Como a equipe digital da Asana usou a gestão do trabalho para renovar a nossa marca

Como chefe de operações digitais na Asana, estou acostumada a projetos complexos que abrangem várias equipes e ferramentas. Quando decidimos lançar uma grande atualização da marca digital no site Asana.com, eu sabia que precisávamos de mais do que ótimas ideias para ter sucesso: precisávamos de comunicação clara, planejamento preciso e uma estratégia de execução sólida para concretizar o projeto. 

Felizmente, tínhamos os recursos da Asana para nos apoiar em cada etapa do processo. Tenho o prazer de compartilhar como aproveitamos a nossa própria plataforma para gerir a iniciativa interdisciplinar do início ao fim, e como vocês também podem usá-la para dar vida aos seus grandes projetos.

Como enfrentar os desafios da renovação da marca

Antes de mergulhar na atualização da marca, a minha equipe precisava ter clareza sobre os desafios futuros e identificar quaisquer riscos que pudessem afetar o nosso sucesso. Identificamos três áreas principais:

• A estrutura do site: Asana.com usa um sistema de modelos e componentes, o que significa que tudo no site está interligado. Se você alterar um componente, como um banner de chamada para ação, ele será alterado em todas as páginas em que o componente é usado, não apenas na página em que você está trabalhando. Por isso, não conseguimos atualizar o site uma página por vez. Precisávamos de uma maneira de entender como cada componente era usado em diferentes páginas para planejar as atualizações de forma eficiente, sem causar alterações não intencionais.

• O cronograma do projeto: a nossa equipe de marketing tinha um prazo apertado para lançar uma campanha de mídia externa, o que significava que as nossas atualizações tinham de se alinhar a esse cronograma para criar uma experiência coesa para os nossos clientes.

• A natureza sempre ativa do site: a nossa equipe digital — e os nossos parceiros em outras equipes — confiavam que o site estivesse totalmente operacional o tempo todo. Portanto, não podíamos “congelar” o site enquanto fazíamos as atualizações. Cada mudança tinha de ser feita de forma a minimizar as interrupções e manter tudo funcionando sem problemas.

“Manter as luzes acesas — lançar atualizações ao vivo enquanto ainda ativávamos projetos prioritários — foi um desafio interessante”, diz Rachel Rosin, chefe de experiência digital da Asana. “A visibilidade era muito importante, já que tínhamos páginas ainda sendo criadas enquanto fazíamos a atualização da marca.”

Com esses desafios identificados, recorremos à Asana para traçar um plano claro. 

Muitos dos projetos que fazemos no nosso dia a dia são previsíveis. Mas este não era o caso. Precisávamos criar processos que pudessem nos ajudar a atingir as nossas Metas de forma mais rápida e eficiente. Usamos a Asana para criar uma solução personalizada para monitorar todo esse trabalho. ”

Mitigação de riscos por meio de visibilidade e interligação

Antes de começar a trabalhar, precisávamos ter uma visão clara de todas as dependências do projeto, possíveis gargalos e tarefas sobrepostas para garantir que estivéssemos usando os nossos recursos com sabedoria e minimizando os riscos. 

Primeiro, criamos um projeto na Asana para servir como o centro principal de todas as tarefas relacionadas à atualização. Em seguida, criamos tarefas individuais na Asana para duas categorias principais:

• Componentes específicos da página que precisavam de atualizações (como um banner de chamada para ação)

• Páginas individuais que precisavam de atualizações (como a página inicial)

Para cada página, fizemos uma lista de todos os componentes, como banners ou botões, que faziam parte dessa página. Em seguida, vinculamos as tarefas dos componentes às tarefas das páginas correspondentes. Isso facilitou a visualização de quais componentes eram usados em várias páginas, o que nos ajudou a identificar possíveis problemas desde o início e decidir quais páginas priorizar.

Como Rachel explica: “Ao vincular os componentes às páginas correspondentes, pudemos ver quais eram mais usados. Isso nos ajudou a identificar as atualizações que teriam o maior impacto.”

“A Asana nos ajudou a visualizar como seriam esses primeiros lotes e a gerir o trabalho e as dependências”, acrescenta ela. “Isso nos ajudou a manter o foco em onde estávamos dentro desse projeto realmente grande.”

Planejamento e priorização com campos personalizados 

Embora a nossa configuração inicial do projeto tenha nos dado uma ideia melhor de quais páginas faziam mais sentido atualizar do ponto de vista dos componentes, também queríamos nos concentrar nas páginas que teriam o maior impacto quando atualizadas. Para nós, isso significava as páginas com maior tráfego. 

Para isso, usamos os campos personalizados da Asana para marcar as tarefas com dois pontos-chave: 

• Tráfego da página: rotulamos cada página com o seu nível de tráfego: muito alto, alto, médio ou baixo.

• Pegada do componente: marcamos em quantas páginas cada componente aparecia, usando rótulos como alto, médio ou baixo.

Isso nos permitiu ordenar as tarefas de acordo com as atualizações que teriam maior impacto, para que pudéssemos priorizar as páginas mais importantes primeiro.

A partir daí, optamos por uma abordagem em fases, implementando atualizações em sequências que agrupavam páginas semelhantes. Ao agrupar páginas com componentes semelhantes, conseguimos antecipar nossos esforços, facilitando as fases posteriores, já que a maior parte da nossa biblioteca de componentes já estava atualizada.

Alinhamento das equipes interdisciplinares para uma colaboração eficaz

Depois de definirmos o plano e o cronograma, chegou a hora de iniciar o trabalho. Como em muitos projetos de transformação digital, isso exigiu uma colaboração perfeita entre várias equipes, incluindo marketing, design, engenharia, marketing de produto e localização. 

A Asana nos ajudou a coordenar essas equipes de duas maneiras principais: fornecendo um núcleo de referência por meio do nosso projeto de renovação e facilitando a colaboração interdisciplinar com a inclusão de tarefas em múltiplos projetos.

“A Asana nos deu um núcleo de referência onde tudo era monitorado e atualizado à medida que as coisas mudavam”, diz Rachel. “Também nos ajudou a ver como todas as tarefas menores se encaixam para fazer o projeto maior acontecer.”

Manter todas as tarefas relacionadas à atualização em um projeto principal criou um espaço central para atualizações, monitoramento de status e comunicação clara. Então, para manter cada equipe focada nas suas tarefas específicas e, ao mesmo tempo, conectada ao projeto maior, recorremos à funcionalidade de inclusão de tarefas em múltiplos projetos da Asana, que permitiu que cada equipe organizasse e acompanhasse as tarefas nos seus próprios projetos sem precisar duplicá-las.

Por exemplo, o gestor de projeto do rebranding precisava de visibilidade total de todas as partes do projeto. Os nossos parceiros na equipe de engenharia, no entanto, só precisavam de visibilidade das tarefas específicas relacionadas ao seu trabalho. Com a inclusão de tarefas em múltiplos projetos, a equipe de engenharia pôde adicionar essas tarefas aos seus próprios projetos, mantendo o trabalho organizado, enquanto essas mesmas tarefas também permaneciam visíveis no projeto principal. Isso manteve todos alinhados e deu às equipes individuais a flexibilidade de trabalhar como quisessem, sem duplicar esforços.

“Quando se tratava de realmente realizar o trabalho, a inclusão de tarefas em múltiplos projetos foi um divisor de águas”, diz Rachel. “Isso nos permitiu manter a conexão e acompanhar o progresso sem repetir o trabalho.” 

Manter-se em dia com a visualização de cronograma

Depois que começamos a trabalhar, contamos com a visualização de cronograma da Asana para acompanhar o nosso progresso. Isso nos deu uma visão geral de tudo o que estava acontecendo no projeto, desde os cronogramas dos sprints até os lançamentos em lote. Também proporcionou uma visão clara de quando o trabalho começou, parou e se sobrepôs, o que facilitou a identificação de possíveis gargalos ou problemas de excesso de capacidade. 

Ao visualizar o cronograma do projeto, Rachel pôde ver rapidamente se alguém estava com excesso de trabalho ou se havia trabalho demais em um único sprint. Essa visibilidade facilitou a realização de conversas importantes sobre concessões e a mudança de trabalho conforme necessário. Além disso, ajudou a manter um ritmo constante de atualizações ao longo do ano, equilibrando os entregáveis de curto prazo com as metas de longo prazo.

“Quando chegou a hora de ter essas discussões de concessões, a funcionalidade de cronograma realmente ajudou”, diz Rachel. “Ficou mais fácil identificar quando a carga de trabalho estava se tornando excessiva.” 

Impulsione o impacto na sua organização

Gerir projetos complexos, como a atualização de uma marca, pode ser desafiador, e ter a plataforma de gestão de projetos certa pode fazer toda a diferença. Ao usar os recursos da Asana, conseguimos entregar exatamente o que o Business precisava: lançar a nossa nova marca nas principais páginas em um cronograma apertado. Lançamos o site renovado juntamente com a nossa campanha de marca, ao mesmo tempo em que fizemos melhorias importantes nas nossas plataformas de tecnologia ao longo do caminho.

Para nós, a Asana proporcionou a visibilidade, a flexibilidade e o controle necessários para manter todos alinhados, levar o projeto adiante e alcançar resultados significativos.

Se a sua empresa é inovadora, ela faz coisas que nunca foram feitas antes. A Asana pode se adaptar para apoiar isso. ”

Seja para lidar com tarefas de rotina ou com projetos que exigem pensamento inovador, a Asana oferece uma estrutura flexível que pode se adaptar às suas necessidades.