Dużą część pracy każdej organizacji non-profit stanowi pozyskiwanie funduszy. W Stand.earth blisko 80% nakładu pracy związanego z pozyskiwaniem funduszy skupia się na fundacjach. Dyrektor ds. rozwoju Stand.earth, Stephen Danner, nadzoruje zespół ds. dotacji, który jest odpowiedzialny za przygotowywanie propozycji i prezentacji w celu pozyskania dotacji i finansowania dla organizacji. Jest to proces, w którym czas odgrywa kluczową rolę i który wymaga dbałości o szczegóły. Zespół musi jednocześnie pilnować terminów składania wniosków, spełniać wymogi dotyczące zgodności i przygotowywać długie listy wymaganych dokumentów. A ponieważ jest to średniej wielkości organizacja non-profit, która konkuruje o finansowanie z dużymi organizacjami 10 razy większymi od niej, ważne jest, aby składane wnioski były przesyłane przed terminem i zawierały najbardziej przekonujące narracje, dane finansowe i materiały wizualne. Jednak w miarę jak do zespołu dołączało więcej osób, a liczba projektów i możliwości finansowania rosła, zespół miał trudności z:

• Upewnić się, że wszyscy w zespole są na bieżąco, ponieważ informacje były rozproszone

• Terminowo składać wnioski, aby dotrzymać surowych terminów przyznawania dotacji

• Reagować na pilne okazje i nieformalne prośby, które zwiększały i tak już duże obciążenie pracą, obejmujące ponad 15 formalnych wniosków miesięcznie, ponieważ szczegóły umykały uwadze

W rezultacie musieli wdrożyć scentralizowany system zarządzania pracą, który przygotowałby całą organizację do skalowalnego rozwoju.

Znalezienie jednego narzędzia do bardziej efektywnej współpracy

Zespół przywódczy Stand.earth uznał, że organizacja korzysta z zbyt wielu narzędzi do zarządzania projektami i potrzebuje jednego, spójnego sposobu współpracy. Oprócz tej frustracji, zespołom brakowało odpowiedzialności i poczucia odpowiedzialności bez jednego źródła informacji. Wpłynęło to na kulturę wewnętrzną, ponieważ członkowie zespołu nie podejmowali działań następczych zgodnie z oczekiwaniami liderów zespołów, a zespoły zaczęły dostrzegać pierwsze oznaki erozji zaufania.

Musieliśmy scentralizować naszą pracę na jednej platformie, ponieważ każdy zespół korzystał z innych narzędzi, co prowadziło do nieporozumień i nieefektywności.

Scentralizowanie całej organizacji w jednym narzędziu byłoby dużym przedsięwzięciem, ale miałoby również duży, pozytywny wpływ na planowanie, współpracę i morale. Stephen zaczął od zebrania potrzeb i wymagań każdego zespołu, aby mieć przejrzysty zestaw kryteriów oceny. Lista trzydziestu pięciu elementów obejmowała wszystko: funkcje zarządzania projektami, koszt, integracje i automatyzacje, różne widoki projektu oraz dostęp dla gości.

Następnie zebrali rekomendacje zespołu i przeanalizowali piętnaście różnych opcji. Po ocenie każdego narzędzia Asana okazała się najlepsza. Spełniała wszystkie kryteria, których potrzebowały zespoły, a jej prostota i interfejs przekonały pracowników. Oprócz funkcjonalności Asany udało im się uzyskać zniżkę Asany dla organizacji non-profit.

Podczas przygotowań do wdrożenia Asany Stephen przygotował materiały szkoleniowe dla pracowników, aby mogli nauczyć się korzystać z Asany, w tym nagrane szkolenie, które teraz wszyscy muszą obowiązkowo obejrzeć. Stephen udostępnił również dodatkowe zasoby, takie jak artykuły i filmy Asany. Wreszcie, aby pomóc nowym pracownikom we wdrożeniu i rozpoczęciu pracy, włączają szkolenie z Asany do procesu wdrażania nowych pracowników.

Usprawnianie procesów w celu pozyskania większych funduszy

Dzięki Asanie organizacja Stand.earth usprawniła przepływy pracy w całej organizacji. Praca, która wiąże się z wieloma spotkaniami i produktami końcowymi, złożonym zarządzaniem harmonogramem i wyjątkowo dużym nakładem pracy, jest teraz łatwiejsza do opanowania dla całego zespołu.

Stephen i jego zespół zarządzają teraz całym procesem zarządzania dotacjami w Asanie. Dzięki integracji z Salesforce są w stanie utrzymać wysoki poziom zadowolenia darczyńców i osiągnąć większy wzrost finansowania, dbając o to, by zawsze kontaktować się z darczyńcami. A dzięki projektom szablonowym Stephen może mieć pewność, że wszystkie produkty końcowe są zgodne z wymaganiami. Wreszcie, spotkania zespołu przebiegają szybciej, ponieważ dzięki widokowi kalendarza zespołu można zobaczyć obowiązki i terminy wszystkich osób.

Jednym z problemów, z którymi Stephen borykał się przed wprowadzeniem Asany, była potrzeba scentralizowanych kanałów komunikacji, które pomogłyby jego zespołowi wiedzieć, na czym się skupić i co traktować priorytetowo. Teraz wraz ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi tworzy w Asanie kwartalne plany pracy i opracował model, z którego może korzystać dział zasobów ludzkich i inni przełożeni. W rezultacie wszyscy są bardziej skoncentrowani na wynikach, mają przejrzystość co do pożądanych rezultatów i wiedzą, za co są odpowiedzialni. Skupiając się mniej na drobnych szczegółach administracyjnych, pracownicy Stand.earth mogą prowadzić bardziej strategiczne konwersacje. Oprócz tego, że mają przestrzeń do strategicznego myślenia, każdy ma również możliwość wzięcia pracy w swoje ręce i zostania Kierownikiem projektu.

Mamy teraz lepszą odpowiedzialność w zespole, dzięki czemu możemy prowadzić bardziej strategiczne rozmowy w całej organizacji, zamiast skupiać się na tym, by drobne szczegóły nie umknęły uwadze.

Stephen i jego zespół mogą teraz również płynnie współpracować ze swoimi partnerami zewnętrznymi, takimi jak podwykonawcy czy projektanci, korzystając z Asany. Zamiast polegać na poczcie e-mail i udostępnianych dokumentach, Stephen może zapraszać zewnętrznych współpracowników, korzystając z funkcji prywatności i gości w Asanie, bez żadnej dodatkowej papierkowej roboty. Asana oszczędza mu czas, eliminując zadania administracyjne związane z wdrażaniem partnerów zewnętrznych oraz obawy, że ktoś może zobaczyć coś, czego nie powinien.

Odkąd zwiększyliśmy wydajność operacyjną dzięki Asanie, zmniejszył się poziom stresu w całej organizacji i zbudowało się zaufanie między członkami zespołu. I lepiej się bawimy w pracy.

Kiedy odpowiedzialność prowadzi do rozwoju – i zdrowszej planety

Asana nie tylko pomogła Stand.earth i zespołowi Stephena zwiększyć poczucie odpowiedzialności, skoncentrować się na wynikach i terminach, ale także pozwoliła im zidentyfikować o 10% więcej nowych potencjalnych partnerów, ponieważ ich proces jest usprawniony, a informacje scentralizowane. Dzięki tym potencjalnym beneficjentom dotacji odnotowali 17% wzrost finansowania w ciągu zaledwie jednego roku, ponieważ ich zespoły ds. zaangażowania inwestorów i pozyskiwania potencjalnych beneficjentów są lepiej skoordynowane. Mogą podejmować dalsze działania i pielęgnować relacje, zamiast tylko starać się utrzymać się na powierzchni.

Wychodząc poza codzienne zadania Stephena i jego zespołu, pozyskują oni fundusze, aby wywrzeć ogromny wpływ na środowisko. Zapewniając przejrzystość na podstawowym poziomie – poprzez drobne elementy, takie jak zadania i kalendarze – są w stanie wprowadzać duże zmiany. Tak jak drobne szczegóły w naszym życiu mają ogromny wpływ na środowisko, od kubków po kawę po dżinsy, tak codzienna praca Stephena i jego zespołu ma ogromny wpływ na to, jak Stand.earth realizuje swoją misję.

Asana pozwala nam zidentyfikować o 10% więcej nowych potencjalnych beneficjentów dotacji i osiągnąć 17% wzrost finansowania, ponieważ nasza praca jest bardziej scentralizowana, skoordynowana i wydajna.