Rewolucja w operacjach marketingowych w Children’s Health

W 2022 roku Children's Health utworzyło zespół ds. operacji marketingowych, aby zwiększyć swój zasięg i wzmocnić reputację poprzez zróżnicowane strategie marketingowe. Jednak zespół stanął przed wyzwaniami operacyjnymi:

• Rozdrobnione przepływy pracy: przy ponad dziewięciu oddzielnych systemach projektów i zgłoszeń zespoły były odizolowane, a procesy niespójne.

• Nieefektywna współpraca: rozproszone narzędzia prowadziły do czasochłonnych procesów i częstych nieporozumień, co spowalniało postępy w realizacji ważnych inicjatyw.

Aby sprostać tym wyzwaniom, zespół ds. operacji marketingowych zdecydował się w styczniu 2023 roku na przejście na narzędzie do zarządzania współpracą. Ich cele były następujące:

• Centralizacja pracy: Asana miałaby służyć jako jedno źródło wiedzy, poprawiając widoczność, zmniejszając potrzebę spotkań na poziomie działu i usprawniając przepływy pracy.

• Standaryzacja procesów: spójna struktura zarządzania projektami umożliwiła dostosowanie pracy zespołów w różnych działach i wyjaśnienie priorytetów.

• Umożliwienie skalowalności: oszczędzając czas i koncentrując zasoby, zespół może nadać priorytet inicjatywom o dużym wpływie, pomagając organizacji dotrzeć do większej liczby rodzin pacjentów i osiągnąć kluczowe cele.

W ciągu zaledwie szesnastu miesięcy organizacja Children's Health z powodzeniem wdrożyła zarządzanie współpracą w działach marketingu i komunikacji, zmieniając sposób, w jaki zespół pracuje i ustala priorytety swoich działań. Innowacyjne wykorzystanie Asany przez zespół przyniosło mu nagrodę Marketing Visionary Work Innovation Award, która jest świadectwem zdolności zespołu do skalowania nakładu pracy przy jednoczesnym zwiększaniu wpływu na rodziny i społeczność.

W Children's Health marketing i komunikacja odgrywają kluczową rolę jako tkanka łączna naszej organizacji. Dzięki scentralizowaniu naszych działań marketingowych w Asanie usprawniliśmy współpracę i przygotowaliśmy się do osiągania znaczących wyników dla pacjentów i rodzin, którym służymy.

Fernand Fernandez, wiceprezes wykonawczy, dyrektor ds. marketingu i komunikacji

Uproszczenie planowania strategicznego w celu uzyskania lepszych wyników 

Przed wdrożeniem zarządzania współpracą dział marketingu do zarządzania planowaniem strategicznym korzystał z prezentacji, dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych. Przechodząc do Asany, zespół scentralizował proces planowania, zautomatyzował przepływy pracy i stworzył bardziej spójny system.

Scentralizowane planowanie zapewnia koordynację działań

• Plany strategiczne są tworzone w Asanie jako dedykowane projekty, tworząc centralny punkt dla wszystkich nakładów pracy związanych z planowaniem.

• Zespoły w całym dziale marketingu działają w ramach tego samego planu strategicznego, co poprawia widoczność, zapewnia informacje zespołom spoza działu marketingu i eliminuje potrzebę stosowania oddzielnych dokumentów lub narzędzi.

• Standaryzując procesy planowania, zespół zapewnia spójność przepływów pracy i zapobiega wymykaniu się zadań spod kontroli. 

• Dzięki dodawaniu zadań do wielu projektów, które umożliwia użytkownikom włączenie jednego zadania do wielu projektów, zespoły mogą łączyć zadania z planu strategicznego z kolejką kreatywną, co pozwala im śledzić wszystkie zasoby kampanii w jednym miejscu.

Lepsza koncentracja przynosi wymierne efekty

• Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym zapewniają zespołom i liderom wgląd w obciążenie pracą i postępy w realizacji projektów, poprawiając przydzielanie zasobów i pomagając wcześnie zidentyfikować przeszkody, aby realizować projekty strategiczne zgodnie z planem.

• Dzięki automatyzacji procesów planowania i wyeliminowaniu nieefektywności zespół marketingowy zyskał większą możliwość skupienia się na priorytetowych przedsięwzięciach, osiągając swój cel na 2023 rok, jakim było poświęcenie 80% czasu na pracę strategiczną.

Osiąganie rezultatów dzięki usprawnionemu zarządzaniu kampaniami

Dział marketingu i komunikacji odgrywa kluczową rolę w budowaniu reputacji organizacji w kraju poprzez inicjatywy takie jak kampanie e-mail marketingu, ukierunkowane strategie cyfrowe i treści multimedialne. 

Wcześniej zarządzanie dużą liczbą kampanii w oddzielnych narzędziach prowadziło do nieefektywności, nieporozumień i opóźnień. Dzięki centralizacji pracy w Asanie rozwiązano te problemy, poprawiając współpracę, utrzymując widoczność i przyspieszając osiąganie wyników.

Ujednolicona praca przyspiesza realizację kampanii

• Wszystkie działania marketingowe są śledzone na jednej platformie, co pozwala scentralizować zarządzanie kampaniami od początku do końca.

• Zespoły międzyfunkcyjne i zewnętrzni partnerzy agencyjni pracują we wspólnych projektach, co ogranicza nieporozumienia i poprawia koordynację.

• Pulpity nawigacyjne i widoki portfolio zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w obciążenie zespołu pracą, gwarantując realizację projektów zgodnie z planem i dotrzymanie terminów.

• Ustandaryzowane przepływy pracy w ramach kampanii umożliwiają szybsze planowanie i realizację materiałów kreatywnych, skracając czas wprowadzania produktów na rynek i zapewniając wysoką jakość wyników.

Narzędzia do współpracy poprawiają koordynację między zespołami

• Aktualizacje w czasie rzeczywistym i automatyzacja pozwalają zespołowi poświęcić więcej czasu na planowanie innowacyjnych kampanii, zamiast na ściganie się za aktualizacjami.

• Czas potrzebny na raportowanie wyników kampanii skrócił się o 80% dzięki pulpitom nawigacyjnym raportowania Asany, które zapewniają szybsze statystyki i usprawniają proces pomiaru.

• Widoki portfolio wizualizują kluczowe statystyki projektu, takie jak łączna liczba ukończonych zadań, dostarczając statystyk podczas przeglądów post mortem, aby pomóc zespołowi w ciągłym ulepszaniu procesów.

Transformacja produkcji kreatywnej w celu szybszej realizacji i dostarczania

Przed wdrożeniem zarządzania współpracą zlecenia kreatywne dotyczące inicjatyw marketingowych były obsługiwane za pośrednictwem poczty e-mail, co prowadziło do nieefektywności i niespójnych przepływów pracy. Ponieważ w dowolnym momencie w kolejce znajdowało się około 150 zasobów kreatywnych, zespół potrzebował rozwiązania, które usprawniłoby proces przyjmowania zleceń i produkcji, dając mu możliwość skupienia się na tworzeniu wysokiej jakości produktów. Asana zmieniła proces produkcji kreatywnej.

Ustandaryzowane formularze i przepływy pracy poprawiają wydajność

• Zlecenia kreatywne – w tym produkcja wideo, fotografia, e-maile i materiały drukowane – są przesyłane za pośrednictwem spersonalizowanych formularzy zgłoszeniowych dostosowanych do każdego rodzaju zasobu i potrzeb projektu.

• Formularze wykorzystują pola niestandardowe do wstępnego rejestrowania istotnych szczegółów, takich jak osie czasu, typ materiału i priorytety, dzięki czemu zlecenia są uzupełnione przed przejściem do kolejnych etapów.

• Po zatwierdzeniu zlecenia są przekształcane w aktywne projekty. Zadania, osie czasu i członkowie zespołu są automatycznie przypisywani na podstawie szablonów projektów, co usprawnia przepływy pracy i zapewnia spójność.

• Elastyczne szablony projektów umożliwiają zespołom dostosowanie osi czasu i zależności do ich unikalnych potrzeb, co skraca czas konfiguracji i pozwala realizować projekty zgodnie z planem.

Większa produktywność i zarządzanie zasobami 

• Widoki portfolio zapewniają w czasie rzeczywistym statystyki dotyczące obciążenia pracą projektantów, pomagając menedżerom zrównoważyć pojemność i skutecznie przydzielać projekty. Poprawiło to widoczność obciążenia pracą o 25% i zwiększyło zdolność projektantów do priorytetyzacji pilnych projektów o 95%.

• Rejestrowanie szczegółów projektu za pomocą formularzy zgłoszeniowych zwiększyło wydajność o 25%, co pozwoliło zaoszczędzić 2,5 godziny na każde zlecenie i łącznie 115 godzin w I i II kwartale 2024 roku.

• Nowy raport dotyczący wideo i fotografii poprawił wgląd w pracę tego zespołu o 98%, umożliwiając lepszą koordynację i podejmowanie decyzji.

• Wspólne projekty sprzyjały bezproblemowej współpracy między zespołami i partnerami zewnętrznymi, poprawiając współpracę międzyfunkcyjną o 95% w przypadku projektów wideo i fotograficznych oraz o 25% w przypadku przepływów pracy związanych z marketingiem e-mailowym.

• Standaryzowane przepływy pracy skróciły czas utworzenia projektu o 20% w przypadku materiałów kreatywnych i o 80% w przypadku projektów wideo i fotograficznych, co pomogło skrócić czas wprowadzenia na rynek o 45% w przypadku materiałów kreatywnych.

Tworzenie lepszej przyszłości dla dzieci

Dzięki zwiększeniu wydajności i ulepszeniom, jakie zarządzanie współpracą wprowadziło w ich działaniach, zespół jest gotowy przenieść swoje działania marketingowe na wyższy poziom – usprawniając przepływy pracy, poprawiając współpracę i realizując skuteczne kampanie, które wspierają misję Children's Health, jaką jest poprawa jakości życia dzieci.