Jak zespół cyfrowy Asany wykorzystał zarządzanie pracą do odświeżenia naszej marki

Jako dyrektor ds. cyfrowych w Asanie nie są mi obce złożone projekty, które obejmują wiele zespołów i narzędzi. Kiedy zdecydowaliśmy się na gruntowną zmianę marki cyfrowej na Asana.com, wiedziałem, że aby odnieść sukces, potrzebujemy czegoś więcej niż tylko świetnych pomysłów – potrzebowaliśmy jasnej komunikacji, precyzyjnego planowania i solidnej strategii wykonania. 

Na szczęście mogliśmy korzystać z możliwości Asana, które wspierały nas na każdym kroku. Z przyjemnością podzielę się tym, jak wykorzystaliśmy naszą własną platformę do zarządzania międzyfunkcyjną inicjatywą od początku do końca – i jak możesz ją wykorzystać, aby zrealizować swoje duże projekty.

Wyzwania związane z odświeżeniem marki

Zanim zabraliśmy się za odświeżanie marki, mój zespół musiał jasno określić wyzwania, które przed nami stoją, i zidentyfikować wszelkie zagrożenia, które mogą mieć wpływ na nasz sukces. Zidentyfikowaliśmy trzy kluczowe obszary:

• Struktura strony internetowej: Asana.com korzysta z systemu szablonów i komponentów, co oznacza, że wszystkie elementy na stronie są ze sobą powiązane. Jeśli zmienisz jeden komponent, np. baner CTA, zmieni się on na każdej stronie, na której jest używany, a nie tylko na stronie, nad którą pracujesz. Z tego powodu nie mogliśmy aktualizować witryny po jednej stronie na raz. Potrzebowaliśmy sposobu, aby zrozumieć, w jaki sposób każdy komponent był używany na różnych stronach, aby efektywnie planować aktualizacje bez powodowania niezamierzonych zmian.

• Oś czasu projektu: nasz zespół marketingowy miał napięty termin na uruchomienie kampanii reklamowej, co oznaczało, że nasze aktualizacje musiały być zgodne z tą osią czasu, aby stworzyć spójne środowisko dla naszych klientów.

• Ciągłe działanie witryny: nasz zespół ds. rozwiązań cyfrowych oraz współpracownicy z innych zespołów polegali na tym, że witryna będzie zawsze w pełni funkcjonalna. Nie mogliśmy więc sobie pozwolić na „zamrożenie” witryny podczas wprowadzania aktualizacji. Każda zmiana musiała być wprowadzona w sposób, który minimalizował zakłócenia i zapewniał płynne działanie.

„Utrzymanie ciągłej pracy – wprowadzanie aktualizacji na żywo przy jednoczesnym aktywowaniu priorytetowych projektów – było interesującym wyzwaniem” – mówi Rachel Rosin, dyrektor ds. doświadczeń cyfrowych w Asana. „Widoczność była bardzo ważna, ponieważ podczas odświeżania marki nadal tworzyliśmy strony”.

Po zidentyfikowaniu tych wyzwań, zwróciliśmy się do Asana, aby nakreślić jasny plan. 

Wiele projektów, które realizujemy na co dzień, jest przewidywalnych. Ale to nie było tak. Musieliśmy stworzyć procesy, które pomogłyby nam szybciej i skuteczniej osiągać nasze cele. Użyliśmy Asana, aby stworzyć niestandardowe rozwiązanie do śledzenia całej tej pracy. ”

Ograniczanie ryzyka dzięki przejrzystości i łączeniu zadań

Zanim mogliśmy rozpocząć pracę, musieliśmy uzyskać jasny obraz wszystkich zależności w projekcie, potencjalnych wąskich gardeł i nakładających się zadań, aby upewnić się, że mądrze wykorzystujemy nasze zasoby i minimalizujemy ryzyko. 

Najpierw utworzyliśmy projekt w Asanie, który miał służyć jako główne centrum dla wszystkich zadań związanych z odświeżaniem. Następnie utworzyliśmy indywidualne zadania w Asanie dla dwóch głównych kategorii:

• Konkretne elementy strony, które wymagały aktualizacji (np. baner CTA)

• Poszczególne strony, które wymagały aktualizacji (np. strona główna)

Dla każdej strony stworzyliśmy listę wszystkich elementów, takich jak banery lub przyciski, które były częścią tej strony. Następnie połączyliśmy zadania dotyczące komponentów z odpowiednimi zadaniami dotyczącymi stron. Ułatwiło to sprawdzenie, które komponenty zostały użyte na wielu stronach, co pomogło nam wcześnie wykryć potencjalne problemy i zdecydować, które strony mają pierwszeństwo.

Jak wyjaśnia Rachel: „Łącząc komponenty z odpowiednimi stronami, mogliśmy zobaczyć, które z nich były używane najczęściej. Dzięki temu mogliśmy zobaczyć, które aktualizacje będą miały największy wpływ”.

„Asana pomogła nam zwizualizować, jak będą wyglądać te pierwsze partie, a także zarządzać pracą i zależnościami” – dodaje. „To pomogło nam skupić się na tym, na czym byliśmy w tym naprawdę dużym projekcie”.

Planowanie i ustalanie priorytetów za pomocą pól niestandardowych 

Chociaż nasza początkowa konfiguracja projektu dała nam lepsze wyobrażenie o tym, które strony najbardziej nadawały się do aktualizacji z punktu widzenia komponentów, chcieliśmy również skupić się na stronach, które po zaktualizowaniu miałyby największy wpływ. W naszym przypadku były to strony o największym natężeniu ruchu. 

W tym celu użyliśmy pól niestandardowych Asany, aby oznaczyć zadania za pomocą dwóch kluczowych punktów: 

• Ruch na stronie: każdą stronę oznaczyliśmy poziomem ruchu – bardzo wysoki, wysoki, średni lub niski.

• Ślad komponentu: oznaczyliśmy, na ilu stronach pojawił się każdy komponent, używając etykiet takich jak wysoki, średni lub niski.

Dzięki temu mogliśmy sortować zadania według tego, które aktualizacje będą miały największy wpływ, aby najpierw nadać priorytet najważniejszym stronom.

Następnie zdecydowaliśmy się na podejście etapowe, wdrażając aktualizacje w sekwencjach, które grupowaliśmy podobne strony. Dzięki grupowaniu stron z podobnymi komponentami mogliśmy skoncentrować wysiłki na początku, co ułatwiło późniejsze fazy, ponieważ większość naszej biblioteki komponentów została już zaktualizowana.

Koordynacja zespołów międzyfunkcyjnych w celu zapewnienia efektywnej współpracy

Po ustaleniu planu i osi czasu nadszedł czas na rozpoczęcie pracy. Podobnie jak w przypadku wielu projektów transformacji cyfrowej, wymagało to bezproblemowej współpracy między wieloma zespołami, w tym marketingowymi, projektowymi, inżynieryjnymi, marketingowymi i lokalizacyjnymi. 

Asana pomogła nam koordynować działania tych zespołów na dwa główne sposoby: zapewniając jedno źródło informacji w ramach projektu odświeżenia oraz ułatwiając współpracę międzyfunkcyjną dzięki dodawaniu zadań do wielu projektów.

„Asana dała nam jedno źródło wiedzy, w którym wszystko było śledzone i aktualizowane w miarę zmian” – mówi Rachel. „Pomogło nam również zobaczyć, jak wszystkie mniejsze zadania łączą się w całość, aby zrealizować większy projekt”.

Zorganizowanie wszystkich zadań związanych z odświeżeniem marki w jednym projekcie głównym stworzyło centralną przestrzeń dla aktualizacji, śledzenia statusu i przejrzystej komunikacji. Następnie, aby każdy zespół mógł skupić się na swoich zadaniach, jednocześnie pozostając w kontakcie z większym projektem, skorzystaliśmy z funkcji dodawania zadań do wielu projektów w Asanie, która pozwoliła każdemu zespołowi organizować i śledzić zadania we własnych projektach zespołowych bez konieczności ich duplikowania.

Na przykład kierownik projektu rebrandingu potrzebował pełnej widoczności każdej części projektu. Jednak nasi partnerzy z zespołu inżynierów potrzebowali tylko wglądu w konkretne zadania związane z ich pracą. Dzięki dodawaniu zadań do wielu projektów zespół inżynieryjny mógł dodawać te zadania do własnych projektów, utrzymując dobrą organizację pracy, a te same zadania pozostawały również widoczne w projekcie głównym. Dzięki temu wszyscy byli na bieżąco, a poszczególne zespoły miały swobodę działania, nie powielając nakładu pracy.

„Jeśli chodzi o faktyczne wykonanie pracy, dodawanie zadań do wielu projektów było przełomowe” – mówi Rachel. „Dzięki temu mogliśmy pozostać w kontakcie i śledzić postępy bez powtarzania pracy”. 

Praca na czas dzięki widokowi osi czasu

Po rozpoczęciu pracy polegaliśmy na widoku osi czasu w Asana, aby śledzić nasze postępy. Dało nam to szeroki obraz wszystkiego, co dzieje się w projekcie, od harmonogramów sprintów po wydania serii. Zapewnił również jasny obraz tego, kiedy praca się rozpoczęła, zatrzymała i nałożyła, co ułatwiło nam wykrycie wszelkich potencjalnych wąskich gardeł lub problemów z nadmierną wydajnością. 

Dzięki osi czasu projektu Rachel mogła szybko sprawdzić, czy ktoś nie ma za dużo zadań do wykonania lub czy w ramach jednego sprintu nie zaplanowano zbyt wielu zadań. Ta widoczność ułatwiła prowadzenie ważnych rozmów kompromisowych i przenoszenie pracy w razie potrzeby. Ponadto pomogło nam to utrzymać stałe tempo aktualizacji przez cały rok, równoważąc krótkoterminowe rezultaty z długoterminowymi celami.

„Funkcja osi czasu bardzo pomogła w prowadzeniu dyskusji na temat kompromisów” – mówi Rachel. „Łatwo było zauważyć, kiedy obciążenie pracą stawało się zbyt duże”. 

Zwiększ wpływ swojej organizacji

Zarządzanie złożonymi projektami, takimi jak odświeżenie marki, może być trudne, a posiadanie odpowiedniej platformy do zarządzania projektami może mieć kluczowe znaczenie. Dzięki funkcjom Asany udało nam się dostarczyć dokładnie to, czego potrzebował nasz business – wdrożyć nową markę na kluczowych stronach w krótkim czasie. Uruchomiliśmy odświeżoną stronę internetową wraz z kampanią marki, jednocześnie wprowadzając ważne ulepszenia na naszych platformach technologicznych.

Asana zapewniła nam przejrzystość, elastyczność i kontrolę, których potrzebowaliśmy, aby koordynować działania zespołu, realizować projekt i osiągać wymierne wyniki.

Jeśli Twoja firma jest innowacyjna, oznacza to, że robicie rzeczy, których ludzie nigdy wcześniej nie robili. Asana może dostosować się do tego. ”

Niezależnie od tego, czy wykonujesz rutynowe zadania, czy zajmujesz się projektami wymagającymi innowacyjnego myślenia, Asana zapewnia elastyczną strukturę, która może dostosować się do Twoich potrzeb.