Wildlife Conservation Society wspiera pracowników i członków społeczności za pomocą Asany

W przypadku wielu organizacji non-profit wywierany przez nie wpływ zależy od tego, czy są w stanie umożliwić swoim zespołom maksymalne wykorzystanie zasobów i budowanie zaufania w obrębie społeczności, którym służą. Wildlife Conservation Society (WCS), globalna organizacja zajmująca się ochroną dzikiej przyrody, jest doskonałym przykładem ogromnego wpływu wywieranego na świat poprzez inwestowanie w pracowników i społeczności. WCS chroni dziką przyrodę i dziewicze miejsca w 60 krajach, które są domem dla ponad 50% gatunków podtrzymujących globalną bioróżnorodność i ponad 300 milionów najbiedniejszych ludzi na świecie – a wszystko to dzięki pracy ponad 4000 członków globalnego zespołu. 

„Bardzo niewiele organizacji non-profit zastanawia się, jak pomóc wszystkim pracownikom w skuteczniejszym wykonywaniu zadań lub jak zapewnić im wspierające środowisko pracy” – wyjaśnia Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy ds. technologii ochrony środowiska w WCS. „Ograniczony czas i budżet utrudniają poprawę komfortu i motywowanie członków zespołów, mimo że są oni prawdopodobnie naszym najważniejszym zasobem”.

Zespół Jonathana w WCS współpracuje z ponad 100 partnerami, sprzedawcami i dostawcami, aby znaleźć i wdrożyć najlepsze rozwiązania technologiczne, które pomogą sprostać największym aktualnym wyzwaniom związanym z ochroną przyrody. Kiedy Jonathan zauważył, że ryzyko niedotrzymania terminów krytycznych projektów było większe ze względu na zwiększony popyt i złożoność, informacje skupione w silosach oraz „tradycyjne” podejście do komunikacji i zarządzania zadaniami, które nie poddawało się skalowaniu, postanowił znaleźć lepszy sposób na współpracę w ramach WCS. 

Jego głównym celem było wzmocnienie pozycji pracowników WCS – kierowników programów, programistów, naukowców zajmujących się ochroną środowiska, zoologów, wolontariuszy i innych interesariuszy. Jonathan postanowił znaleźć narzędzie, które usprawniłoby komunikację i współpracę ponad granicami organizacji.

Jego zespół wdrożył Asanę, aby usprawnić współpracę, zwiększyć przejrzystość i poczucie odpowiedzialności oraz śledzić pracę i zasoby. Dzięki Asanie zespoły WCS mogą skuteczniej współpracować ze sobą i czerpać dodatkowe korzyści: pracownicy mają teraz dostęp do szerszych możliwości rozwoju, a ponadto wzmocnili zaufanie społeczności, którym służą. 

Budowanie zaufania wśródk członków lokalnych społeczności

Dzięki wsparciu finansowanemu oferowanemu przez UE w ramach programu Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) jeden z zespołów WCS – Okapi Wildlife Reserve (OWR) z Ituri – współpracuje z grupą organizacji międzynarodowych w celu zmniejszenia zagrożenia dla bezpieczeństwa żywnościowego poprzez opracowanie zrównoważonych rozwiązań problemów żywnościowych, które koncentrują się na ochronie dzikiej przyrody, bezpieczeństwie żywnościowym i rozwoju polityki. Część ich pracy prowadzona jest na obszarach chronionych, gdzie WCS wspiera instytucje publiczne i innych partnerów w realizacji programów. Ma to miejsce w 15 krajach, w tym w Parku Przyrody Makira na Madagaskarze i Rezerwacie Dzikiej Przyrody Okapi w Ituri w Demokratycznej Republice Konga.

Chociaż WCS stara się, aby wszyscy partnerzy, gospodarze i społeczności byli zadowoleni z ich pracy, niekiedy pojawiają się skargi. Na przykład, ktoś może zgłosić swoje zastrzeżenia dotyczące traktowania środowiska, własnych praw lub sposobu prowadzenia interakcji. „Wielu członków społeczności, którym służymy, może mieć poczucie, że WCS jest odpowiedzialna za ochronę dzikiej przyrody” – wyjaśnia Caroline Abid, kierowniczka programu SWM.

Ze względu na to, że program SWM opiera się na wspieraniu lokalnych organizacji w celu wdrażania rozwiązań w terenie, relacje ze społecznościami mają kluczowe znaczenie dla powodzenia jego programów. Rozwiązywanie skarg w odpowiednim czasie i z zachowaniem należytego szacunku ma zasadnicze znaczenie, dlatego WCS używa Asany do przetwarzania informacji zwrotnych od społeczności, którym służy.

W przeszłości w WCS do zbierania skarg i ich obsługi używano fizycznych notatników i arkuszy kalkulacyjnych, które następnie wysyłano e-mailem do odpowiedniego pracownika. Rozwiązywanie ich trwało tygodniami, co narażało na szwank zaufanie członków społeczności. Dla WCS, które polega na społecznościach przyjmujących i obsługujących miejsca objęte ochroną, niezadowolenie członków społeczności mogłoby wiązać się z zagrożeniem dla danego miejsca.

„Nie reagowaliśmy wystarczająco szybko na skargi naszych społeczności, więc staraliśmy się usprawnić ten proces za pomocą Asany, aby mieć pewność, że zawsze będziemy na nie odpowiadać” – mówi Caroline. Korzystanie z Asany ułatwia członkom społeczności zgłaszanie skarg. Teraz zgłaszają swój problem pracownikowi terenowemu WCS, który następnie przesyła go za pomocą formularza w Asanie, co powoduje utworzenie zadania w Asanie w dedykowanym projekcie zawierającym wszystkie informacje potrzebne do szybkiego rozpatrzenia skarg.

Asana jest centralnym miejscem, w którym można rozpatrywać zażalenia, co eliminuje papierowe procedury i czas poświęcany wcześniej na ich ręczne przetwarzanie. Ułatwia to również kierowanie skarg do właściwych osób w WCS, które mogą szybko zareagować, bez konieczności przekazywania ich za pośrednictwem długich łańcuchów komunikacyjnych z użyciem papierowych notatek i wiadomości e-mail. Gdy zadanie zostanie przypisane do właściwej osoby, będzie ona miała wszystkie informacje potrzebne do jego wykonania, ponieważ wszystkie niezbędne szczegóły są zawarte w zgłoszeniu. A jeśli skarga dotyczy kwestii wrażliwych, WCS może użyć ustawień prywatności w Asanie, aby ograniczyć jej widoczność.

Dzięki temu, że skargi są rozpatrywane szybciej, lokalne społeczności mają możliwość dzielenia się swoimi problemami na bieżąco, co tworzy pozytywny cykl: społeczności pozostają zaangażowane w działania ochronne WCS, a organizacja nadal wspiera społeczności zamieszkujące dane tereny. Wyniki te pomogły WCS zbudować zaufanie; takie działanie jest niezwykle wartościowe z punktu widzenia zdolności organizacji do realizacji jej ambitnych celów w zakresie ochrony przyrody.

Umożliwienie pracownikom wykorzystywania nowych możliwości

Asana pozwoliła zespołowi WCS odejść od poczty elektronicznej, co pomogło rozbić silosy w zespole, zwiększyć widoczność i sprawić, że informacje i możliwości w całej organizacji stały się dostępne dla większej liczby członków zespołu. Zapewniło to nowy poziom przejrzystości, ponieważ wszystkie zadania i projekty są domyślnie publicznie dostępne w zespole. W ten sposób powstało wiele możliwości współpracy międzyfunkcyjnej, co okazało się szczególnie ważne podczas pandemii COVID-19, kiedy współpracownicy WCS nie mogli utrzymywać bezpośrednich kontaktów.

Korzystanie z Asany miało na zespół wpływ, który Jonathan nazywa „spłaszczającym”. „Spłaszczenie naszego zespołu polega na maksymalizacji możliwości wykonywania zadań w najbardziej opłacalny sposób” – wyjaśnia. „Przejrzystość, jaką zapewnia Asana, pozwala młodszym, ambitnym członkom zespołów zgłaszać się do pracy, aby uczyć się, brać na siebie większą odpowiedzialność i rozszerzać zakres obowiązków”. Jest to istotne, ponieważ w przeszłości, jako duża organizacja, możliwości często przypadały osobom pracującym bliżej siedziby głównej – po prostu ze względu na dostępność i dostęp do informacji. Dzięki Asanie pracownicy mają teraz większą widoczność projektu i mogą wnosić swój wkład asynchronicznie, niezależnie od strefy czasowej. W rezultacie WCS odnotowało bardziej zróżnicowany udział członków swoich zespołów na całym świecie.

Asana pomaga wszystkim członkom zespołu WCS czuć się uprawnionymi do angażowania się i korzystania z możliwości, o których wcześniej mogliby nie wiedzieć. Pozwala to również oszczędzać zasoby, w tym budżet na wynagrodzenia, podróże i szkolenia, umożliwiając zatrudnianie pracowników na różnych rynkach pracy, dzięki czemu WCS może efektywnie wykorzystywać budżet, aby wywierać większy wpływ.

Spełnianie obietnic, mając na uwadze przede wszystkim ludzi

WCS osiąga naprawdę wiele przy ograniczonych zasobach. Wszystko to jest możliwe dzięki ludziom wspierającym organizację – pracownikom i członkom społeczności. Korzystając z Asany, WCS wysłuchała członków swojej społeczności i zadbała o nich, a także umożliwiła swoim pracownikom na całym świecie dostęp do większej liczby możliwości. Te pożądane wyniki pomogły organizacji kontynuować postępy w osiąganiu wielu istotnych celów i sprawiły, że ludzie stanowiący kręgosłup jej działalności i wykonujący swoje zadania stali się bardziej zaangażowani.

Dzięki poprawie niezawodności procesów i nowo odkrytej przejrzystości, WCS nadal buduje zaufanie wewnętrzne i zewnętrzne. Ma to kluczowe znaczenie dla ochrony obszarów, dzikiej przyrody i społeczności, którym służy.