Księgowość w projekcie: jak sprawdzić, czy koszty projektu równoważą płynące z niego korzyści?

Kierownik projektu to osoba, która zajmuje się planowaniem, tworzeniem harmonogramów, badaniami i raportowaniem. Oto kolejna sztuczka, którą warto opanować: rachunkowość projektowa. 

Chociaż „księgowy” może nie znajdować się w Twoim oficjalnym opisie stanowiska, wiedza na temat budżetowania jest istotną częścią planowania projektu i alokacji zasobów. Rachunkowość projektowa może pomóc w określeniu kosztów i korzyści projektu poprzez mierzenie codziennych transakcji i przychodów, ponieważ nikt nie chce być związany z projektem, który kosztuje więcej niż jest wart.

Czym jest rachunkowość projektowa?

Rachunkowość projektu to sposób na śledzenie kosztów każdego pojedynczego produktu końcowego w trakcie cyklu życia projektu. Obejmuje ona elementy rachunkowości finansowej i zarządczej, które pozwalają Ci, jako Kierownikowi projektu, monitorować kondycję finansową projektu i marżę zysku. 

Ten rodzaj rachunkowości jest cenny, ponieważ może pomóc Tobie i Twoim interesariuszom obliczyć rentowność projektu. Śledząc koszty projektu i potencjalne źródła przychodów, możesz z wyprzedzeniem określić, czy produkty końcowe są warte wyników. Możesz wykorzystać te szczegółowe informacje, aby sprostać wyzwaniom związanym z materiałami, pracą i czasem.

Rachunkowość projektowa a rachunkowość finansowa

Jaka jest różnica pomiędzy rachunkowością projektową a finansową? Zarówno rachunkowość projektowa, jak i standardowa rachunkowość finansowa śledzą koszty i przychody biznesowe, jednak rachunkowość projektowa koncentruje się na transakcjach związanych z konkretnym projektem. Ta metoda wyróżnia się wykorzystaniem różnych systemów, procesów i standardów raportowania. Obejmują one:

• Ustawienie dat rozpoczęcia i zakończenia, co oznacza, że śledzenie konta rozpoczyna się wraz z rozpoczęciem projektu.

• Raportowanie na podstawie produktów końcowych, dzięki czemu możesz śledzić wydatki w odniesieniu do konkretnych kamieni milowych lub produktów, które musisz kupić. 

• Małe, konkretne zestawienia kosztów, w których wymienione są koszty dla każdego pojedynczego zadania.

• Wymienna metodologia: niezależnie od tego, czy używasz rachunkowości kosztowej, czy memoriałowej, metoda nie będzie miała wpływu na ten proces. 

• Podział obowiązków: ponieważ rachunkowość projektowa łączy w sobie zarządzanie projektem i księgowość, możesz podzielić role między te dwie funkcje lub powierzyć wszystkie obowiązki jednej z nich. 

Kiedy korzystać z rachunkowości projektowej

Jeśli chcesz mieć kontrolę nad szczegółami na każdym poziomie projektu, to właśnie księgowość projektowa jest najlepszą metodą. Dzięki dokładnemu monitorowaniu bieżących kosztów, wydatków, rozliczeń i przychodów możesz użyć tej metody do optymalizacji budżetu i utrzymania celów finansowych na właściwym torze dla konkretnego projektu. 

Rachunkowość projektową można wykorzystać w każdym projekcie, w tym w następujących przypadkach: 

• Przygotowanie do audytu finansowego 

• podejmowanie nowych projektów wykraczających poza typowy zakres;

• opracowywanie nowego produktu lub usługi;

• Wdrażanie usprawnień procesów business i technologii

• Śledzenie prac kontraktowych w ramach unikalnych projektów

Zastanów się, jak można wykorzystać rachunkowość projektową w branży budowlanej. Jeśli budujesz jednocześnie domy, biura, apartamentowce i centra handlowe, nie możesz po prostu zgłaszać kosztów tych projektów budowlanych w jednym miejscu. Aby uzyskać jasny obraz kosztów i korzyści związanych z każdym budynkiem, musisz śledzić finanse i budżet poszczególnych projektów.

Dzięki rachunkowości projektowej możesz przypisać koszty i przychody do poszczególnych projektów, co ułatwia śledzenie postępów w każdym z nich. 

Jak korzystać z rachunkowości projektowej

Dodanie księgowości projektowej do przepływu pracy może pomóc w usprawnieniu nakładu pracy związanego z zarządzaniem projektami. Postępuj zgodnie z poniższym przepływem procesu księgowania projektu, aby śledzić budżet od początku do końca.

Przepływ procesu księgowania projektu

Dzięki rachunkowości projektowej możesz korzystać z technik zarządzania finansami, aby organizować, przydzielać i utrzymywać budżety poszczególnych projektów. Przepływ procesu księgowania projektu dzieli się na sześć głównych faz:  

Inicjacja

Przed rozpoczęciem projektu należy ukończyć wstępne oszacowanie budżetu i analizę kosztów. Na etapie inicjacji warto zadać sobie następujące pytania:

• Czy to odpowiedni moment na podjęcie nowego projektu? Przyjrzyj się dokładnie zasobom, stawkom, finansom i postępom w realizacji bieżących projektów w swojej firmie. Wykorzystaj te statystyki, aby ustalić, czy kolejny projekt jest wart ryzyka.

• Co mogę wyciągnąć z budżetów podobnych projektów, aby dokonać oszacowania? Podczas obliczania budżetu i analizy kosztów wykorzystaj informacje z poprzednich projektów, aby ułatwić sobie oszacowanie. Jeśli proponowany projekt jest pierwszy tego rodzaju, możesz użyć szacowania odgórnego, aby ustalić ogólną oś czasu i budżet.

Celem fazy inicjacji jest przygotowanie uzasadnienia opartego na odpowiednich danych finansowych i prognozach, aby przekonać kierownictwo wyższego szczebla do podjęcia nowego projektu lub przekazać, że nie jest to dobry pomysł. Możesz również przedstawić klientowi przybliżony kosztorys i harmonogram projektu. 

Budżet

Budżetowanie wskazuje, ile pieniędzy jest dostępnych na określony cel. Po ukończonym rozpoczęciu projektu zdecyduj, jaki budżet przydzielisz każdej grupie działań lub kategorii projektu. Każdy produkt końcowy powinien mieć przypisany koszt. Nie zapomnij uwzględnić w budżecie kosztów pośrednich i elementów niepodlegających rozliczeniu, takich jak koszty ogólne. 

Ważne jest również, aby uwzględnić ryzyko przy ustalaniu budżetu. Rozważ dodanie 10-procentowego bufora na nieprzewidziane koszty, takie jak wzrost cen dostaw. 

Śledząc, ile pieniędzy jest wydawanych na różnych poziomach projektu, możesz monitorować, jak efektywnie wykorzystywane są zasoby i wydatki. Pomoże to zapewnić, że projekt nie przekroczy budżetu. 

Administracja

W trakcie realizacji projektu konieczne będzie również przetwarzanie każdej transakiej transakcji, śledzenie zobowiązań finansowych i ujmowania przychodów, prowadzenie rozliczeń i fakturowania oraz generowanie raportów dotyczących rentowności. 

Ta faza prawdopodobnie będzie trwała przez cały czas trwania projektu. Aby uprościć ten proces, uporządkuj wszystkie dane finansowe projektu w jednym źródle wiedzy, takim jak platforma do zarządzania pracą, aby móc skupić się bardziej na celach strategicznych. 

Udział w fazie administracyjnej księgowości projektu pozwala łatwo śledzić planowane i rzeczywiste koszty, zyski i przychody, aby uzyskać jasny obraz postępów projektu. Te statystyki będą przydatne w następnej fazie. 

Realizacja

W fazie budżetowania podzielono budżet na kategorie. Teraz nadszedł czas, aby jeszcze bardziej rozbić projekt na części. Na etapie realizacji każdy członek zespołu będzie pracował nad zadaniami w ramach przypisanej mu kategorii. Budżet ustalony dla tej kategorii należy następnie przydzielić do każdego zadania. Na tym etapie zacznie być widoczna różnica między tym, ile planowano wydać, a tym, ile jest potrzebne na projekt.

Bez dokładnego monitorowania większość budżetów wykracza poza założenia na etapie realizacji. Jedną z głównych przyczyn tego stanu rzeczy jest pełzanie zakresu — dodawanie produktów końcowych nieuwzględnionych w ustalonym zakresie projektu. Aby utrzymać zakres pod kontrolą, ważne jest, aby dokładnie monitorować, w jaki sposób każdy zespół wykorzystuje swój czas i zasoby. 

Utrzymanie

Stwórz proces, który umożliwi zespołowi projektowemu ciągłe przeglądanie, zatwierdzanie i aktualizowanie budżetu oraz zasobów projektu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu szybko zidentyfikujesz niespójności i unikniesz przekroczenia budżetu.

Każda osoba zaangażowana w projekt odgrywa rolę w utrzymaniu budżetu, niezależnie od tego, czy oznacza to dokładne rejestrowanie godzin spędzonych na danym zadaniu, czy dokumentowanie, które zasoby zostały wykorzystane do jakiego celu. Budżet produktu nie powinien być statycznym arkuszem, do którego odwołujesz się od czasu do czasu. Powinien być aktualizowany w czasie rzeczywistym przez każdego członka zespołu, aby zapewnić najdokładniejsze i najbardziej aktualne informacje. Po ukończonym każdym etapie projektu przeprowadź szczegółową analizę budżetu, aby rozwiązać problem przekroczenia budżetu i w razie potrzeby ponownie przydzielić środki. 

Analityka i raportowanie

W ostatniej fazie cyklu księgowego projektu należy obliczyć całkowity koszt, przychód i marżę zysku projektu na podstawie raportów. Pomoże to kierownictwu ustalić, czy podobne projekty będą warte nakładu pracy w przyszłości. 

Nawet jeśli projekt przekroczył budżet lub kosztował więcej niż jest wart, z tych przeoczeń można wyciągnąć wnioski. Gdy projekt zostanie ukończone, przejrzyj raporty i zanotuj, co poszło zgodnie z planem, a co nie zostało uwzględnione. Pomoże Ci to określić, co należy poprawić w następnym projekcie, niezależnie od tego, czy będzie to usprawnienie procesu konserwacji, czy też utworzenie rezerwy na nieprzewidziane wydatki.

Najlepsze praktyki w zakresie rachunkowości projektowej

Właściwy proces księgowości projektowej może zapewnić Ci nadzór nad każdym projektem w Twoim potoku projektów, jednocześnie pomagając Ci przeanalizować najmniejsze aspekty każdego projektu, aby zobaczyć, co Cię kosztuje (i co przynosi zyski). Postępuj zgodnie z poniższymi zasadami, aby zapewnić płynną realizację projektu.

Korzystaj z oddzielnych systemów księgowych

Rachunkowość projektowa jest znacznie bardziej szczegółowa niż typowy proces księgowania finansowego w Twojej organizacji. Najlepszą praktyką jest zarządzanie projektami na oddzielnych kontach finansowych. Ułatwi to również organizację i dostęp do informacji potrzebnych do poszczególnych projektów. 

Ukończone szacunki budżetowe przed rozpoczęciem projektu

Prognozowanie budżetu powinno być częścią każdego udanego procesu planowania projektu. Ten krok należy ukończone przed rozpoczęciem projektu, aby mieć podstawę do mierzenia postępów, rozpoznawania potencjalnych problemów i określania, czy korzyści z projektu przewyższają koszty.

Skup się na zarządzaniu zasobami

Każdy projekt w dużym stopniu zależy od zasobów, w tym czasu, pracy i materiałów. W przypadku księgowości projektowej wiedza o tym, jak przydzielać i wykorzystywać te zasoby, jest niezbędna do śledzenia, czy budżet mieści się w ustalonych parametrach.

Poznaj kluczowe wskaźniki efektywności (KPI)

Aby mieć pewność, że najważniejsze elementy projektu są realizowane zgodnie z planem, należy mierzyć kluczowe wskaźniki wydajności. KPI to wymierne wskaźniki, których kierownicy projektów mogą używać do oceny wydajności pod kątem osiągania celów projektu. Niektóre z przykładów wskaźników KPI w zarządzaniu projektami obejmują:

• Realizacja harmonogramu

• Wydajność kosztowa

• alokacja zasobów,

• Odchylenie od budżetu

• Reklamacje klientów

• Liczba wniosków o zmianę

Monitorowanie czasu

Kierownicy projektów wiedzą, że czas to pieniądz. Śledzenie czasu spędzonego na realizacji zadań pomoże Ci obliczyć rzeczywiste koszty czasu i określić, czy godziny pracy są zgodne z prognozą projektu. Dzięki arkuszom czasu lub oprogramowaniu do śledzenia czasu menedżerowie mogą łatwo raportować finanse projektu i sprawdzać, jak pracownicy spędzają czas. 

Generuj raporty na bieżąco

Rachunkowość projektowa to doskonały sposób na śledzenie postępów i bieżących finansów dla poszczególnych projektów. Wykorzystaj ten nadzór, często generując raporty, aby monitorować kondycję finansową i rozpoznawać potencjalne problemy, zanim spowolnią one pracę. 

Korzyści z rachunkowości projektowej

Dzięki codziennemu, szczegółowemu śledzeniu finansów, księgowość oparta na projektach oferuje wiele korzyści zarówno Tobie, jak i interesariuszom. Oddzielne konta nie tylko ułatwiają zarządzanie raportami finansowymi, ale także pomagają utrzymać projekty w ramach ustalonego zakresu. 

Główne zalety korzystania z księgowości projektowej oprócz standardowej metody księgowej organizacji obejmują:

• Lepsza widoczność codziennych wydatków i przychodów

• Dokładniejsze rozliczenia, wydatki, rozliczenia międzyokresowe itp. 

• Możliwość śledzenia różnic podatkowych między dwoma projektami

• Aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące postępów i rentowności projektu

• Wykorzystanie cennych statystyk do składania ofert na projekty w przyszłości

• Dokładne dane dotyczące rozliczenia i postępów do przekazania klientom 

• Lepsze zarządzanie zasobami

• Obliczone koszty rzeczywiste w porównaniu z kosztami szacowanymi, aby pomóc w określeniu zakresu i cen dla podobnych projektów

• Zmniejszenie ryzyka niepowodzenia projektu dzięki lepszemu zarządzaniu projektami

Księgowość projektowa jest najczęściej wdrażana w firmach kontraktowych, takich jak firmy budowlane lub inżynieryjne. Jednak ta metoda może być przydatna dla różnych organizacji. 

Pożegnaj się z przekraczaniem budżetu

Nie musisz być specjalistą od wszystkiego. Jeśli Twoja firma mogłaby skorzystać na lepszym zarządzaniu kosztami, wydatkami i przychodami, być może nadszedł czas, aby wypróbować księgowość projektową. 

Wdrożenie księgowości projektowej w proces zarządzania może być czynnikiem decydującym o sukcesie lub przejściu poza budżet, braku zasobów i kosztownych opóźnieniach. Utrzymuj finanse na właściwych torach dzięki Asana— zarządzaj transakcjami i czasem, organizuj finanse projektów i z łatwością generuj raporty finansowe. Możesz również zautomatyzować przepływy pracy w obszarze finansów i śledzić cele finansowe.