„Jeśli chcesz iść szybko, idź sam. Jeśli chcesz zajść daleko, idźcie razem” – takie hasło widnieje na stronie internetowej United Way of Salt Lake jako przypomnienie, że dzięki partnerom i społeczności mogą pomóc tysiącom osób takich jak Nour w swoim regionie. Współpracując z partnerami i wolontariuszami, aby poprawić możliwości edukacyjne i perspektywy życiowe osób w potrzebie, UWSL pomaga setkom tysięcy ludzi, takich jak Nour, osiągnąć nowe poziomy wykształcenia.

Bill Crim, dyrektor generalny organizacji, analizuje wskaźniki ogólne, takie jak baza darczyńców i kultura organizacyjna, podczas gdy członkowie jego zespołu – Katy Shoemaker, menedżerka ds. dotacji, Amy Ahrens Terpstra, wiceprezeska ds. partnerstw na rzecz wspólnego wpływu, Luis Miranda, dyrektor ds. budowania potencjału, oraz Courtney Dean, menedżerka ds. zaangażowania wolontariuszy – zarządzają programami w całej organizacji.

W ciągu ostatnich kilku lat zespół UWSL się rozrósł, a wraz z nim poszerzył się również zakres ich pracy. Pozyskali więcej wolontariuszy, zorganizowali więcej wydarzeń, nawiązali współpracę z większą liczbą partnerów oraz stworzyli programy mentoringowe i społecznościowe w regionie Salt Lake. Cała ta dodatkowa praca – i nowi członkowie zespołu – doprowadziły do poczucia chaosu wśród pracowników, a także do tego, co Bill nazywa „przytłoczeniem e-mailami”. Praca w całej organizacji była rozdrobniona i rozproszona, co prowadziło do braku przejrzystości odnośnie tego, co robią pracownicy, i utrudniało dzielenie się wiedzą. Bill uznał, że nie jest to optymalny sposób pracy, aby osiągnąć cele, dlatego postanowił znaleźć sposób na zwiększenie efektywności pracy w organizacji.

Poszukiwanie rozwiązania

Zdeterminowany, by znaleźć lepszy sposób pracy, Bill zaczął szukać rozwiązania do zarządzania pracą. Natknął się na Asanę i wypróbował ją ze swoim asystentem, a następnie z większym zespołem. Ostatecznie wybrał Asanę, ponieważ było to najlepsze rozwiązanie spełniające jego kryteria:

• Była prosta i łatwa w obsłudze

• Funkcja komunikacji była wbudowana, więc zespół mógł odejść od korzystania z poczty e-mail

• Integruje się z innymi używanymi przez nich narzędziami, takimi jak Dysk Google, Outlook i Slack

• Dostęp do pracy można uzyskać z dowolnego urządzenia za pośrednictwem aplikacji mobilnej

Po przetestowaniu Asany z zespołem UWSL rozpoczęło jej wdrażanie w całej organizacji. Wyznaczyli zaawansowanych użytkowników do prowadzenia szkoleń, dążąc do tego, aby w każdym zespole był Mistrz. Aby pomóc nowym pracownikom szybciej rozpocząć pracę, włączyli również szkolenie z Asany do procesu wdrażania i skorzystali z pomocy zespołu Sukcesu klienta w Asanie przy przeprowadzeniu niektórych szkoleń.

Dzięki Asanie cała nasza firma stała się bardzo chętna do współpracy. Pomogła nam zburzyć silosy między zespołami i projektami, a pracownikom lepiej zrozumieć ich miejsce w całej organizacji.

Katy Shoemaker, menedżer ds. dotacji

Realizacja zadań – dla ich zespołu i społeczności

Od czasu wdrożenia Asany w całej organizacji zespół UWSL zauważył wiele korzyści, w tym możliwość odpowiadania na większą liczbę wniosków o dotacje i skrócenie czasu poświęcanego na rutynowe zadania. Oto jak to się stało:

• Każdy członek zespołu wie, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji celów organizacji: dzięki śledzeniu priorytetów zespołu oraz celów działów i organizacji w Asanie każdy widzi, jak jego praca przekłada się na osiągnięcie głównych założeń.

• Procesy dotyczące dużych inicjatyw, takich jak wnioski o dotacje, są usprawnione: korzystanie z szablonów pozwala zespołowi przyjąć 25% więcej wniosków o dotacje i ubiegać się o jeszcze większe dotacje, ponieważ zespół ma pewność, że żaden krok nie umknie jego uwadze.

Dzięki Asanie możemy co roku przesyłać o 25% więcej wniosków o dotacje i ubiegać się o większe dotacje, które mają większy wpływ na naszą pracę.

Katy Shoemaker, menedżer ds. dotacji

• Mogą zapewnić więcej możliwości wolontariatu dla swojej społeczności i partnerów: zarządzanie zgłoszeniami wolontariuszy za pomocą Formularzy Google pomaga zespołowi skuteczniej obsadzać swoje inicjatywy, automatyzując proces zarządzania wolontariuszami.

• Proces rekrutacji jest bardziej oparty na współpracy: śledzenie procesu rekrutacji w Asanie sprawia, że etapy procesu są jasne, ponieważ każdy etap jest określony w projekcie, a wszystkie osoby zaangażowane w proces mogą sprawdzać status kandydatów.

• Każdy ma przejrzystość co do obowiązków: dzięki wykorzystaniu Asany do zarządzania spotkaniami wewnętrznymi, czynności do wykonania są przypisywane w czasie rzeczywistym, więc kolejne kroki są jasne.

Uwielbiam przejrzystość oczekiwań, którą Asana wnosi do naszej pracy. Dzięki temu lepiej komunikujemy, w jaki sposób popychamy pracę do przodu.

Amy Ahrens Terpstra, wiceprezes ds. partnerstw na rzecz wspólnego wpływu

Rozwój, aby lepiej służyć społeczności

UWSL nieustannie się rozwija, aby zwiększyć swój wpływ i zasięg, stale poszukując nowych sposobów na nawiązywanie bardziej znaczących partnerstw i wprowadzanie pozytywnych zmian w swojej społeczności. Podstawą ich działań jest zaangażowany zespół i stały dopływ środków na udane inicjatywy. Bez tych dwóch elementów ich praca byłaby niemożliwa. Dla UWSL Asana odgrywa kluczową rolę w utrzymywaniu zaangażowania pracowników, jasnym określaniu obowiązków, umożliwianiu im poszukiwania większych możliwości finansowania – i ostatecznie pomaganiu im w podnoszeniu poziomu edukacji w ich społeczności.

W złożonych organizacjach konieczne jest zapewnienie wszystkim bieżących informacji. Tworzenie się silosów występuje, gdy pracownicy nie mają oglądu zdarzeń z ogólnej perspektywy firmy – a jest to najgorszy sposób pracy. Dzięki Asanie mamy jedną platformę, w której każdy z zespołów może dzielić się pracą, prowadzić komunikację i być na bieżąco ze wszystkimi informacjami.