Como a Asana usa a gestão do trabalho no planejamento organizacional
Resumo
Rita Khayat é especialista na gestão de programas complexos para toda a empresa. Como diretora de gestão de projetos para estratégia e operações da Asana, Khayat é responsável por manter as metas cruciais para os negócios em dia. Ela faz isso com processos claros, mais de 20 anos de experiência e um talento especial para usar todo o potencial da Asana.
A equipe de Khayat é responsável por quatro áreas de Business principais dentro da organização de CIO:
Planejamento e execução estratégicos
Gestão de programas e projetos
Gestão operacional e de mudanças
Liderança e desenvolvimento organizacional
Juntas, essas responsabilidades abrangem muitas equipes diferentes e exigem um alto nível de coordenação interdisciplinar. Por exemplo, a equipe de Khayat orquestrou recentemente uma atualização da estratégia de produto da Asana, uma iniciativa que exigiu contribuições de engenharia, pesquisa e desenvolvimento, marketing, design e muito mais.
Quer saber como a equipe dela fez isso? Aqui estão os segredos de Khayat para atingir as metas de negócios e manter o trabalho importante em dia.
Proporcionar visibilidade em todos os níveis
A função de Khayat exige que ela coordene tanto equipes individuais quanto executivos de alto escalão. Isso significa que ela precisa ver o trabalho de duas maneiras diferentes: (1) uma visão detalhada para ajudar os líderes de equipe a gerir os seus roteiros e recursos, e (2) uma visão panorâmica para ajudar os executivos a entender o progresso de forma rápida. “A governança é crucial, o que implica dar visibilidade às pessoas certas no momento certo”, observa Khayat. “As partes interessadas exigem diferentes níveis de detalhe, dependendo da sua função.”
O segredo dela? Os portfólios da Asana, que permitem agrupar projetos relacionados (e outros portfólios) em um centro de comando central. Isso ajuda as partes interessadas a acompanhar o progresso em direção às metas e a monitorar a saúde das principais iniciativas em um só lugar. Por exemplo, Khayat criou um portfólio de “central de liderança” para manter Saket Srivastava, diretor de tecnologia da Asana, informado sobre as atividades dentro da organização de TI. A partir desse centro abrangente, Srivastava pode monitorar rapidamente o progresso e o impacto de cada programa nos objetivos da empresa. “Nas minhas conversas com o Saket, o meu trabalho é fornecer a visibilidade de que ele precisa para garantir que a nossa execução esteja alinhada aos nossos planos”, explica Khayat. “Se surgir algum problema, ele precisa de visibilidade imediata para tomar decisões bem fundamentadas.”
As partes interessadas que precisam de uma análise mais detalhada podem se aprofundar nos portfólios de equipes individuais dentro do centro de liderança. Lá, podem ver iniciativas específicas da equipe e entender como elas se alinham às metas mais amplas da empresa. Também podem acompanhar marcos, entregáveis, responsabilidades, cronogramas e impacto nos negócios em todos os projetos em que a equipe está trabalhando. Como resultado, todos podem compreender o panorama completo das atividades em andamento do programa e a sua relevância para as metas estratégicas gerais.
Padronização de boas práticas
De acordo com Khayat, a estrutura e a organização são essenciais para manter o business funcionando sem problemas. As equipes precisam de processos claros e padronizados para poderem iniciar o trabalho da maneira certa sempre. A ferramenta que ela usa para a padronização são os modelos da Asana: guias prontos que descrevem todas as etapas necessárias para iniciar um novo projeto.
“Quando começamos a execução, contamos com uma abordagem estruturada baseada nesses modelos”, explica Khayat. “Isso garante que as boas práticas sejam integradas desde o início, permitindo-nos adaptar o processo para atender às demandas exclusivas de cada projeto.” A equipe de Khayat usa modelos que listam todos os entregáveis necessários para concluir um projeto, incluindo dependências e proprietários de tarefas. Esse sistema os ajuda a iniciar o trabalho instantaneamente e a atribuir tarefas às pessoas certas, no momento certo, de forma automática.
A equipe de Khayat também aproveita as funcionalidades de padronização de fluxos de trabalho da Asana para criar processos consistentes e relatórios uniformes em toda a organização, sem muito trabalho manual. A Asana permite que os líderes criem, visualizem e editem fluxos de trabalho num só lugar e, em seguida, apliquem esses fluxos de trabalho a muitos projetos diferentes. Por exemplo, eles podem especificar seções de projeto, campos personalizados a adicionar, regras a aplicar e modelos de tarefas a usar, garantindo consistência e eficiência nas práticas de gestão de projetos.
Adaptação às mudanças
Khayat sabe que, no mundo dos negócios, a mudança é um fato. É por isso que a sua equipe constrói um processo claro de tomada de decisões em cada projeto. Sempre que uma mudança é necessária, como um ajuste no escopo, no cronograma ou no custo de um projeto, há tomadores de decisão predefinidos que podem ajudar a traçar o caminho a seguir.
“Temos um comitê de direção para cada projeto ou programa”, explica Khayat. “Eles são responsáveis por tomar a decisão final sempre que uma mudança é proposta.” Por exemplo, uma iniciativa recente de produto da Asana incluiu um formulário para coletar propostas de mudança. Se fosse necessária uma decisão, o formulário atribuiria automaticamente uma tarefa à pessoa certa no comitê de direção para tomar essa decisão.
Os projetos e programas na organização de Khayat também incluem uma abordagem sistemática para documentar decisões e identificar riscos. E, graças ao uso de modelos pela equipe, eles podem padronizar essa estrutura em toda a organização, garantindo consistência e clareza na forma como as equipes lidam com as mudanças e os riscos do projeto.
Monitoramento do desempenho
Para o departamento de Tecnologia Corporativa e TI da Asana, é essencial ter relatórios robustos para garantir que as equipes estejam atingindo as suas metas. Ao monitorar continuamente o desempenho das principais iniciativas de Business, Khayat pode ajudar as equipes a corrigir o curso e ajustar os recursos para que o trabalho seja feito dentro do prazo.
Por exemplo, a equipe de Khayat usa um painel da Asana para supervisionar a resolução dos tíquetes de suporte. Essa ferramenta permite que eles vejam um detalhamento dos relatórios de incidentes dentro de um determinado período, para que os líderes possam verificar rapidamente se os projetos estão progredindo conforme o planejado. E, para uma análise mais detalhada, a equipe de Khayat usa uma integração com o Tableau. “Essa integração nos permite criar painéis sofisticados no Tableau que extraem dados diretamente da Asana”, diz Khayat, destacando a capacidade de realizar avaliações aprofundadas para impulsionar a tomada de decisões e o refinamento da estratégia.
Alocação de recursos entre as equipes
Atingir as metas se resume a um ingrediente importante: a mão de obra. É por isso que a equipe de Khayat prioriza o planejamento de recursos para evitar o excesso de trabalho e garantir que todos dediquem o seu tempo ao que é importante. Para isso, é preciso ter visibilidade da carga de trabalho de cada equipe, no presente e no futuro.
A funcionalidade de planejamento de capacidade da Asana é a chave de Khayat para desbloquear essa visibilidade. Com o planejamento de capacidade, os líderes podem olhar para o futuro e ver o que a equipe tem em mãos, e então alocar o trabalho para o próximo mês com base na capacidade total de cada indivíduo. É possível até mesmo ver em quais projetos as pessoas estão trabalhando, a porcentagem de tempo que esses projetos ocupam e quem está sobrecarregado. E, se for necessária uma mudança, os líderes podem facilmente arrastar e soltar as tarefas de uma pessoa para outra.
A equipe de Khayat tem diferentes visualizações para ver a capacidade em diferentes níveis. Por exemplo, eles têm uma visão abrangente de todo o departamento. “Para alguém como eu, há uma visão abrangente que cobre todo o departamento, proporcionando visibilidade em toda a organização do diretor de TI”, explica Khayat. “Além disso, temos visualizações mais específicas para cada equipe, permitindo que os líderes acessem um detalhamento da capacidade da equipe e dos projetos em andamento.” Quando um líder faz uma alteração no nível da equipe, isso também se reflete na visão geral, portanto não há necessidade de duplicar o trabalho.
Planeje-se para o sucesso com a Asana
Ao reunir todo o trabalho na Asana, a equipe de Khayat tem total visibilidade de toda a organização de TI, incluindo roteiros, volumes de trabalho, progresso das metas e muito mais. Com essa percepção, eles podem manter o Business no caminho certo para atingir os objetivos críticos mais rapidamente.
Saiba como a Asana pode ajudar a sua empresa a coordenar equipes e processos em toda a organização.
Veja a Asana em ação
Com a Asana, as equipes de operações podem conectar o trabalho, padronizar os processos e automatizar os fluxos de trabalho, tudo em um só lugar.
