Wskazówki Asana: wyszukiwanie zaawansowane i raportowanie

Podnieś rękę, jeśli lubisz godzinami szukać komentarza, zadania lub dokumentu.

Ktoś? Bueller?

Szukanie tego jednego komentarza jest jak szukanie igły w stogu siana, a jednak miliony pracowników wiedzy na całym świecie doświadczają tego na co dzień. W rzeczywistości przeciętny pracownik wiedzy spędza 60% dnia na czynnościach okołozadaniowych, które obejmują przełączanie się między nawet 10 narzędziami dziennie. Potrzebne informacje mogą znajdować się w dowolnym z tych dokumentów, e-maili, czatów lub notatek ze spotkań.

W takiej sytuacji sprawdza się zarządzanie pracą i Asana. Gdy zaczniesz wykonywać całą pracę w jednym miejscu, wyszukiwanie zaawansowane i raportowanie w Asanie pozwolą Ci szybko znaleźć każde zadanie, komentarz lub plik, którego potrzebujesz. Uruchom wyszukiwanie ad hoc lub zapisz często używane zapytanie jako raport, do którego możesz wracać i który możesz regularnie odświeżać.

Dowiedz się więcej o tym, jak korzystać z wyszukiwania zaawansowanego i raportowania, aby poświęcać więcej czasu na pracę, która ma znaczenie.

Kiedy korzystać z wyszukiwania zaawansowanego

Wyszukiwanie zaawansowane w Asanie działa na podstawie wielu parametrów, dzięki czemu zawsze możesz znaleźć to, czego szukasz, nawet jeśli nie pamiętasz dokładnie, co zostało wysłane. Jeśli nie pamiętasz nazwy zadania, możesz wyszukać je na podstawie współpracowników, daty utworzenia lub powiązanych projektów. Wyszukiwanie zaawansowane wykorzystuje parametry, które pamiętasz, i zawęża zakres wyników wyszukiwania, dzięki czemu możesz łatwo znaleźć dokładnie to, czego szukasz.

Aby rozpocząć wyszukiwanie zaawansowane w Asanie, przejdź do paska wyszukiwania w prawym górnym rogu i wybierz „Wyszukiwanie zaawansowane”. Następnie wpisz to, co pamiętasz. Sprawdź kilka przykładów poniżej.

„Mam niejasne wspomnienie, że około miesiąc temu podjąłem decyzję dotyczącą nadchodzącej premiery, ale nie mogę znaleźć tej konwersacji”.

Zacznij od wpisania ogólnej nazwy premiery w głównym pasku wyszukiwania. Następnie dodaj siebie i swoich współpracowników jako współpracowników i ustaw zakres dat, aby zawęzić zakres wyszukiwania.

💡Wskazówka: chcesz ograniczyć wyszukiwanie tylko do konwersacji lub zadań? Pod górnym paskiem wyszukiwania wybierz zadanie lub konwersację, aby odfiltrować niechciane wyniki.

„Chcę wiedzieć, ile zadań o wysokim priorytecie wykonał mój zespół w tym tygodniu”.

Możesz uruchomić to wyszukiwanie zaawansowane, o ile używasz w swoich projektach pól niestandardowych priorytetu. Aby uruchomić wyszukiwanie zaawansowane, zacznij od wybrania ukończonych zadań. Następnie w sekcji „Dodaj filtr” w lewym dolnym rogu przejdź do opcji „Więcej > Zespoły”. W ten sposób możesz określić, że chcesz wyszukiwać tylko zadania w swoim zespole. Na koniec ponownie przejdź do sekcji Dodaj filtr i wybierz Dodaj pole niestandardowe, aby móc sortować zadania według priorytetu.

💡Wskazówka: zespoły nie muszą być powiązane z całymi działami. Możesz zawęzić wyszukiwanie do mniejszych zespołów (np. projektowanie stron internetowych), aby takie wyszukiwanie było niezwykle proste. Dowiedz się więcej o tworzeniu zespołów i organizowaniu pracy w Asanie.

„Zbliża się moja półroczna rozmowa ewaluacyjna. Jak mogę pokazać mojemu menedżerowi wszystko, nad czym pracowałem?”

W tym przypadku wybierz siebie w polu „Przypisane do”. Wybierz ukończone zadania, a następnie ustaw zakres dat na ostatnie sześć miesięcy, aby uzyskać pełną listę zadań, nad którymi pracowałeś.

💡Wskazówka: czujesz się przytłoczony zbyt dużą liczbą wyników wyszukiwania? Spróbuj zawęzić zakres, określając, w jakich projektach chcesz wyszukiwać.

Jak korzystać z raportowania

Wyszukiwanie zaawansowane to idealne rozwiązanie dla zadań ad hoc lub jednorazowych zapytań. Jeśli jednak często przeprowadzasz wyszukiwanie, możesz również zapisać wyszukiwanie zaawansowane jako raport, dodając je do lewego panelu nawigacyjnego. W ten sposób raport będzie automatycznie odświeżany, aby dostarczać najbardziej aktualne informacje za każdym razem, gdy go klikniesz.

Spróbuj utworzyć te raporty w swojej Asana:

Zadania, których stan realizacji musisz sprawdzić

Ten raport może pokazywać nieukończone zadania, które zostały przez Ciebie przypisane innym osobom. Aby zapisać ten raport, uruchom wyszukiwanie zaawansowane, aby znaleźć nieukończone zadania przypisane przez Ciebie, które mają zostać wykonane w ciągu najbliższych 7 dni. Filtr „Przypisane przez” znajdziesz w sekcji Dodaj filtr > Osoby > Przypisane przez w wyszukiwaniu zaawansowanym.

Odświeżaj ten raport co tydzień. Jeśli zauważysz, że istnieje ryzyko, że zadania nie zostaną ukończone, dodaj komentarz, aby dowiedzieć się, jak możesz pomóc.

Nadchodzące zadania o wysokim priorytecie

Ten raport może pomóc Ci zidentyfikować zagrożone zadania, zanim staną się one zaległe. Zacznij od uruchomienia wyszukiwania zaawansowanego dla zadań o wysokim priorytecie, których termin wykonania przypada w ciągu najbliższych 3 dni i które nie zostały ukończone.

Aby mieć pewność, że nie wyświetlasz zadań z całej organizacji, zastosuj filtr według współpracowników lub projektu. Następnie podejmij działania następcze, aby zadania pozostały na właściwym torze.

Ogranicz liczbę czynności okołozadaniowych dzięki wyszukiwaniu zaawansowanemu i raportowaniu

Dzięki Asanie możesz wyszukiwać zadania, raportować postępy, przekazywać informacje zwrotne, komentować zadania, udostępniać aktualizacje statusu i udostępniać pracę – wszystko to w jednym miejscu. Dowiedz się więcej o Asanie lub wypróbuj Asana Premium za darmo, aby przekonać się samodzielnie.