프로젝트 추적 템플릿

수십 개의 프로젝트를 담당할 때 어떻게 하나도 빠짐없이 추적할 수 있을까요? 다른 팀이 프로젝트를 동일한 방식으로 추적하고 있는지 어떻게 알 수 있을까요? 정답은 바로 프로젝트 추적 템플릿을 사용하는 것입니다.

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프로젝트 매니저가 효과적으로 일하려면 체계적이어야 합니다. 하지만 한꺼번에 수많은 프로젝트를 추적해야 한다면 아무리 체계적인 사람일지라도 혼란스러울 수 있습니다. 프로젝트 추적 템플릿을 사용하면 체계적인 일관된 방식으로 다양한 팀의 여러 프로젝트를 관리할 수 있습니다.

프로젝트 추적 템플릿이란?

프로젝트 추적 템플릿은 팀이 여러 개의 프로젝트를 동시에 추적하는 방식을 체계적으로 관리할 수 있는 툴입니다. 프로젝트 추적 템플릿은 여러 팀이 참여하는 프로젝트에 특히 유용합니다. 모두가 동일한 템플릿을 사용하여 동일한 방식으로 프로젝트를 추적할 수 있어 다른 팀에서 추적하는 프로젝트 역시 쉽게 찾을 수 있습니다.

프로젝트 추적 템플릿을 만드는 가장 좋은 방법은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 다양한 프로젝트 추적 대시보드를 전환하여 실시간으로 업데이트되는 정보를 확인할 수 있는 유연성을 갖출 수 있습니다. 예를 들어, Asana에서 프로젝트 추적 템플릿을 만들면 다양한 보기를 전환할 수 있습니다. 프로젝트 타임라인을 확인해야 하는 경우, 타임라인 보기로 전환하면 업무가 간트 차트에 표시됩니다. 또는 핵심적인 내용만 확인하길 원한다면 간단한 프로젝트 작업 목록과 같은 구조인 목록 보기로 프로젝트를 추적할 수 있습니다.

템플릿이 완성되면 프로젝트 계획을 세우는 동안 이 템플릿을 사용하여 프로젝트를 누가 담당할지, 어디에 보관할지 조율할 수 있습니다. 프로젝트 추적 템플릿은 프로젝트 관리에 일상적으로 사용할 수 있을 뿐만 아니라 포트폴리오 관리에도 활용할 수 있습니다. 포트폴리오 관리는 동일한 포트폴리오에서 여러 개의 다른 프로젝트를 사용하므로 프로젝트 추적 템플릿을 사용하여 포트폴리오를 만들고 관리하는 방식을 조율할 수 있습니다.

프로젝트 추적 템플릿을 사용하는 이유

프로젝트를 추적하는 방식은 업무가 얼마나 체계적으로 정리되고 명확하게 계획되는지에 영향을 미칠 수 있습니다. 회사 전체로 볼 때 이러한 작은 차이가 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 팀과 부서 전체에서 동일한 방식으로 프로젝트를 효과적으로 추적할 수 있다면 사내 모든 인력의 생산성을 끌어올릴 수 있습니다.

이와 더불어, 프로젝트 추적 템플릿을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

  • 일관성을 확보합니다. 템플릿을 사용하면 팀마다 그리고 새로운 프로젝트를 시작할 때마다 일관되게 프로젝트를 추적할 수 있습니다. 이렇게 하면 여러 개의 주요 프로젝트를 시작할 때마다 정확하게 동일한 방식으로 프로젝트를 추적하고 체계적으로 정리할 수 있습니다.

  • 일을 위한 일을 줄입니다. 프로젝트 추적 템플릿을 사용하면 마무리해야 하는 다양한 프로젝트를 추적하고 조율할 방식을 결정하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

  • 맞춤 설정할 수 있습니다. 필요에 따라 특정한 유형의 업무를 관리하는 프로젝트 추적 템플릿을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 제품 개발 프로세스에 특화된 템플릿을 만들어 제품 개발에 필요한 모든 프로젝트를 나열할 수 있습니다.

프로젝트 추적 템플릿의 용도

프로젝트 추적 템플릿을 사용하면 관련된 프로젝트를 통일된 방식으로 추적할 수 있습니다. 템플릿을 사용하여 새로운 프로젝트 추적 툴을 만들면 다음과 같은 정보를 비롯하여 현재 진행 중인 모든 프로젝트를 개괄적으로 파악할 수 있습니다.

또한, 팀원을 위해 프로젝트 할 일 목록을 만들려는 경우 프로젝트 추적 툴에서 바로 할 일 목록을 열 수 있습니다.

예를 들어, 신제품을 출시할 때 프로젝트 추적 템플릿을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

  1. 제품 출시를 위한 새로운 프로젝트 추적 툴을 만듭니다.

  2. 제품 로드맵 및 각 프로젝트 단계의 진행 방식을 비롯하여 관련된 모든 프로젝트를 첨부합니다.

  3. 팀의 프로젝트 추적 툴에 애자일스프린트를 연결하여 제품 개발 프로세스를 모니터링합니다.

더 효과적인 프로젝트 추적 템플릿을 위한 기능

프로젝트 관리 툴을 사용하여 다음과 같은 필요한 모든 기능을 갖춘 프로젝트 추적 템플릿을 만드세요.

[제품 UI] Asana에서의 웹사이트 출시 프로젝트 대시보드 (대시보드)

포함된 기능

  • 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

  • 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

  • 대시보드: 대시보드는 프로젝트 수준의 탭으로, 매일 수행하는 업무의 진행 상태를 개략적으로 살펴볼 수 있는 그래프와 시각 자료가 포함되어 팀의 진행 상태를 빠르게 살펴볼 수 있습니다. 대시보드 차트를 맞춤 설정하면 팀의 업무를 가로막을 가능성이 있는 잠재적인 방해 요소를 즉각적으로 식별한 다음 프로젝트를 추진할 수 있습니다. 대시보드 탭을 데이터를 찾기 위한 참고 지점으로 사용하여 프로젝트의 진행 상황을 빠르게 살펴보세요.

  • 포트폴리오: 포트폴리오를 사용하면 팀의 여러 가지 프로젝트를 하나의 보기에 모두 체계적으로 정리하고 추적할 수 있습니다. 그리고 모든 프로젝트의 전체적인 진행 상태와 세부 정보를 명료하게 파악하여 위험에 대처할 수 있습니다. 이와 더불어, 프로그램 전반에서 상태 업데이트를 공유하여 상태 미팅을 계획할 필요 없이 이해관계자에게 최신 업데이트를 제공할 수 있습니다.

추천 앱

  • Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

  • Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • Figma: 팀은 Figma를 사용하여 사용자 흐름, 와이어프레임, UI 목업, 시제품 등을 생성할 수 있습니다. 이제 이러한 디자인을 Asana에 추가하여 팀이 관련 프로젝트 문서에서 최신 디자인 작업물을 참조할 수 있습니다. 또한, 스크린샷과 달리 라이브 임베드는 디자인 파일의 변경 내용이 실시간으로 반영되어 정확한 파일을 찾고 이미지를 업데이트하는 번거로움을 덜어줍니다.

  • OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

FAQ

How do I create a project tracking template?

How you create your template will depend on the project management tool. For example, you can use Asana to create a digital project tracking template to share with yours and other teams. To create it, simply make a new project, outline any necessary sections and tasks, then save it as a template for everyone to use.

What are the benefits of using a project tracker template?

Project tracking templates help everyone to track projects in the same way. This makes it easier to find and use projects anywhere, company-wide. You can also use a template to repeat the same project tracking systems for similar projects (for example, a project tracking template for every quarterly marketing launch).

What is the difference between a project tracking template and a project management tool?

A project management tool is where you build your project tracking template. While project management tools can help you to oversee and track projects, they are multi-functional, and aren’t usually used solely as a way to track individual projects. However, you can use project management tools to build out a project tracking template, where you can consistently track all your projects.

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