Asana pomaga nam poprawić koordynację, przejrzystość i komunikację w całej uczelni. Dzięki śledzeniu OKR-ów i kluczowych wskaźników mogę mieć jasny, ogólny obraz wszystkich programów, co pomaga nam proaktywnie rozwiązywać problemy i podejmować terminowe, świadome decyzje wspierające nasze cele instytucjonalne.

Dr Monique Umphrey, prorektorka / wicekanclerz wykonawcza ds. akademickich i studenckich

Koordynacja celów i statystyk w czasie rzeczywistym, aby zwiększyć sukces studentów

Biuro prorektora zarządza szerokim zakresem obowiązków, od nadzorowania spraw akademickich i studenckich po dbanie o kluczowe wskaźniki, takie jak wskaźniki rekrutacji i ukończenia studiów. Przy tak wielu zmiennych, w tym akredytacji i integracji technologicznej, utrzymanie koordynacji może być wyzwaniem.

Dzięki Asanie i celom i kluczowym rezultatom (OKR-om) zespół może teraz śledzić w czasie rzeczywistym postępy w realizacji celu, jakim jest osiągnięcie 70% wskaźnika ukończenia do 2030 roku, koncentrując się na inicjatywach, które nie tylko pomagają studentom odnieść sukces, ale także dają im poczucie przynależności.

Organizowanie projektów i wyników w Asanie, aby zwiększyć wpływ na studentów

• ACC zapisuje swoje OKR-y i powiązane taktyki w Asanie, umożliwiając przejrzyste śledzenie kluczowych wskaźników, takich jak rekrutacja studentów, utrzymanie studentów, wskaźniki ukończenia studiów i zgodność z przepisami.

• Każdy wynik dotyczący studentów i każdy filar strategiczny jest ustalany jako cel, a projekty są dostosowywane do każdego z nich, aby zapewnić priorytetyzację, przejrzystość i koordynację działań między działami.

• Asana automatycznie oblicza postępy w realizacji celu na podstawie aktualizacji projektu lub osiągniętych kluczowych kamieni milowych, oszczędzając czas poświęcany na raportowanie i zapewniając, że zasoby są kierowane na inicjatywy przynoszące wymierne efekty.

Monitorowanie postępów i umożliwienie proaktywnych interwencji poprzez raportowanie celów

• Zespół co dwa tygodnie generuje w Asanie aktualizacje statusu dla prorektora, śledząc postępy w realizacji projektu, kluczowe wyniki i obszary wymagające uwagi. Dostarcza również aktualnych statystyk dotyczących inicjatyw wpływających na wskaźniki instytucjonalne, takie jak wyniki studentów.

• Pulpity nawigacyjne i wskaźniki statusu w Asanie (czerwony, zielony, żółty) pomagają wyróżnić obszary wymagające interwencji, przy czym kolor czerwony oznacza konieczność podjęcia natychmiastowych działań przez prorektora.

• Ten proaktywny system raportowania pozwala zespołowi identyfikować trendy i rozwiązywać problemy w czasie rzeczywistym, zamiast czekać z reakcją do połowy semestru.

Asana pomaga nam operacjonalizować i wizualizować cele ACC, łącząc projekty na poziomie działów z naszymi celami nadrzędnymi i umożliwiając nam śledzenie postępów w czasie rzeczywistym. Ta przejrzystość pozwala nam zobaczyć, w jaki sposób każda osoba przyczynia się do innowacji na uczelni i poprawia wyniki studentów.

Dr Andrea Kehoe, dyrektor ds. produktu, Biuro rektora

Zapewnienie jasnej ścieżki do dalszej edukacji

Dział doskonalenia nauczania i uczenia się (TLED) w ACC wspiera wydziały i działy dydaktyczne, w tym zespół ds. współpracy i relacji z uniwersytetami, który odgrywa kluczową rolę w pomaganiu studentom w przejściu z ACC na uniwersytety oferujące czteroletnie studia. Tworząc umowy o współpracy i ścieżki transferu, Dział zapewnia płynne dopasowanie punktów zaliczeniowych do instytucji partnerskich. 

Wcześniej ten złożony proces był wykonywany ręcznie, bez scentralizowanej dokumentacji cyfrowej, co jasno wskazywało, że zespół potrzebuje bardziej efektywnego podejścia. Odpowiedzią na te wyzwania jest Asana.

Usprawnienie zarządzania umowami i ścieżkami transferu studentów

• Nowe wnioski o umowy o artykulacji są przesyłane za pośrednictwem formularza w Asanie, który od razu rejestruje kluczowe informacje, automatycznie tworząc zadania, aby umożliwić bezproblemowe śledzenie.

• Zadanie przechodzi przez różne etapy, z przejrzystym wizualnym śledzeniem i komunikacją rejestrowaną w podzadaniach, w tym korespondencją i zatwierdzeniami dokumentów z wicekanclerzami i wykładowcami za pośrednictwem integracji z Gmailem i Dyskiem Google.

• Po sfinalizowaniu umowy automatyczne powiadomienia i przepływy pracy informują interesariuszy i inicjują wdrażanie umowy poprzez skoordynowaną komunikację marketingową.

• W przypadku ścieżek transferu studentów Asana automatycznie przekształca sfinalizowane umowy w nowe projekty, zapisując każdy krok rozwoju ścieżki jako podzadanie, aby mieć pewność, że nic nie umknie uwadze.

Usprawniliśmy nasz proces, komunikację i zatwierdzenia w Asanie. Dzięki temu nasz prorektor i interesariusze mają przejrzysty wgląd w postępy i harmonogramy umów, a my mamy zapis wszystkich umów o współpracy i możliwości transferu dla studentów.

Clare Murray, zastępca dyrektora ds. komunikacji i relacji z uczelniami

Używanie Asany do wspierania kadry naukowej i poprawy nauki studentów

W ramach TLED ACC działa również Biuro ds. komunikacji z wykładowcami, które zapewnia wykładowcom dostęp do zasobów i informacji, których potrzebują, aby wspierać sukces studentów. Zespół zarządza różnorodnymi inicjatywami, od cotygodniowych newsletterów po posty na LinkedIn i kalendarze wydarzeń. 

Wreszcie zespół ds. technologii akademickich wspiera wykładowców i studentów, wdrażając technologie dydaktyczne, takie jak systemy edukacyjne i narzędzia audiowizualne, oraz zarządzając nimi. Zespół tworzy również treści wideo i zarządza wsparciem technicznym dla wydarzeń wewnętrznych, od transmisji na żywo po duże konferencje. 

Przed scentralizowaniem przepływów pracy zespołu pracownicy ci borykali się z rozproszonymi procesami, nieefektywną koordynacją i ograniczoną przejrzystością w wielu złożonych projektach.

Przekształcenie procesu dodawania nowych projektów i ich realizacji w celu usprawnienia komunikacji z wydziałami

• Biuro ds. komunikacji wydziałowej zarządza teraz wszystkimi zleceniami dotyczącymi komunikacji za pośrednictwem Asany, od newsletterów i postów w mediach społecznościowych po planowanie wydarzenia i zlecenia dotyczące treści, usprawniając w ten sposób przychodzące zlecenia.

• Działy przesyłają formularzający ich potrzeb komunikacyjnych, który jest następnie przypisywany i monitorowany w oparciu o wymagania dotyczące wsparcia, a szablony i automatyzacja zapewniają płynne wykonywanie zadań cyklicznych.

• Większe projekty, takie jak warsztaty i wydarzenia, są śledzone w dedykowanych projektach w Asanie. Regularne aktualizacje statusu zapewniają interesariuszom aktualne informacje i zachęcają ich do proaktywnego reagowania na zagrożenia.

Centralizacja planowania wydarzenia i śledzenia budżetu w celu szybszego zapewniania wsparcia

• Aby zwiększyć wdrożenie platformy i biegłość w jej obsłudze, zespół ds. technologii akademickiej prowadzi szkolenia z Asany dla wykładowców i personelu ACC, w tym kursy dla początkujących i zaawansowanych.

• Zgłoszenia dotyczące usług technologicznych są kierowane za pośrednictwem Formularzy w Asanie do odpowiednich zespołów, co poprawia koordynację między działami – takimi jak projektowanie instruktażowe, produkcja wideo oraz korzystanie z centrów komputerowych i oprogramowania – która wcześniej odbywała się w sposób rozproszony.

• Duże wydarzenia, takie jak konferencje poza kampusem, są zarządzane w Asanie za pomocą szablonów, które usprawniają planowanie i zapewniają, że cała logistyka jest pod kontrolą, od wyboru miejsca po szczegóły dotyczące samego dnia wydarzenia.

• Śledzenie zakupów i zarządzanie budżetem są usprawnione dzięki Formularzom w Asanie, co eliminuje niejasne wątki wiadomości e-mail. Śledzą również wszystkie zakupy oprogramowania i automatycznie dodają je ponownie na następny rok podatkowy, poprawiając widoczność budżetu.

Nasza praca zwykle odbywa się za kulisami, ale zarządzając wszystkim w Asanie, możemy szybciej udzielać wsparcia i zapewnić wykładowcom to, czego potrzebują, aby zapewnić studentom udane doświadczenia edukacyjne.

Matthew Evins, dyrektor ds. technologii akademickiej

Zastąpienie fragmentarycznej komunikacji odpowiedzialnością i współpracą

Zespół ds. komunikacji w sprawach studenckich ma pełne ręce roboty, wspierając programy zaangażowania, sukcesu i świadomości dla około 70 000 studentów w całym ACC. Zarządza komunikacją w wielu kanałach, w tym w mediach społecznościowych, za pomocą cyfrowych paneli informacyjnych, poczty e-mail i tradycyjnych biuletynów drukowanych. Jednak bez scentralizowanego systemu nadmierne poleganie na poczcie e-mail prowadziło do nieefektywności, co wpływało na zdolność zespołu do zapewniania spójnej i terminowej komunikacji.

Dzięki Asanie zespół zmienił sposób zarządzania produkcją kreatywną, poprawiając wydajność, organizację i widoczność, a jednocześnie zyskując czas na pracę przynoszącą wymierne efekty.

Bezproblemowe przepływy pracy zapewniają wszystkim dobrą organizację i aktualne informacje

• Aby zapewnić sprawne sprawdzanie i przypisywanie pracy, nowe zlecenia kreatywne są przesyłane za pomocą formularza, który od razu zawiera wszystkie niezbędne szczegóły.

• Podzadania i daty wykonania są automatycznie generowane i przypisywane na podstawie danych dotyczących rodzaju zlecenia zebranych w polach niestandardowych, co zapewnia organizację przepływów pracy i ich terminową realizację.

• Do każdego zlecenia przypisywany jest dedykowany koordynator, dzięki czemu klienci mają jedną osobę kontaktową, co zapewnia płynną komunikację (tymczasem cała praca za kulisami jest sprawnie zarządzana i monitorowana w Asanie).

• Integracja Asany z Google Workspace centralizuje pliki w ramach zadań, a automatyczne powiadomienia informują interesariuszy o postępach projektów.

• Pulpit nawigacyjnydo raportowania zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w status projektu, moce przerobowe zespołu i zagrożenia, umożliwiając proaktywne planowanie.

Asana zwiększa naszą wydajność. Każdy wie, za którą część pracy twórczej jest odpowiedzialny. W przypadku poczty e-mail nie ma możliwości, aby to sprawdzić.

Stefanie Vermillion, zastępca dyrektora ds. komunikacji w sprawach studenckich

Plany na przyszłość: zwiększanie wydajności i sukcesu studentów dzięki Asanie

Koncentrując się na wydajności operacyjnej, która napędza innowacje i poprawia wyniki studentów, ACC dąży do osiągnięcia celu, jakim jest osiągnięcie 70% wskaźnika ukończenia do 2030 roku. Kontynuując korzystanie z Asany, uczelnia zapewnia dostosowanie zasobów do swoich celów strategicznych, co umożliwia jej realizację działań zgodnie z planem. W przyszłości ACC wykorzysta możliwości sztucznej inteligencji Asany, aby jeszcze bardziej usprawnić procesy i zaoszczędzić cenny czas, który będzie można przeznaczyć na sukces studentów.