칸반 카드 템플릿

칸반은 팀이 완료해야 하는 업무와 각 팀원이 맡을 수 있는 작업량 간에 균형을 맞추는 일반적인 프로젝트 관리 방법론입니다. 팀원이 백로그에서 작업을 ‘끌어오고’ 설계된 워크플로 단계를 따라 작업을 이동시키는 개념입니다. 일반적으로 팀은 칸반 방식을 칸반 보드를 통해 실행합니다.

칸반 보드가 뼈대라면 칸반 카드는 근육입니다. 칸반 카드는 작업을 완료하기 위해 개발자가 알아야 하는 모든 정보를 포함합니다. 팀이 일관성이 더 높은 칸반 프로세스를 만들고자 한다면 칸반 카드 템플릿을 생성하면 워크플로의 속도를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 여기에서 방법을 소개하겠습니다.

칸반 카드 템플릿이란?

칸반 방식에서 각 프로젝트 작업은 해당 프로젝트에 관련된 정보를 포함하는 카드로 표시됩니다. 이 정보에는 작업의 개요, 주요 날짜, 중요한 이해관계자 및 작업 상태 등이 포함될 수 있습니다. 칸반 카드 템플릿은 반복할 수 있는 프레임워크로 이를 복사하여 템플릿화된 신규 작업을 쉽게 생성할 수 있습니다.

칸반 카드 템플릿은 단순히 일관성을 유지하기 위한 것 뿐만 아니라 팀이 워크플로를 시작하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있도록 관리합니다. 필요한 모든 정보가 한 곳에 있으면 팀원은 누락된 세부 사항을 추적하는 데 시간을 허비하는 대신에 작업을 완료하는 데 집중할 수 있습니다.

칸반 카드 템플릿을 사용하면 팀원이 작업을 완료하는 데 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 일관된 서식을 지정하면 들어오는 모든 작업 요청에 동일한 방식으로 정리된 동일한 정보가 담기도록 할 수 있습니다.

칸반 카드 템플릿을 생성하는 방법

칸반 카드 템플릿을 생성할 때 칸반 보드에서 작업을 정확하게 완료하는 데 필요할 수 있는 모든 정보를 브레인스토밍하기 위해 스크럼 팀 또는 애자일 팀의 팀원과 함께 작업하세요. 이렇게 하면 정보를 뒤쫓아야 할 필요성을 최소화하여 제작 시간 지연이나 업무 지연을 방지할 수 있습니다.

칸반 카드 템플릿에는 올바른 정보가 있어야 합니다. 다음은 칸반 카드에서 가장 일반적으로 포함되는 몇 가지 사항입니다.

• 실행 가능한 작업 이름: 작업 이름에 동사를 포함하면 어떤 작업을 완료해야 하는지 명확하게 이해하도록 할 수 있습니다. 예를 들어 ‘웹 앱에 기능 추가하기’로 이름을 지정하면 개략적인 수준에서 이 작업에 대해 어떤 업무가 완료되어야 하는지 명확하게 만듭니다.

• 주요 날짜: 프로젝트 매니저와 개발자는 팀의 워크플로에 따라 중요한 특정 날짜가 다릅니다. 예를 들어 프로젝트 매니저는 작업의 시작일을 알아야 할 필요가 있지만 개발자는 작업 마감일을 알아야 할 수 있습니다.

• 작업 소유자: 작업을 완료하는 담당자입니다. 해당 특정 작업에 대해 질문이 있는 경우 작업 소유자에게 설명을 요청하기 위해 연락할 수 있습니다.

• 작업 상태: 칸반 시스템에서 보통 작업 상태는 칸반 보드에 있는 카드의 위치로 표시됩니다. 모든 팀은 업무의 진행 상태를 추적하는 고유의 워크플로가 있습니다. 따라서 모두가 팀의 칸반 보드의 다른 단계를 파악하는 것이 중요합니다.

칸반 카드의 어떤 정보는 프로젝트 매니저가 알아야 할 중요한 정보이기도 합니다. 다음은 프로젝트 매니저에게 중요한 배경 정보를 제공할 수 있는 몇 가지 정보입니다.

• 작업 우선순위: 작업 우선순위는 개별 작업이 다른 주변의 작업과 비교하여 얼마나 중요한지를 나타내는 중요도입니다. 작업 우선순위를 지정하면 리드 타임이 필요한 작업의 리드 타임을 최적화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 개발팀이 먼저 완료해야 하는 작업을 판단하는 데 도움이 됩니다.

• 스토리 포인트: 스토리 포인트는 작업을 완료하는 데 필요한 시간이나 업무량으로 작업을 측정하는 방법입니다. 이 정보는 프로젝트 매니저가 팀이 업무를 과도하게 배정받는 것을 방지하도록 할 수 있기 때문에 작업 관리를 위해 중요한 정보입니다.

• 포괄적인 프로젝트 또는 이니셔티브: 어떤 팀은 하나의 칸반 보드 안에 여러 가지 다른 프로젝트에서 발생한 작업이 있습니다. 카드가 어떤 이니셔티브에 속하는지 표시하면 개발자에게 배경 정보를 제공하는 데 도움이 되며 여타 이해관계자를 위해 정보를 체계적으로 유지할 수 있습니다.

• 하위 작업: 어떤 작업은 더 작은 하위 작업으로 나누어야 할 수도 있습니다. 이러한 하위 작업을 상위 작업에 연결하면 업무를 체계적으로 유지할 수 있습니다.

• 시간 추적: 에이전시에서 근무한다면 고객 청구 및 가격 설정을 위해 시간 추적이 중요합니다.

칸반 카드 템플릿을 사용하는 방법

팀이 칸반 보드에서 작업을 정확하게 완료하기 위해 알아야 할 모든 정보를 파악하고 나면 칸반 카드 템플릿 작성을 시작할 수 있습니다. 칸반 카드 템플릿을 만드는 가장 쉬운 방법은 템플릿에서 작업을 생성하고 실시간으로 정보에 액세스할 수 있도록 해주는 프로젝트 관리 툴을 사용하는 것입니다.

디지털 프로젝트 관리 시스템에서 칸반 카드 템플릿을 만들면 템플릿을 복제하고 해당 작업에 관련된 정보를 작성하여 신규 칸반 카드를 빠르고 쉽게 만들 수 있습니다.

포함된 기능

• 양식: 양식이 작성되면 Asana 프로젝트 내에 신규 작업으로 표시됩니다. 양식을 통해 정보를 수신하여 업무가 시작되는 방식을 표준하고, 필요한 정보를 수집하고, 업무가 누락되는 것을 방지할 수 있습니다. 각각의 요청을 단발성 프로세스로 처리하는 대신, 표준화된 시스템을 만들고 모두가 응답해야 하는 일련의 질문을 작성하세요. 또는, 사용자가 이전에 응답한 내용을 바탕으로 질문을 맞춤화하는 브랜칭 로직을 사용하세요. 결과적으로, 양식을 사용하면 업무 요청을 관리하는 데 소요되는 시간과 번거로움을 줄일 수 있어 팀이 더 많은 시간을 중요한 업무에 할애할 수 있습니다.

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

추천 앱

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• GitHub: GitHub 끌어오기 요청 상태 업데이트를 Asana 작업에 자동으로 동기화하세요. Asana에서 끌어오기 요청의 진행 상태를 추적하고 기술 팀과 비기술 팀 간의 협업을 개선하세요.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

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