Revolucionando as operações de marketing na Children’s Health

Em 2022, a Children's Health lançou uma equipe de operações de marketing para expandir o seu alcance e fortalecer a sua reputação por meio de estratégias de marketing diversificadas. No entanto, a equipe enfrentava desafios operacionais:

• Fluxos de trabalho fragmentados: com mais de nove sistemas separados de projetos e tíquetes, as equipes estavam isoladas e os processos eram inconsistentes.

• Colaboração ineficiente: ferramentas desconectadas levaram a processos demorados e a frequentes falhas de comunicação, retardando o progresso em iniciativas de alto impacto.

Para enfrentar esses desafios, a equipe de operações de marketing optou por mudar para uma ferramenta de gestão colaborativa do trabalho em janeiro de 2023. As metas eram:

• Centralizar o trabalho: a Asana serviria como um núcleo de referência, melhorando a visibilidade, reduzindo a necessidade de reuniões em todo o departamento e simplificando os fluxos de trabalho.

• Padronizar processos: uma estrutura de gestão de projetos consistente alinhou as equipes em todos os departamentos e esclareceu as prioridades.

• Possibilitar a escalabilidade: ao economizar tempo e concentrar os recursos, a equipe pode priorizar iniciativas de alto impacto, ajudando a organização a alcançar mais famílias de pacientes e atingir as principais metas.

Em apenas dezesseis meses, a Children's Health implementou com sucesso a gestão colaborativa do trabalho em Marketing e Comunicação, transformando a forma como a equipe trabalha e prioriza os seus esforços. O uso inovador da Asana pela equipe rendeu a ela o prêmio Marketing Visionary Work Innovation Award, um reconhecimento da sua capacidade de expandir os esforços e, ao mesmo tempo, fortalecer o impacto nas famílias e na comunidade.

Na Children's Health, o marketing e as comunicações desempenham um papel fundamental como o tecido conjuntivo da nossa organização. Ao centralizar os nossos esforços de marketing na Asana, simplificamos a colaboração e nos posicionamos para entregar resultados significativos aos pacientes e às famílias que atendemos.

Fernand Fernandez, vice-presidente executivo, diretor de marketing e comunicação

Simplificar o planejamento estratégico para obter melhores resultados 

Antes de adotar a gestão colaborativa do trabalho, o departamento de marketing contava com apresentações, documentos e planilhas para gerir o planejamento estratégico. Ao fazer a transição para a Asana, a equipe centralizou o seu processo de planejamento, automatizou os fluxos de trabalho e criou um sistema mais coeso.

O planejamento centralizado cria alinhamento

• Os planos estratégicos são criados na Asana como projetos dedicados, criando um núcleo centralizado para todos os esforços de planejamento.

• As equipes de todo o departamento de marketing operam dentro do mesmo plano estratégico, melhorando a visibilidade, mantendo as equipes fora do marketing informadas e eliminando a necessidade de documentos ou ferramentas separados.

• Ao padronizar os processos de planejamento, a equipe garante a consistência em todos os fluxos de trabalho e evita que o trabalho se perca pelo caminho. 

• Usando a inclusão de tarefas em múltiplos projetos, que permite aos usuários incluir uma única tarefa em vários projetos, as equipes podem conectar tarefas do plano estratégico à fila de criação, o que lhes permite acompanhar todos os ativos da campanha em um só lugar.

O foco aprimorado proporciona um impacto mensurável

• Os painéis em tempo real dão às equipes e aos líderes visibilidade sobre os volumes de trabalho e o progresso do projeto, melhorando a alocação de recursos e ajudando a identificar obstáculos com antecedência para manter os projetos estratégicos em dia.

• Ao automatizar os processos de planejamento e eliminar as ineficiências, a equipe de marketing ganhou maior capacidade de se concentrar em iniciativas de alta prioridade, atingindo a Meta de 2023 de dedicar 80% do seu tempo ao trabalho estratégico.

Gerar resultados com uma gestão de campanhas simplificada

O departamento de Marketing e Comunicações desempenha um papel fundamental na melhoria da reputação nacional da organização por meio de iniciativas como campanhas de marketing por e-mail, estratégias digitais direcionadas e conteúdo multimídia. 

Anteriormente, a gestão de um grande volume de campanhas em ferramentas isoladas levava a ineficiências, problemas de comunicação e atrasos. Ao centralizar o trabalho na Asana, esses desafios foram resolvidos, melhorando a colaboração, mantendo a visibilidade e acelerando os resultados.

O trabalho unificado acelera os cronogramas das campanhas

• Todas as atividades de marketing são monitoradas em uma única plataforma, centralizando a gestão da campanha do início ao fim.

• Equipes multidisciplinares e agências parceiras externas trabalham em projetos compartilhados, reduzindo falhas de comunicação e melhorando a coordenação.

• Os painéis e as visualizações de portfólio fornecem visibilidade em tempo real sobre as cargas de trabalho da equipe, garantindo que os projetos permaneçam no rumo certo e que os prazos sejam cumpridos.

• Os fluxos de trabalho padronizados das campanhas permitem um planejamento e uma execução mais rápidos dos ativos de criação, melhorando a velocidade de colocação no mercado e gerando resultados de alta qualidade.

As ferramentas de colaboração melhoram o alinhamento entre as equipes

• As atualizações em tempo real e a automatização permitem que a equipe dedique mais ao planej planejamento de campanhas inovadoras, em vez de correr atrás de atualizações.

• O tempo para gerar relatórios sobre os resultados da campanha diminuiu em 80% graças aos painéis de relatórios da Asana, que fornecem insights mais rápidos e simplificam o processo de medição.

• As visualizações de portfólio exibem as principais estatísticas do projeto, como o total de tarefas concluídas, fornecendo insights durante as análises post-mortem para ajudar a equipe a melhorar continuamente os seus processos.

Transformação da produção criativa para maior rapidez na execução e entrega

Antes de adotar a gestão colaborativa do trabalho, as solicitações de criação para iniciativas de marketing eram geridas por e-mail, o que levava a ineficiências e fluxos de trabalho inconsistentes. Com aproximadamente 150 ativos criativos na fila a qualquer momento, a equipe precisava de uma solução para agilizar o processo de recebimento e produção, liberando-a para se concentrar na criação de um trabalho de alta qualidade. A Asana transformou o processo de produção criativa da empresa.

Formulários e fluxos de trabalho padronizados melhoram a eficiência

• As solicitações de criação, incluindo a produção de vídeo, fotografia, e-mail e material impresso, são enviadas por meio de formulários de recebimento personalizados, adaptados a cada tipo de peça criativa e necessidade do projeto.

• Os formulários usam campos personalizados para reunir antecipadamente os detalhes essenciais, como cronogramas, tipo de ativo e prioridades, garantindo que as solicitações estejam completas antes de avançar para as próximas etapas.

• Após a aprovação, as solicitações são convertidas em projetos ativos. As tarefas, os cronogramas e os membros de equipe são atribuídos automaticamente com base em modelos de projeto, o que agiliza os fluxos de trabalho e garante a uniformidade.

• Os modelos de projeto flexíveis permitem que as equipes ajustem os cronogramas e as dependências às suas necessidades específicas, reduzindo o tempo de preparação e mantendo os projetos em dia.

Aumento da eficiência e da gestão dos recursos 

• As visualizações de portfólio fornecem insights em tempo real sobre a carga de trabalho dos designers, ajudando os gerentes a equilibrar a capacidade e atribuir projetos com eficiência. Isso melhorou a visibilidade do volume de trabalho em 25 % e aumentou a capacidade dos designers de priorizar projetos urgentes em 95 %.

• A captura dos detalhes do projeto por meio de formulários de recebimento aumentou a eficiência em 25%, poupando 2,5 horas por solicitação e 115 horas no total ao longo do primeiro e do segundo trimestres de 2024.

• Um novo relatório de vídeo e fotografia melhorou a visibilidade sobre o trabalho dessa equipe em 98%, permitindo uma melhor coordenação e tomada de decisões.

• Os projetos compartilhados promoveram uma colaboração perfeita entre as equipes e os parceiros externos, melhorando a colaboração interdisciplinar em 95% para projetos de vídeo e fotografia e em 25% para fluxos de trabalho de marketing por e-mail.

• Os fluxos de trabalho padronizados reduziram o tempo de criação de projetos em 20% para ativos de criação e em 80% para projetos de vídeo e fotografia, ajudando a acelerar o tempo de colocação no mercado em 45% para ativos de criação.

Criando um futuro melhor para as crianças

Com as eficiências e melhorias que a gestão colaborativa do trabalho trouxe às suas operações, a equipe está preparada para levar os seus esforços de marketing a um novo patamar — simplificando os fluxos de trabalho, aprimorando a colaboração e entregando campanhas impactantes que apoiam a missão da Children's Health de tornar a vida melhor para as crianças.