업무 일괄 처리를 통해 업무 생산성을 높이는 방법

다음과 같은 시나리오가 있습니다. 월요일 아침에 이메일을 열어 작업 목록을 확인합니다. 이메일 수신함은 엉망이고 승인이 쌓여 있으며 어디서부터 시작해야 할지, 무엇을 먼저 해야 할지 알 수 없습니다. 

이런 일이 발생한다면, 여러분은 혼자가 아닙니다. 사람들이 하루를 시작하는 가장 일반적인 방법 중 하나는 이메일로 이동하여 받은 편지함에서 첫 번째 서신을 처리하는 것입니다. 이메일을 보낸 사람에게는 도움이 되지만, 시간을 가장 효율적으로 사용하는 방법이 아닐 수 있습니다. 작업 일괄 처리를 사용하면 가장 효과적인 방식으로 완료해야 할 작업을 정리하여 원하는 방식으로 하루를 시작할 수 있습니다.

작업 일괄 처리가 무엇인가요?

작업 일괄 처리는 유사한 작업을 한 번에 완료된 작업으로 그룹화하는 생산성 전략입니다. 이 전략의 주요 목적은 콘텍스트 전환, 즉 작업 간 정신적으로 왔다 갔다 하는 것을 방지하는 것입니다. 컨텍스트 전환이라는 용어는 운영 체제가 한 번에 여러 프로세스를 실행할 수 있는 방식을 설명하기 위해 컴퓨팅에서 유래되었습니다. 휴대전화에서 서로 다른 두 개의 앱을 클릭하고 서로 전환하는 것과 비슷하다고 생각하세요. 두 가지 다른 작업에 집중할 때 뇌는 비슷한 과정을 거칩니다. 그러나 우리는 컴퓨터가 아닌 사람이기 때문에 컨텍스트 전환에 시간과 정신적 작업량이 듭니다. 작업 일괄 처리는 하루 동안 수행해야 하는 컨텍스트 전환의 양을 줄이는 데 도움이 됩니다. 작업 일괄 처리 전략은 할 일을 순서대로 처리하는 대신 유사한 작업을 그룹화하여 유사한 프로젝트나 작업 흐름에 대한 모든 작업을 한 번에 완료할 수 있도록 해줍니다. 

작업 일괄 처리 vs. 타임 블로킹

작업 일괄 처리는 타임 블로킹의 개념을 사용합니다. 이 두 가지 생산성 전략은 본질적으로 비슷하지만, 두 가지 차이점이 있습니다. 

• 작업 일괄 처리는 유사하거나 동일한 프로젝트의 일부인 작업을 하나의 지정된 기간으로 그룹화합니다. 예를 들어, 이메일이 들어올 때와는 달리 일괄적으로 이메일에 답장하도록 선택할 수 있습니다. 

• 타임 블로킹 또는 시간 일괄 처리는 업무에 집중하기 위해 하루 중 특정 시간 블록을 예약하는 것을 포함합니다. 앞서 언급한 이메일 예시를 사용하면 매일 1시간을 차단하여 이메일에 답장하는 데만 전념할 수 있습니다. 

생산성을 한 단계 더 끌어올리고 두 전략을 결합할 수 있습니다. 비슷한 작업을 그룹으로 묶고, 해당 카테고리의 작업을 완료할 수 있는 하나의 타임 블록을 할당합니다. 

작업 일괄 처리가 효과적인 이유

작업 일괄 처리는 멀티태스킹 대신 한 번에 하나의 작업에 집중할 수 있기 때문에 효과적입니다. UC Berkeley의 Haas School of Business 인지 신경 과학자 겸 강사 Sahar Yousef 박사는 멀티태스킹은 근거 없는 믿음이라고 말합니다. Asana의 집중과 흐름 이벤트에서 Yousef 박사는 "인간의 뇌는 한 번에 한 가지 일에 집중할 때 가장 잘 작동합니다. 우리는 일정량의 작업 수용량과 일정량의 주의력을 가지고 있습니다."

인간의 뇌는 한 번에 한 가지 일에 집중할 때 가장 잘 작동합니다. 우리에게는 일정량의 작업 수용량과 일정량의 주의가 있습니다.”

멀티태스킹을 방지하기 위해 작업 일괄 처리는 개인의 집중력을 활용하여 특정 유형의 작업을 처리합니다. 일괄 처리된 작업 그룹을 처리할 때 해당 그룹에 속하지 않은 다른 작업을 생각하거나 작업하는 것을 피할 수 있습니다. 이는 뇌가 서로 다른 작업 사이를 전환하는 데 시간과 에너지를 소모하기 때문에 더 효율적으로 일하는 데 도움이 됩니다. 주의가 산만해진 후 다시 집중하는 데 평균 23분이 소요될 수 있으며, 작업 일괄 처리는 이러한 소위 '전환 비용'을 방지합니다.

Yousef 박사는 "인간의 주의력과 집중력이 지닌 아름다운 점은 그것이 소중하고 유한한 자원이라는 것입니다."라고 말합니다. "우리는 무한한 주의를 가지고 있지 않습니다. 우리는 그 유한한 자원을 어떻게 배치하는지에 대해 매우 신중해야 합니다." 

작업을 일괄 처리하는 방법

작업 일괄 처리는 할 일 목록을 처리하고 시간 관리를 개선하는 데 도움이 되는 간단한 기술입니다. 작업을 성공적으로 일괄 처리하기 위해 수행할 수 있는 단계는 다음과 같습니다. 

당일 작업을 분류하세요

하루 동안 해야 할 일을 모두 살펴보고 작업을 유사한 그룹으로 분류하세요. 작업량을 기준으로 작업을 정리하거나, 프로젝트별로 정리하거나, 작업을 완료하는 데 필요한 작업 유형별로 정리할 수 있습니다.  

팁: 낮에 해야 할 일을 전환하는 데 어려움이 있다면 GTD 방식을 사용해 보세요. 이 기법을 사용하면 뇌에서 외부 소스로 일부 정보를 전달할 수 있으므로 해야 할 일을 모두 기억하는 데 에너지를 낭비할 필요가 없습니다. 

캘린더에서 시간을 차단하세요 

유사한 작업을 그룹화한 후에는 해당 작업을 한 번에 완료할 수 있도록 충분한 시간을 할애하세요. 필요한 경우 캘린더에서 이 시간을 예약하세요. 이렇게 하면 약속을 지킬 수 있을 뿐만 아니라 팀이 언제 내가 업무에 집중하고 있는지 알 수 있습니다. 

예를 들어, 이메일과 Slack 메시지에 답장하는 데 약 30분이 걸린다고 가정해 보겠습니다. 작업 일괄 처리 기법을 사용하려면 하루의 시작, 중간, 끝에 30분을 차단하여 이러한 작업을 수행하기만 하면 됩니다. 

팁: 시간 블로킹 기법을 사용하는 데 대한 일반적인 반대 의견은 직원들이 팀을 위해 항상 대기하고 싶어 한다는 것입니다. 고려하는 것은 좋지만, 타임 블로킹 기법을 사용한다고 해서 팀원에게 연락할 수 없는 것은 아닙니다. 팀원에게 집중할 수 있는 최적의 시간을 강조하여 주의를 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 타임 블록을 만들 때 팀 미팅과 식사 시간을 고려하는 것을 잊지 마세요! 

타임 블록에 색상 코드 지정하기

이 단계는 전적으로 선택 사항이지만, 시간 블록을 색으로 구분하면 하루를 어떻게 보내고 있는지 한눈에 더 잘 이해할 수 있습니다. 미팅, 집중 시간, 일대일 미팅에 다른 색상을 사용하면 하루 일정이 어떻게 구성되어 있는지 빠르게 파악할 수 있습니다.

작업 일괄 처리의 이점

생산성 향상을 위한 몇 가지 팁을 테스트하려는 경우, 작업 일괄 처리가 시간을 투자할 가치가 있는 이유를 확인해 보세요. 

딥 워크와 집중력 향상

딥 워크는 어려운 것을 쉽게 배우고 양질의 작업을 빠르게 생산할 수 있는 집중력의 정점에 있는 상태입니다. 이 용어는 조지타운 대학교의 컴퓨터 과학 교수인 Cal Newport 가 만들었습니다. Newport는 그의 저서 "딥 워크: 산만함 속에서 집중력을 발휘하는 방법" 에서 딥 워크를 뇌가 최대 잠재력을 발휘할 때 방해받지 않는 집중 상태라고 정의합니다. 

작업 일괄 처리를 통해 뇌는 방해 요소를 필터링하고 눈앞의 작업만 볼 수 있으므로 뇌의 최대 잠재력을 발휘하여 작업할 수 있습니다. 이렇게 하면 딥 워크 모드로 전환하고 일단 전환한 후에는 그 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다.

번아웃 감소

컨텍스트 전환은 집중력을 방해할 뿐만 아니라 번아웃 가능성을 높일 수 있습니다. 

캘리포니아 어바인 대학교는 끊임없이 방해받는 환경에서 일하는 것이 스트레스와 좌절감을 증가시킨다는 것을 발견했습니다. 끊임없이 컨텍스트를 전환하면 뇌가 생성하는 코티솔의 양이 증가하여 정신적으로 지치고 번아웃을 느낄 수 있습니다. 

하이킹 트레일과 같은 근무일에 대해 생각해 보세요. 집중하면 트레일에 머물며 계속 앞으로 나아갈 수 있습니다. 주의가 산만하면 길을 멈추고 꽃을 보기 위해 길을 벗어나 방황할 수도 있지만, 다시 길로 돌아가 계속 앞으로 나아가야 합니다. 작업을 전환할 때 뇌는 같은 일을 하며, 계속해서 길을 벗어나면 얼마나 멀리 이동했는지 실제로 파악하기 어려울 수 있습니다. 

업무도 마찬가지입니다. 멀티태스킹을 지속적으로 수행할 때 완료된 업무량을 파악하는 것은 어렵습니다. 작업을 작업 블록으로 구분하면 본인과 팀 모두가 완료된 작업을 정확히 파악할 수 있습니다. 눈에 보이는 결과를 확인하면 하루 종일 더 많은 일을 성취했다고 느끼고 노력의 대가를 확인할 수 있습니다.

시간 절약 

모든 업무를 하루에 맞추는 데 어려움을 겪고 있다면 작업 일괄 처리를 통해 업무를 따라잡고 미루기를 최소화할 수 있습니다. 마감일이 문제인 경우, 시간 블록은 긴박감을 조성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 더 어려운 작업을 나중에 미루는 대신 해결하는 데 도움이 됩니다. 그 결과 나중에 더 많은 자유 시간을 즐길 수 있습니다. 

작업 일괄 처리를 위한 팁

작업 일괄 처리에 익숙하지 않은 경우 시작하기가 약간 어려울 수 있습니다. 작업 일괄 처리 전략을 최대한 활용할 수 있는 몇 가지 팁을 소개합니다. 

정신적으로 어려운 작업은 집중할 수 있는 시간에 예약하기

사람마다 정신 상태가 최고조에 달하는 시간이 다릅니다. 어떤 사람들은 아침 일찍 더 잘 일할 수 있고 어떤 사람들은 점심 식사 후 에너지가 넘칠 수 있습니다. 본인에게 해당하는 시간대가 무엇이든 브레인스토밍이나 전략 수립과 같이 정신적으로 더 어려운 작업은 해당 시간대에 예약하세요. 

집중 시간 동안 방해 요소를 최소화하세요

여러 작업에 집중할 때는 알림을 비활성화하거나 데스크톱에서 불필요한 앱을 종료하거나 방해 금지 모드를 켜세요. 휴대폰 알림을 끄고 소셜 미디어에서 로그아웃하세요. 화면에 작은 알림이 표시되는 것만으로도 집중력을 잃을 수 있으므로 딥 워크를 촉진하기 위해 최대한 이를 방지해야 합니다. 

물리적인 작업 공간에 집중할 수 없는 경우, 책상을 정리하고 가장 효율적으로 작업할 수 있는 방식으로 작업 공간을 설정하는 데 시간을 할애하세요.

팀과 집중 시간 공유하기

집중 블록에 있다는 사실을 팀에 알리는 것이 중요합니다. Slack에서 상태를 설정하거나, 이메일에 자동 회신을 설정하거나, 캘린더에서 공개 캘린더 블록을 만들 수 있습니다. 팀에 알리면 비상 상황이 아니라면 귀찮게 하지 말아야 한다는 것을 알게 됩니다. 이메일, Slack 메시지 또는 비동기식으로 작업 할당하는 등 다양한 방법으로 연락할 수 있음을 알려주세요. 응답을 예상할 수 있는 시기를 알려주는 것도 좋습니다. 예를 들어, Slack에서 메시지를 받지만 응답이 느릴 수 있는 상태를 설정할 수 있습니다. 

업무 관리 툴로 생산성 높이기

워크플로에 적절한 툴이 갖춰져 있으면 생산성을 높이는 것이 더 쉬워집니다. Asana 와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 업무를 추적하여 누가 언제까지 무엇을 해야 하는지 정확히 파악할 수 있습니다.