Jak opanować planowanie organizacyjne w 5 prostych krokach

Każda organizacja to złożona układanka, w której różne projekty, zadania i cele są rozproszone między zespoły i działy. Poszczególne elementy mogą wydawać się niepowiązane, ale po złożeniu razem tworzą obraz sukcesu. 

Planowanie organizacyjne ma kluczowe znaczenie dla dopasowania tych elementów poprzez nakreślenie ogólnych celów firmy i powiązanie ich z poszczególnymi zadaniami. Dzięki temu procesowi możesz sprawdzić, gdzie wpisuje się każde zadanie, aby zrozumieć jego wkład w realizację ogólnych celów organizacji i upewnić się, że wszystkie działania zmierzają w tym samym kierunku. Przyjrzyjmy się, jak to zrobić. 

Czym jest planowanie organizacyjne?

Planowanie organizacyjne to proces definiowania nadrzędnych celów firmy i planowania strategicznych oraz taktycznych kroków niezbędnych do ich osiągnięcia, dostosowując codzienne działania do długoterminowej wizji firmy.

Proces planowania organizacyjnego obejmuje określenie celu firmy, ustalenie jasnych celów i opracowanie planu, który pozwoli przełożyć te cele na rzeczywistość. Rezultatem planowania organizacyjnego jest plan organizacyjny, który jest ustrukturyzowanym planem działania określającym konkretne zadania, które organizacja i jej pracownicy podejmą, aby osiągnąć wyznaczone cele.  

Jakie są etapy planowania organizacyjnego?

Planowanie organizacyjne to wieloetapowy proces podzielony na cztery odrębne fazy, z których każda koncentruje się na różnych aspektach strategii i działalności organizacji. 

Cztery fazy planowania organizacyjnego to: 

• Planowanie strategiczne: nakreślenie długoterminowych celów i założeń organizacji. Ten etap obejmuje myślenie o strategicznych celach, misji, wizji i przeznaczeniu firmy, zapewniając, że cele są zgodne z nadrzędnym kierunkiem organizacji. 

• Planowanie taktyczne: opracowanie konkretnej strategii osiągnięcia celów firmy. Zazwyczaj obejmuje to określenie krótkoterminowych celów, które są zgodne z większymi celami firmy. 

• Planowanie operacyjne: skup się na codziennych działaniach, które wspierają plany taktyczne. Na tym etapie szczegółowo określa się konkretne zadania, przepływy pracy i obowiązki, które zapewniają, że codzienne działania są powiązane z celami strategicznymi. 

• Planowanie awaryjne: planowanie i przygotowanie na nieprzewidziane okoliczności i zdarzenia, które mogą zakłócić postępy. Na tym etapie należy opracować plany awaryjne i strategie reagowania na potencjalne zakłócenia, takie jak przerwy w łańcuchu dostaw lub nagłe zmiany warunków rynkowych. 

Tworzenie planu organizacyjnego: proces w pięciu krokach 

Opracowanie skutecznego planu organizacyjnego wymaga podziału pierwszych trzech faz procesu planowania organizacyjnego – planowania strategicznego, taktycznego i operacyjnego – na wykonalne kroki. 

Oto, jak możesz to zrobić: 

1. Opracuj plan strategiczny

Aby opracować plan strategiczny, zacznij od zebrania menedżerów wysokiego szczebla i kierowników działów w organizacji. Następnie oceń, na jakim etapie rozwoju znajduje się obecnie Twoja firma i dokąd chcesz ją poprowadzić, aby opracować ogólne cele strategiczne. 

Przegląd deklaracji misji i wizji organizacji, przeprowadzenie analizy SWOT i pomiar wydajności kluczowych obszarów to techniki, których możesz użyć, aby zrozumieć możliwości swojej firmy i wyznaczyć cele biznesowe. Pamiętaj, że plan strategiczny powinien zawierać ogólne cele SMART, które są określone w czasie, osiągalne i zgodne z misją oraz wartościami firmy. 

2. Przełóż swój plan na kroki taktyczne

Po opracowaniu planu strategicznego nadszedł czas, aby podzielić swoje cele długoterminowe na bardziej łatwe do osiągnięcia cele krótkoterminowe. Zwykle wiąże się to z włączeniem menedżerów średniego szczebla i wyznaczeniem celów działowych, które przyczyniają się do realizacji celów wyższego poziomu. Ten krok powinien obejmować opracowanie jasnych osi czasu, kamieni milowych i wskaźników wydajności, aby można było skutecznie śledzić postępy i wprowadzać zmiany w razie potrzeby.  

Ten krok często wiąże się z uruchomieniem nowych inicjatyw zgodnych z celami strategicznymi. Załóżmy, że nadrzędnym celem określonym w planie strategicznym jest „zwiększenie ogólnego udziału w rynku o 15% w ciągu najbliższych trzech lat”. Możesz podzielić ten cel na cele krótkoterminowe, takie jak „wprowadzenie nowej linii produktów w ciągu najbliższych 12 miesięcy” lub „zwiększenie zaangażowania klientów o 20% w następnym kwartale”. Przekładając swój plan na wykonalne kroki, które wspierają Twój większy cel, tworzysz jasną mapę drogową dla swojej organizacji i upewniasz się, że wszyscy pracują nad wspólnym celem. 

3. Zaplanuj codzienne działania

Po podzieleniu planu strategicznego na kroki taktyczne, kolejnym krokiem jest jeszcze większe uszczegółowienie poprzez przełożenie tych kroków na codzienne działania. Może to obejmować tworzenie projektów ogólnych, które są zgodne z celami krótkoterminowymi, ustalanie harmonogramów pracy dla różnych zespołów i działów oraz przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom. 

Wróćmy do naszego poprzedniego przykładu. Jeśli Twoim celem krótkoterminowym jest „zwiększenie zaangażowania klientów o 20% w następnym kwartale”, Twoje codzienne działania mogą obejmować planowanie regularnych szkoleń dla zespołu sprzedaży, opracowywanie strategii marketingowych w celu poprawy interakcji z klientami oraz przydzielanie konkretnych członków zespołu do opracowywania strategii zaangażowania. Takie szczegółowe planowanie sprawi, że codzienne działania będą zgodne z celami krótkoterminowymi, co ostatecznie doprowadzi do osiągnięcia celów strategicznych. 

4. Przedstaw i wdroż swój plan

Po opracowaniu całego planu – od ogólnych celów strategicznych po codzienne działania, które je wspierają – następnym krokiem jest przekazanie planu swojej organizacji. 

Zacznij od zorganizowania spotkania firmowego, podczas którego przedstawisz swoją wizję i plan strategiczny, a następnie wyślij do wszystkich pracowników wiadomość, w której jasno określisz ogólne cele i szczegółowo opisz cele krótkoterminowe, które należy osiągnąć, aby zrealizować te ogólne cele. Na tym etapie menedżerowie powinni przekazać poszczególne zadania, za które odpowiedzialni są członkowie ich zespołu, i wyjaśnić, w jaki sposób praca ich zespołu łączy się z celami firmy. 

5. Monitoruj i w razie potrzeby modyfikuj swój plan 

Opracowanie i wdrożenie planu to nie koniec pracy. Ważne jest, aby monitorować postępy w czasie rzeczywistym, aby móc reagować na wszelkie pojawiające się blokady. Regularnie testuj swoje cele krótkoterminowe, aby sprawdzić, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia celów nadrzędnych i w razie potrzeby wprowadź zmiany.

Wróćmy do naszego poprzedniego przykładu. W tym scenariuszu Twoim celem ogólnym jest „zwiększenie ogólnego udziału w rynku o 15% w ciągu następnych trzech lat”. Aby się do niego przyczynić, wyznaczasz krótkoterminowy cel, jakim jest „zwiększenie zaangażowania klientów o 20% w następnym kwartale”. Po dokonaniu przeglądu może się okazać, że nie osiągasz tego celu z powodu mniejszej niż oczekiwano interakcji z klientami na nowych platformach cyfrowych. 

Aby dostosować się do swoich celów, musisz zmienić swój plan. Może to oznaczać wyznaczenie nowych celów krótkoterminowych związanych z poprawą komfortu użytkowania na przykład na platformach cyfrowych lub oferowanie bardziej angażujących treści online. Dostosowywanie strategii w odpowiedzi na wyzwania pojawiające się w czasie rzeczywistym pozwala utrzymać się na właściwej drodze do osiągnięcia celów długoterminowych.

Planowanie organizacyjne – najlepsze praktyki

Czujesz się przytłoczony? Oto krótkie podsumowanie, które pomoże Ci zapewnić płynny i skuteczny proces planowania organizacyjnego:

• Dostosuj swoje cele do wizji i misji firmy

• Rozpocznij proces planowania od szablonu do planowania strategicznego, aby ograniczyć liczbę czynności wstępnych

• Twórz wykonalne i określone w czasie plany

• Podziel cele długoterminowe na osiągalne cele krótkoterminowe

• Przypisz poszczególne zadania do celów krótkoterminowych.

• Dostosowuj swój plan do wyzwań w czasie rzeczywistym 

• Wykorzystać technologię, aby usprawnić procesy planowania i śledzenia postępów

• Jasno komunikować swój plan interesariuszom

• Regularnie sprawdzaj i dopracowuj swój plan 

Opanuj planowanie organizacyjne z Asana

Pożegnaj się z niezintegrowanymi procesami planowania. Korzystając z platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana, możesz łatwo połączyć indywidualną pracę swojego zespołu z celami organizacji, upewnić się, że każdy projekt jest zgodny z celami organizacji i śledzić postępy w realizacji celów w czasie rzeczywistym. Efektem końcowym jest idealnie ukończone puzzle, w którym każdy element jest na swoim miejscu. 

Planowanie organizacyjne – często zadawane pytania

Nadal masz pytania dotyczące planowania organizacyjnego? Chętnie na nie odpowiemy.

Dlaczego planowanie organizacyjne jest ważne?

Planowanie organizacyjne zapewnia mapę drogową dla Twojej firmy, określając ogólne cele i kroki taktyczne, które podejmiesz, aby je osiągnąć. Planowanie organizacyjne koordynuje nakład pracy działów, zespołów i poszczególnych osób, aby osiągnąć wspólne cele. W ten sposób zapewnia spójność i przejrzystość oraz umożliwia firmom osiąganie celów. 

Jaka jest rola technologii w planowaniu organizacyjnym?

Planowanie organizacyjne obejmuje określenie strategicznych celów organizacji na wysokim szczeblu i powiązanie ich z celami krótkoterminowymi oraz indywidualnymi, codziennymi zadaniami. Wykorzystanie technologii, takiej jak platforma do zarządzania pracą, umożliwia organizacjom korzystanie z funkcji, które łączą codzienne zadania z celami strategicznymi i zapewniają śledzenie postępów w czasie rzeczywistym. Te funkcje upraszczają planowanie organizacyjne i zwiększają jego wydajność. 

Jakie są typowe przykłady planowania organizacyjnego?

Chociaż planowanie organizacyjne zazwyczaj odnosi się do strategii stojącej za nadrzędnymi celami organizacyjnymi, może również odnosić się do planowania w ramach określonych podgrup firmy. Typowe rodzaje planowania organizacyjnego obejmują:

• Planowanie rozwoju pracowników, które obejmuje szkolenia i rozwój kariery, a także długoterminowe cele kadrowe i zasobów ludzkich. 

• Planowanie finansowe i budżetowe, które skupia się na codziennym zarządzaniu finansami, a także długoterminowym planowaniu finansowym. 

• Planowanie ekspansji, które obejmuje strategie rozwoju biznesu i ekspansji rynkowej.

• Planowanie produktów i usług, które koncentruje się na rozwoju i zarządzaniu produktami i usługami firmy.