O Zoom economiza 133 semanas de trabalho por ano com a Asana

No início da pandemia da COVID-19, todos — de empresas a primeiros-ministros — criaram uma conta no Zoom. Este provedor líder de comunicação conecta milhões de empresas, amigos e famílias por meio de ferramentas de comunicação por vídeo, voz, mensagens instantâneas e compartilhamento de conteúdo. Para as empresas, particularmente, as conferências de vídeo assumem um papel essencial, num momento em que não podem se encontrar com os clientes presencialmente e as equipes não podem trabalhar lado a lado.

O Zoom passou de pouco mais de 2.400 funcionários em janeiro de 2020 a mais de 5.700 funcionários no mundo todo em junho de 2021, e o departamento de Serviços Comerciais e TI mantém cada um deles conectado. Gregory Daniels, gestor sênior do departamento de programas de tecnologia, lidera uma equipe que se concentra na gestão de programas e projetos de TI. Eles supervisionam alterações e implementações de sistemas como o Okta e o programa “Traga o seu próprio dispositivo”, que abrange a empresa inteira. Essas iniciativas globais, com orçamentos de milhões de dólares, afetam praticamente todas as pessoas da empresa.

Greg também trabalhou no desenvolvimento da cultura de gestão de projetos do Zoom, mas quando ele entrou na empresa, as equipes estavam com dificuldades de colaborar em meio a tantas planilhas, e-mails e plataformas de gestão do trabalho. A mistura não funcionava:

• As equipes de desenvolvimento e engenharia usavam o Jira, mas as equipes de marketing e vendas não usavam, o que dificultava a visibilidade de lançamentos futuros.

• Algumas equipes recebiam solicitações de trabalho de várias direções, o que dificultava a determinação de um escopo e a priorização de projetos recebidos.

• As atualizações de status para os executivos eram feitas em apresentações de slides que as equipes atualizavam manualmente, um processo que se mostrava tedioso.

Com o crescimento da empresa, a força de trabalho do Zoom precisava de uma maneira mais efetiva de se comunicar.

Conforme o Zoom crescia, queríamos ter uma visão padronizada de tudo o que estava ocorrendo para que pudéssemos priorizar o trabalho e tomar decisões de negócios. Precisávamos de visibilidade, responsabilização, consistência na execução dos trabalhos e compartilhamento de conhecimento entre as equipes.”

Uma solução que conecta as equipes técnicas e as equipes comerciais

Greg e seus colegas de TI começaram a avaliar plataformas de gestão do trabalho. Uma prioridade era unir as equipes técnicas e as equipes comerciais do Zoom para eliminar as confusões de lançamentos de última hora. Eles precisavam de uma plataforma que tivesse integração com o Jira e que fosse flexível para adaptar-se aos diversos fluxos de trabalho dos diferentes departamentos.

Também era importante que os indivíduos pudessem começar a trabalhar na ferramenta sem ajuda do TI. Na verdade, algumas centenas de funcionários do Zoom já usavam a Asana. Esse ponto, junto com a flexibilidade, a integração com o Jira nativa e uma posição de líder do setor ajudaram a equipe de TI a escolher a Asana como plataforma padrão do Zoom.

Ficou claro que a Asana é líder no setor de gestão do trabalho, e era esse tipo de relacionamento comercial que buscávamos.”

Implementação: ensinando às pessoas a gestão de projetos do Zoom

O departamento de TI implementou a Asana inicialmente para cinco departamentos, e à medida que os gestores levaram os projetos para a plataforma, os colegas de equipe seguiram. Cada vez mais grupos passaram a utilizá-la quando perceberam o valor da centralização do trabalho, com um link fácil de compartilhar para um projeto da Asana que contém tudo. A área de TI também obteve a adesão da equipe de liderança transferindo as análises de negócios mensais para a Asana.

Nas palavras do Greg: “Quando oficializamos a Asana, a demanda que havia por uma ferramenta de gestão do trabalho se alastrou, e vimos muito mais pessoas usando-a com o passar do tempo”. Trabalhando com a Asana, a economia de tempo do Zoom aumentou em 200% por ano à medida que a adoção aumentava.

A equipe do Greg usou a implementação da Asana para ensinar às pessoas habilidades de organização geral e “a maneira Zoom” de executar o trabalho. “A Asana é a sala de aula em que ensinamos às pessoas uma nova forma de fazer a gestão de projetos”, afirma o gestor de projetos. “Nós a utilizamos para ensinar habilidades fundamentais de gestão de projetos e como trabalhar de maneira replicável e dimensionável para alcançar resultados”.

Hoje, o Zoom tem especialistas em Asana em cada departamento, que capacitam os novos funcionários de acordo com os fluxos de trabalho do grupo, enquanto a equipe do Greg fica disponível para prover mais capacitação e para criar projetos complexos. Frequentemente, eles apresentam a configuração da Asana da equipe de Segurança como exemplo de como estruturar portfólios e padronizar projetos.

Como as equipes técnicas e as não técnicas trabalham juntas na Asana

Os departamentos do Zoom usam a Asana como ponto central de informação.

Conexão entre engenharia e comercial: as equipes de engenharia organizam suas tarefas diárias no Jira e as mantêm sincronizadas com a Asana, então não precisam informar o setor de marketing acerca de cada lançamento. “Isso organizou completamente tudo que estava desorganizado para nós”, diz Greg.

Marketing: a equipe de Marketing, distribuída no mundo todo, usa a Asana para planejar campanhas e eventos, assim como organizar as solicitações recebidas das outras equipes do Zoom.

Serviços Comerciais e TI: o departamento de TI usa a Asana para implementações globais e alterações dos sistemas, como o programa “Traga o seu próprio dispositivo”, que alcançou um engajamento acima de 90%. “A Asana facilitou a gestão de mudanças,” afirma Greg. “Com ela, conseguimos acompanhar cada subtarefa necessária para ajudar os funcionários do Zoom a entenderem o programa. Uma planilha não seria eficaz, já que havia tantas coisas acontecendo”.

Segurança: a equipe de segurança usa a Asana para manter os seus projetos atualizados em tempo real, de maneira que todos consigam ver o status. Isso é crucial para as grandes implementações técnicas da equipe e lançamentos que envolvem toda a empresa, podendo envolver até 20 colaboradores e um número ainda maior de participantes. Essa equipe usa os Portfólios para organizar iniciativas contínuas de larga escala e portfólios dentro de portfólios para organizar os projetos dentro deles.

Quando as coisas acontecem de maneira tão rápida dentro de uma organização, é importante que todos estejam alinhados e que haja uma ferramenta para responsabilizar as pessoas.”

As equipes têm um conjunto padronizado de recursos da Asana, mas os utilizam de maneira flexível e compatível com os seus processos.

Os projetos são o ponto central de informação, e as visões gerais do projeto dão mais contexto sobre metas, escopo, tempo e custo, para que ninguém precise perguntar ao gestor do projeto.

Os portfólios agrupam projetos por programa, dão informações claras sobre as cargas e capacidades de trabalho da equipe e permitem aos gestores acompanharem os status em uma visualização única.

As integrações, como o Jira Cloud conectam as equipes técnica e comercial. A integração com o Zoom permite que os participantes da reunião façam anotações nas tarefas da Asana dentro de uma reunião do Zoom. A integração com o Zapier automatiza as etapas dos fluxos de trabalho, e a integração com o Google Drive conecta os arquivos aos projetos aos quais pertencem.

Com os formulários, as equipes reúnem as solicitações recebidas de fontes internas em um único canal. Por exemplo: a equipe de criação de conteúdos do departamento de Viabilização de Operações de Vendas reúne todas as informações com antecedência em um Formulário Asana padronizado. Nas palavras do Greg: “Desde o primeiro dia, foi uma aplicação de processos. Eles compartilham um link para um formulário, recebem uma solicitação segura, determinam o escopo e dão uma estimativa de prazo”.

Com isso, eles podem repetir e melhorar o processo rapidamente alterando campos no Formulário Asana. Os funcionários do Zoom enviam quase 900 formulários por mês, e a eficiência criada com isso faz com que a empresa economize cerca de 335 dias de trabalho anualmente.

Os modelos servem como ponto de partida para novos projetos, economizando tempo e assegurando que nenhuma etapa seja desconsiderada. “Quando eu uso um modelo da Asana, um planejamento de projeto que levaria uma hora leva apenas 15 ou 20 minutos. Uma reunião de início de projeto de uma hora é cortada pela metade. A economia de tempo é muito grande”, diz Greg.

O Zoom economia 667 dias de trabalho por ano

Hoje, o Zoom economiza cerca de 667 dias de trabalho por ano com os recursos da Asana como formulários, comentários, modelos e muito mais. Isso equivale a mais de dois anos com semanas de trabalho típicas de 40 horas.

Algumas equipes descartaram as atualizações manuais de apresentações de slide para executivos para usar os portfólios e apresentar aos líderes uma visão abrangente de todas as iniciativas. Também fica fácil detectar quando os grupos estão trabalhando em projetos semelhantes para que possam consolidar o trabalho e juntar esforços.

O índice Anatomia do trabalho descobriu que essa duplicação é comum, e que os profissionais do conhecimento gastam 13% do tempo em trabalhos que já foram concluídos. Quando um funcionário usa muitos aplicativos para trabalhar, a probabilidade de esse problema ocorrer é maior, mas, no caso do Zoom, um ponto central para todos os projetos deixa as redundâncias em evidência.

Quando todas as agendas, tarefas e comunicações ficam em um único lugar, a colaboração à distância fica mais fácil.

A organização e a disciplina ajudam as empresas a crescer

Conforme as capacidades de gestão de projetos do Zoom crescem, mais grupos como o do Greg surgem na empresa. Eles continuam promovendo e inovando a maneira Zoom de executar as tarefas, ajudando todas as pessoas a trabalharem rapidamente em qualquer escala.

Quando os funcionários trabalham juntos na Asana, o Zoom acaba com a distância entre as equipes, da mesma forma como os seus produtos acabam com a distância entre colegas, entes queridos e até primeiros-ministros.

Dimensionar é capacitar as pessoas que trabalham conosco a usarem a Asana sem que os gestores de projeto precisem atuar como instrutores. Gostamos de manter as coisas bem flexíveis, com orientações suficientes para que as pessoas consigam criar os seus próprios projetos.”