議題は何ですか？効果的な会議を行う方法

会議、会議、そしてさらに会議。 定例のチームミーティング、計画会議、ブレインストーミング、プロジェクトの進捗確認など、カレンダーが会議でいっぱいになっているように感じるかもしれません。 実際、その可能性は高いでしょう。

会議に多くの時間を費やしているのであれば、会議の主催者であれ参加者であれ、会議から多くのものを得ているはずです。 残念ながら、多くの会議は失敗に終わる運命にあります。 最終目標が不明確 (または未確定) で、会議の指針となる議題がなく、答えよりも多くの疑問を残して終わってしまうのです。 従業員は生産性を高め、大切なことに時間を費やしたいと考えています。しかし、会議に構造がないと、非効率的で時間の無駄に感じられます。

1 日の (勤務) 時間には限りがあるため、効果的な会議を実施するための、従いやすいプロセスをご紹介します。これにより、何を話し合うかを全員が知っている状態で会議が始まり、次のステップを全員が知っている状態で会議を終えられます。

準備の時間です: 会議の議題を作成して共有する

1. 会議の目的と目標を特定する

出席者のカレンダーを確認する前に、「この会議で何を達成する必要があるのか？」と自問してください。 定例会議の場合は、会議の開催頻度を決めるのにも役立ちます。 たとえば、計画会議を予定している場合、目的はチームの年間目標の主要なマイルストーンを特定すること、目標は各マイルストーンの締め切りと担当者を決定すること、といった具合です。 目的と目標を決めたら、スケジュールの調整を始めましょう。

2. 会議の議題に含めるべき情報

会議を開催する理由がわかったところで、今度は議論を順調に進めるための議題を作成しましょう。 会議の直前に付箋にさっと書き込みたくなるものですが、事前に議題を準備しておくことで、適切な事項を優先し、重要な事項を忘れることがなくなります。

まずは、会議で取り上げたいテーマの概要をまとめます。 年次計画会議では、結果の話し合い、ブレインストーミング、計画を進めるためのアクションアイテムなどが考えられます。 すべての議題を順調に進めるために、各トピックに時間ブロックを割り当てて、議論すべきすべての内容を網羅できるようにしましょう。

3. ディスカッションのトピックを追加する

次に、会議の要となる話し合うべきトピックを追加します。 これらを適切な議題セクションに追加して、会議中に適切なタイミングで話し合えるようにします。 具体的に話し合いたい内容は、できるだけ詳しく記載しておきましょう。

仕事を管理するために使用しているツールで議題を作成すれば、既存の仕事や関連するタスクへのリンクを簡単に追加できるため、全員が必要なコンテキストを得られます。

私たちは、より効果的な会議の開催と生産性の向上に向けて意識的に取り組んでいます。Asana は、その取り組みを推進する上で重要な役割を果たしていることがわかっています。”

4. 会議の前に議題を出席者と共有する

議題を前もって参加者と共有しておけば、会議を始める際に時間を無駄にすることはありません。 議題が完成していて、会議の招待に含められる場合はなお良しです。 そうすることで、出席者は会議の前に、議題を把握したり、必要な情報を準備したり、不明な点を質問したりする時間を確保できます。 また、議題が不足している場合に、他のメンバーがトピックを追加したり提案したりする機会にもなります。

議題に沿って会議を進め、アクションアイテムを作成する

5. 記録係を割り当てる

メモは、議論、決定事項、次のステップの書面による記録として役立ちます。 また、ミーティングに出席できなかったものの、会議の内容を知る必要がある人 (カレンダーの重複は実際に発生します) にとっても役立ちます。 そのため、会議が始まる前に記録係を決めましょう。議題や作業と同じツールで記録を取ってもらうのが理想です。 そうすれば、計画会議で決定されたマイルストーンやプロジェクトに関する情報を必要とするメンバーは、どこで確認すればよいかが明確になります。

6. 固定の議題アイテムとディスカッショントピックを取り上げる

ここからは、各トピックを確認しながら、参加者の発言を促しましょう。 事前に共有された議題を把握しているため、参加者は情報や意見、質問を準備して臨んでいるはずです。 チームメイトには自分の意見が尊重されていると感じてもらうことが大切です。また、自由に意見を出し合うことで、素晴らしいアイデアが生まれます。 また、議題が決まっているため、話題がそれることなく、次の話題にスムーズに移れます。

7. 会議を進めながらアクションアイテムを割り当てる

フォローアップやアクションアイテムは、会議の終わりまで待つのではなく、出てきた時点で割り当て、管理しましょう。 アクションアイテムには期日も忘れずに含めましょう。そうすることで、チームメイトの責任意識を高め、期待事項を明確にできます。 また、チームメイトが会議メモを参照して背景情報を把握できるように、議題 (上記の議題テンプレートなど) でこれらを追跡することをおすすめします。

会議終了

会議を終えたら、議事録を送ったり、アクションアイテムを割り当てたりするのに時間を無駄にする必要はありません。すでに完了しているからです。 会議の準備には少し時間がかかりますが、生産的で効果的な会議を開催することのメリットは (ほぼ) 計り知れません。 目的、議題、実行可能な議論が明確になれば、全員が何を話し合うかを知って会議に臨み、次のステップを把握して会議を終えられます。 そして、あなたは会議のスーパースターになれるでしょう。

Asana を使って、部門横断プログラムやアクティビティを効率的に実行し、従業員エクスペリエンスを向上させる方法をご紹介します。