„Bardzo niewiele organizacji non-profit myśli o tym, jak pomóc wszystkim pracownikom lepiej wykonywać swoją pracę lub jak zapewnić im środowisko, które będzie ich wspierać” – wyjaśnia Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy ds. technologii ochrony środowiska w WCS. „Przy ograniczonym czasie i budżecie trudno jest zadbać o to, by nasze zespoły czuły się szczęśliwsze i miały większe możliwości – mimo że są prawdopodobnie naszym najważniejszym zasobem”.

Zespół Jonathana w WCS współpracuje z ponad 100 partnerami, dostawcami i dostawcami usług, aby znaleźć i wdrożyć najlepsze rozwiązania technologiczne, które pomogą sprostać największym współczesnym wyzwaniom związanym z ochroną przyrody. Kiedy zauważył, że w przypadku projektów o kluczowym znaczeniu istnieje większe ryzyko niedotrzymania terminów ze względu na zwiększone zapotrzebowanie i złożoność, fragmentaryczność informacji oraz „tradycyjne” podejście do komunikacji i zarządzania zadaniami, które nie jest skalowalne, postanowił znaleźć lepszy sposób współpracy w całej organizacji WCS. 

Jego głównym celem było wzmocnienie pozycji pracowników WCS – menedżerów programów, programistów, naukowców zajmujących się ochroną środowiska, zoologów, wolontariuszy i innych interesariuszy. Dlatego Jonathan postanowił znaleźć narzędzie, które usprawni komunikację i współpracę ponad granicami organizacyjnymi.

Jego zespół wdrożył Asanę, aby zapewnić płynną współpracę, zwiększyć przejrzystość i odpowiedzialność oraz śledzić pracę i zasoby. Dzięki Asanie zespoły WCS pracują razem efektywniej i czerpią szereg dodatkowych korzyści: pracownicy mają dostęp do większej liczby możliwości rozwoju zawodowego i wzmocnili zaufanie społeczności, którym służą. 

Budowanie zaufania w lokalnych społecznościach

Jeden z zespołów WCS, zespół Okapi Wildlife Reserve (OWR) w Ituri, przy wsparciu finansowanym przez UE programu Sustainable Wildlife Management Programme (SWM), współpracuje z grupą organizacji międzynarodowych, aby zmniejszyć brak bezpieczeństwa żywnościowego poprzez opracowywanie zrównoważonych rozwiązań wyzwań żywnościowych, ze szczególnym uwzględnieniem ochrony dzikiej przyrody, bezpieczeństwa żywnościowego i opracowywania polityki. Część ich pracy jest wykonywana na obszarach chronionych, gdzie WCS wspiera swoich partnerów rządowych i inne podmioty w realizacji programów w 15 krajach, w tym w Parku Narodowym Makira na Madagaskarze i Rezerwacie Okapi w Ituri w Demokratycznej Republice Konga.

Chociaż WCS dokłada wszelkich starań, aby wszyscy partnerzy, gospodarze i społeczności byli zadowoleni z jej pracy, nieuchronnie pojawiają się skargi. Na przykład dana osoba może chcieć zgłosić wątpliwości dotyczące traktowania środowiska, własnych praw lub interakcji, w których uczestniczy. „Wielu członków społeczności, którym służymy, może mieć poczucie, że WCS ponosi odpowiedzialność, ponieważ jesteśmy tam, aby chronić dziką przyrodę” – wyjaśnia Caroline Abid, kierowniczka programu SWM. 

Ponieważ program SWM opiera się na lokalnym wsparciu przy wdrażaniu rozwiązań w terenie, relacje ze społecznością mają kluczowe znaczenie dla powodzenia jego programów. Rozpatrywanie skarg w odpowiednim czasie i z zachowaniem szacunku ma kluczowe znaczenie, dlatego WCS korzysta z Asany do przetwarzania informacji zwrotnych od społeczności, którym służy. 

Każda organizacja międzynarodowa potrzebuje sposobu na zarządzanie skargami. Jedna skarga, jeśli nie zostanie odpowiednio rozpatrzona, może stworzyć ogromne ryzyko organizacyjne.

Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy ds. technologii ochrony środowiska

W przeszłości WCS korzystało z fizycznych notatników i arkuszy kalkulacyjnych do zbierania skarg i zarządzania nimi, a następnie wysyłano je e-mailem do odpowiedniego pracownika. W rezultacie zajęcie się nimi mogło trwać tygodniami, co zagrażało utracie zaufania członków społeczności. Dla WCS, która polega na społecznościach w zakresie przyjmowania i wspierania obszarów ochrony przyrody, niezadowoleni członkowie mogą oznaczać, że dany obszar jest zagrożony. 

„Nie reagowaliśmy wystarczająco szybko na skargi naszych społeczności, dlatego staraliśmy się ulepszyć ten proces za pomocą Asany, aby mieć pewność, że zawsze odpowiadamy” – mówi Caroline. Dzięki Asanie zgłaszanie skarg jest proste dla członków społeczności. Teraz dzielą się swoim problemem z pracownikiem terenowym WCS, który następnie przesyła go za pośrednictwem formularza w Asanie, co powoduje utworzenie zadania w Asanie w dedykowanym projekcie, zawierającego wszystkie informacje potrzebne do szybkiego rozpatrzenia skargi. 

Asana zapewnia jedno centralne miejsce do rozpatrywania skarg, eliminując papierową dokumentację i czas, który wcześniej trzeba było poświęcić na ich ręczne przetwarzanie. Ułatwia to również kierowanie skarg do właściwych osób w WCS, co pozwala na szybkie reagowanie, zamiast przekazywania ich przez długie łańcuchy komunikacji obejmujące notatki papierowe i e-maile. Gdy zadanie zostanie przypisane do właściwej osoby, ma ona wszystkie informacje potrzebne do jego wykonania, ponieważ wszystkie niezbędne szczegóły są zawarte w zgłoszeniu. A jeśli skarga jest wrażliwa, WCS może użyć ustawień prywatności w Asanie, aby ograniczyć widoczność.

Dzięki Asanie poprawiamy naszą reakcję w lokalnych placówkach, aby mieć pewność, że wszystkie skargi są szybko rozpatrywane.

Caroline Abid, kierownik programu UE SWM

Ponieważ skargi są rozpatrywane szybciej dzięki Asanie, lokalne społeczności czują się zachęcone do zgłaszania problemów w miarę ich pojawiania się, co tworzy pozytywny cykl: społeczności pozostają zaangażowane w działania WCS na rzecz ochrony przyrody, a organizacja nadal wspiera społeczności, w których znajdują się jej obszary. Te wyniki pomogły WCS zbudować zaufanie, co jest niezwykle cenne dla zdolności organizacji do realizacji jej ambitnych celów w zakresie ochrony przyrody. 

Wspieranie pracowników w wykorzystywaniu nowych możliwości 

Dzięki odejściu zespołu WCS od poczty e-mail Asana pomogła przełamać działanie zespołów w izolacji, zwiększyć widoczność oraz udostępnić informacje i możliwości w całej organizacji większej liczbie członków zespołów. Stworzyło to nowy poziom przejrzystości, ponieważ wszystkie zadania i projekty są domyślnie publiczne w ramach zespołu. Powstało wiele możliwości współpracy międzyfunkcyjnej, co było szczególnie ważne podczas pandemii COVID-19, kiedy WCS nie mogło prowadzić tak wielu interakcji twarzą w twarz. 

Korzystanie z Asany miało na zespół efekt, który Jonathan nazywa „spłaszczającym”. „Spłaszczenie naszego zespołu polega na maksymalnym wykorzystaniu możliwości wykonywania zadań w najbardziej opłacalny sposób” – wyjaśnia. „Przejrzystość, którą zapewnia Asana, pozwala młodszym, ambitnym członkom zespołów zgłaszać się do pracy, aby móc się uczyć, brać na siebie większą odpowiedzialność i poszerzać swój zakres obowiązków.” Jest to istotne, ponieważ w przeszłości, w dużej organizacji, możliwości często trafiały do osób bliżej centrali – po prostu ze względu na dostępność informacji i dostęp do nich. Dzięki Asanie pracownicy mają teraz lepszy wgląd w projekty i mogą wnosić swój wkład asynchronicznie, niezależnie od strefy czasowej. W rezultacie WCS odnotowało bardziej zróżnicowany udział członków zespołu na całym świecie.

Asana pomaga całemu zespołowi WCS poczuć, że może się zaangażować i skorzystać z możliwości, o których w innym przypadku mógłby nie wiedzieć. Pozwala również zaoszczędzić zasoby, w tym budżet na wynagrodzenia, podróże i czas szkolenia, umożliwiając zatrudnianie pracowników na różnych rynkach pracy, dzięki czemu WCS może efektywnie wykorzystać swój budżet, aby zwiększyć swój wpływ. 

Dzięki narzędziu, które zwiększa dostęp do informacji i umożliwia ludziom wykorzystywanie szans, WCS staje się bardziej inkluzywne, dając każdemu możliwość uczestnictwa.

Jonathan Palmer, dyrektor wykonawczy ds. technologii ochrony środowiska

Realizowanie obietnic z naciskiem na ludzi

WCS robi tak wiele, mając ograniczone zasoby, a wszystko to jest możliwe dzięki ludziom wspierającym organizację – jej pracownikom i członkom społeczności. Korzystając z Asany, WCS wsłuchuje się w głos członków swojej społeczności i dba o nich, a także zapewnia swoim pracownikom na całym świecie dostęp do większej liczby możliwości. Te mile widziane rezultaty pomogły organizacji poczynić dalsze postępy w realizacji wielu ważnych celów i zwiększyły zaangażowanie podstawy jej pracy – ludzi, którzy ją wykonują.

Dzięki zwiększonej solidności procesów i nowo odkrytej przejrzystości WCS nadal buduje zaufanie wewnątrz organizacji i poza nią – jest to kluczowy element ochrony obszarów, dzikiej przyrody i społeczności, którym służy.