Pożegnaj się z chaosem: 4 wyzwania związane z planowaniem organizacyjnym i ich rozwiązania
Mobilizacja całej organizacji nie jest łatwa. Procesy często obejmują wielu interesariuszy i wiele przepływów pracy, a zespoły pracują w izolacji, korzystając z własnych narzędzi i metod współpracy. W rezultacie próba realizacji biznesplanu może przypominać manewrowanie ogromnym tankowcem — powolne, niezgrabne i nieefektywne.
Ale wcale nie musi tak być. Przeanalizowaliśmy cztery typowe wyzwania związane z planowaniem w organizacji, aby umożliwić Ci znalezienie odpowiednich rozwiązań dla każdego z nich. To oznacza koniec z chaosem i zamieszaniem. Zamiast tego możesz zadbać o to, aby każdy zespół był ze sobą zgodny, nawet jeśli zmieniasz kierunek, aby sprostać zmieniającym się potrzebom biznesowym.
3 sposoby na zmianę sposobu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie
Obejrzyj prezentację na żywo i sesję pytań i odpowiedzi, które pomogą Ci usprawnić proces wyznaczania celów, przyspieszyć planowanie roczne i zautomatyzować sposób, w jaki zespoły przyjmują strategiczne zlecenia.
1. Trudno jest koordynować plany między działami
Dzisiejsi pracownicy współpracują o 50 procent częściej niż jeszcze 12 lat temu, ale firmy nadal mają trudności z realizacją swoich planów. 48 procent wszystkich organizacji nie osiąga co najmniej połowy swoich celów strategicznych, mimo że ich pracownicy współpracują ze sobą częściej niż kiedykolwiek wcześniej.
Według badań przeprowadzonych przez The Work Innovation Lab, główną przyczyną jest przeciążenie pracą zespołową – spędzanie zbyt dużej ilości czasu na aktualizacjach statusu, uczestnictwo w spotkaniach oraz odpowiadanie na e-maile i wiadomości. Przeciążenie związane ze współpracą ma miejsce, gdy liderzy zbytnio skupiają się na współpracy, myśląc, że im więcej, tym lepiej. W rezultacie pomijają znaczenie koordynacji, która pozwala zespołom pracować niezależnie, korzystając z wcześniej określonych struktur i metod pracy.
Planowanie organizacyjne wymaga dużej koordynacji. Zespoły mogą spotykać się i omawiać plany w nieskończoność, ale bez ustrukturyzowanego procesu nic się nie wydarzy. Jeśli więc masz trudności z wdrażaniem planów strategicznych w całej swojej organizacji, poszukaj sposobów na wprowadzenie większej struktury. Oto od czego warto zacząć:
Rozwiązanie
Utwórz z góry określony proces planowania. Przygotuj szczegółowy przewodnik, który pokaże liderom, jak tworzyć i udostępniać plany podczas corocznego planowania. Uwzględnij w nim kluczowe kroki, takie jak spotkania, wnioskowanie o budżet, uzyskiwanie zatwierdzeń i przekazywanie planów między zespołami. Posiadanie z góry określonego procesu pomaga zespołom odhaczyć każde pole podczas planowania, bez pominięcia żadnych kluczowych kroków.
Organizuj pracę wokół celów. Cele są jak gwiazda polarna, która prowadzi pracowników podczas podejmowania decyzji, np. o tym, które projekty traktować priorytetowo i jak przydzielać zasoby zespołu. Kiedy jasno komunikujesz cele, zespół przywódczy nie musi poświęcać dużo czasu i nakładu pracy na kierowanie pracowników we właściwym kierunku. Wszyscy wiedzą, co jest ważne dla biznesu i na czym powinni się skupić. Wiele firm wykorzystuje do tego cele i kluczowe rezultaty (OKR-y). OKR-y mają prosty, ale elastyczny format: „Osiągnę (cel), co zmierzę za pomocą (kluczowy rezultat)”.
Scentralizuj koordynację. Planowanie staje się jeszcze bardziej złożone, gdy zespoły używają różnych narzędzi i procesów do wykonywania swojej pracy. Interesariusze muszą nie tylko koordynować osie czasu i zależności, ale także poświęcać dodatkowy czas na udostępnianie i wyszukiwanie informacji – to idealny przepis na opóźnienia i nieporozumienia. Zamiast tego połącz pracę każdego zespołu w jednej platformie do współpracy. Uprości to proces planowania, umożliwiając wszystkim działom komunikację, przeglądanie planów i śledzenie pracy w jednym miejscu.
Studium przypadku: cele w Asanie
2. Nie możesz reagować wystarczająco szybko, aby sprostać zmieniającym się potrzebom biznesowym
W świecie biznesu nie można przewidzieć wszystkiego. Trudno przewidzieć, kiedy zmieni się rynek finansowy, kiedy konkurencja zmieni swoją strategię lub kiedy inne nieprzewidziane ryzyko zagrozi Twoim planom. Dużą częścią planowania organizacyjnego jest zdolność do szybkiego reagowania na nieoczekiwane wydarzenia. Jednak podczas gdy 60% firm uważa, że zdolność adaptacji stała się ważniejsza w ciągu ostatnich dziesięciu lat, tylko 43% pracowników twierdzi, że ich organizacja dobrze radzi sobie ze zmianami.
Na szczęście wcale nie musi tak być. Chociaż zmiana strategii biznesowej jest trudna, te strategie mogą pomóc zespołom płynnie i szybko sprostać zmieniającym się potrzebom biznesowym.
Rozwiązanie
Stwórz z góry określony proces przyjmowania zleceń i wniosków o zmianę. Planowanie roczne odbywa się tylko raz w roku. W międzyczasie pojawią się nowe zlecenia i inicjatywy, a Ty potrzebujesz procesu, który pozwoli Ci ocenić i nadać priorytet nowym pomysłom w odniesieniu do istniejących celów. Stworzenie ustandaryzowanego procesu przyjmowania zleceń pomoże Twojej firmie zachować elastyczność i dostosowywać się do zmian w ciągu roku. Dzięki jasnemu określeniu kolejnych kroków i właścicieli dla każdego nowego zlecenia zespoły mogą działać szybciej i podejmować lepsze decyzje.
Stwórz przejrzyste struktury decyzyjne. Kiedy pojawia się zmiana, ktoś musi zdecydować, jak dalej postępować. Planuj z wyprzedzeniem i stwórz proces określający, jak, kiedy i kto powinien podejmować decyzje. Jedną z opcji jest struktura RAPID®, która identyfikuje pięć kluczowych ról dla głównych decyzji: zalecenie, zgoda, wykonanie, wkład i decyzja. Zalecamy korzystanie z jednej uniwersalnej struktury dla wszystkich ważnych decyzji, aby wszyscy postępowali zgodnie z tymi samymi krokami i dokonywali wyborów wysokiej jakości.
Twórz elastyczne projekty i procesy. Elastyczność jest niezbędna, aby sprostać zmieniającym się potrzebom business. Zamiast tworzyć plany za pomocą statycznych dokumentów i narzędzi do komunikacji, przenieś je na jedną platformę do współpracy. W ten sposób, jeśli zajdzie potrzeba zmiany podejścia, możesz łatwo zaktualizować procesy i przekazać informacje o nich w całej organizacji. Załóżmy, że musisz przyspieszyć produkcję kreatywną, korzystając z usług agencji. Jeśli proces produkcji kreatywnej jest już prowadzony na jednej platformie do zarządzania pracą, możesz szybko zaktualizować przekazywanie zadań, automatyzacje i właścicieli w całej firmie.
3. Nie masz wiarygodnych danych do śledzenia postępów w realizacji celów
Dobre dane są niezbędne do osiągania celów biznesowych. W przeciwnym razie nie sposób wiedzieć, kiedy należy przenieść zasoby lub dostosować strategię w trakcie realizacji. Pomimo znaczenia wiarygodnych analiz, ponad 80% firm opiera swoje decyzje na nieaktualnych danych. Według badania przeprowadzonego przez Dimensional Research prawie dziewięć na dziesięć firm twierdzi, że nie jest w stanie uzyskać statystyk w czasie rzeczywistym ze swoich starszych systemów, aby podejmować inteligentne decyzje biznesowe.
Brak danych w czasie rzeczywistym zagraża strategiom firmy. Taktyki te mogą jednak pomóc w gromadzeniu bardziej wiarygodnych danych analitycznych, które umożliwią szybsze podejmowanie lepszych decyzji.
Rozwiązanie
Scentralizuj śledzenie celów i pracy. Monitorowanie postępów w realizacji celów wymaga wiedzy o tym, które zadania i kamienie milowe zostały ukończone, które są zaległe, a które zbliżają się. Jest to prawie niemożliwe, gdy zespoły śledzą pracę w różnych miejscach (lub jeśli w ogóle jej nie śledzą). Korzystanie z platformy do zarządzania pracą pozwala natomiast rejestrować każde zadanie, kamień milowy, zależność i datę wykonania w jednym miejscu, co ułatwia generowanie raportów i analizowanie postępów.
Połącz swoje narzędzia analityczne. Badania przeprowadzone przez The Work Innovation Lab pokazują, że gdy wszyscy pracownicy używają tego samego oprogramowania do zarządzania pracą do raportowania i śledzenia postępów, są o 60% bardziej skłonni do odczuwania wysokiej produktywności. Zamiast przełączać się między różnymi narzędziami analitycznymi, wybierz platformę do zarządzania pracą, która integruje się z aplikacjami takimi jak Salesforce i Tableau. W ten sposób możesz w pełni wykorzystać zalety wielu solidnych platform analitycznych, jednocześnie centralizując dane w jednym miejscu.
4. Trudno jest przydzielać zasoby różnym zespołom
Każdy plan wymaga zasobów, aby działał sprawnie. Jednak bez szerszego obrazu tego, nad czym pracują zespoły, trudno jest obsadzić najważniejsze inicjatywy biznesowe i upewnić się, że praca jest wykonywana na czas. Z raportu ProSymmetry wynika, że 41% respondentów ma problem z widocznością dostępnych zasobów.
Brak przejrzystości pojawia się, gdy zespoły nie dokumentują dokładnie, nad czym pracują poszczególne osoby i w jakim czasie, w każdym programie. Zamiast tego polegają na komunikacji z menedżerami i liderami, aby określić dostępność, co nigdy nie jest nauką ścisłą. W rezultacie trudno jest dokładnie przewidzieć, jakie zasoby będą dostępne dla nadchodzących inicjatyw, nie mówiąc już o zrozumieniu bieżącej pojemności zespołu. To poważny problem.Badania pokazują, że największymi przyczynami złego zarządzania zasobami są brak odpowiedniego prognozowania i planowania pojemności.
Jeśli masz problemy z zarządzaniem zasobami, te strategie mogą pomóc Ci uzyskać pełny obraz zasobów w całej organizacji, dzięki czemu możesz upewnić się, że najważniejsze inicjatywy są odpowiednio obsadzone.
Rozwiązanie
Śledź, ile czasu zajmuje praca. Jest to niezbędne do tworzenia dokładnych planów zasobów. Użyj funkcji śledzenia czasu lub aplikacji, aby udokumentować wymagania czasowe dla różnych rodzajów pracy, takich jak tworzenie nowej funkcji internetowej lub przygotowywanie oferty. Dzięki tym danym możesz porównać rzeczywiste osie czasu z początkowymi szacunkami w planie organizacyjnym i odpowiednio dostosować zasoby.
Monitoruj obciążenie zespołu pracą. Aby efektywnie przydzielać zasoby, musisz mieć pełny wgląd w to, nad czym pracują zespoły, teraz i w przyszłości. Stwórz system, który pozwoli Ci udokumentować, czym zajmują się poszczególne osoby i jakie nowe projekty pojawią się w przyszłości. Właśnie w tym miejscu oprogramowanie do zarządzania pracą może naprawdę się sprawdzić. Ponieważ cała praca jest udokumentowana w jednym miejscu, platforma do zarządzania pracą zapewnia pełny obraz tego, jak wygląda przydział pracowników w zespołach i jakie zasoby są dostępne w Twojej firmie. Dzięki temu możesz szybko zmieniać przydział zadań i priorytetyzować najważniejsze zadania.
Usprawnij proces planowania organizacyjnego
Planowanie organizacyjne nie musi być takie trudne. Dowiedz się, w jaki sposób Asana może pomóc Ci uzyskać pełny wgląd w status wykonywanej pracy, aby móc szybko podejmować właściwe decyzje.
3 sposoby na zmianę sposobu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie
Obejrzyj prezentację na żywo i sesję pytań i odpowiedzi, które pomogą Ci usprawnić proces wyznaczania celów, przyspieszyć planowanie roczne i zautomatyzować sposób, w jaki zespoły przyjmują strategiczne zlecenia.
