Stand.earth działa na rzecz ochrony środowiska i organizuje zbiórki pieniędzy dzięki Asanie

W ubiegłym roku wyrzucono ponad sześć miliardów kubków Starbucks, przemysł tekstylny zużył ponad 378 miliardów litrów wody, a statki wycieczkowe wyemitowały wokół europejskich wybrzeży prawie dziesięć razy więcej tlenku siarki niż wszystkie samochody w Europie. Wpływ na środowisko jest ogromny, ale stwarza również ogromne możliwości. Stand.earth to organizacja non-profit działająca na rzecz ochrony środowiska, która wspiera i zachęca korporacje oraz rządy do priorytetyzacji celów środowiskowych. Z punktu widzenia organizacji kubki do kawy, statki wycieczkowe i dżinsy stanowią narzędzie zmiany branż i minimalizowania presji, jaką osoby fizyczne i korporacje wywierają na środowisko. Organizacja działa na rzecz zwiększania świadomości osób, tak aby mogły dokonywać lepszych i bardziej zrównoważonych wyborów.

Dużą część pracy każdej organizacji non-profit stanowi pozyskiwanie funduszy. W Stand.earth prawie 80% działań związanych z pozyskiwaniem funduszy koncentruje się na fundacjach. Dyrektor Stand.earth ds. rozwoju, Stephen Danner, nadzoruje zespół ds. dotacji, który jest odpowiedzialny za przygotowywanie i przedstawianie propozycji w celu pozyskania dotacji i funduszy na rzecz organizacji. Jest to proces, w którym czas odgrywa kluczową rolę, a szczegóły są niezwykle ważne. Zespół musi umiejętnie zarządzać terminami składania wniosków, wymaganiami dotyczącymi zgodności i długimi listami wymaganych dokumentów. Stand.earth to średniej wielkości organizacja non-profit, która konkuruje o finansowanie z organizacjami 10-krotnie większymi od niej, a zatem musi składać wnioski przed upływem terminów, wykorzystując najbardziej przekonujące narracje, dane finansowe i materiały wizualne. Jednak w miarę jak do zespołu dołączało coraz więcej osób, a liczba projektów i możliwości finansowania rosła, zespół napotkał następujące trudności:

• informowanie na bieżąco wszystkich członków zespołu – informacje były rozproszone;

• terminowe składanie propozycji w celu dotrzymania ścisłych terminów przyznawania dotacji;

• reagowanie na nieoczekiwane możliwości i nieformalne prośby, które zwiększały duże obciążenie pracą (ponad 15 formalnych zgłoszeń miesięcznie) – szczegóły wymykały się spod kontroli.

W rezultacie zespół musiał wdrożyć scentralizowany system zarządzania pracą, który umożliwiłby skalowalny rozwój całej organizacji.

Znalezienie jednego narzędzia zapewniającego skuteczniejszą współpracę

Zespół kierowniczy Stand.earth uznał, że organizacja korzysta ze zbyt wielu narzędzi do zarządzania projektami i potrzebuje jednego, spójnego sposobu współpracy. Jakby tego było mało, zespoły nie miały możliwości śledzenia zakresu odpowiedzialności i obowiązków bez źródła informacji. Miało to negatywny wpływ na kulturę wewnętrzną, ponieważ członkowie zespołów nie podejmowali działań zgodnie z oczekiwaniami kierowników zespołów i pojawiły się pierwsze oznaki braku zaufania.

Centralizacja procesów całej organizacji w ramach jednego narzędzia była dużym wyzwaniem, ale osiągnięcie tego celu miałoby przecież równie duży i pozytywny wpływ na planowanie, współpracę oraz morale. Stephen zaczął od spisania potrzeb i wymagań każdego zespołu, aby mieć jasne kryteria oceny. Lista trzydziestu pięciu pozycji obejmowała wszystkie aspekty: funkcjonalność zarządzania projektami, koszt, integracje i automatyzacje, różne widoki projektów oraz dostęp dla gości.

Następnie poproszono zespół o sugestie i przeanalizowano piętnaście różnych możliwości. Po dokonaniu oceny każdego narzędzia Asana okazała się najlepszym wyborem. Spełniała ona wszystkie kryteria wymagane przez zespoły, a prostota i interfejs przekonały wszystkich pracowników. Zespołowi udało się również uzyskać zniżkę dla organizacji non-profit.

W ramach przygotowań do wdrożenia Asany Stephen opracował materiały szkoleniowe dla członków personelu, aby mogli poznać sposoby korzystania z tego narzędzia, w tym nagrane szkolenie, które aktualnie oglądają obowiązkowo wszyscy pracownicy. Stephen udostępnił również dodatkowe zasoby, takie jak artykuły i filmy na temat Asany. Oprócz tego wszyscy nowi pracownicy biorą udział w szkoleniu z zakresu korzystania z Asany.

Usprawnianie procesów w celu pozyskania większych funduszy

Dzięki Asanie Stand.earth usprawniło przepływy pracy w całej organizacji. Praca, która wymaga wielu spotkań i prezentacji produktów końcowych projektu, złożonego zarządzania harmonogramem i bardzo dużego nakładu pracy, jest teraz łatwiejsza do wykonania.

Stephen i jego zespół obsługują teraz cały proces zarządzania dotacjami w Asanie. Dzięki integracji z Salesforce członkowie zespołu są w stanie utrzymać wysoki poziom zadowolenia darczyńców i zapewnić wzrost finansowania, ponieważ mogą się z nimi kontaktować w każdym momencie. A dzięki projektom szablonowym Stephen może mieć pewność, że wszystkie produkty końcowe projektu spełniają stawiane wymagania. Ponadto spotkania zespołu przebiegają szybciej, ponieważ w widoku kalendarza zespołowego można zobaczyć obowiązki i terminy wszystkich zaangażowanych osób.

Jednym z problemów, z którymi Stephen musiał się zmierzyć jeszcze przed wdrożeniem Asany, była potrzeba scentralizowania kanałów komunikacji, aby pomóc zespołowi w określeniu zadań, na których należało się skupić i traktować priorytetowo. Aktualnie tworzy on w Asanie trzymiesięczne plany pracy wraz ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi. Opracował też model, z którego mogą korzystać pracownicy działu zasobów ludzkich i inni przełożeni. W rezultacie wszyscy są bardziej skoncentrowani na wynikach, mają jasność co do pożądanych rezultatów i wiedzą, za co są odpowiedzialni. Przywiązując mniejszą uwagę do drobnych szczegółów administracyjnych, pracownicy Stand.earth mogą ulepszyć strategie konwersacji. Oprócz korzystania z przestrzeni zapewniającej strategiczne myślenie, każdy zachęcany jest do nadzorowania swojej własnej pracy i pełnienia roli kierownika projektu.

Również dzięki Asanie Stephen i jego zespół mogą teraz bezproblemowo współpracować z partnerami zewnętrznymi, takimi jak wykonawcy lub projektanci. Zamiast polegać na e-mailach i udostępnianych dokumentach, Stephen może zapraszać współpracowników zewnętrznych, korzystając z funkcji prywatności i zapraszania gości w Asanie, bez konieczności przygotowywania dodatkowych dokumentów. Asana pozwala mu zoszczędzić czas, eliminując zadania administracyjne związane z wdrażaniem partnerów zewnętrznych do organizacji oraz obawy o to, że ktoś zobaczy coś, czego nie powinien.

Kiedy odpowiedzialność prowadzi do rozwoju i wysiłków na rzecz zdrowszej planety

Asana nie tylko pomogła Stand.earth i zespołowi Stephena w zwiększeniu zakresu odpowiedzialności, przyjęciu postawy ukierunkowanej na wyniki i dotrzymywaniu terminów, ale także pozwoliła im zidentyfikować o 10% więcej nowych potencjalnych źródeł finansowania właśnie dzięki usprawnieniu całego procesu i scentralizowaniu informacji. Dzięki tym potencjalnym dotacjom w ciągu zaledwie jednego roku organizacja odnotowała 17-procentowy wzrost finansowania – koordynacja zespołów ds. zaangażowania inwestorów i pozyskiwania potencjalnych klientów jest znacznie lepsza. Wszyscy mogą się teraz skupić na podtrzymywaniu i rozwijaniu relacji, zamiast próbować utrzymać się na powierzchni.

Oprócz realizacji swoich codziennych zadań Stephen i jego zespół zapewniają finansowanie, które ma ogromny wpływ na środowisko. Zapewniając przejrzystość na poziomie podstawowym – dzięki drobnym rzeczom, takim jak zadania i kalendarze – są oni w stanie dokonać dużych zmian. Podobnie jak drobne szczegóły naszej codzienności mają ogromny wpływ na środowisko – od filiżanek do kawy po dżinsy – codzienna praca Stephena i jego zespołu ma ogromny wpływ na sposób, w jaki Stand.earth realizuje swoją misję.