Stand.earth działa na rzecz ochrony środowiska i zbiera fundusze dzięki Asanie

W ubiegłym roku wyrzucono ponad sześć miliardów kubków Starbucks, przemysł tekstylny zużył ponad 378 miliardów litrów wody, a statki wycieczkowe wyemitowały w pobliżu europejskich wybrzeży prawie dziesięciokrotnie więcej tlenku siarki niż wszystkie samochody w Europie. Ten wpływ na środowisko jest ogromny, ale stanowi również ogromną szansę. Stand.earth to organizacja non-profit działająca na rzecz ochrony środowiska, która wspiera i zachęca korporacje oraz rządy do stawiania środowiska na pierwszym miejscu. Dla nich takie rzeczy jak kubki do kawy, statki wycieczkowe i dżinsy stanowią szansę na zmianę branż i zminimalizowanie wpływu, jaki zarówno osoby indywidualne, jak i korporacje wywierają na środowisko. Pracuje nad zwiększaniem świadomości, aby każdy mógł dokonywać bardziej świadomych i zrównoważonych wyborów.

Dużą część pracy każdej organizacji non-profit stanowi pozyskiwanie funduszy. W Stand.earth blisko 80% nakładu pracy związanego ze zbieraniem funduszy skupia się na fundacjach. Dyrektor ds. rozwoju Stand.earth, Stephen Danner, nadzoruje zespół ds. dotacji, który jest odpowiedzialny za przygotowywanie propozycji i prezentacji w celu pozyskania dotacji i finansowania dla organizacji. Jest to proces zależny od czasu i zorientowany na szczegóły, który wymaga od zespołu żonglowania terminami składania wniosków, wymogami dotyczącymi zgodności i długimi listami wymaganych dokumentów. A ponieważ jest to średniej wielkości organizacja non-profit, która konkuruje o finansowanie z dużymi organizacjami 10 razy większymi od niej, ważne jest, aby składane wnioski były przed terminem i zawierały najbardziej przekonujące narracje, dane finansowe i materiały wizualne. Jednak w miarę jak do zespołu dołączało więcej osób i pojawiało się więcej projektów i możliwości finansowania, zespół miał trudności z:

• Upewnić się, że wszyscy w zespole są na bieżąco, ponieważ informacje były rozproszone

• Terminowo składać wnioski, aby dotrzymać surowych terminów przyznawania dotacji

• Reagować na pilne okazje i nieformalne prośby, które zwiększały i tak już duże obciążenie pracą, obejmujące ponad 15 formalnych zgłoszeń miesięcznie, ponieważ szczegóły wymykały się spod kontroli

W rezultacie musieli wdrożyć scentralizowany system zarządzania pracą, który przygotowałby całą organizację do skalowalnego rozwoju.

Znalezienie jednego narzędzia do bardziej efektywnej współpracy

Zespół przywódczy Stand.earth uznał, że organizacja żongluje zbyt wieloma narzędziami do zarządzania projektami i potrzebuje jednego spójnego sposobu współpracy. Oprócz tej frustracji, zespołom brakowało odpowiedzialności i poczucia odpowiedzialności bez jednego źródła informacji. Wpłynęło to na kulturę wewnętrzną, ponieważ członkowie zespołu nie podejmowali działań następczych zgodnie z oczekiwaniami liderów zespołów, a zespoły zaczęły dostrzegać pierwsze oznaki erozji zaufania.

Postanowiliśmy scentralizować pracę w ramach jednego narzędzia, ponieważ każdy zespół korzystał z innych narzędzi, co prowadziło do nieporozumień i spadku wydajności.”

Scentralizowanie całej organizacji w jednym narzędziu byłoby dużym przedsięwzięciem, ale miałoby również duży, pozytywny wpływ na planowanie, współpracę i morale. Stephen zaczął od zebrania potrzeb i wymagań każdego zespołu, aby mieć przejrzysty zestaw kryteriów oceny. Lista trzydziestu pięciu elementów obejmowała wszystko: funkcje zarządzania projektami, koszt, integracje i automatyzacje, różne widoki projektu oraz dostęp dla gości.

Następnie zebrano rekomendacje zespołu i przeanalizowano piętnaście różnych możliwości. Po ocenie każdego narzędzia Asana okazała się najlepsza. Spełniała wszystkie kryteria, których potrzebowały zespoły, a jej prostota i interfejs przekonały ludzi. Oprócz funkcjonalności Asany, udało im się uzyskać zniżkę Asany dla organizacji non-profit.

Podczas przygotowań do wdrożenia Asany Stephen przygotował materiały szkoleniowe dla pracowników, aby mogli nauczyć się korzystać z Asany, w tym nagrane szkolenie, które teraz każdy musi obowiązkowo obejrzeć. Stephen udostępnił również dodatkowe zasoby, takie jak artykuły i filmy Asany. Wreszcie, aby pomóc nowym pracownikom w wdrożeniu i rozpoczęciu pracy, włączają szkolenie z Asany do procesu wdrażania nowych pracowników.

Usprawnianie procesów w celu pozyskania większego finansowania

Dzięki Asanie firma Stand.earth usprawniła przepływy pracy w całej organizacji. Praca, która wiąże się z wieloma spotkaniami i produktami końcowymi, złożonym zarządzaniem osiami czasu i wyjątkowo dużym nakładem pracy, jest teraz łatwiejsza do zarządzania dla całego zespołu.

Stephen i jego zespół zarządzają teraz kompleksowym procesem zarządzania dotacjami w Asanie. Dzięki integracji z Salesforce są w stanie utrzymać wysoki poziom zadowolenia darczyńców i osiągnąć większy wzrost finansowania, zapewniając stałą komunikację z darczyńcami. A korzystając z projektów szablonowych, Stephen może mieć pewność, że wszystkie produkty końcowe są zgodne z wymaganiami. Wreszcie spotkania zespołu przebiegają szybciej, ponieważ w widoku kalendarza zespołu można zobaczyć obowiązki i terminy wszystkich osób.

Jednym z problemów, z którymi Stephen borykał się przed wprowadzeniem Asany, była potrzeba scentralizowanych kanałów komunikacji, które pomogłyby jego zespołowi wiedzieć, na czym się skupić i co traktować priorytetowo. Teraz tworzy on w Asanie trzymiesięczne plany pracy ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi i opracował model, z którego może korzystać dział zasobów ludzkich i inni przełożeni. W rezultacie wszyscy są bardziej skoncentrowani na wynikach, mają przejrzystość co do pożądanych rezultatów i wiedzą, za co są odpowiedzialni. Skupiając się mniej na drobnych szczegółach administracyjnych, pracownicy Stand.earth mogą prowadzić bardziej strategiczne konwersacje. Oprócz tego, że mają przestrzeń do strategicznego myślenia, każdy ma również możliwość wzięcia pracy w swoje ręce i zostania Kierownikiem projektu.

Obecnie odpowiedzialność zespołowa jest znacznie większa, dzięki czemu możemy wdrożyć lepszą strategię konwersacji w całej organizacji, zamiast skupiać się na tym, aby nic nie wymknęło się spod kontroli.”

Stephen i jego zespół mogą teraz również płynnie współpracować ze swoimi zewnętrznymi partnerami, takimi jak podwykonawcy czy projektanci, korzystając z Asany. Zamiast polegać na poczcie e-mail i udostępnianych dokumentach, Stephen może zaprosić zewnętrznych współpracowników, korzystając z funkcji prywatności i gości w Asanie, bez żadnej dodatkowej papierkowej roboty. Asana oszczędza mu czas, eliminując zadania administracyjne związane z wdrażaniem partnerów zewnętrznych i obawy, że ktoś może zobaczyć coś, czego nie powinien.

Dzięki Asanie wydajność operacyjna zwiększyła się, co z kolei doprowadziło do spadku poziomu stresu w całej organizacji i wrostu zaufania między członkami zespołu. Poza tym atmosfera w pracy jest teraz znacznie przyjemniejsza.”

Kiedy odpowiedzialność prowadzi do rozwoju – i zdrowszej planety

Asana nie tylko pomogła Stand.earth i zespołowi Stephena zwiększyć poczucie odpowiedzialności, skoncentrować się na wynikach i terminach, ale także pozwoliła im zidentyfikować o 10% więcej nowych potencjalnych klientów, ponieważ ich proces jest usprawniony, a informacje scentralizowane. Dzięki tym potencjalnym beneficjentom dotacji odnotowali 17% wzrost finansowania w ciągu zaledwie jednego roku, ponieważ ich zespoły ds. zaangażowania inwestorów i pozyskiwania potencjalnych beneficjentów są lepiej skoordynowane. Mogą podejmować dalsze działania i pielęgnować relacje, a nie tylko starać się utrzymać na powierzchni.

Wychodząc poza codzienne zadania Stephena i jego zespołu, pozyskują oni fundusze, aby wywrzeć ogromny wpływ na środowisko. Zapewniając przejrzystość na podstawowym poziomie – poprzez drobne elementy, takie jak zadania i kalendarze – są w stanie dokonać dużych zmian. Tak jak drobne szczegóły w naszym życiu mają ogromny wpływ na środowisko, od kubków do kawy po dżinsy, tak codzienna praca Stephena i jego zespołu ma ogromny wpływ na sposób, w jaki Stand.earth realizuje swoją misję.

Dzięki Asanie możemy zidentyfikować o 10% więcej nowych potencjalnych grantów niż wcześniej i zapewnić sobie 17-procentowy wzrost finansowania, ponieważ praca jest bardziej scentralizowana, skoordynowana i wydajna.”