„Jeśli chcesz iść szybko, idź sam. Jeśli chcesz zajść daleko, idźcie razem” – to hasło widnieje na stronie internetowej United Way of Salt Lake jako przypomnienie, że dzięki partnerom i społeczności mogą pomóc tysiącom osób takich jak Nour w swoim regionie. Współpracując z partnerami i wolontariuszami w celu poprawy możliwości edukacyjnych i warunków życia osób w potrzebie, UWSL pomaga setkom tysięcy osób, takich jak Nour, osiągnąć nowe poziomy wykształcenia.

Bill Crim, dyrektor generalny organizacji, analizuje wskaźniki ogólne, takie jak baza darczyńców i kultura organizacyjna, podczas gdy członkowie jego zespołu – Katy Shoemaker, menedżerka ds. dotacji, Amy Ahrens Terpstra, wiceprezeska ds. partnerstw na rzecz wspólnego wpływu, Luis Miranda, dyrektor ds. budowania potencjału, oraz Courtney Dean, menedżerka ds. zaangażowania wolontariuszy – zarządzają programami w całej organizacji.

Wraz z rozwojem zespołu UWSL w ciągu ostatnich kilku lat poszerzono również zakres działań. Zatrudniono więcej wolontariuszy, zorganizowano więcej wydarzeń, pozyskano więcej partnerów i opracowano programy mentoringu i społeczności w rejonie Salt Lake. Cała ta dodatkowa praca – i dodatkowi członkowie zespołu – doprowadziły do poczucia chaosu wśród pracowników, a także do tego, co Bill nazywa „przytłoczeniem e-mailami”. Praca w całej organizacji była podzielona na silosy i rozproszona, co prowadziło do braku przejrzystości odnośnie tego, co robili pracownicy, i utrudniało dzielenie się wiedzą. Bill uznał, że jest to nieoptymalny sposób pracy, jeśli chodzi o osiąganie celów, dlatego postanowił znaleźć sposób na zwiększenie efektywności organizacji.

Poszukiwanie rozwiązania

Zdeterminowany, aby znaleźć lepszy sposób pracy, Bill zaczął szukać rozwiązania do zarządzania pracą. Natknął się na Asanę i wypróbował ją ze swoim asystentem, a następnie z większym zespołem. Ostatecznie wybrał Asanę, ponieważ było to najlepsze rozwiązanie spełniające jego kryteria:

• Była prosta i łatwa w obsłudze

• Funkcja komunikacji była wbudowana, więc zespół mógł odejść od korzystania z poczty e-mail

• Integruje się z innymi używanymi narzędziami, takimi jak Dysk Google, Outlook i Slack

• Dostęp do pracy można uzyskać z dowolnego urządzenia za pośrednictwem aplikacji mobilnej

Po przetestowaniu Asany z zespołem UWSL rozpoczęła jej wdrażanie w całej organizacji. Wyznaczyli zaawansowanych użytkowników do prowadzenia szkoleń, dążąc do tego, aby w każdym zespole był Mistrz. Aby pomóc nowym pracownikom szybciej rozpocząć pracę, włączyli również szkolenie z Asany do procesu wdrażania i skorzystali z pomocy zespołu Sukcesu klienta Asany w przeprowadzeniu niektórych szkoleń.

Dzięki Asanie cała nasza firma stała się bardzo chętna do współpracy. Pomogła nam zburzyć silosy między zespołami i projektami, a pracownikom lepiej zrozumieć ich miejsce w całej organizacji.

Katy Shoemaker, menedżer ds. dotacji

Realizacja zadań – dla zespołu i społeczności

Od czasu wdrożenia Asany w całej organizacji zespół UWSL odnotował wiele korzyści, w tym odpowiadanie na większą liczbę wniosków o dotacje i skrócenie czasu poświęcanego na rutynowe zadania. Oto jak to się stało:

• Każdy członek zespołu wie, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji celów organizacji: dzięki śledzeniu priorytetów zespołu oraz celów działów i organizacji w Asanie każdy widzi, w jaki sposób jego praca przyczynia się do osiągnięcia głównych założeń.

• Procesy dotyczące dużych przedsięwzięć, takich jak wnioski o dotacje, są usprawnione: korzystanie z szablonów pozwala zespołowi przyjmować 25% więcej wniosków o dotacje i ubiegać się o jeszcze większe dotacje, ponieważ członkowie zespołu wiedzą, że żaden krok nie umknie ich uwadze.

Dzięki Asanie możemy co roku przesyłać o 25% więcej wniosków o dotacje i ubiegać się o większe dotacje, które mają większy wpływ na naszą pracę.

Katy Shoemaker, menedżer ds. dotacji

• Mogą zapewnić więcej możliwości wolontariatu dla swojej społeczności i partnerów: zarządzanie zgłoszeniami wolontariuszy za pomocą Formularzy Google pomaga zespołowi wydajniej obsadzać swoje inicjatywy, automatyzując proces zarządzania wolontariuszami.

• Proces rekrutacji jest bardziej oparty na współpracy: śledzenie procesu rekrutacji w Asanie sprawia, że etapy procesu są jasne, ponieważ każdy etap jest określony w projekcie, a każda osoba zaangażowana w proces może sprawdzać status kandydatów.

• Każdy ma przejrzystość co do obowiązków: dzięki korzystaniu z Asany do zarządzania spotkaniami wewnętrznymi, czynności do wykonania są przypisywane w czasie rzeczywistym, więc kolejne kroki są jasne.

Uwielbiam przejrzystość oczekiwań, którą Asana wnosi do naszej pracy. Dzięki temu lepiej komunikujemy się na temat tego, jak popychamy pracę do przodu.

Amy Ahrens Terpstra, wiceprezes ds. partnerstw na rzecz wspólnego wpływu

Rozwój, aby lepiej służyć społeczności

UWSL stale się rozwija, aby zwiększyć swój wpływ i zasięg, nieustannie poszukując nowych sposobów na tworzenie bardziej znaczących partnerstw i wprowadzanie pozytywnych zmian w swojej społeczności. Podstawą tego, co robią, jest zaangażowany zespół i stały dopływ środków finansowych na udane inicjatywy. Bez tych dwóch elementów ich praca byłaby niemożliwa. Dla UWSL Asana odgrywa kluczową rolę w utrzymywaniu zaangażowania pracowników, jasnym określaniu obowiązków, umożliwianiu im poszukiwania większych możliwości finansowania – i ostatecznie pomaganiu im w podnoszeniu poziomu edukacji w ich społeczności.

W złożonych organizacjach konieczne jest zapewnienie wszystkim bieżących informacji. Tworzenie się silosów występuje, gdy pracownicy nie mają oglądu zdarzeń z ogólnej perspektywy firmy – a jest to najgorszy sposób pracy. Dzięki Asanie mamy jedną platformę, w której każdy z zespołów może dzielić się pracą, prowadzić komunikację i być na bieżąco ze wszystkimi informacjami.