Dużą część pracy każdej organizacji non-profit stanowi pozyskiwanie funduszy. W Stand.earth blisko 80% nakładu pracy związanego z pozyskiwaniem funduszy koncentruje się na fundacjach. Dyrektor ds. rozwoju Stand.earth, Stephen Danner, nadzoruje zespół ds. dotacji, który jest odpowiedzialny za przygotowywanie propozycji i prezentacji w celu pozyskania dotacji i finansowania dla organizacji. Jest to proces, w którym czas odgrywa kluczową rolę i który wymaga dbałości o szczegóły. Zespół musi jednocześnie pilnować terminów składania wniosków, spełniać wymogi dotyczące zgodności i przygotowywać długie listy wymaganych dokumentów. A ponieważ jest to średniej wielkości organizacja non-profit, która konkuruje o finansowanie z dużymi organizacjami 10 razy większymi od niej, ważne jest, aby składane wnioski były przed terminem i zawierały najbardziej przekonujące narracje, dane finansowe i materiały wizualne. Jednak w miarę jak do zespołu dołączało więcej osób, a liczba projektów i możliwości finansowania rosła, zespół miał trudności z:

• Zapewniać wszystkim w zespole dostęp do tych samych informacji, ponieważ informacje były rozproszone

• Terminowo składać wnioski, aby dotrzymać surowych terminów przyznawania dotacji

• Reagować na pilne okazje i nieformalne prośby, które zwiększały i tak już duże obciążenie pracą wynoszące ponad 15 formalnych zgłoszeń miesięcznie, ponieważ szczegóły umykały uwadze

W rezultacie musieli wdrożyć scentralizowany system zarządzania pracą, który przygotowałby całą organizację do skalowalnego rozwoju.

Znalezienie jednego narzędzia do bardziej efektywnej współpracy

Zespół przywódczy Stand.earth uznał, że organizacja korzysta ze zbyt wielu narzędzi do zarządzania projektami i potrzebuje jednego, spójnego sposobu współpracy. Oprócz tej frustracji, zespołom brakowało odpowiedzialności i poczucia odpowiedzialności bez jednego źródła informacji. Wpłynęło to na kulturę wewnętrzną, ponieważ członkowie zespołu nie podejmowali działań następczych zgodnie z oczekiwaniami liderów zespołów, a zespoły zaczęły dostrzegać pierwsze oznaki erozji zaufania.

Musieliśmy scentralizować naszą pracę na jednej platformie, ponieważ każdy zespół korzystał z innych narzędzi, co prowadziło do nieporozumień i nieefektywności.

Scentralizowanie całej organizacji w jednym narzędziu byłoby dużym przedsięwzięciem, ale miałoby również duży, pozytywny wpływ na planowanie, współpracę i morale. Stephen zaczął od zebrania potrzeb i wymagań każdego zespołu, aby mieć przejrzysty zestaw kryteriów oceny. Lista trzydziestu pięciu elementów obejmowała wszystko: funkcje zarządzania projektami, koszt, integracje i automatyzacje, różne widoki projektu oraz dostęp dla gości.

Następnie zebrali rekomendacje od zespołu i przeanalizowali piętnaście różnych opcji. Po ocenie każdego narzędzia Asana okazała się najlepsza. Spełniała wszystkie kryteria, których potrzebowały zespoły, a jej prostota i interfejs przekonały pracowników. Oprócz funkcjonalności Asany, udało im się uzyskać zniżkę Asany dla organizacji non-profit.

Podczas przygotowań do wdrożenia Asany Stephen przygotował materiały szkoleniowe dla pracowników, aby mogli nauczyć się korzystać z Asany. Wśród nich znalazło się nagrane szkolenie, którego obejrzenie jest teraz obowiązkowe dla wszystkich. Stephen udostępnił również dodatkowe zasoby, takie jak artykuły i filmy Asany. Wreszcie, aby pomóc nowym pracownikom we wdrożeniu i rozpoczęciu pracy, włączają szkolenie z Asany do procesu wdrażania nowych pracowników.

Optymalizacja procesów w celu pozyskania większego finansowania

Dzięki Asanie firma Stand.earth usprawniła przepływy pracy w całej organizacji. Praca, która wiąże się z wieloma spotkaniami i produktami końcowymi, skomplikowanym zarządzaniem harmonogramem i wyjątkowo dużym nakładem pracy, jest teraz łatwiejsza do opanowania dla całego zespołu.

Stephen i jego zespół zarządzają teraz całym procesem zarządzania dotacjami w Asanie. Dzięki integracji z Salesforce są w stanie utrzymać wysoki poziom zadowolenia darczyńców i osiągnąć większy wzrost finansowania, dbając o to, by zawsze kontaktować się z darczyńcami. A dzięki projektom szablonowym Stephen może mieć pewność, że wszystkie produkty końcowe są zgodne z wymaganiami. Wreszcie, spotkania zespołu przebiegają szybciej, ponieważ dzięki widokowi kalendarza zespołu można zobaczyć obowiązki i terminy wszystkich osób.

Jednym z problemów, z którymi Stephen borykał się przed wprowadzeniem Asany, była potrzeba scentralizowanych kanałów komunikacji, które pomogłyby jego zespołowi wiedzieć, na czym się skupić i co traktować priorytetowo. Teraz wraz ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi tworzy w Asanie kwartalne plany pracy i opracował model, z którego może korzystać dział zasobów ludzkich i inni przełożeni. W rezultacie wszyscy są bardziej skoncentrowani na wynikach, mają przejrzystość co do pożądanych rezultatów i wiedzą, za co są odpowiedzialni. Skupiając się mniej na drobnych szczegółach administracyjnych, pracownicy Stand.earth mogą prowadzić bardziej strategiczne konwersacje. Oprócz tego, że mają przestrzeń do strategicznego myślenia, każdy ma również możliwość wzięcia pracy w swoje ręce i zostania Kierownikiem projektu.

Mamy teraz lepszą odpowiedzialność w zespole, dzięki czemu możemy prowadzić bardziej strategiczne rozmowy w całej organizacji, zamiast skupiać się na tym, by drobne szczegóły nie umknęły uwadze.

Stephen i jego zespół mogą teraz również płynnie współpracować ze swoimi partnerami zewnętrznymi, takimi jak podwykonawcy czy projektanci, korzystając z Asany. Zamiast polegać na poczcie e-mail i udostępnianych dokumentach, Stephen może zapraszać zewnętrznych współpracowników, korzystając z funkcji prywatności i gości w Asanie, bez żadnej dodatkowej papierkowej roboty. Asana oszczędza mu czas, eliminując zadania administracyjne związane z wdrażaniem partnerów zewnętrznych oraz obawy, że ktoś może zobaczyć coś, czego nie powinien.

Odkąd zwiększyliśmy wydajność operacyjną dzięki Asanie, zmniejszył się poziom stresu w całej organizacji i zbudowało się zaufanie między członkami zespołu. I lepiej się bawimy w pracy.

Kiedy odpowiedzialność prowadzi do rozwoju – i zdrowszej planety

Asana nie tylko pomogła Stand.earth i zespołowi Stephena zwiększyć poczucie odpowiedzialności, skoncentrować się na wynikach i terminach, ale także pozwoliła im zidentyfikować o 10% więcej nowych potencjalnych klientów, ponieważ ich proces jest usprawniony, a informacje scentralizowane. Dzięki tym potencjalnym beneficjentom dotacji odnotowali 17% wzrost finansowania w ciągu zaledwie jednego roku, ponieważ ich zespoły ds. zaangażowania inwestorów i pozyskiwania potencjalnych beneficjentów są lepiej skoordynowane. Mogą podejmować dalsze działania i pielęgnować relacje, zamiast tylko starać się utrzymać się na powierzchni.

Wychodząc poza codzienne zadania Stephena i jego zespołu, pozyskują oni fundusze, aby wywrzeć ogromny wpływ na środowisko. Zapewniając przejrzystość na podstawowym poziomie – poprzez drobne elementy, takie jak zadania i kalendarze – są w stanie wprowadzać duże zmiany. Tak jak drobne szczegóły w naszym życiu, od kubków po kawę po dżinsy, mają ogromny wpływ na środowisko, tak codzienna praca Stephena i jego zespołu ma ogromny wpływ na sposób, w jaki Stand.earth realizuje swoją misję.

Asana pozwala nam zidentyfikować 10% więcej nowych potencjalnych beneficjentów dotacji i osiągnąć 17% wzrost finansowania, ponieważ nasza praca jest bardziej scentralizowana, skoordynowana i wydajna.