão do trabalho para agilizar os processos de recebimento de projetos

Para Jana Beiswenger, chefe de gestão de programas de Business da Asana, a entrada de trabalho é extremamente interdisciplinar. A sua equipe se concentra na transformação do negócio, ou seja, em tornar a Asana uma organização mais eficaz. Para isso, ela precisa alinhar as equipes aos programas estratégicos certos e garantir que a Asana tenha recursos suficientes para atingir as metas cruciais para o negócio.

“A minha função é criar o foco certo de forma holística para que possamos executar como equipe. Porque, quando trabalhamos juntos, produzimos melhores resultados em geral”, diz Beiswenger. 

O recebimento de projetos é uma parte fundamental do alinhamento das equipes. “É necessário um processo de recebimento porque o seu conjunto de recursos é finito, seja tempo, orçamento ou pessoas”, diz Beiswenger. As equipes precisam do apoio de outras pessoas para atingir as metas, mas não se pode simplesmente fazer um monte de pedidos e esperar que as coisas aconteçam imediatamente. Isso pode desviar a atenção de metas maiores e mais importantes. Em vez disso, um processo de recebimento de projetos permite que as equipes:

1. Permitir que os tomadores de decisão determinem o que é ou não uma prioridade. 

2. Definir o escopo do novo trabalho e determinar quais recursos são necessários. 

3. Iniciar as próximas etapas, monitorar o progresso e iterar. 

Recebimento de projetos na Asana

A Asana tem dois tipos principais de recebimento de projetos: 

1. Recebimento de alto nível durante o planejamento anual

2. Recebimento ad hoc ao longo do ano 

Durante o planejamento anual, o recebimento é um processo muito mais colaborativo. Beiswenger coordena com as partes interessadas para alinhar um plano que apoie os objetivos da empresa, ajuda a priorizar para que possamos abordar as iniciativas certas com base no impacto esperado e garante que tenhamos os recursos necessários para atingir as nossas metas. “É um pouco como jogar Tetris”, diz ela. 

Mas, apesar dos planos mais bem elaborados, as solicitações ad hoc sempre surgem ao longo do ano. Para isso, as equipes da Asana contam com processos de recebimento mais formais e estruturados. A meta desses processos é avaliar o impacto das solicitações nos negócios e determinar como (e se) podemos realocar recursos para acomodá-las e quais concessões, se houver, precisam ser feitas para mudar as prioridades. 

Quando trabalhamos juntos, obtemos melhores resultados em geral.”

Veja como as equipes de operações e gestão de projetos da Asana simplificam os processos de recebimento para manter os participantes alinhados e priorizar o trabalho essencial. 

Veja a Asana em ação

Com a Asana, as equipes de operações podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.

Veja uma demonstração

1. Priorização e alocação de recursos para as solicitações

A equipe de Beiswenger coordena novas solicitações de projetos de toda a empresa. Trata-se de um malabarismo cuidadoso que exige que eles primeiro capturem e entendam as prioridades da empresa e, em seguida, usem essas informações para avaliar objetivamente as solicitações. 

Por exemplo, a equipe de Tecnologia Corporativa da Asana usa um formulário e um projeto de recebimento estruturado para gerir solicitações ad hoc ao longo do ano. “Um formulário permite que você pegue dados não estruturados e os transforme em dados estruturados”, diz Beiswenger. Isso dá às equipes as informações necessárias com antecedência, para que possam avaliar novos projetos com base em critérios objetivos, como: 

• A solicitação contribui para uma meta de crescimento ou retenção?

• Ela melhorará a experiência geral do cliente? 

• É importante para a governança geral de dados? 

• Resolve um problema de segurança?

• Qual é o escopo da solicitação? 

• Quanto tempo, orçamento e pessoal a solicitação exige? 

Esses dados padronizados ajudam as equipes a comparar as solicitações e priorizá-las em relação às prioridades existentes da empresa, que já estão registradas na Asana. Como resultado, é mais provável que tomem a melhor decisão para o Business, porque têm todas as informações necessárias em um só lugar. 

2. Gestão de solicitações cotidianas

A gestão do recebimento de projetos requer muita manutenção diária, como atribuição de trabalho, acompanhamento e compartilhamento de atualizações de status. Isso pode consumir muito tempo, mas os recursos de automatização da Asana ajudam Beiswenger a não precisar intervir durante todo o processo. Isso permite que ela se concentre na coordenação do panorama geral, em vez de tarefas manuais e repetitivas. 

Por exemplo, Beiswenger usa coleções para criar, aplicar e atualizar os processos de recebimento em toda a organização, tudo em um só lugar. Uma coleção é um conjunto de funcionalidades de fluxo de trabalho que podem ser aplicadas a muitos projetos diferentes. Por exemplo, uma coleção pode especificar seções de projeto, campos personalizados a serem adicionados, regras a serem aplicadas e modelos de tarefas a serem usados. 

Essa funcionalidade permite que Beiswenger padronize os fluxos de trabalho de recebimento entre as equipes, mantendo todos alinhados sobre como classificar e priorizar os projetos. Por exemplo, ela pode usar coleções para padronizar as próximas etapas para uma solicitação P0 ou P1, independentemente de quem a enviou ou de onde ela veio. E, ao especificar como categorizar e marcar o trabalho, as coleções também ajudam as equipes a usar as mesmas definições em todos os projetos, como a diferença nos requisitos de recursos se uma solicitação for pequena, média ou grande.

“Com as coleções, não preciso me perder nos detalhes para gerir o dia a dia de todos”, diz Beiswenger. Com apenas alguns cliques, ela pode editar facilmente os processos para atender às necessidades de negócios em constante mudança e aplicar essas alterações instantaneamente a todos os fluxos de trabalho de recebimento relevantes. 

3. Obter visibilidade e alinhar as equipes

A visibilidade é essencial para o trabalho de Beiswenger. A sua equipe precisa entender as prioridades de negócios de alto nível, comunicar essas prioridades às partes interessadas e ajudar os líderes a acompanhar o status e o progresso das solicitações. Felizmente, isso não é um problema. Como as prioridades, os roteiros e as solicitações de programas da empresa são todos capturados na Asana, as equipes podem acessar as informações de que precisam sem precisar pesquisar.

Os portfólios da Asana são uma maneira de Beiswenger proporcionar essa visibilidade. Os portfólios permitem que a equipe e as partes interessadas acompanhem as principais iniciativas rapidamente e, se necessário, aprofundem-se para obter mais informações. Eles fornecem o panorama de alto nível de que os líderes precisam, enquanto os painéis de portfólio resumem automaticamente dados como tempo gasto, riscos, orçamento disponível, progresso e muito mais em todos os projetos. Isso permite que a equipe de Beiswenger veja quais projetos estão em dia e quais não estão alcançando resultados, e então ajuste os recursos e corrija o curso em tempo real. Como resultado, eles podem manter as solicitações em dia e garantir que os recursos da empresa sejam gastos de forma eficiente. 

Transforme pedidos em ações com a Asana

Ao reunir todo o trabalho em uma única plataforma, as equipes de operações e EGP da Asana podem monitorar e acompanhar as solicitações em um só lugar. Isso dá às partes interessadas a visibilidade de que precisam para agir rapidamente e priorizar os projetos mais importantes. 

Saiba como a sua equipe pode aproveitar fluxos de trabalho claros e automatizações ultrarrápidas para fazer mais em menos tempo.

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Com a Asana, as equipes de operações podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.

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